知識管理

學院知識無價，只是這種想法未必會實際落實。直接執行工作而毋須寫下工作方式通常輕鬆多了。而且，究竟誰會真的去讀那些流程文件？

團隊成員不會每天都使用流程文件。但當他們確實需要時，這些文件就是至關重要的，沒有了這些文件確實會給團隊造成麻煩。 主動擷取知識可防範未來知識鴻溝的發生。事實上，同事間若無一套共享的知識來源、流程和指南，工作將難以完成。

知識管理有助於組織團隊、部門和特定任務的知識。欲使其發揮作用，每個人都需要以相同的方式管理知識。這讓所有團隊，特別是跨部門團隊，可輕鬆找到所需的東西，此時知識管理範本就可發揮作用。

什麽是知識管理？

知識管理是一套取得、組識、儲存和發佈資訊的流程。知識管理系統提供了充分利用公司所有人員個別知識的管道。這讓知識分享更加輕鬆，如此一來可找出重複發生的錯誤，並尋找已經發展出的解決方法。

整理成知識庫後，您可輕易查看過去的工作方式、已完成、未完成的工作內容和對應指標。使用已知的知識來規劃未來，有助於策略規劃。例如，您可使用資料庫中的歷史資料來影響建立未來藍圖的方式。

知識管理流程需要善加組織和協調以發揮作用。若能為此流程建立範本，這一切將更加輕鬆。

知識管理範本

知識管理範本可讓您擷取和審查重要資訊。透過為知識管理流程建立範本和格式設定，可確保無論監管的人是誰，資訊均以同樣的方式加以彙整。這可減少團隊成員遺漏您希望納入的重要知識之風險，並確保團隊維持一致的工作流程。

例如，若您有一套公司預算和計劃的知識管理流程，您可將此存為範本。如此一來，當團隊成員為接下來的季度使用這套知識管理範本時，就不會忘記納入重要資訊或步驟。記得納入預算本身以外的項目，例如如果您預算超支時的變更管理流程，或排解預算管理系統問題的說明文章。

您是否需要知識管理範本？

幾乎每個團隊都可受益於知識管理範本，但對規模較大的組織和團隊更是如此。這是因為在大企業中，經常有許多不同的人員和團隊負責流程。為這些流程建立範本可確保所有不同的人員均採相同的運作方式，進而獲得一致的結果。

知識管理範本可將您的流程規格化。如此一來，無論監管流程的人是誰，不同部門或甚至全公司，均可採完全相同的方式簡明地擷取和儲存資訊。知識管理範本可作為逐步指南，顯示建立成功流程所需納入的項目。例如，若您需要在每個 IT 常見問題部分包含某些知識庫文章，可將其納入到範本中。 

整體而言，建立範本可簡化知識的分享，讓您可以查看完成工作的方式、怎樣做富有成效 (故您可借用或複製這些方法) ，以及可加以改善的地方。此外，知識管理本身即具有跨職能的性質——知識庫的建置經常用於協助其他團隊和個人存取您的資訊。內建於專案管理軟體中的數位知識管理範本，具有能夠更輕鬆跨團隊分享、使用和存取知識的額外好處。

如何建立知識管理範本

您的知識管理範本將為使用者逐步說明您的知識管理流程，讓知識管理成為一種自助式服務。如果使用者欲瞭解如何建立知識庫的方式，範本中提供了所有指示和步驟。 

欲建立您的範本，為每個您想要納入的知識領域建立區段。例如，您可以針對以下各項建立區段：

• 相關資源文件：如果您使用的是專案管理平台，您可以為每個資源建立任務，並將文件直接附加至每個任務。此舉可以減少人們花費在尋找相關資訊上的時間和精力。

• 團隊專屬流程：例如，您可連結至或列出客戶支援團隊的客戶回饋流程。這可作為您所有團隊流程中的集中事實來源。

• 常見問答集區段：常見問答集可協助回答經常提問的問題，讓團隊無需一再答覆相同的問題。這對 IT 或經常與其他團隊或部門合作的團隊特別實用。

• 聯絡資訊區段：納入負責特定任務的團隊成員，以便得知相關問題的聯絡人。

藉助 Asana 管理知識

知識管理需要協調。因此，許多人使用專案管理工具來組織他們的資訊，這樣他們就能快速輕鬆地與任何人隨時隨地分享其所需要的一切內容。

藉助 Asana，您可以：

• 將每個區段的任務指派給負責決策的人員。例如倘若這是一個工程團隊的知識管理範本，您可以建立區段來引導新員工加入團隊，並指派任務給相關的人力資源團隊成員、管理人員和到職導師。

• 透過輕鬆新增不同成員來分享專案和專案集，以此進行跨團隊協調。

• 列出您的區段後，您可以使用指南和流程來建立相關任務和子任務。

• 建立一次範本後，透過快速點選「複製」按鈕，即可永久使用。

整合功能

• 清單檢視。清單檢視是一種網格狀檢視方式，可讓您一目了然地輕鬆查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表，清單檢視也能一次顯示您的所有任務，因此您不僅可以查看任務標題和截止日期，還能檢視與優先順序、狀態等內容相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼任務，藉此毫不費力地實現協作。

• 自動化。 將手動工作自動化，以便您的團隊減少花費在虛功上的時間，並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作，本質上就是「當 X 發生時，執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理，您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

• 子任務。有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期較寬鬆，或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准，子任務就能派上用場。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法，可同時確保所有小規模的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。 

• 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。

推薦的應用程式

• Dropbox。 使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至 Asana 中的任務，該工具內建於 Asana 任務窗格中。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

• OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

常見問題