以下是行銷活動管理失敗的原因，以及如何修正。

我們都知道好的行銷是什麼樣子。從 Nike 的「Just Do It」活動到 Barbie 的 2023 年復興，品牌留下深刻印象的時候很明顯。但我們看不到的是幕後的所有混亂。延誤、預算超支和通宵工作可能會在活動完成前累積起來，從而耽誤公司的收入增長。在行銷人員不得不收緊預算的時候，這些低效率的行為可能會影響行銷活動的成功與否。

眾所周知，行銷活動相當複雜，有著眾多專案關係人和不斷變動的部分。但儘管我們滿懷期待，為什麼它們仍難以執行？更重要的是，我們可以如何因應這個問題？ 

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1. 难以跨職能和外部機構進行協調

行銷活動本質上是跨職能的，涉及文案、設計和公關等團隊，以及協助填補空白的外部機構。這需要高度的協調，但當今的行銷人員並不覺得這些部分緊密連結。相反地，69% 的行銷人員表示，現在協作比疫情前更困難。

由於團隊和機構的工作方式不同，行銷協作陷入停滯。行銷活動的要求和資產位於不同位置，導致交接困難。專案關係人在一次會議中收集回饋，但無法將變更內容傳達給團隊的其他成員。過多的行銷應用程式和工具可能會失控。根據一項研究，三家財星 500 強公司的員工每天在應用程式和網站之間切換約 1,200 次，以完成他們的工作，這佔用了他們每週接近四個小時的時間。

是否有解決方案？

• 將團隊合作方式標準化。 建立流程，說明團隊應如何就行銷活動規劃、創意請求等進行協作。例如，建立一個逐步範本，列出發佈新行銷活動的基本交付項目，包括大致的時間軸以及每個步驟的負責人。這樣，團隊就能隨時擁有清晰的藍圖，說明他們應該如何進行協作。

• 建立清楚的溝通流程。 釐清行銷團隊應該如何以及何時進行溝通。例如，建立一個溝通計劃，指定哪些管道用於哪些用途、何時進行面對面溝通與非同步溝通，以及如何與專案關係人分享重要的狀態更新。然後，在所有行銷活動中使用相同的溝通流程。

• 建立唯一的事實來源。根據 Asana 工作創新實驗室的研究，74% 的知識工作者表示，他們希望組織中的每個人都使用相同的核心協作技術。行銷人員已經厭倦了在應用程式之間切換，並在不同位置搜尋資訊。相反，將行銷活動的需求、資產、時間軸和溝通集中到一個事實來源中，例如工作管理平台。這樣可以防止工作發生遺漏，並幫助內部和外部團隊順利合作。

2. 行銷活動進度和績效的可視度不高

若要成功執行行銷活動，您需要瞭解它們如何對照您的時間軸和行銷目標進行追蹤。這樣一來，您就可以移除阻礙並即時調整策略，同時變更仍然可以發揮作用。儘管資料很重要，但行銷人員仍難以取得所需的資訊。根據工作創新實驗室的研究，平均而言，員工每個工作日會花費近一個半小時 (84 分鐘) 尋找完成工作所需的資訊。

這是因為行銷資料分散在許多不同的地方。員工在一處位置追蹤行銷活動交付項目，在另一處位置追蹤時間軸，並使用少量分析和 CRM 工具收集績效資料。他們必須不斷在工具之間切換以找到正確的資訊，當團隊有不一致的工作記錄方式時，這項任務會變得更加困難。

是否有解決方案？

• 定期發佈狀態更新。建立節奏並堅持下去，例如每週或每月傳送更新。這可確保兩件事：(1) 您定期提取資料並監控行銷活動績效，以及 (2) 您讓關鍵專案關係人隨時掌握最新情況。

• 簡化您的技術堆疊。 在行銷工具方面，少即是多。工作創新實驗室的研究發現，堅持使用兩個資料分析應用程式可帶來最大的生產力提升。理想情況下，您的團隊應該選擇一個專為資料探索而設計的工具，以及一個專為資料消耗而設計的工具。

