管理並引導志願者
對許多非營利機構而言，志願者是達成使命的重要驅力。您可藉由 Asana 確保向志願者提供他們獲致成功所需的資訊和引導，同時讓自己的內部團隊對流程和專案獲得深入分析。
本文將示範如何建立及管理兩種類型的志願者專案：其中一種用於處理志願者申請；另一種則用於引導志願者到職。您可接著透過一般提示有效地管理志願者以及他們的工作。
在 Asana 中審查及核准志願者申請
在任何人開始投入志願工作前，通常必須申請並取得核准。您可使用志願者招募專案，建立志願者申請表單、核准申請、查看志願者招募流程，並且是在同一處完成這一切。
從零開始建立專案或將您目前追蹤工作的試算表匯入。在看板建立「新提交項目」、「審查中」、「已核准」、「已拒絕」等欄。如此一來，即可輕易推動候選者完成招聘流程，並隨時查看他們的申請狀態。
新增「推薦」欄，以利組織裡的任何人新增可能適合的人選至您的志願者清單。若有此刻不適合但未來可能適合者，您也可將那些已拒絕的申請者移動到此處。
1. 更輕鬆地運用自訂欄位追蹤更多細節並加以組織
志願工作的需求可能會隨時改變，因此若能新增自訂欄位到您的專案，就能追蹤申請者的特定技能、興趣和可服務時間，以確保他們符合組織的需求。
例如，您可根據需求建立具有選項的「技能」欄位，例如：平面設計、社交媒體、募款等。也可針對每週他們能提供的志願總時數建立另一個欄位，以利您事先瞭解其排程。
這些欄位正是您在下一步驟中，志願者申請表單要使用的欄位！
2. 建立表單，以用於提交志願者申請
若要開始追蹤志願者申請，請建立表單供其填寫。如此一來，您就能取得評估其申請時需要的所有資訊，並據以開始作業。
- 前往您專案頂端的表單標籤頁。
- 自訂表單，將上一個步驟建立的任何欄位納入其中，並建立其他欄位幫助自己衡量這些人是否適任。例如，您可以建立一個附件欄位，讓他們上傳履歷或求職信。也可納入日期選擇工具欄位，決定其可提供志願服務的日期。
- 您的表單就緒後，請將其設定為啟用，並將連結與任何申請者分享，或在您的網站上分享。即使沒有帳戶，任何人仍可利用 Asana 提交表單。
- 提交後，表單就會轉換為志願者招募專案中的一項任務。
- 現在就可交由您的團隊審查及核准申請了。請將任務指派給負責的人員，並為其設定期限。務必請他們將任務拖曳至適當的欄，以便說明該申請處於哪一個審查階段。
請嘗試設定規則，將提交流程的各個部分自動化。例如，您可以自動指派任何新的提交項目給隊友審查。或者，若申請者表示自己的其中一項技能是社交媒體相關，您可讓他們的申請任務自動放置於該專案，以利該團隊隨時注意到申請人。
一旦志願者獲得核准、一切就緒，您就可協助引導他們加入組織！請繼續依循指示操作。
如何引導志願者到職
1. 使用志願者到職引導範本
志願者需要瞭解大量資訊，方能獲致成功。設定引導範本後，您就能簡化及擴展此流程。邀請志願者以訪客的身分加入您的網域，如此一來，他們就能從第一天起，獲得所需的一切資訊，立即開始工作並感到獲得支援。
2. 用對話取代電子郵件，並分享最新消息
大量廣發至所有志願者的電子郵件可能很快就會變得棘手難處理，並且容易遺失關鍵資訊，更別提團隊耗費在重複溝通及回覆電子郵件的時間了。不妨改用 Asana 中的對話和狀態功能。
- 團隊對話功能是在全團隊進行公告、祝賀重大成果或一次討論多個專案的絕佳方法。
- 狀態更新讓所有人瞭解進度如何、彰顯已完成的工作、將至的任務或里程碑，以及可能的阻礙。您也可用它來鼓勵隊友！只要 @ 提及他們即可辦到。
這些更新會顯示於收件匣，所有人都能在此回覆。您也可釘選任何重要評論至討論串頂端，以利找到最重要的資訊。
3. 讓志願者接受 Asana 基礎知識的培訓
許多組織擁有自己專屬的 Asana 慣例及到職流程。您的組織若沒有這樣的流程，一個實用的做法或許是請新的志願者註冊即時訓練網路研討會，好讓他們快速上手。
他們也可觀看快速入門影片教學課程，或閱讀 Asana 指南 (亦即您此刻正在閱讀的內容)，以他們自己的步調來學習。
管理志願者投入量和能力
讓志願者使用 Asana 後，您現在就可在同一處查看志願者專案的所有進度。
專案集透過一個集中的空間來組織和監控跨專案的工作。有了專案集，您就可運用工作負荷更清楚掌握團隊的工作餘裕。請先建立專案集，然後新增您想要歸為一組的各個專案。
這說明何以建立定期進行狀態更新的習慣很重要——您的狀態更新會以單一檢視顯示在此處，這樣一來，若有任何事務脫序，您很輕易地就能了如指掌。
