如何建置無與倫比的招募流程

羅馬不是一天建成的，您的團隊也不是。 招聘優秀人才需要時間，但這是值得的，因為團隊成員是您實現所有目標的驅動力。 為了實現遠大目標，您需要一個堅實的團隊。 若要建立您的團隊，您需要一個精心規劃的招聘流程。 

什麼是招聘流程？

招聘流程是一種結構化的方法，用於尋找、評估和招聘團隊的新成員。 無論您是要填補現有職位，還是為團隊新增職位，每次都需要遵循一套標準化的步驟。 雖然招聘通常會讓人感到緊迫 (尤其是當您人手不足或需要填補職位時)，但在開始之前設定招聘流程是值得的。 事前多花點時間，未來就能為自己省下更多時間和麻煩。

招聘通常是一個跨職能的流程。 這涉及與招聘人員和人力資源團隊等專案關係人合作，以及任何將協助面試潛在候選人的同事。 招聘也是可自訂的，具體取決於您招聘的人員以及您可用的資源。 例如，招聘軟體工程師所需的步驟與招聘臨床治療師不同。 或者，在沒有人力資源部 (HR) 團隊的小型公司，招聘職責可能會有所不同。

但如果您不確定從何著手，或者與專案關係人爭論並非您的強項，請別擔心。 標準化的招聘流程使協作變得輕鬆。 一旦您弄清楚哪些方法對您有用並記錄每個步驟，您就會有一個藍圖可以遵循，這樣您就能確切知道每次想招聘新人時該做什麼，以及該與誰交談。 

招聘流程與到職流程

當您為團隊新增成員時，招聘流程和到職流程同樣重要。 不過，這是您需要已完成的兩個獨立階段。 

在引導新團隊成員上線之前，您需要先招募他們。 這意味著您的招聘流程包括確定工作要求、尋找合格的應徵者、面試以及提出最終錄取通知。 除了這些較大的步驟外，您的招聘流程還包括詳細資料，例如誰與候選人溝通，以及您應該如何評估每位申請者。 簡言之，招聘包括應徵者接受您的錄取通知之前的所有內容。 

到職流程在候選人簽署您的聘任函後開始。 這時您就可以開始歡迎新員工，並讓他們快速上手。 令人驚訝的是，一些關鍵的到職步驟通常會在員工的第一天之前發生，例如確保您的團隊成員擁有筆記型電腦和辦公室門禁徽章，或在第一天向他們傳送電子郵件，以便他們知道接下來會發生什麼。 員工正式開始工作後，引導流程會持續進行，員工會瞭解您的組織文化、認識隊友，並瞭解他們的角色所需的工具和流程。 

為什麼招聘流程很重要？ 

結構化的招聘流程不僅能讓您的生活更輕鬆，還能幫助您的專案關係人和潛在候選人。 以下是其運作方式： 

為應徵者打造正面的體驗

應徵者體驗是公司文化的關鍵要素。 根據一項研究，78% 的應徵者表示，他們的面試和招聘經驗表明了公司如何重視其員工。 這意味著在招聘過程中，必須盡可能做到最好，因為這是潛在員工形成第一印象的時候。  

招聘流程為每位應徵者提供一致的體驗，並幫助您在正確的時間提供正確的資訊。 當您有預先定義的招聘流程時，您可以告訴候選人後續步驟的樣子以及每個步驟可能需要的時間，這樣他們就不會在閒置期間想知道自己的立場或該做什麼。 您還可以將基本的溝通內容納入招聘流程中，以確保您不會遺漏任何步驟，例如向候選人傳送他們準備面試所需的資訊，或在您聘請其他候選人時傳送後續電子郵件，讓人們知道。

避免無意識偏見

無意識偏見是我們在不知不覺中習得的假設、信念或態度，而我們往往未必察覺自己持有這些偏見。 這也是人類的正常特質，我們的大腦每天都會處理大量資訊，因此我們有時會走捷徑。 例如，我們會假設擋風玻璃上的霜凍意味著外面很冷、尖峰時段意味著交通堵塞，以及我們剛買的牛奶可以安全飲用。

上述範例相當無害，但我們的偏見也可能會潛入招聘流程，並影響我們為特定角色選擇的人選。 例如，普林斯頓大學的一項研究表明，當交響樂團開始進行盲試時，女性音樂家進入下一輪試鏡流程的機率立即提高了 50%。 這意味著當評審員可以看到申請者的性別時，他們會無意識地對男性音樂家產生偏見。

但幸運的是，瞭解無意識偏見可以幫助您識別其發生的時機，並採取積極的對策。 結構化的招聘流程可讓您對每位候選人都遵循相同的步驟，從而避免無意識的偏見。 這讓您可以針對每位申請者收集相同類型的資訊，並根據資料而非「文化契合」的未定義想法做出決策。 例如，您可以在招聘流程中納入一套標準的面試問題，以確保候選人在同一領域得到平等的評估。 