• 集中管理活動資料。 工作創新實驗室的研究顯示，當所有員工使用相同的工作管理軟體來報告和追蹤進度時，他們感覺生產力提高的可能性增加 60%。由於工作管理工具會儲存所有行銷活動資訊，包括交付項目、時間軸和進度，因此可以輕鬆產生儀表板並提取報告。此外，您可以將軟體與 CRM 和 Salesforce 及 Tableau 等報告應用程式整合，以綜合詳細的行銷活動資料。

3. 难以在行銷活動之間分配資源

所有行銷活動都需要資源才能順利進行。但若沒有對團隊正在進行的工作有全盤的瞭解，就很難在正確的時間安排最關鍵的業務工作。這種可視度至關重要，但根據 2022 年的報告，41% 的受訪者在可用資源的可視度方面遇到困難，而過度投入資源是專案延誤的主要原因。

當行銷團隊未能在每個行銷活動中準確記錄人員正在進行的工作以及工作時間時，就會缺乏可視度。相反地，他們依賴與經理和領導者的來回溝通來確定資源可用性，這絕非精確的科學。因此，很難準確預測即將推出的計劃將有哪些資源可用，更不用說瞭解目前的團隊產能了。這是一個大問題，研究表明，資源管理不善的最大原因是缺乏充分的預測和產能規劃。

是否有解決方案？

• 追蹤工作所需時間。 這對於建立準確的資源計劃至關重要。使用時間追蹤功能或應用程式來記錄不同類型工作的時間需求，例如撰寫行銷文案或錄製網路研討會。藉助這些資料，您可以衡量實際行銷活動時間軸與您最初估計的情況，並為未來的行銷活動做出更好的資源配置決策。

• 監控團隊的工作負荷。 若要有效分配資源，您需要一目了然地瞭解團隊目前和未來的工作內容。建立一個系統，記錄每個人的工作內容以及即將推出的新專案。這就是工作管理軟體可以真正發揮作用的地方。 由於所有工作都記錄在一處，因此工作管理平台可提供完整的檢視，說明團隊的人員配置以及整個企業有哪些可用資源。因此，您可以快速轉移工作負荷，並優先處理最具影響力的行銷活動工作。

4. 納入創意回饋的時間過長

創意資產對於每項行銷活動來說都至關重要。但由於有如此多的專案關係人參與創意流程，並使用了如此多不同的工具，審閱和回饋週期可能會無限期拖延。團隊成員很難知道在哪裡尋找資產、在哪裡收集回饋，以及應該審查哪些版本的創意資產。這會導致疲勞和時間延長。根據工作創新實驗室的報告，約有三分之二 (64%) 的知識工作者表示，由於使用過多協作技術，導致數位疲勞，而創意工具也是如此。

是否有解決方案？

• 簡化您的審查流程。沒有什麼比過多的審閱者更能減緩創意流程。若要解決此問題，請嘗試僅包含輸入內容絕對必要的專案關係人。然後，在納入審閱者時，指定他們應該提供哪種類型的回饋。例如，PMM 合作夥伴不應該編輯登陸頁面具體文案，而是應該提供高階訊息傳遞指引。

• 選擇一個設計工具。 根據工作創新實驗室的說法，使用單一設計工具 (如 Adobe Creative Cloud 或 Figma) 可帶來最大的生產力提升。如果您目前使用多個設計工具，請考慮選擇一個適合團隊所有使用案例的工具，並堅持使用。

• 簡化您的文件儲。 工作創新實驗室的更多研究表明，使用三種文件工具可以最大限度地提高生產力。這是因為文件檔案管理工具的廣泛採用和可用性，結合其獨特但互補的功能，使得使用多個工具來提高生產力變得至關重要。

• 將應用程式與工作管理軟體整合。 設計和影片製作等不同任務需要多種創意工具，但將它們整合到單一工作管理平台中，您可以獲得更大的收益。這使專案關係人可以在一處審查、擷取回饋和核准創意資產，而無需在不同的文件和應用程式中尋找。它還可讓您在一處位置查看和記錄所有創意資產，確保品牌一致性，並幫助您保持工作進展順利。

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