Vill du ha färre och bättre möten? Prova möteshantering.

Föreställ dig följande: Du sitter i ett möte utan tydligt syfte eller saker att göra. Folk pratar, men ingen skriver ner något. När mötet äntligen är slut är du utmattad, känslomässigt utmattad och helt enkelt grinig. 

Låter det bekant? Om det gör det är du inte ensam. 

Anställda förlorar nästan tre timmar i veckan på onödiga möten. Vi får så många inbjudningar att vi börjar stänga ute allt. Mer än hälften av arbetstagarna multitaskar under möten och bara 43 % bidrar till mindre virtuella synkroniseringar. Det räcker med att säga att många av oss sitter i möten som är improduktiva, onödiga eller helt enkelt tråkiga. 

Det är inte så att alla möten är dåliga, det är snarare så att vi inte får ut något av vår tid. Vi behöver inte bara färre möten, vi behöver bättre möten som faktiskt är användbara för alla inblandade. För i slutändan innebär effektivare möten att man behöver mindre mötestid för att få saker gjorda. 

Det är där möteshantering kommer in i bilden. 

Vad är möteshantering?

Möteshantering är processen för att samordna och genomföra ett möte för att få ut mesta möjliga av din tid. Det inkluderar de åtgärder du vidtar före, under och efter en synkronisering för att hjälpa till att få saker och ting att fungera smidigt, som att skapa en agenda och tilldela saker att göra. 

När du hanterar möten väl blir dina synkroniseringar effektiva och produktiva. Deltagarna förstår mötets mål och har den information de behöver för att komma förberedda, så att de kan hålla sig fokuserade och hjälpa till att göra er tid tillsammans så produktiv som möjligt. Effektivare synkroniseringar innebär också att du behöver färre möten för att få saker gjorda, så att du kan effektivisera ditt schema och ge alla tillbaka lite värdefull fokustid. 

Behöver man verkligen ett möte? 

Alla möten behöver inte hållas. Om du ständigt befinner dig i onödiga möten kan du överväga att ta ett mer holistiskt tillvägagångssätt och genomföra en mötesdomedag. Det kanske låter skrämmande, men en mötesdomedag tar en enkel mötesgranskning till nästa nivå – uppmuntra teammedlemmar att ta bort alla återkommande möten från sina kalendrar och sedan börja om från början med uppdaterade inbjudningar. Vi har faktiskt precis genomfört en mötesdomedag på Asana. Vår granskning, som leddes av organisationsläkaren och entreprenören Rebecca Hinds, sparade deltagarna i genomsnitt 11 timmar per månad. 

Hantera ett möte: 9 enkla steg

Lite extra arbete räcker långt för att göra dina möten mer effektiva. Följ de här nio stegen för att planera effektiva möten och se till att dina synkroniseringar är värdefulla för alla. 

1. Före mötet: definiera mötets syfte

Först och främst måste du förstå syftet med mötet. Syftet är vad du och dina intressenter behöver uppnå under er tid tillsammans för att göra mötet till en framgång. Det viktigaste är att det omfattar de ämnen som behöver diskuteras och de beslut som behöver fattas. Att definiera mötets syfte är också ett bra tillfälle att utvärdera om du överhuvudtaget behöver ett möte. Om du har svårt att komma på diskussionsämnen eller om du enkelt kan svara på frågor offline kan du överväga att använda asynkron kommunikation i stället. 

Följ de här tre stegen för att definiera mötets syfte: 

1. Sätt upp ett uppnåeligt mål för att hålla teamet fokuserat och i fas.

2. Lista alla ämnen som behöver diskuteras för att uppnå mötets mål. 

3. Lyft fram ämnen som kräver ett beslut för att uppnå mötets mål. 

Tänk dig till exempel att ditt team har ett möte för att fastställa budgeten för ett projekt för att göra om en blogg. Så här skulle du definiera mötets syfte: 

Mötesmål: Slutför projektbudget för projektet för att göra om bloggen. 

Obligatoriska ämnen och beslut: 

• Beräknade utgifter för andra teamprojekt och totala återstående medel. 

• Prioritering av bloggens nya design i förhållande till andra projekt. Beslut som krävs: ska vi prioritera bloggens nya design och ta pengar från andra projekt, eller nöja oss med den återstående budgeten? 

• Granska två budgetscenarier för bloggens nya design. Beslut som krävs – ska vi skapa en billigare MVP-version eller satsa på en fullständig omdesign? 

• Budgetgodkännare. Beslut krävs – vem behöver godkänna vår slutliga budget? 

