深入探索專案管理成熟度模型

回想一下您在小學時的樣子。 您是否以成熟的方式看待世界？ 那麼您高中時又是什麼樣子？ 現在您已經成年，經歷了更多生活，您的意見和觀點是什麼樣子？ 

這種成熟度的概念可以應用於許多事情，包括 Business 版和專案管理。 當組織剛開始開發工作時，可能幾乎沒有或根本沒有專案管理的標準流程。 隨著 Business 版的發展，他們的專案管理風格也日趨成熟。 這就是專案管理成熟度模型背後的基本概念。

瞭解專案管理成熟度模型的組成部分，有助於分析組織目前的狀況以及流程的成熟度。 然後，您可以利用這些知識進一步發展和改進您的專案管理流程。

什麼是專案管理成熟度模型 (PMMM)？

專案管理成熟度模型 (通常縮寫為 PMMM) 是一個矩陣，說明公司的專案管理流程如何隨著時間的推移而發展。 正如公司在擴張時會發生變化，您的專案管理風格也有必要進行調整。 這個概念是指組織並非隨機成長，而是有目的地成長。

組織專案管理成熟度模型的目的是為領導提供一個指南，說明他們可以採取哪些步驟來改進。 在視覺上呈現時，PMMM 看起來像一個矩陣，橫向有五列，表示成熟度層級，縱向有 10 列，表示知識領域。

PMMM 是根據現有的 Business 版模型建立的，例如Capability Maturity Model (CMM)。 此模型由卡內基美隆大學軟體工程研究所和歐洲品質管理基金會 (EFQM) 的卓越模型開發。 它還借鑒了風險成熟度模型，該模型概述了哪些方面和活動可以建立可持續和可重複的風險管理計劃。

PMMM 的 5 個成熟度層級

這五個專案管理成熟度層級都代表公司所處的成熟度階段。 組織在不同的知識領域可能處於不同的成熟度等級。 這與評分標準或員工績效審查相似。 

層級 1：初始流程

在此層級中，組織的專案管理流程很少。 任務很可能是隨機完成的，而且由於一切都是臨時完成的，因此很難預測未來的成功。 

不同的團隊可能會使用不同的專案管理流程，導致團隊之間缺乏當責和凝聚力。 文件很少 (如果有的話)，指標僅在需要時才會收集。 由於專案團隊並未衡量指標，因此無法評估專案的成功與否。 

初始流程不一定是一個糟糕的階段，所有團隊都必須從某處開始！ 此階段的主要收穫是意識到缺乏流程和文件，以便您可以與團隊合作開發它們。

層級 2：結構化流程和標準

在此層級中，組織實施基本的專案管理，但僅適用於個別專案。 這意味著整個組織可能會使用不同的專案管理方法。 例如，行銷團隊組織專案的方式可能與銷售團隊不同。 當銷售和行銷需要協作時，這種脫節會導致摩擦。 

由於沒有更廣泛的組織專案管理實務，所有專案的成功都取決於個別專案經理和負責這些專案的團隊。 僅以最基本的方式追蹤指標，以確保目前專案的成功。 

如果您的團隊達到這個水準，那麼您就步上軌道了！ 您正在團隊層級將專案管理流程標準化。 現在，您可以專注於在整個公司中建立標準實踐，以促進更多跨職能協作。

層級 3：組織標準和制度化流程

在這一層級的成熟度中，組織應該有一個明確的專案管理系統，這個系統是整個組織的標準，有時被稱為專案管理辦公室 (PMO)。 管理階層會定期參與新流程的實施，包括在必要時實施變更管理，以更新或修改整個組織的專案管理流程。 您會衡量指標，但僅用於建立基準，而非用於策略規劃。

此階段的文件記錄很重要，並且有既定的流程和資訊，清楚地記錄標準 Business 版流程的樣貌。 如果發生 Business 版關鍵緊急情況，則會制定明確的應變計劃，以防止業務完全失敗。

第 4 級：受管理的流程

在此階段，您的組織展現出第三級的所有特徵，並將其推進一步。 處於受管理流程層級的組織具有明確的專案管理流程和文件。 專案負責人會定期將標準專案管理流程納入整個公司系統。 在此階段，管理階層會定期開始監控指標並查看過去的績效，以便為未來的專案做出決策。

在第四級階段，管理層清楚瞭解如何實現專案成功。 根據過去的經驗、文件和目前的指標，他們可以做出明智的決策，確保未來的專案為成功做好準備。

層級 5：最佳化流程

一旦組織達到這個專案管理成熟度，就可以開始全面優化其流程，以最佳地滿足其需求。 此階段的關鍵標識之一是持續改進。 持續改進是調整流程以維持效率和生產力的過程。 成熟的組織會將持續改進技術整合到其專案管理流程中。

您的團隊不僅會定期報告指標，還會使用這些指標來建立未來的策略計劃。 PMMM 第四級的組織會審查指標以做出關鍵的 Business 版決策，而第五級的公司也會積極改進業務流程。

