集中處理請求以便排定優先順序、提供資源並啟動正確的工作

Asana 的工作接收工作流程範本為團隊提供了一種簡單的方法來接收、審查和傳送傳入的工作，而無需手動排序提交內容。 每個請求都會進入相同的工作流程，以便團隊瞭解需要關注的內容、每個步驟的所有者以及工作進度。 藉助內建的自動化和 AI 支援，您可以減少花費在收集資訊的時間，將更多時間用於完成重要的工作。

• 將所有即將到來的工作收集到單一、一致的接收工作流程中。

  範本透過內建表單擷取關鍵詳細資料，並為每個請求指派一個 ID，從而使團隊能夠輕鬆追蹤工作項目。 團隊可以在開始工作之前啟動電子郵件後續追蹤，並留下僅限團隊的評論以進行協作。

• 使用 AI 快速審查並確認請求。

  AI 為新提交內容命名，提示請求者缺少資訊，並撰寫回覆，以減少接收流程早期的來回往返。

• 使用自訂狀態步驟組織請求。

  接收範本會將工作請求分類為自訂狀態類型，以便查看新增、進行中、受阻或已完成的內容。

• 自動套用截止日期。

  規則會根據請求類型設定期限，這有助於團隊在無需手動排程的情況下規劃工作。

• 在單一儀表板中審查並報告績效。

  儀表板顯示不同階段的請求數量、處理速度和延遲。 接收範本為團隊提供即時指標、深入解析、圖表和圖形，以改善工作流程並避免延誤。

何時應使用工作接收工作流程範本

當您的團隊需要可靠的方法來處理來自多個來源的工作時，工作接收範本最為實用。 它們為請求者提供了單一位置，以便其指定需求、包含關鍵詳細資料，並追蹤進度，而無需額外的查核。 工作流程範本可幫助審查者獲得所需資訊，以便決定下一步該做什麼，並減少延誤，推進工作。

當您的團隊想要進行以下操作時，請使用 Asana 的工作接收表單範本：

• 在一天中收到請求時，對其進行組織。

• 使用單一接收流程取代孤立的電子郵件、聊天或試算表。

• 在同一個系統中指派和排定請求，從而規劃工作負荷。

• 支援週期性服務需求，例如設施維修、IT 協助或到職任務。

• 讓請求者能夠查看其提交內容的狀態。

工作請求工作流程範本非常適合用於管理週期性請求的團隊，並且需要可靠的接收流程，以便每個人都能維持資訊同步。

如何使用工作接收範本

Asana 的工作接收工作流程範本可為您的團隊提供一處收集、審查和管理傳入工作單的位置。 您可以依循一致的順序完成工作流程的每個步驟，以便隨時掌握新請求的進度。

使用表單收集工作請求

您可以透過內建表單擷取新提交內容，並為每個請求建立標準化條目。 您可以自訂工作單請求表單，以便納入工作描述、聯絡資訊或團隊所需的任何其他詳細資料。 範本為每個項目分配其專屬 ID，而您的團隊則會在需要協作時新增電子郵件後續追蹤或僅限團隊的評論。 如果設施經理提交 HVAC 維修請求，表單會在一開始記錄所有必要的資訊。

使用 AI 審查工作請求

AI 為每個傳入的請求指派一個名稱，提示請求者缺少的詳細資料，並草擬回覆，以盡量減少最初的來回溝通。 如果請求者遺漏了位置詳細資料，AI 會在繼續之前詢問後續問題。

按狀態組織工作請求

團隊使用狀態欄位將每個項目置於正確的階段，例如新請求、需要資訊、評估、已核准、已拒絕或已實施。 如果跨職能上線引導請求位於「需要資訊」，則狀態會告知審查者下一步該做什麼。

自動設定請求的截止日期

規則會根據請求類型指派期限，因此團隊無需手動排定工作。 自動化可在工作量增加時按時完成工作。 如果您的團隊總是在四天內解決基本服務請求，則規則會立即套用截止日期。

使用儀表板追蹤進度

儀表板顯示請求數量、移動速度和工作流程瓶頸。 這些圖表可協助團隊識別模式，並在需要時修改其工作請求流程。 如果每月的維護請求出現峰值，儀表板會將其醒目提示，並指導資源規劃。

Asana 的接收範本的功能就像團隊成員一樣，可組織每個提交內容、提示後續步驟，並引導項目完成審查和執行。 AI 可協助處理接收任務，規則可維持工作流程，儀表板可報告每個階段的進度。

使用 Asana AI 徹底改變您管理工作請求的方式。 使用 AI 審查請求。

讓 AI 處理虛工，以便您的團隊專注於決策，而非資料輸入。 隨著工作請求的到來，AI 可協助您組織、定義和完成接收流程，而無需更改您的工作流程。

• AI 為每個請求自動命名。 AI 會讀取每個提交內容並為其提供詳細標題，因此您的接收看板不會再充斥著「快速問題」或「需要協助」。

• AI 針對缺少資訊進行後續追蹤。 當缺少範疇、時間或所有者等關鍵詳細資料時，AI 會要求請求者提供更多資訊。 您在第一次審核時就會收到已完成的請求，減少往返訊息。

• AI 草擬回覆。 AI 會根據請求的詳細資料和狀態 (無論您是核准、拒絕還是請求變更) 提示回覆文字。 您的團隊只需按幾下，即可審閱、個人化並傳送。