聘用合適的候選人

招聘有點像速配。 您和申請人都在試圖決定是否要追求長期關係，您試圖決定候選人是否適合您的團隊，而他們則試圖弄清楚是否想在您的公司工作。 這個過程很容易匆忙，並遺漏有助於雙方做出最佳決策的關鍵資訊。 當這種情況發生時，如果新員工不符合其角色資格，您可能會在員工留任方面遇到困難。 

不過，當您遵循預先定義的招聘流程時，您可以確保您和您的候選人在做出決定之前都擁有所需的所有資訊。 招聘流程可協助您建立關鍵步驟，例如初步篩選通話、帶回家的實際評估，以及有充足時間提問的結構化面試。 這為您提供了一套可靠的資訊，供您在做出最終決定時考慮。 同樣重要的是，它讓候選人清楚地瞭解該職位的日常職責，以及在您的公司工作的實際情況。 

與專案關係人有效協作

招聘通常涉及與多個專案關係人合作，包括招聘人員、人力資源以及面試小組中的任何同事。 由於不同的專案關係人需要參與流程中的不同部分，協調所有這些聯動的部分就會變得困難重重。 例如，招聘團隊可能會處理職位發佈和履歷篩選，招聘經理可能會負責安排現場面試，而面試小組成員可能會負責收集和分享每位候選人的回饋。

結構化的招聘流程為您和您的團隊提供了清晰的藍圖。 它會告訴您在每個步驟中要與哪些專案關係人進行溝通、誰負責每個任務，以及招聘流程的每個階段需要多長時間。 為了讓事情更輕鬆，您可以使用專案管理工具來規劃和執行招聘流程。 例如， Asana可讓您建立可重複使用的範本，用以規劃流程中的每個任務，包括任務所有者、截止日期和任何相依性。

建立一流招聘流程的 11 個步驟

招聘可能看起來令人生畏，尤其是在職位發佈、面試、背景調查等所有複雜性的情況下。 但就像許多事情一樣，您可以將招聘流程分解為一系列小步驟，從而簡化招聘流程。 為了幫助您入門，我們列出了大多數公司都會使用的 11 個招聘流程步驟。 在您執行這些步驟幾次後，您可以根據自己的特定需求和資源進行調整。 

1. 設定招聘目標

在啟動招聘流程之前，您需要設定明確的目標，概述您正在尋找的內容。 設定目標可為您提供一個北極星，在招聘和評估申請人時以此為目標。 這有助於您撰寫工作描述，以解決您試圖填補的空缺，根據您的目標評估候選人，並管理招聘流程的時間軸。 設定目標時，請確保目標是SMART 目標：具體 (Specific)、可衡量 (Measurable)、可實現 (Achievable)、切實可行 (Realistic) 和有時間限制 (Time-bound)。

若要制定招聘目標，請問自己以下問題： 

• 誰是您的理想候選人？ 

• 他們具備哪些特定技能？ 

• 他們擁有哪種程度的過去經驗？

• 您想透過此職位填補哪些招聘需求或空缺？ 例如，您是要填補空缺職位、為團隊增加產能，還是增加新的職責範圍？ 

• 您需要在什麼時候填補此職位？ 招聘流程應持續多長時間？ 

2. 識別專案關係人

接下來，是時候確定您在招聘過程中將與之合作的專案關係人了。 這可能因公司而異，但這些是最常見的專案關係人： 

• 招聘經理：負責管理新員工的人員。 招聘經理通常會推動招聘流程，並對選擇哪位候選人擁有最終決定權。

• 人力資源和招聘團隊：根據您公司的規模，招聘人員可能負責發佈職位、外展、初步篩選、安排面試和談判聘用條件。 在大型公司中，招聘人員可能是您的候選人在整個招聘過程中的主要聯絡人。 在較小的公司，招聘經理可能會負責部分或全部工作。 如果您的公司沒有內部招聘團隊，您甚至可以將某些步驟外包給招聘機構。 

• 面試小組：這些是將與每位候選人進行面試的人員。 他們可能是潛在的隊友、跨職能合作夥伴或具備特定專業領域的人員。 例如，如果您正在招聘需要具備設計專業知識的人員，您可能需要在面試小組中加入一位產品設計師。 請務必為每位面試官提供有關他們應該詢問的問題類型的指導，例如，指定產品設計師應該專門詢問候選人的設計經驗。 

