對外事務主管 Theresa Agonia 負責監督市政當局的溝通、選民服務和社區關係，並領導一個由 18 人組成的專責團隊。 她還與全國其他城市合作，推動 Elorza 市長的一些關鍵策略，分享有關住房、移民和社會正義改革等主題的知識和經驗。

然而，管理一座擁有 18 萬居民的城市並非易事，市政府從一開始就看到了打破組織穀倉效應的機會：

• 從社會正義改革到青年服務，有 40 個部門共同合作推動各項計畫，因此很難讓所有人都維持資訊同步，並追蹤許多人員和專案的期限。

• 各部門的辦公大樓實際上分散在全市各地，造成資訊孤島，導致難以協作。

• 由於沒有好的方法來安排郵件的優先順序，重要電子郵件會被埋沒在收件匣的底部。

Elorza 市長於 2015 年上任後，他和他的高階領導層便開始將整個市政廳行政部門導入 Asana，並藉此將各部門凝聚在一起。

我們在政府部門不乏各項挑戰，但我們可以管控很多事。 總有我們可以改善和精進的流程。 Asana 這樣的工具就可讓我們表現更出色。

Jorge Elorza 市長

將市政廳的 40 個部門引導至 Asana

Elorza 市長曾在其他組織使用過 Asana，他的團隊甚至使用該平台管理他的競選活動。 因此，市長和 Theresa 一上任就讓市政廳的其餘員工開始使用 Asana。

多年來，每個人都一直使用電話和電子郵件來完成工作。 Theresa 強調了 Asana 如何幫助他們更智慧地工作並在各自的角色中脫穎而出，以及它如何讓他們的生活變得更輕鬆。 在設計 Asana 培訓時，他們也考慮到員工技術能力水平的差異，並確保回答每個人的問題，讓他們能夠安心地與同事一起使用該平台。

如今，新員工從一開始就接受 Asana 的引導，與人力資源部 (HR) 和道德規範培訓同步進行。

Theresa 分享了提示和秘訣，以幫助員工充分利用 Asana：

• 將 Asana 用於所有溝通，取代電子郵件和電話，以便建立可搜尋的協作紀錄，供未來參考。 團隊有慣例和內部用語，例如在資訊性任務的開頭新增「FYI:」，並使用「Q:」表示問題。

• 使用 Asana 來記錄個人備註，以便在多年後輕鬆回顧舊專案。

• 讓 Asana 任務以行動為導向，並指派截止日期以推動當責。

• 下載行動應用程式(特別適用於在外地工作的員工)，以便即使不在電腦前也能查核工作。

隨著所有人都跟上進度，Asana 成為了維護良好的過往工作紀錄，以及有條理的未來工作藍圖。

我們上任後，很明顯地看到市政府內部發生了許多事情。 有許多走廊會議和跨部門的專案。 Asana 讓我們能夠互相掌握最新資訊，並保持高效率。

Theresa Agonia，對外事務主管

資訊易於存取，讓城市更平易近人

自 2015 年以來，普洛威頓斯市一直使用 Asana 來溝通和追蹤所有專案。 現在，由於各團隊組織得井井有條，沒有任何資訊會淹沒在堆積如山的電子郵件中。所有訊息傳遞都透過 Asana 進行，每年估計可節省 295 個工作日。 這 295 個工作日以前都充滿了「工作附帶事務」，根據工作剖析索引，這類事務佔據了美國知識工作者一天中 61% 的時間。

藉助 Asana，現在正確的人員可以收到正確的訊息，有了一個完成專案的有效途徑，並且所有內容都已封存以供日後參考，從而建立了一個可搜尋的豐富資訊庫。

在 COVID-19 疫情期間，Asana 也發揮了至關重要的作用，有助於管理遠端工作和跨部門協作的複雜性。 以下是普洛威頓斯市在 Asana 中管理的幾個專案範例：

