Finden und Berichterstellung im Rahmen der Arbeit

Ganz gleich, ob Sie Projektmanager sind, der versucht, Hindernisse zu bestimmen oder jemand, der sich auf Überprüfungen vorbereitet, indem er einen Bericht zur Arbeit erfasst – Asana hält Ihre gesamte Arbeit zusammen und hilft Ihnen, sie sinnvoll mit Suchvorgängen auszuwerten.

Warum sollte Asana für die Suche und Berichterstellung bei der Arbeit verwendet werden?

  • Das Zusammenfassen von Informationen aus Dokumenten, E-Mails, Chats oder Besprechungen ist schwierig und zeitaufwendig. Selbst wenn Sie über alle wichtigen Informationen verfügen, benötigen Sie dennoch eine bestimmte Methode, sie entsprechend aufzuwerten, um sinnvolle Einblicke zu erhalten.
  • Wenn auf die Arbeit nicht zugegriffen werden kann, müssen Sie eine äußerst zeitraubende Suche auf sich nehmen, um sie nachzuverfolgen. Was passiert, wenn neue Mitarbeiter der Firma beitreten oder derzeitige Mitarbeiter die Firma verlassen?
  • Asana bietet Ihnen eine durchsuchbare Arbeitshistorie, die schnell zugänglich und leicht sortierbar ist.

Ihr Asana-Berichterstellungs-Spielplan

Um Arbeit zu finden und Berichte in Asana zu erstellen, befolgen Sie die folgenden Schritte. Dann lesen Sie weiter, um Tipps zur Verwendung der Suche und Beispiele für Suchberichte zu erhalten.

  1. Verwenden Sie Asana als „Quelle der Wahrheit” Ihres Teams. Wenn sich Projekte und Kommunikation nicht in Asana befinden, kann man sie nicht sinnvoll suchen. Ihr Team sollte sich angewöhnen, in Asana alle Arbeiten und in Verbindung stehenden Diskussionen, nachzuverfolgen.
    • Sehen Sie sich unsere Hinweise an, wie Sie Ihr Team mit einbeziehen können.
  2. Verfolgen Sie Ihre Arbeit auf eine Art und Weise, die die Suche am einfachsten macht. Sie erhalten einige Tipps im nächsten Abschnitt.
  3. Erfahren Sie, wie Sie die erweiterte Suche verwenden. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.
  4. Speichern Sie Suchvorgänge, um einfachen Zugriff auf häufig ausgeführte Berichte zu erhalten.

Tipps, wie Arbeit einfach und problemlos durchsucht werden kann

Wie Sie Ihre Arbeit in Asana verfolgen, hängt ganz von Ihnen ab, aber es gibt Möglichkeiten, sie leichter durchsuchbar zu machen, sodass jeder vollständige, übersichtliche Ergebnisse erhalten kann.

  • Geben Sie allen Aufgaben eindeutige Namen, die auf eine konkrete Aktion ausgerichtet sind. Die Benennung einer Aufgabe mit „Kunden-Blog entwerfen” im Vergleich zu „Blog” kann helfen, Ihre Suchergebnisse zu verfeinern – besonders, wenn die Aufgabe über eine Vorlage kopiert wurde.
  • Geben Sie allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum, Verantwortliche und platzieren Sie sie in Projekten. Dies macht es viel einfacher, die Suche einzugrenzen.
  • Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben nach bestimmten Kriterien in Projekte zu kategorisieren.

So suchen Sie in Asana

Die Suche in Asana ist so einfach wie das Eintippen des Suchbegriffs in die Suchleiste in der oberen Leiste. Sie erhalten eine Liste mit den entsprechenden Aufgaben, Projekten und Diskussionen, die Ihren Suchbegriff enthalten. Die Suche ist ausreichend, wenn Sie nur versuchen, schnell etwas in Asana zu finden.

Verwenden Sie die Suche in der oberen Leiste, um Arbeit zu finden, die Sie in Asana verfolgt haben

Um Ihre Suchkriterien zu verfeinern und mit der Erstellung von Berichten zu beginnen, benötigen Sie jedoch die erweiterte Suche. Sie können alles suchen – vom Fertigstellungsdatum und Verantwortlichen zu benutzerdefinierten Feldern und den Erstellern von Aufgaben (und vieles mehr). Sie erhalten eine Liste mit Aufgaben, Projekten und Diskussionen, die Ihren Kriterien entsprechen.

Erweiterte Suchberichte sind besonders hilfreich für Projektmanager, Teamleiter und Manager, die sich schnell und problemlos über den Umfang, den Fortschritt oder gefährdete Arbeiten informieren möchten.

Erweiterte Suchberichte erstellen

Um einen Bericht zu erstellen, klicken Sie in die Suchleiste und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Erweiterte Suche aus. Von hier aus können Sie Ihre Suchkriterien und/oder Suchbegriffe angeben. (Beachten Sie, dass Sie nicht immer einen Suchbegriff benötigen). Sie können so viele Suchfilter verwenden, wie Sie möchten. Sehen Sie sich unseren Hilfeartikel an, um eine detaillierte Anleitung zum Erstellen einer erweiterten Suche zu erhalten.

Wählen Sie mit der erweiterten Suche Ihre Suchkriterien aus

Wenn Sie die Suche abgeschlossen haben, können Sie Ihre Suche speichern, indem Sie auf den Stern in der Kopfzeile klicken. So können Sie jederzeit über die Seitenleiste auf Ihren Bericht zugreifen. Die Suchergebnisse sind immer automatisch auf dem neuesten Stand. Markieren Sie Suchvorgänge mit einem Stern, um sie in der Seitenleiste für den Schnellzugriff zu speichern

Beispiele für erweiterte Suchen, die Sie in Asana ausführen können

Hier sind einige Beispiele von Berichten, die Sie erstellen können:

  • Überprüfung des Umfangs – Suchen Sie nach Aufgaben, die einem Teamkollegen zugewiesen wurden und in der nächsten Woche fällig sind, um deren Umfang schnell zu überprüfen.
  • Arbeit, die Sie überprüfen müssen – Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie für andere erstellt haben und die unvollständig sind.
  • Gefährdete Aufgaben – Suchen Sie nach Aufgaben mit einem eigenen Feld “hohe Priorität”, die heute oder morgen fällig sind. Ideal für Projektleiter, um die Dynamik eines Projektes aufrechtzuerhalten.
  • Arbeit, die ich in diesem Quartal erledigt habe – Suchen Sie nach Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden. Perfekt für alle, um eigene Beiträge zu sehen und nachzuweisen.
  • Projektfortschritt – Suchen Sie nach Aufgaben, die in einem bestimmten Projekt erledigt wurden, um nachzuvollziehen, was bisher erreicht wurde.

Durch die Nachverfolgung Ihrer Arbeit in Asana erhalten Sie schnell aussagekräftige Einblicke in Ihre Beiträge und die Beiträge Ihres Teams.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.