普洛威頓斯市招聘流程範本

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普洛威頓斯市徽

美國羅德島州普洛威頓斯 (Providence) 市使用 Asana,在整個招聘流程中追蹤應徵者狀態。請使用他們的範本,協助您的團隊從初始職位發佈到員工到職的整個過程都能在正確的時間完成正確的步驟。

使用範本

INTEGRATED FEATURES

board icon看板field-add icon自訂欄位automation icon自動化workflow icon工作流程產生器

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招聘出色的人才並非易事,當您的招聘流程包含眾多應徵者、專案關係人和步驟時更是如此。當您要投入大量人力物力尋找新員工時,就值得將招聘流程進行簡化,這樣您的團隊就能減少花費在搜尋資訊上的時間,而將時間用於找到與職位最匹配的人員。

這就是我們與普洛威頓斯市合作建立自訂招聘流程範本的原因。不妨瞭解這個具開創性的城市如何利用 Asana 在從簡歷篩選至到職的整個過程中追蹤應徵者,並運用他們的範本來幫助您的團隊簡化協作,確保應徵者擁有順暢無阻的體驗。

普洛威頓斯市招聘流程範本螢幕擷取畫面

為什麼使用普洛威頓斯市的招聘流程範本?

招聘流程範本是一種協助組織招募與聘雇流程的架構。這種範本能提供一個系統,用於與專案關係人進行協作,並且從初始的職位發佈到新員工到職,在流程的每一個步驟中追蹤應徵者。

簡化跨職能工作流程

招聘是一種跨職能流程,通常包含招聘人員、人力資源、聘雇經理以及面試小組。由於不同的專案關係人需要參與流程中的不同部分,協調所有這些聯動的部分就會變得困難重重。普洛威頓斯市的招聘流程範本透過為團隊提供可依循的結構化工作流程,解決了這一難題。範本指明了跨職能專案關係人如何協同合作,以及誰應在何時參與其中。

確保應徵體驗順暢無阻

面試應徵者時,應徵者也在心中給您打分。招聘流程範本能夠幫助您的團隊核對招聘流程中的每一個環節,這樣他們就不會錯失任何步驟,應徵者也能擁有順暢無阻的體驗。初期接觸、後續追蹤電子郵件、初步電話篩選等,只需逐項核對勾選。

在一處位置追蹤應徵者並與專案關係人進行協作

普洛威頓斯市的範本針對每一位應徵者提供鳥瞰式檢視,其中包括每一位應徵者目前所處的聘雇流程階段。藉由這種高階深入解析,您的團隊就能規劃資源配置,評估特定職位是否需要更多招聘人員,並確保每個符合資格的應徵者都能在招聘流程中向前推進。 

除追蹤應徵者以外,此範本還能幫助您在流程中與專案關係人進行協作。指派任務、設定截止日期、請求核准及新增評論,一切都在同一個記錄系統中進行。這樣,您的團隊無需花費時間搜尋資訊、在工具間來回切換或催促更新狀態。每個人都能隨時全面查看招聘流程的情況。

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從審核履歷表到發出聘用通知,我們在 Asana 中追蹤招聘流程的每個步驟,確保能在應徵者移動至不同階段時保持資訊同步。這麼做可以確保我們為應徵者提供優質的體驗,並更快地填補職位空缺。”
人力資源經理 Ashley Fioravanti

如何運用招聘流程範本

每個人需要的招聘流程都不盡相同。此範本提供了一個可供您建立和自訂專屬招聘流程的架構。設定您自己的範本時,不妨參考以下幾點:

  • 確定您的團隊為追蹤應徵者所需之一目了然的資訊。例如,是否需要查看應徵者狀態、職稱、推薦人或負責該職位的聘雇經理?在 Asana 中,您可以針對需要追蹤的資訊類別,建立以顏色編碼的自訂標籤。 

  • 列出公司招聘時所需的步驟。例如,您可能需要確保取得部門核准、發佈可申請之職位、審核簡歷、進行電話篩選等。招聘流程中的每個步驟可以作為範本中的不同區段,這樣您就可以直觀地追蹤各個職位和應徵者在各個步驟之間的推進。

  • 指明需要參與其中的關係人及時間。請仔細思考您的招聘工作流程。隨著職位發佈和應徵者在各個步驟之間移動,可設定自動化,以便關係人能夠在正確的時間無縫接軌地參與其中。例如,在招聘職位獲得核准後,自動給招聘經理傳送訊息,或者在應徵者到場前將準備工作指派給面試人員。 

  • 為招聘經理、招聘人員和面試人員統整指南。在招聘流程中,關係人需要瞭解和存取哪些資訊?請在您的範本中附加這類資訊到任務中。例如,新增職位要求描述、面試指南、應徵者評估規則等。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 工作流程產生器。運用工作流程產生器,將團隊的工作流程以可視化的方式呈現,並簡化跨團隊的協作。工作流程產生器是不需要撰寫程式碼的點選即用工具,可協助您進行可視化以及建立強大的自動化工作流程。輕鬆建立有效的流程,串連組織各個層級的團隊和部門。此外,您還可以直接整合您最喜愛的商務應用程式 (例如 Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom 等) 至工作流程中,從而精簡任務,確保隊友始終保持同步。

推薦的應用程式

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

常見問題

數位招聘流程範本有哪些好處?

靜態的 Excel 範本很快就會過時失效,而且無法在招聘流程中提供與關係人即時協作的方式。相比之下,整合於工作管理平台中的招聘流程範本則可以讓您追蹤應徵者以及與關係人協作,所有內容都在一處記錄系統中保管。利用自動化功能在團隊之間無縫交接任務、指派附帶清晰截止日期的工作,還能即時查看應徵者在招聘流程中的推進。

哪些團隊類型可以利用普洛威頓斯市的招聘流程範本?

任何需要管理招募和聘僱的團隊都能從此範本中受益。順暢的招聘工作流程對於企業級公司的人力資源團隊而言尤為實用,因為通常會有許多不同的關係人需要管理。不過,小型企業和初創公司也能運用這個範本,在尋找和招聘頂尖人才時維持條理分明。

我已經有一個申請者追蹤系統,還能享受到這個範本的好處嗎?

可以!申請者追蹤系統也是針對不同職位發佈收集和排序申請的好方法,不過通常無法提供與跨職能團隊協作的方式。若能兼用兩者,您就能接收申請,然後在招聘流程中向前推進了。

善用您的範本

範本協助您從零開始,而 Asana Premium 的免費試用則是讓您持續邁開成功步伐的關鍵。

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