Im Jahr 2013 verließen eine junge Frau namens Nour und ihre Familie ihr Zuhause und ihre Verwandten in Syrien, um in Utah Zuflucht – und ein besseres Leben – zu finden. Sie sprachen kein Englisch und hatten kein Geld. Mit der Hilfe von United Way of Salt Lake (UWSL) schrieb sich Nour in einer UWSL-Schule ein, lernte Englisch und wurde mit einem Mentor zusammengebracht, der sie durch das Leben an der High School führte. Im Jahr 2018 schloss sie die High School ab und spart nun für das College. Außerdem leistet sie Freiwilligenarbeit für UWSL.

„Wenn du schnell sein willst, gehe allein. Wenn du weit kommen möchtest, gehe gemeinsam mit anderen“, steht auf der Website von United Way of Salt Lake als Erinnerung daran, dass sie mithilfe von Partnern und der Gemeinschaft Tausenden von Menschen wie Nour in ihrer Umgebung helfen können. Durch die Zusammenarbeit mit Partnern und Freiwilligen zur Verbesserung der Bildungschancen und der Lebensumstände von Bedürftigen hilft UWSL Hunderttausenden von Menschen wie Nour, neue Bildungsgrade zu erreichen.

Bill Crim, der CEO der Organisation, behält grundlegende Kennzahlen wie die Spendergemeinschaft und die Unternehmenskultur im Blick, während die Mitglieder seines Teams – Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, VP of Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, Director of Capacity Building, und Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager – die Programme der Organisation verwalten.

Da das Team von UWSL in den letzten Jahren gewachsen ist, haben sie auch den Umfang ihrer Arbeit erweitert. Sie haben mehr Freiwillige eingestellt, mehr Veranstaltungen organisiert, mehr Partner einbezogen und Mentoren- und Gemeinschaftsprogramme in der Salt Lake-Region aufgebaut. All die zusätzliche Arbeit und die weiteren Teammitglieder führten zu einem Gefühl von Chaos unter den Mitarbeitern und zu dem, was Bill als „E-Mail-Überfluss“ bezeichnet. Die Arbeit in der gesamten Organisation fand isoliert und verstreut statt. Dies führte zu einem Mangel an Transparenz über die Aktivitäten der Mitarbeiter und erschwerte den Wissensaustausch. Bill erkannte, dass dies eine suboptimale Arbeitsweise war, um ihre Ziele zu erreichen. Deswegen machte er sich auf die Suche nach einer Möglichkeit, wie die Organisation effektiver arbeiten konnte.

Die Suche nach einer Lösung

Inspiriert von dem Gedanken, eine bessere Arbeitsweise zu finden, begann Bill mit der Suche nach einer Arbeitsmanagement-Lösung. Er stieß auf Asana und testete es mit seiner Assistentin, bevor er ein größeres Team dazuholte. Schließlich entschied er sich für Asana, weil es die Lösung war, die am besten seinen Kriterien entsprach:

• Asana ist einfach und benutzerfreundlich

• Kommunikationsmöglichkeiten waren bereits integriert, sodass sich das Team von der Nutzung von E-Mails verabschieden konnte

• Asana kann mit anderen Tools, die sie verwenden, wie Google Drive, Outlook und Slack verknüpft werden

• Der Zugriff auf ihre Arbeit ist von jedem Gerät aus über die mobile App möglich

Nachdem er Asana mit einem Team getestet hatte, begann UWSL mit der unternehmensweiten Einführung von Asana. Sie identifizierten Vielnutzer, die die Schulungen leiten sollten, mit dem Ziel, einen Asana-Champion in jedem Team zu haben. Um neuen Mitarbeitern ebenfalls zu helfen, schneller voranzukommen, integrierten sie Asana-Schulungen auch in ihren Einführungsprozess und verließen sich bei der Durchführung einiger Schulungen auf das Customer-Success-Team von Asana.

