loanDepot bewältigt den Wandel der Hypothekenbranche dank Asana

loanDepot revolutionierte die Hypothekenbranche mit seiner digitalen Kreditplattform, die seit ihrer Einführung im Jahr 2010 mehr als 500 Milliarden US-Dollar an neuen und refinanzierten Hypotheken finanziert und Millionen von Kunden dabei hilft, ihre finanziellen Ziele zu erreichen und Wohneigentum zu erwerben.

Das loanDepot HR Technology & Payroll Team betreut die rund 5.000 Beschäftigten von loanDepot in mehr als 200 lokalen Niederlassungen in den USA. Das Team optimiert HR-Workflows, unterstützt HR-Geschäftspartner und hilft dem Unternehmen, komplexe Geschäftstransformationen mit Erfolg zu bewältigen, z. B. den Börsengang im Jahr 2021 und die Neugestaltung des Unternehmens aufgrund von Marktveränderungen im Jahr 2022.

Das Team nutzt Asana, um die HR-Prozesse zu optimieren und den Mitarbeitenden einen schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen unter Einhaltung aller Compliance-Vorschriften zu ermöglichen. Dank der reibungsloseren Abläufe können sich HR-Mitarbeitende auf die Unterstützung von Mitarbeitenden konzentrieren, anstatt ihre wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Daten zu verschwenden oder manuelle Tätigkeiten zu erledigen. loanDepot-Teams verwenden Asana als zentralen Arbeitsbereich, um funktionsübergreifend in den Bereichen Rekrutierung, betriebliche Leistungen, Gehaltsabrechnung, IT, Compliance und Geschäftsführung zusammenzuarbeiten. Durch diese Effizienz kann die Personalabteilung eine wachsende Anzahl von Projekten und Audits abarbeiten und komplexe Personaländerungen mit Klarheit und Zuversicht umsetzen.

SOX-komforme Dokumentation und Datenspeicherung

Früher war die Arbeit des HR Technology & Payroll Teams auf viele verschiedene Projektmanagement-Tools verteilt. Sie beschlossen, die Arbeit auf einer Plattform zu zentralisieren, und entschieden sich für Asana, weil es einfach zu bedienen und dennoch hochgradig anpassbar ist, um mehrere Teams und deren Workflows zu unterstützen.

Mike Wartenberg, VP of HR Technology & Payroll, schätzte auch die Fähigkeit von Asana, Führungskräften und funktionsübergreifenden Partnern einen umfassenden Überblick über Zeitpläne und Abhängigkeiten zu geben sowie Transparenz für Audits und Sicherheit für die SOX-Compliance zu schaffen. Mike sagt dazu: „Als börsennotiertes Unternehmen müssen wir unsere Genehmigungsketten für die Einhaltung der Compliance aufzeigen. Asana hilft uns, genau das zu erfassen.“ KPMG hat loanDepot die Verwendung von Asana mit Single Sign-On über Azure für zusätzliche Authentifizierungs- und Sicherheitsebenen genehmigt.

Transformation von loanDepot durch strukturiertere HR-Teams

Heute sind die HR-Programme von loanDepot in Asana zentralisiert, mit Automatisierungen, leicht zugänglichen Informationen und klar definierten Schritten, um sicherzustellen, dass die Prozesse korrekt ausgeführt werden. All dies hilft den HR-Mitarbeitenden, Zeit zu sparen, damit sie ihre Energie von der manuellen zur strategischen Arbeit umverteilen können. 

HR Technology-Team: Verwaltung von Self-Service-HR-Anfragen

Das HR Technology-Team, das eine Reihe von Plattformen und Systemen betreut, darunter Asana und Workday (das zentrale HR-System von loanDepot), nutzte Asana, um die Projektbereitstellung für Self-Service-Workflows für HR-Anfragen und -Genehmigungen zu verwalten. Vor Asana war das Team auf E-Mails und mündliche Genehmigungen angewiesen. Heute gibt es Self-Service-Abläufe für Manager, um Stellenänderungen für ihr Team einzureichen und die Anzahl der Mitarbeitenden anzufragen, und für Mitarbeitende, um Informationen in HR-Systemen zu aktualisieren, z. B. Informationen zu betrieblichen Leistungen.

Ein Asana-Projekt dient als Arbeitsbereich, in dem funktionsübergreifende Teams wie Sicherheits-, Rekrutierungs- und Abrechnungsteams die eingehenden Anfragen entgegennehmen und bearbeiten können. Für jede Anfrage gibt es eine entsprechende Asana-Aufgabe, die aus verschiedenen Vorlagen erstellt wird, die an die Arbeitsabläufe der verschiedenen Teams angepasst sind. Anfragen bewegen sich auf dem Projektboards von neu zu „In Bearbeitung“ und zu guter Letzt zu „abgeschlossen“.

Die Führungsebene hat einen guten Überblick über alle laufenden HR-Anfragen. Dysiree Villalvazo, HR Technology Manager, sagt: „Wir waren in der Lage, Projekte in Asana deutlich schneller abzuwickeln, ohne dass jemand sie in Vollzeit betreut.“

Asana für Audits

Sobald loanDepot an die Börse ging, nahm die Häufigkeit und der Umfang der Audits zu. Asana hilft dem Team, Audits abzuwickeln, indem es historische Aufzeichnungen darüber speichert, wer Aufgaben wann und wie erledigt hat.