在確定專案關係人時，建立一個RACI 表以概述誰是負責人、誰是當責者、誰是協商者、誰是知悉者，對於招聘流程的每個步驟都很有幫助。 

3. 撰寫工作描述

如果您想吸引優質的候選人，一份好的職位描述 (JD) 至關重要。 說到底，您的工作描述目標是幫助潛在候選人瞭解擔任此角色的人員每天實際上做些什麼，以便他們決定是否要申請。 這意味著您的描述必須準確反映該職位的職責和責任。 

雖然工作描述可能各不相同，但以下是一些需要包括的關鍵組成部份： 

• 職稱

• 工作目的

• 工作職責與責任

• 所需資格 (如教育、經驗或技能)

• 偏好資格

• 工作條件 (例如該職位是遠距還是面對面，以及應徵者預計的工作時間)

• 薪資範圍和福利清單

您還可以在職位描述中概述公司文化的關鍵面向。 例如，在 Asana 中，我們會在每份職位描述的最後一段強調我們如何重視包容性，並歡迎來自各種背景的候選人。 

4. 宣傳和招募該職位

現在，是時候將您的職位描述付諸實踐了。 尋找優秀的候選人可能很困難，因此公司通常會結合廣告和主動招聘。 如果您的公司有招聘團隊，他們通常會同時處理這兩項工作。 

• 若要宣傳職位，請先決定您是要在內部、外部或兩者兼而有之的情況下進行招聘。 例如，您可能希望先在內部宣傳該職位，然後再向外部申請者開放。 招聘看板和 LinkedIn 等發佈網站是開始外部招聘的好地方，此外還有招聘會和您的公司網站。 您還可以透過提供推薦獎金，讓目前的員工協助宣傳該職位。 

• 若要招募該職位，您需要透過 LinkedIn、電子郵件、社交媒體或招聘會主動聯絡合格的候選人。 招聘流程有助於從未主動尋找工作但可能適合的潛在候選人中產生應用程式。

5. 審閱應用程式

此時，您應該已經收到一大堆履歷和求職信，需要進行審查。 花點時間審查每個應用程式，並決定哪些候選人符合您的職務描述中列出的必要資格。 在此階段，請盡量著重於硬技能和具體經驗，因為很難從履歷中感受到軟技能。 您也可以建立指南，以便在審查時避免無意識偏見。 例如，您可以隱藏申請者的姓名以減少性別或種族偏見，或專注於相關經驗而非工作年限，以防止年齡歧視。 

在一些應用程式數量較大的公司中，人力資源團隊的招聘人員會準備一批預先篩選的履歷供您查閱。 您的公司也可以使用 Greenhouse、Workday 或 ADP 等應用程式追蹤系統來儲存和組織工作應用程式和聯絡資訊。 

6. 進行電話篩選

電話篩選是您與候選人之間的初次接觸，通常是透過電話進行。 電話面試的目標有兩個。 首先，您需要確定候選人是否具備所需的資格，並與您的組織文化和公司價值觀保持一致。 其次，您需要給予申請人提問的時間。 請記住，他們也在決定是否要加入您的團隊。 

如果您與招聘團隊合作，他們可能會先進行初步的電話篩選，以驗證候選人的資格，並確保他們對該職位真正感興趣，然後再將資訊傳遞給您，以進行更深入的對話。 

若您不確定從何著手，以下是一些電話面試問題的範例： 

• 請介紹一下您自己。 您是誰？ 您的動力是什麼？ 您早餐吃了什麼？ 

• 為什麼這份工作對您有吸引力？ 

• 帶我瞭解您的履歷。 請告訴我您在每個角色中最引以為豪的成就。 

• 對您來說，理想的團隊組成是什麼樣子？

• 您偏好何種協作類型？ 

• 您需要經理和團隊提供哪些協助，才能感到成功？ 

• 您有什麼問題要問我嗎？ 

7. 評估技能

在面試中展示硬技能很困難。 這就是為什麼技能評估對於高度專注於硬技能 (如寫作、資料分析或編程) 的職位非常重要。 對於強調軟技能的職位 (例如客戶服務)，您可能不需要此步驟。 

您的技能評估可以是帶回家的作業、限時線上評估，甚至是面對面的測試。 例如，您可以為文案撰稿人候選人建立一個可帶回家的寫作作業，或為開發人員候選人建立一個計時線上編碼練習。 對於涉及大量跨職能協作的資深職位或職務，評估通常是以簡報的形式進行。 在這種情況下，您可以要求候選人展示他們參與過的專案，並在最後留出時間讓專案關係人提出問題。 