Dank Asana funktioniert die Zusammenarbeit in unserem gesamten Unternehmen so viel besser. Isolierte Arbeitsbereiche gehören sowohl auf Team- als auch auf Projektebene der Vergangenheit an und die Mitarbeiter erkennen den Wert ihrer Leistung für das Unternehmen.”

Bessere Fortschritte im Team und in der Gemeinschaft

Das UWSL-Team hat seit der Einführung von Asana in der gesamten Organisation zahlreiche Vorteile erkannt, wie z. B. die Reaktion auf mehr Zuschussmöglichkeiten und die Zeitersparnis bei Routineaufgaben. Hier sind die Gründe dafür:

• Jedes Teammitglied weiß, wie die eigene Arbeit zum Erreichen der Ziele der Organisation beiträgt: Durch die Nachverfolgung der Teamprioritäten sowie der Abteilungs- und Organisationsziele in Asana sieht jeder, wie die eigene Arbeit ins Gesamtbild einzuordnen ist.

• Prozesse für große Vorhaben, wie z. B. Zuschussanträge, wurden optimiert: Die Verwendung von Vorlagen ermöglicht es dem Team, 25 % mehr Zuschussanträge zu stellen. Außerdem können sie noch höhere Zuschüsse beantragen, weil sie wissen, dass keine Schritte mehr übersehen werden.

Mit Asana können wir jedes Jahr 25 % mehr Zuschussanträge stellen und sind in der Lage, höhere Zuschüsse zu beantragen, die zu einer besseren Wirkung unserer Arbeit führen.”

• Sie bieten mehr Gelegenheiten zur Freiwilligenarbeit für ihre Gemeinschaft und Partner: Freiwilligenanfragen werden mithilfe eines Google-Formulars verwaltet. Dadurch können sie Personen für ihre Vorhaben effizienter einteilen und den Prozess der Freiwilligenverwaltung automatisieren.

• Die Zusammenarbeit während des Einstellungsprozesses wurde verbessert: Der Einstellungsprozess wird nun in Asana nachverfolgt. Auf diese Weise sind alle Schritte des Prozesses klar, da jeder Schritt in einem Projekt beschrieben wird und alle Beteiligten den Stand der Kandidaten einsehen können.

• Die Verantwortlichkeiten sind allen klar: Durch die Verwendung von Asana zur Verwaltung interner Meetings werden erforderliche Aktionen in Echtzeit an die entsprechende Person zugewiesen. Somit stehen die nächsten Schritte fest.

Ich schätze die Klarheit über Erwartungen und Anforderungen, die uns Asana bei der Arbeit bietet. Es verbessert unsere Kommunikation darüber, wie wir unsere Arbeit voranbringen.”

Weiterentwicklung zur Steigerung der Hilfsleistungen

UWSL entwickelt sich ständig weiter, um den Einfluss und die Reichweite zu erhöhen. Die Teammitglieder suchen ständig nach neuen Wegen, um tiefere Partnerschaften aufzubauen und ihre Gemeinschaft zum Besseren zu verändern. Das Herzstück ihrer Arbeit sind engagierte Mitarbeiter und ein stetiger Strom an Finanzmitteln für erfolgreiche Initiativen. Ohne diese beiden Faktoren wäre ihre Arbeit nicht möglich. Für UWSL spielt Asana eine entscheidende Rolle bei der Mitarbeitermotivation, und dabei, Verantwortlichkeiten zu klären sowie mehr Finanzierungsmöglichkeiten zu erschließen. Letztendlich hilft ihnen das, für ein höheres Bildungsniveau in der Region zu sorgen.

In komplexen Unternehmen müssen Sie irgendwie dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie zulassen, dass sich isoliert arbeitende Systeme herausbilden, weil es keinen unternehmensweiten Überblick darüber gibt, was vor sich geht, ist das die denkbar schlechteste Form der Zusammenarbeit. Asana bietet allen Teams eine einzige Plattform, um Arbeitsabläufe zu teilen, zu kommunizieren und entsprechend nachzufassen.”