工作計劃。 工作計劃是市政府對跨部門計劃的暱稱，這些計劃涵蓋多項計劃和政策，例如社會正義改革。 工作計劃存在於 Asana 專案中，其中包含區段，可依據重點領域組織工作。 每個人都使用相同的資訊進行工作，這讓職責和期限清晰可見。 例如，社會正義改革工作計劃包括警察改革的計劃以及新的真相和解與賠償流程，涉及各個部門的 35 多人。 Asana 讓人員更容易對時間軸中的工作內容負責，這在推出新政策且不同部門負責管理其宣導、執行和溝通時尤為重要。 當每個人都能在 Asana 中看到完整的工作計劃（而不僅僅是他們負責的特定領域）時，就能輕鬆掌握進度報告、風險、後續步驟等最新資訊。

100 萬美元的 COVID-19 住房法務基金。 在 COVID-19 疫情期間，市政府獲得了額外的聯邦補助款，以協助各組織進行 COVID 救濟和復原工作。 為了支援面臨住房不穩定問題的居民，市政府最近投入了 100 萬美元的資金，為受 COVID-19 疫情影響的普羅維登斯居民提供更多防範驅逐和緊急住房援助的機會。 在 Asana 中管理這個複雜的跨部門專案，以及所有獲得資金的組織，是一個巨大的成功。 法律援助可以決定居民是被迫搬離，還是能夠再多住一個月。

追蹤選民的請求和致電市政廳的電話。 當有居民致電要求會面或回報路面坑洞時，選民服務團隊會在 Asana 中追蹤此互動。 由於所有內容都會記錄下來，因此不會遺漏任何問題。 下次居民來電時，市政廳員工可以使用 Asana 的搜尋功能，查看所有歷史紀錄和背景資訊。 結果如何？ 認真落實跟進，並增進市政廳與社區之間的信任，這對任何行政部門來說都是一大勝利。 此外，還有一個好處是能夠發現各項請求之間的趨勢。 如果社區中有五個人就同一問題致電，Theresa 的團隊就可以開始圍繞新需求構建一個故事。

任命社區委員會成員。 Asana 在為超過 40 個委員會任命 300 多名委員方面發揮了極大作用，而這通常是一個需要 45 天的流程。 透過在「委員會和專責委員會」Asana 專案中管理期限、狀態和後續追蹤，此流程已從 45 天縮短至 30 天，節省了 30% 的時間。

Asana 現在的應用範圍非常廣泛，涵蓋了行政工作的各個方面。 Asana 範本有助於簡化常見專案，例如職缺公告、活動策劃和記者會，並提供詳盡的步驟清單，以確保沒有人忘記上台發言。

Theresa 很喜歡 Asana 的功能，可以將任務新增至多個專案。 她與許多事業處合作，因此當她能夠將任務指派給人員，且這些任務顯示在不同部門的 Asana 專案中時，就能節省大量時間。 這有助於她減少重複工作，而重複工作使美國知識工作者每週損失 6.5 小時（工作剖析索引）。

我們使用 Asana 來全面瞭解正在進行的專案或政策。 我們還將其用於溝通和建立會議日程。

Theresa Agonia，對外事務主管

普羅維登斯：領導之城

該市的員工決心繼續為普洛威頓斯市的居民提供良好的治理和服務。 在 Elorza 市長的任期內，他們在社會正義方面的工作一直是主要重點。有了 Asana 作為工具，他們現在能夠優先考慮更大膽的想法，並透過解決新冠疫情所導致的住房不穩定問題來因應疫情。

展望未來，Theresa 和協助普羅維登斯順利運作的團隊將繼續開拓新路，與全國其他市長辦公室分享他們的知識和光明願景。

每個組織都應該在像 Asana 這樣的平台上運作。 它能提升像普羅維登斯市這樣充滿活力的員工團隊的生產力、當責和組織能力。 這使我們能夠避免遺漏任何細節，並提升我們更有效率的工作量。

市長 Jorge Elorza

圖片來源：David Santilli