無論您選擇哪種形式，技能評估都是瞭解候選人經驗和技能的最佳方式。 

8. 進行現場面試

現場面試涉及許多變動的部份。 但如果您先解決一些關鍵的詳細資料，就可以組織好每個變動部分，讓每個人的面試流程都盡可能順暢。

在規劃現場工作面試時，您可以問自己以下幾個關鍵問題： 

您會如何安排面試？

應徵者的現場面試通常採用與面試小組每位成員進行一對一會議的形式。 話雖如此，您還可以安排與具有類似專業知識的面試官進行小組面試。 您甚至可以與整個團隊進行更大規模的面試，但由於這種形式可能會令人生畏，因此最好在您試圖招聘管理職位時使用。 

您還需要決定現場面試是虛擬面試還是面對面面試。 如果您選擇虛擬面試，請務必選擇一個公司外人員也能輕鬆存取的視訊會議平台。 

面試應持續多久？

這取決於您的面試是線上還是面對面。 研究顯示，線上會議的影片疲勞會在 30 分鐘時出現，這意味著超過這個時間點後，專注力會變得更加困難。 另一方面，當我們面對面交談時，通常可以保持專注 45 到 60 分鐘。 

何時應安排面試？

通常，將應徵者的面試安排在連續的時段內會更方便。 這意味著，如果您的面試是面對面進行的，候選人只需前往您的辦公室一次。 另一方面，您可能需要將面試分成兩天進行，以避免視訊疲勞。 例如，您可以在同一週安排兩個 90 分鐘的面試時段。 若您安排連續面試，請務必在面試之間安排五分鐘的休息時間，以便候選人站起來、伸展或使用洗手間。 

面試官應該如何準備？

做好充分準備表明您重視應徵者的時間，並有助於您收集更好的回饋。 以下是幫助您的面試小組做好準備並為成功做好準備的方法：

• 首先，確保每位面試官都瞭解他們正在評估哪些能力。 例如，面試設計職位候選人的設計師應該提出更多技術性問題，而跨職能專案關係人則應該詢問關於協作以及候選人如何與非設計團隊成員合作的問題。 

• 請考慮使用面試指南範本或面試計分卡範本來標準化您的評估流程。 這兩個選項都將有助於面試官以一致的方式收集回饋，而不會重疊或產生偏見。

• 請每位面試官事先提出問題。 這不僅能確保他們做好準備，還有助於減少偏見。 

• 如果您的面試小組中有人從未參與過面試流程，請查看您的人力資源部 (HR) 是否為首次面試人員提供培訓課程。

您應該如何為候選人準備面試？ 

確保您的應徵者為現場面試做好準備也同樣重要。 在現場面試之前，請務必讓他們知道以下幾點： 

• 每次面試的日期和時間，包括他們應該何時抵達您的辦公室。 

• 如何進入您的辦公室，例如，您會在大廳與他們見面，還是應該在櫃檯報到？ 對於虛擬面試，請提供有關如何存取視訊會議連結的說明。 

• 他們將與誰會面，包括每位面試官的姓名和職稱。 提供每個人的專業領域概述也很有幫助，這樣候選人就可以提前準備問題。 

• 任何相關的其他資訊，例如，如果您的辦公室特別悠閒，您可以讓他們知道他們不必穿著 Business 版休閒服裝。 

對於線上面試，在現場面試開始之前，與招聘人員或 IT 人員安排一次 10 分鐘的快速會議會很有幫助。 在此期間，候選人可以針對可能出現的任何技術問題進行疑難排解。 

9. 做出決策

現在您已經面試了最佳候選人，是時候做出決定了。 這包括審閱面試小組的所有回饋，無論是非同步還是面對面會議。 最終，招聘經理會決定要聘用誰，但他們應該考慮每位面試官的意見。 

如果您在兩三個同等資格的候選人之間猶豫不決，請嘗試建立一個決策矩陣來組織您的比較，並做出基於證據的選擇。 

10. 已完成背景和參考檢查

終於，您決定要聘請誰了！ 但在您提出正式錄用之前，請務必進行背景和參考資料檢查。 以下是每項內容的具體說明： 

• 背景調查通常需要與背景調查機構合作，以驗證候選人求職應用程式上的詳細資料，例如其就業歷史、教育程度和任何犯罪記錄。 

• 背景調查涉及致電每位候選人的推薦人，這些人通常是前同事或經理。 通常，招聘經理或招聘人員會執行此步驟，目標是仔細檢查候選人是否符合您的招聘標準，並確認是否有任何您可能遺漏的危險信號。 

11. 提出工作機會並進行談判

最後，是時候提出正式的工作機會了。 如果您與招聘人員合作，他們通常會提出初始錄取通知並處理任何談判。 但無論由誰負責，都應記住以下幾點：

• 談判結束後，請以書面形式發送正式的聘僱通知。 口頭聘僱和接受並不像正式的書面聘僱那樣具有約束力。 

• 讓候選人知道他們有多長時間可以做出決定。 

• 一旦他們接受了聘任 (祈求一切順利)，請務必讓其他候選人知道該職位已填補。