資助管理：非營利組織指南

作為非營利組織的領導者，您可能知道資助管理流程有多複雜。 從搜尋合適的資助到處理報告要求和提交應用程式，這可能是一項耗時的工作。 所幸，有一種方法可以簡化流程。 

在軟體工具的幫助下，您可以組織和優先處理您的資助申請，直到最終核准。 有了既定的流程，您就可以花費更多時間建立有意義的工作流程，以支持您的使命。 您能想像在一天中能用這麼多時間做些什麼嗎？ 

在本文中，我們定義了整個資助管理流程，向您展示如何實施，並為您提供一些可以幫助您的提示。

什麼是資助管理？

資助管理是一種流程，透過優先排序和處理資助應用程式，協助非營利組織管理資助提案。 

資助管理系統管理整個資助生命週期，其中包括組織資助資金、資助追蹤和處理資助應用程式，同時將其完成到授予後，最終完成資助。 

此系統涉及三個不同的部分，包括：

• 資助：資助由聯邦政府授予的資助機會組成。 

• 資助：非營利組織必須符合資助資格要求，才能被考慮獲得資助。 

• 資格：為了符合資格，您可能需要提供有關員工、專案關係人、資助報告、資助利潤、先前獲得的資助類型以及未來資助目標的資訊。  

資助管理流程的很大一部分涉及資助撰寫，即專門的團隊成員使用他們收集的資訊實際撰寫資助提案。

資助者與資助尋求者

資助管理涉及兩個關鍵角色：資助者和資助尋求者。 兩者都是整個流程的關鍵。 流程中涉及的其他角色包括資助者和資助者，他們協助授予資助資金，但通常不面向業務。

資助者與資助尋求者的不同之處在於其角色和職責。 

• 資助者是負責建立資助的人。 此角色涉及各種交付項目，包括設定策略目標、評估法規和授予資助。 資助者在資助部門的聯邦機構工作。

• 資助尋求者是尋找資助機會的人，這可能是您目前所處的職位。 這包括確定需求、收集內部資訊以及撰寫和申請資助。 這可能是 501(c)(3) 等組織或小型企業。

這兩個角色在有效的資助管理流程中發揮著至關重要的作用，並經常共同努力實現成功的資助生命週期的預期成果。 我們在下方概述了像您這樣的非營利資助尋求者的流程和步驟。

資助管理流程

資助生命週期由三個獨立階段組成：資助前、資助中和資助後。 每個階段都確保資助流程從頭到尾順利進行，包括初始規劃到最終資助結束。 

此流程對於新資助資金的整體成功至關重要，並且可以幫助您 (資助尋求者) 組織資訊，以便有效地申請資助提案。 

請考慮此步驟核對清單，以開始撰寫資助提案：

1. 收集內部資訊：收集有關現金流程、員工規模和志工的資訊，以便進行申請流程。 

2. 尋求資助機會：搜尋資助資料庫，以取得新機會的最新資訊，並查看資格要求。 

3. 申請相關資助：根據財務需求和資助資格，為您的組織尋找合適的資助。 

4. 執行資助資金：獲得資助後，請使用資金來執行您的任務。 

5. 結束資助提案：將必要資訊儲存在可隨時隨地存取的共用空間。

每次申請新的資助計劃時，這些步驟將幫助您掌握必要的任務。

我們將逐一說明這些階段，並解釋您在每個階段需要採取的步驟，以便建立全面的資助提案。

1. 獎勵前階段

撥款前階段包括在選擇資助受領人之前的所有任務。 這包括規劃、收集內部資訊、尋找資助機會，最後申請資助。 

此階段對於資助生命週期的整體組織非常重要，因為目標是收集資訊並將其傳達給資助者。 如果沒有明確的行動計劃，您可能會浪費時間，而這些時間本可以用於組織的使命。 

初始的撥款前階段有三個步驟：

• 資助規劃：規劃包括收集有關收入、團隊規模和募款需求的內部資訊。 收集此資訊後，您就可以開始尋找適合您非營利組織內部差距的資助機會。 這可能是需要資金的特定目標，或您想要開始的新任務。 

• 資助機會：為了尋找機會，您首先需要將在第一步中收集的資訊組織成簡單的資格點數。 例如，為了獲得資金批准，您可能需要具備特定的內部工作量和專業知識。 然後，您可以使用您所在國家/地區的資助資料庫搜尋資助。 您還可以選擇使用工作管理軟體，以更好地簡化您的機會管道。 

• 資助應用程式：收集資格並找到符合需求的資助後，就可以申請了。 具有特定標準的資助將在資助機會中列出必要的資訊。 請使用這些資訊撰寫您的資助應用程式，並將其傳送給適當的聯絡人。 

在申請資金之前，您需要問自己一些問題：

• 我是否有明確的資助目標？

• 我是否知道收入預測？

• 我們有多少志工？

• 這筆資金是否有助於我們成功完成使命？

提交應用程式後，您將進入資助撥款階段，屆時您將收到是否獲得資助的通知。 

2. 資助發放階段

獎勵階段是資助者選擇受資助者的階段。 資助尋求者將收到通知，如果被選中，將獲得資助條款和條件的協議。 

這些可能包括與志工團隊規模或您用於各種計劃的資助資金相關的條款。 這些條款將取決於資助的類型和金額。 一旦資助尋求者和資助者雙方簽署協議，資助將正式授予。 

如果您未獲選資助，資助流程將在此階段結束，您可以繼續進行資助結束步驟，其中涉及儲存資訊以供後續評估。

3. 獎勵後的資助提案流程

資助發放並簽署協議後，就該執行資助了。 這包括接收資金並將其應用於您的組織。 

第二階段由兩個步驟組成：

• 資助執行：在執行階段，您將獲得聯邦資助，並開始將其用於您預期的計劃。 您可能需要發送定期報告，證明您遵守了約定的條款和服務以及整體專案績效。 

• 資助結束：資金實施後，您就可以結束資助專案。 這包括儲存資金金額的資料，例如其用途，以供未來參考。 此時也應反思您的 Business 版目標，並考慮資助是否有用。 這麼做有助於您未來的資助提案。 

