Arbeitsinhalte finden und Suchvorgänge speichern

Ganz gleich, ob sie einfach nur eine Aufgabe finden möchten, die Sie letzte Woche einem Kollegen zugewiesen haben, oder sich auf Überprüfungen vorbereiten müssen und deshalb bestimmte Arbeitsvorgänge zusammensuchen: Mit Asana haben Sie alles an einem Ort und finden alle Inhalte ganz einfach über die Suchfunktion.

Kurzvideo zur Suchfunktion

Verwenden Sie die Suche in der Startleiste, um Personen, Diskussionen oder Arbeitsinhalte zu finden, die Sie in Asana verfolgt haben

Die Suche in Asana ist kinderleicht: Geben Sie einfach den Suchbegriff in das Suchfeld der Startleiste ein. Sie erhalten eine Liste mit den entsprechenden Aufgaben, Projekten und Diskussionen, die Ihren Suchbegriff enthalten. Die Suchfunktion hilft Ihnen vor allem dann, wenn Sie etwas schnell in Asana finden möchten.

GIF, das die Erstellung eines erweiterten Suchberichts und dessen Speicherung in Asana zeigt, um einfach auf bestimmte Suchkriterien zuzugreifen

Erweiterte Suchvorgänge speichern

Um Ihre Suchkriterien zu verfeinern und Suchvorgänge zu speichern, benötigen Sie jedoch die erweiterte Suche. Sie können alles suchen – vom Fertigstellungsdatum und Verantwortlichen bis hin zu benutzerdefinierten Feldern und dem Aufgabenersteller (und noch vieles mehr). Indem Sie mehrere Kriterien in Ihre Suche einbeziehen, finden Sie garantiert, wonach Sie suchen. Suchen Sie öfter nach bestimmten Kriterien? Speichern Sie eine Suche einfach fürs nächste Mal. Der gespeicherte Suchvorgang aktualisiert die Ergebnisse jedes Mal, wenn Sie ihn öffnen.

Beispiele für Suchvorgänge, die Sie in Asana speichern können

  • Arbeit, die Sie überprüfen müssen – Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie für andere erstellt haben, die unerledigt sind und die innerhalb von drei Tagen fällig sind.
  • Gefährdete Aufgaben – Suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld, das darauf hinweist, dass die Priorität „Hoch“ ist, und die heute oder morgen fällig sind. Ideal für Projektleiter, um die Dynamik projektübergreifend aufrechtzuerhalten.
  • Blockierte Genehmigungen – Suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld mit dem Wert „Bereit zur Überprüfung“ und geben Sie den Verantwortlichen Feedback, damit die Arbeit an Aufgaben, die genehmigt werden müssen, weitergehen kann.
  • Arbeit, die ich in diesem Quartal erledigt habe – Suchen Sie nach Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden. Perfekt für alle, um eigene Leistungen nachzuvollziehen und diese nachzuweisen sowie den eigenen Lebenslauf aufzupolieren.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeit leicht durchsucht werden kann

Wie Sie Ihre Arbeit in Asana verfolgen, hängt ganz von Ihnen ab, aber es gibt Möglichkeiten, sie leichter durchsuchbar zu machen, sodass jeder vollständige, übersichtliche Ergebnisse erhalten kann.

  • Geben Sie allen Aufgaben eindeutige Namen, die auf eine konkrete Aktion ausgerichtet sind. Die Benennung einer Aufgabe mit „Blog für Kundenstimmen entwerfen” im Vergleich zu „Blog” kann helfen, Ihre Suchergebnisse zu verfeinern – besonders, wenn die Aufgabe durch die Kopie einer Vorlage erstellt wurde.
  • Weisen Sie allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und Verantwortliche zu und platzieren Sie diese in Projekten. Dies macht es viel einfacher, die Suche mithilfe spezifischer Kriterien einzugrenzen.
  • Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben innerhalb von Projekten nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren. Sie können benutzerdefinierte Felder auch als Suchkriterien verwenden.

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