Wenn Dysiree zum Beispiel eine neue Sicherheitsgruppe in Workday konfiguriert, geht sie zur Asana-Aufgabe der Anfrage, um alle Notizen in der Aufgabe zu erfassen, Screenshots hochzuladen und Unteraufgaben zuzuweisen. Die Aufgabe zeigt an, welches Teammitglied die Genehmigung, Konfiguration, Produktion usw. abgeschlossen hat. Wenn später während eines Audits Informationen über diese Sicherheitsgruppe angefordert werden, kann Dysiree die erweiterte Suche von Asana verwenden, um die Aufgabe zu finden und diese Fragen schnell zu beantworten.

HR Operations-Team: Umsetzung von Projekten mit hoher Priorität

Das HR Operations-Team verwendet Asana, um Vorgänge mit hoher Priorität zu verwalten, z. B. Personaländerungen, sowie alltägliche Prozesse wie die Einführung von Mitarbeitenden, Compliance-Tests und die Bereitstellung von stets aktuellen Ressourcen für Mitarbeitende.

Das HR Operations-Team verwendet ein Asana-Projekt, um Gruppenstrukturen zu planen und Gruppen intern auszurichten, darunter Unternehmensführung, Unternehmens-PR, HR-Geschäftspartner und ein Drittanbieter-Beratungsunternehmen. Das Team entwarf einen End-to-End-Prozess in Asana, der Schritte zur Kommunikation mit den Mitarbeitenden und zur Nachverfolgung von Änderungen in Bezug auf die Gehaltsabrechnung, den Systemzugriff mit der IT und Datenaktualisierungen in Workday beinhaltete.

David Magana, Director of HR Operations, sagt: „Wir brauchten einen nachvollziehbaren, gut dokumentierten Prozess für HR-Projekte, der viele Abhängigkeiten und Schritte für verschiedene Manager und Mitarbeitende umfasst, und brauchten die Bestätigung, dass die Mitarbeitenden die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit erhalten hatten und dass wir planmäßig arbeiteten. Wir haben entschieden, dass Asana das richtige Tool für diese Aufgabe ist.“

Sequenzierung und Automatisierung in Asana für eine zeitnahe Mitarbeiterkommunikation

Um HR-Änderungen zu kommunizieren, hat jeder zugehörige Mitarbeitende eine entsprechende Asana-Aufgabe, die alle Informationen dokumentiert, die benötigt werden, um sie über bevorstehende Änderungen zu informieren. Diese Änderungen werden anhand einer Reihe von Schritten verfolgt, die als Unteraufgaben erfasst werden, und den HR-Mitarbeitenden zugewiesen. Wenn Schritt 1 in der Sequenz als abgeschlossen markiert wird – zum Beispiel ein Gespräch mit dem aktuellen Vorgesetzten des Mitarbeitenden – wird mit Asana-Regeln Schritt 2 automatisch dem nächsten zuständigen HR-Teammitglied zugewiesen und so weiter. Die einzelnen Schritte lösen Folgemaßnahmen für das PayRoll-Team und die IT-Abteilung aus. Gleichzeitig werden die Fortschritte während des Prozesses nach und nach im gesamten Unternehmen kommuniziert.

Die Strukturierung aller Informationen zu Änderungen in Asana hält alle Beteiligten auf dem Laufenden. Die Mitglieder des HR-Teams können die Aufgaben eines Mitarbeitenden anzeigen, die Situation des Mitarbeitenden nachvollziehen und sofort unterstützen, ohne sich zunächst mühevoll alle erforderlichen Informationen selbst zusammensuchen zu müssen. David sagt: „Die Implementierung dieses Prozesses in Asana hat uns geholfen, mehr Zeit für die zwischenmenschliche Kommunikation zu gewinnen und sicherzustellen, dass wir Veränderungen im Hinblick auf Mitarbeiter-Wohlbefinden und der Compliance so gut wie möglich handhaben.“

Bereitstellung von Change-Management-Überwachung für die Führungsabteilung und Synchronisierung von Personalteams

Verschiedene Phasen von Vorhaben werden durch verschiedene Asana-Projekte repräsentiert, die alle mit einem Master-Portfolio und einem Dashboard verknüpft sind. Die Führungsabteilung kann den Fortschritt von Einführungen bereichsübergreifend nachvollziehen, und wichtige Daten werden in benutzerdefinierten Feldern für die Aufgaben der Mitarbeitenden sowie für Informationen, die Kommunikation und die Nachverfolgung von Fortschritten erfasst.

Eine klare Abfolge von Schritten mit automatisierten Benachrichtigungen half den HR-Teams, Änderungen strukturiert und koordiniert umzusetzen. „Was in unserem vorherigen Prozess normalerweise Stunden gedauert hätte – den Status kommunizieren, HR-Teams benachrichtigen, wenn eine Aufgabe ausgeführt werden muss usw. – geschieht jetzt in Sekundenschnelle“, sagt David. „Da die Fertigstellungsstatus in Asana sichtbar waren, mussten wir sie nicht manuell nachverfolgen. Wir hatten eine klare Vorstellung davon, worüber die verschiedenen Teams informiert werden sollten und konnten die Prozesse allesamt rechtzeitig und planmäßig ausführen.“

HR-Mitarbeitenden wurde ermöglicht, Mitarbeitenden in Unternehmen besser zu helfen

loanDepot plant, mehr HR-Workflows mit Asana zu automatisieren, zusätzliche Self-Service-Prozesse aufzubauen und Asana in die zentralen HR-Systeme von loanDepot zu integrieren. Das HR Technology Payroll-Team wird die HR-Geschäftspartner weiterhin unterstützen, indem es neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Optimierung in Asana prüft und sich eine nahtlose Infrastruktur zum Ziel setzt, die den HR-Mitarbeitenden hilft, die LoanDepot-Angestellten besser zu unterstützen – und damit im Gegenzug auch mehr Verbrauchern zu helfen, die ihren Traum vom Wohneigentum Realität werden lassen möchten.