這兩個步驟有助於執行和結束資助流程，這是大多數非營利組織的循環週期。 您將對所有新的資助申請重複這些步驟，以獲得聯邦資助。

如何有效管理資助

僅僅獲得資助資金與真正最大限度地發揮其對非營利組織的影響之間有何差異？ 無論您是處理聯邦補助、非營利補助還是任何其他形式的資金，有效的補助管理都是最大限度地發揮您所受託財務資源影響力的關鍵。 下文將探討新手和經驗豐富的資助系統管理員有效管理資助的關鍵步驟。

制定專案計劃

成功的資助管理始於詳細的專案計劃。 其中應概述專案的目標、目的、時間軸、預算和關鍵人員。 此計劃可作為專案實施的藍圖，並作為監控即時進度和進行必要調整的參考點。

建立清楚的溝通

資助通常涉及多個專案關係人和合作夥伴關係。 建立清晰的溝通管道和協定，可確保所有相關人員都能瞭解專案進度、挑戰和變更。

這意味著安排定期會議、更新，甚至可能是專門的網路研討會，以便所有各方隨時掌握最新情況。 這些流程不僅可以改善協作，還能確保每個人對專案目標和進度達成共識。

實施嚴格的財務管理作法

適當的財務報告對於確保資助資金得到適當和有效的使用至關重要。 這包括建立獨立的會計系統，以追蹤資助支出和採購、進行定期審計，並遵守專案計劃中概述的預算。 請務必保留與資助相關的所有交易的詳細記錄和收據。

監控績效

監控專案實現目標的進度對於及時決策和改進至關重要。 即時監控可讓資助系統管理員快速解決問題，從而使專案按時進行。 這種持續的監督是完成專案里程碑和遵守資助協議的關鍵。

確保符合資助要求

在資助管理中，合規性是不容妥協的。 從聯邦資助的複雜性到非營利資助的具體條件，瞭解並遵守所有資助要求至關重要。 這包括遵守報告時間表、財務準則和資助協議中概述的任何其他規定。 定期進行合規性檢查和員工訓練有助於防止任何失誤。

準備稽核和最終報告

稽核和最終報告是資助生命週期的關鍵組成部分。 為此做好準備需要維護所有專案活動、支出和結果的詳細且有條理的記錄。 為這些評估做好準備，需要維護專案活動、支出和結果的全面記錄。 準備充分的資助系統管理員應該已準備好證明專案的成功和資助資金的有效使用。

專注於永續性和影響力

最後，有效的資助管理不僅僅關注眼前的專案，還要考慮長期的永續性和影響力。 這意味著規劃專案的效益將如何在資助期後持續下去，並衡量對目標人群或問題的影響。 展現永續性和積極成果可以加強合作夥伴關係，並支持未來的資助機會。

資助應用程式提示

在申請資助時，您可以實施一些技巧，以確保其盡可能有效率且有成效。 

其中包括建立資助行事曆，以確保您的步調適當，並實施資助管理解決方案以簡化流程。 我們將介紹這些最佳作法，並說明如何將其用於您自己的資助提案流程。

建立資助行事曆

建立專案行事曆是確保整個團隊在資助提案流程中保持資訊同步的好方法。 它還可以幫助您追蹤和組織您已申請的資助，以防止重複工作。  

您的行事曆應包含： 

• 應用程式視窗期限

• 內部任務時間軸

• 與資助流程相關的任何週期性日期 

若要充分利用您的行事曆，請尋找溝通功能，以便您的團隊可以直接在行事曆中進行協作。 理想情況下，請尋找具有時間軸功能的工具，以便將任務與組織的目標連結起來。 

將手動應用程式流程自動化

Business 版流程自動化可協助簡化您的工作流程，讓您有更多時間專注於重要的工作。 作為一個非營利組織，更多的時間意味著更多地回饋社群。 

請考慮使用軟體自動化來簡化應用程式流程並移除手動工作。 透過將流程自動化，您可以設定和調整截止日期、將工作交給合適的團隊成員，並提高跨職能的可視度。 

組建資源庫

申請資助可能是一項耗時的任務。 它需要彙整各種文件，以便向資助者和授予者提供資格證明。 透過建立有條理的範本庫，您可以在需要時輕鬆存取資訊。

若要建立資源庫，請整理顯示收入、目前資金和團隊規模等資訊證明的相關文件。 然後，將這些文件儲存在一個共享工具中，所有專案關係人無論身在何處，都可以隨時存取。 

實施工作管理工具

使用工作管理軟體可以幫助您監督和簡化資助提案流程。 它使您能夠在一處位置管理您的資助計劃，快速設定工作流程，最重要的是，實現您的目標。 

藉助工作管理軟體，您可以減少虛工，並將更多時間用於實現組織的使命。 若想了解其他非營利組織如何使用資助管理軟體，請參閱Hope for Haiti 如何透過 Asana 為更多海地人的生活帶來改善。

簡化您的資助管理流程

實施資助管理流程，確保您的非營利組織獲得必要的資金，以發揮作用。 遵循上述提示將有助於您的下一個應用程式流程順利運行，以建立更有效的資助申請流程。 

準備好開始制定您自己的資助管理計劃了嗎？ 瞭解 Asana 如何協助非營利組織簡化資助管理，以便他們能夠將更多時間和資源集中在其使命上。