普洛威頓斯市招聘流程範本

範本建立者 the City of Providence

普洛威頓斯市標誌

美國羅德島州普洛威頓斯市使用 Asana,在其整個招聘流程中追蹤應徵者狀態。請使用他們的範本,協助您的團隊從初始職位發佈到員工到職的整個過程都能在正確的時間完成正確的步驟。

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招聘出色的人才並非易事,當您的招聘流程包含眾多應徵者、專案關係人和步驟時更是如此。當您要投入大量人力物力尋找新員工時,就值得將招聘流程進行簡化,這樣您的團隊就能減少花費在搜尋資訊上的時間,而將時間用於找到與職位最匹配的人員。

因此,我們與普洛威頓斯市合作,建立自訂招聘流程範本。不妨瞭解這個具開創性的城市如何利用 Asana,從簡歷篩選至到職的整個過程中追蹤應徵者,並運用他們的範本來幫助您的團隊簡化協作,確保應徵者擁有順暢無阻的體驗。

普洛威頓斯市招聘流程範本螢幕擷取畫面

為什麼使用普洛威頓斯市的招聘流程範本?

招聘流程範本是一個幫助您組織招募和聘雇流程的架構。這種範本能提供一個系統,用於與專案關係人進行協作,並且從初始的職位發佈到新員工到職,在流程的每一個步驟中追蹤應徵者。

簡化跨職能工作流程

招聘是一種跨職能流程,通常包含招聘人員、人力資源、聘雇經理以及面試小組。由於不同的專案關係人需要參與流程中的不同部分,協調所有這些聯動的部分就會變得困難重重。普洛威頓斯市的招聘流程範本透過為團隊提供可依循的結構化工作流程,解決了這一難題。範本指明了跨職能專案關係人如何協同合作,以及誰應在何時參與其中。

確保應徵體驗順暢無阻

當您面試候選人時,他們也在評估您。此招聘管線範本可幫助您的團隊在招聘過程中查核每個方塊,這樣他們就不會錯過任何步驟,候選人也能獲得順暢的體驗。初期聯絡?沒問題。跟進電子郵件?沒問題。初期電話篩選?當然可以。

在一處位置追蹤應徵者並與專案關係人進行協作

普洛威頓斯市的範本針對每一位應徵者提供鳥瞰式檢視,其中包括每一位應徵者目前所處的聘雇流程階段。藉由這種高階深入解析,您的團隊就能規劃資源配置,評估特定職位是否需要更多招聘人員,並確保每個符合資格的應徵者都能在招聘流程中向前推進。 

除追蹤應徵者以外,此範本還能幫助您在流程中與專案關係人進行協作。指派任務、設定截止日期、請求核准及新增評論,一切都在同一個記錄系統中進行。這樣,您的團隊無需花費時間搜尋資訊、在工具間來回切換或催促更新狀態。每個人都能隨時全面查看招聘管線的情況。 

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從審核履歷表到發出聘用通知,我們在 Asana 中追蹤招聘流程的每個步驟,確保能在應徵者移動至不同階段時保持資訊同步。此舉可以確保我們為應徵者提供優質的體驗,並更快地填補職位空缺。”
人力資源經理 Ashley Fioravanti

如何運用招聘流程範本

每個人需要的招聘流程都不盡相同。此範本提供了一個可供您建立和自訂專屬招聘流程的架構。設定您自己的範本時,不妨參考以下幾點:

  • 確定團隊追蹤候選人所需的即時資訊。例如,您是否需要查看候選人狀態、職稱、推薦人或負責該職位的招聘經理?在 Asana 中,您可以為您要追蹤的每個類別的資訊建立以顏色編碼的自訂標籤。 

  • 列出公司招聘所需的步驟。例如,您可能需要獲得部門核准、發佈可申請之職位、審核簡歷、進行電話篩選等。招聘流程中的每個步驟可以作為範本中的不同區段,這樣您就可以直觀地追蹤各個職位和應徵者在各個步驟之間的推進。

  • 指明需要參與其中的關係人及時間。 仔細思考您的招聘工作流程。隨著職位發佈和應徵者從一個步驟移動到另一個步驟,不妨設定自動化,以便在正確的時間無縫接軌地納入正確的專案關係人。例如,在招聘職位獲得核准後,自動給招聘經理傳送訊息,或者在應徵者到場前將準備工作指派給面試人員。 

  • 招聘經理、招聘人員和面試人員的統整指南。專案關係人在招聘過程中需要瞭解和存取哪些資訊?請在您的範本中將這類資訊附加到任務中。例如,新增職位要求描述、面試指南、應徵者評估規則等。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式,使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 自動化。 將手動工作自動化,以便您的團隊減少花費在虛功上的時間,並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作,本質上就是「當 X 發生時,執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理,您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

  • 工作流程產生器。運用工作流程產生器,將團隊的工作流程以可視化的方式呈現,並簡化跨團隊的協作。工作流程產生器是不需要撰寫程式碼的點選即用工具,可協助您進行可視化以及建立強大的自動化工作流程。輕鬆建立有效的流程,串連組織各個層級的團隊和部門。此外,您還可以直接整合您最喜愛的商務應用程式 (例如 Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom 等) 至工作流程中,從而精簡任務,確保隊友始終保持同步。 

推薦的應用程式

  • Zoom。 Asana 和 Zoom 合作,致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。而會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

  • Gmail。 您可藉由 Asana for Gmail 整合,直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊,如此一來,您再也不會錯過什麼。寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕易搜尋該任務。

  • Slack。 將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

常見問題

數位招聘流程範本有哪些好處?

靜態的 Excel 範本很快就會過時失效,而且無法在招聘流程中提供與關係人即時協作的方式。另一方面,藉助工作管理平台中的招聘管線範本,您可以追蹤候選人並與專案關係人合作,這一切都能在一個集中式記錄系統中進行。利用自動化功能在團隊之間無縫交接任務、指派附帶清晰截止日期的工作,還能即時查看應徵者在招聘流程中的推進。

哪些團隊類型可以利用普洛威頓斯市的招聘流程範本?

任何需要管理招募和聘僱的團隊都能從此範本中受益。順暢的招聘工作流程對於企業級公司的人力資源團隊而言尤為實用,因為通常會有許多不同的關係人需要管理。不過,小型企業和初創公司也能運用這個範本,在尋找和招聘頂尖人才時維持條理分明。

我已經有一個應徵者追蹤系統。我可以從這個範本中獲益嗎?

可以!應徵者追蹤系統也是針對不同職位發佈收集和排序申請的好方法,不過通常無法提供與跨職能團隊協作的方式。若能兼用兩者,您就能接收申請,然後在招聘流程中向前推進了。

善用您的範本

範本協助您從零開始,而 Asana 的免費試用則是讓您持續邁開成功步伐的關鍵。

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