專案管理的 10 個知識領域

如果 PMMM 的五個成熟度層級是矩陣中的列，那麼 10 個知識領域就是行。 這些不同的知識領域由美國專案管理學會 (PMI) 指南《專案管理知識體系》(PMBOK Guide®) 所確定。 這是用於確定哪些知識領域對專案管理至關重要的行業標準。 

• 專案整合管理：協調專案中不同的變動部分。 這包括個別任務、資源、專案關係人、交付項目和專案集管理。 此知識領域確定了所有這些變動部分如何傳達給其他團隊成員。

• 範疇管理：團隊確保專案符合專案範疇的方式，無論是時間、預算還是資源。

• 時間管理：與專案範疇管理類似，這是專案管理團隊在專案期間使用時間的方式。

• 成本管理：範疇管理的子集，這是團隊管理專案成本的方式，以及他們是否有效利用預算。

• 品質管理：團隊如何使用其流程生產高品質產品。

• 資源管理：團隊在專案期間如何組織、處理、管理和領導團隊成員。

• 溝通管理：團隊在內部與其他員工以及在外部與未來和目前的客戶溝通專案的方式。 這可能包括即時和非同步溝通，所有這些都應記錄在溝通計劃中。

• 風險管理：團隊如何主動降低專案風險。 這包括團隊為應對潛在風險而制定的任何應變計劃。 

• 採購管理：組織如何從外部供應商處獲得商品或服務。 這可以是在專案層級或公司層級。 

• 專案關係人管理：您的團隊管理不同專案關係人期望的方式，以及您與各種專案關係人溝通狀態更新的方式。

如何從一個層級移動到另一個層級

如果您希望將團隊的專案管理流程從目前的層級提升到下一個層級，請務必瞭解專案管理成熟度模型並非一套硬性規則。 它們更像是一個好的專案管理流程應該具備的指南和特徵。 

很遺憾，沒有標準的方法可以保證您的公司可以從一個層級轉移到另一個層級。 有許多不同因素會影響您組織的升級能力，包括您所在的行業、公司文化和成長目標。

如果您覺得您的團隊難以從一個層級提升到下一個層級，請查看 10 個知識領域，瞭解團隊的進展情況。 針對每個知識領域，問自己以下問題：

• 您是否已建立專案管理最佳作法？ 如果沒有，您可能處於此知識領域的第一級。

• 您是否有關於組織如何協調每個特定知識領域的文件？ 如果沒有，這個知識領域可能會停留在第二層級。

• 您是否已將組織中所有團隊的實務標準化？ 若答案為否，您在這個知識領域可能處於第三級。

• 您是否根據標準化的做法監控指標並評估專案成功與否？ 如果沒有，此知識領域可能處於第四級。

• 您是否持續重新評估團隊管理每個知識領域的表現？ 如果沒有，專注於持續改進可以幫助您達到此知識領域的第五級。

當您提出這些問題時，您可以確定需要專注於哪些流程，以提高組織的專案管理成熟度。 例如，如果您目前處於第一級，您就知道建立專案管理流程的行為足以將您提升到下一個層級。

使用專案管理成熟度模型的優勢

如果您想看到 Business 版的績效改善，最佳化專案管理流程是一個很好的步驟。 以下是這對您的組織有益的幾個原因。

鼓勵可擴充性

使用專案管理成熟度模型分析目前專案管理流程的主要好處之一，是為成長奠定穩固的基礎。 建立清晰的專案管理流程有助於為您的團隊提供所需的架構，以便清楚衡量專案績效和成功。 

隨著團隊開始成長，請使用 PMMM 重新評估組織的專案管理風格是否適合您的團隊規模。 這就是持續改進是第五級關鍵面向的原因，它使您的團隊能夠在團隊轉型和成長時找到最適合他們的方法。 

盡可能減少溝通錯誤

當您的組織建立標準的專案管理表單時，團隊中的每個人都擁有有效溝通所需的所有共用工具和語言。 例如，如果您的團隊使用 Slack、Dropbox、Google Drive 和電子郵件等眾多應用程式，可能很難知道真正的事實來源是什麼。 但如果您在專案管理流程中使用Asana這類的工作管理工具，就可以建立事實來源，並盡可能減少溝通不暢。 藉助 Asana，您可以在一處集中位置協調計劃、專案和流程。 此外，您還可以建立範本，將整個組織的流程標準化。

當所有內容都標準化且每個人都使用相同的流程時，您的團隊就不必那麼擔心遺失檔案和文件。 每個團隊成員都確切地知道在哪裡可以找到他們需要的資訊。

提升 Business 版效能

當您的團隊擁有標準化的工作管理結構時，他們就不必擔心如何溝通。 他們可以專注於重要的事情——完成工作。 這樣做可以節省時間和心理負擔。 您的團隊可以專注於有助於公司發展的有意義工作，而不是進行解讀電子郵件對話和追蹤核准等工作附帶事務。 

使用 Asana 將您的專案管理提升一個層次

開始改善團隊專案管理流程最簡單的方法之一，就是建立集中的事實來源。 使用 Asana 這類的工作管理工具，有助於將您的專案管理提升到更高層次。