2. Före mötet: Bestäm vilka som ska delta

Nu när du har fastställt mötets syfte kan du bestämma vem som behöver delta (och vem som inte behöver delta). För att göra mötet mer effektivt är det bäst att begränsa antalet personer till de som absolut behöver vara där. Deltagarna bör vara intressenter vars bidrag krävs för att fatta beslut och uppnå mötets mål. Efter mötet kan du alltid skicka mötesanteckningar till intressenter som bör informeras men som inte behöver vara delaktiga i beslutsprocessen.

3. Innan mötet: definiera roller och ansvar

Varje deltagare bör ha en roll i mötet. Innan mötet börjar bör du klargöra allas roller och ansvarsområden så att det är tydligt vad varje intressent är ansvarig för och hur de bör förbereda sig. I nästa steg kommer du att inkludera den här informationen i mötesagendan så att alla deltagare kan se den i förväg.

Om du inte vet var du ska börja kan du ta en titt på de här vanliga mötesrollerna: 

• Tillståndsgivare: Håller i mötet, introducerar ämnen från agendan och håller intressenterna fokuserade och i fas. Den som leder mötet är ofta den som organiserar det. 

• Protokollförare: Skriver ner anteckningar eller mötesprotokoll för att dokumentera mötet. För återkommande teammöten kan du försöka rotera ansvaret för att föra anteckningar så att inte samma person får den uppgiften varje gång. 

• Beslutsfattare: Ansvarar för att fatta viktiga beslut för att uppnå mötets mål. 

• Medverkande: Tillhandahåller uppdateringar och information som behövs för att uppnå mötets mål. Medverkande kan göra presentationer, tillhandahålla projektuppdateringar eller bara dela med sig av sin åsikt. 

4. Före mötet: Skapa och dela mötets agenda

En bra mötesagenda tjänar två syften. Den hjälper dig att planera och genomföra mötet i tid och ger intressenterna den information de behöver för att förbereda sig och komma redo att fatta välgrundade beslut. Det viktigaste är att dela mötesagendan i förväg, helst minst 24 timmar innan mötet börjar. 

Din agenda bör informera intressenterna om mötets mål, de ämnen som ska diskuteras och de beslut som måste fattas. Om du redan har definierat mötets syfte har du den här informationen redo. 

Det här ska ingå i din mötesagenda:

• Mötets mål.

• Mötesdeltagare och deras roller.

• En översikt över vad som kommer att diskuteras under mötet, inklusive viktiga beslut som behöver fattas. 

• Varaktighet och tilldelad tid för varje punkt på agendan.

• Allt material som deltagarna bör läsa i förväg. 

För återkommande synkroniseringar går många team ett steg längre genom att använda en L10-mötesmall. Den bygger på din agenda genom att lägga till en upprepningsbar struktur för problem, poängkort och saker att göra så att mötena förblir produktiva vecka efter vecka.

5. Före mötet: Bestäm hur långt mötet ska vara

Mötets längd spelar en stor roll för hur produktivt det kan vara, särskilt för virtuella synkroniseringar. Enligt den kognitiva neuroforskaren Dr Sahar Yousef måste man ha en riktigt bra anledning för att schemalägga ett tidsblock som är längre än 30 minuter. Faktum är att en Microsoft-studie från 2020 visade att videoträtthet börjar vid 30-minutersstrecket för virtuella möten, vilket innebär att det blir mycket svårare att fokusera efter den tidpunkten. Å andra sidan kan vi vanligtvis hålla fokus i 45 till 60 minuter när vi pratar ansikte mot ansikte. 

Om du måste schemalägga längre möten rekommenderar Dr. Yousef att du tar dig tid för en paus på 1 minut efter 30 minuter. På så sätt kan hjärnan återställas och du kan bibehålla din energi under nästa tidsperiod. 

6. Före mötet: Skicka en kalenderinbjudan

Att schemalägga möten är ofta en knepig process, särskilt om du arbetar i ett virtuellt team som sträcker sig över olika tidszoner. När du söker efter en mötestid i allas kalendrar bör du ha följande frågor i åtanke: 

• Behöver du ytterligare bufferttid för resor eller för att installera utrustning? 

• Var kommer mötet att äga rum? Behöver du boka ett mötesrum, skicka en virtuell inbjudan eller både och? 

• Vilka tidszoner befinner sig deltagarna i? Schemalägger du mötet under (eller åtminstone nära) allas Business-tider? 

7. Under mötet: För mötesanteckningar

Mötesanteckningar hjälper dig att komma ihåg och följa upp viktiga detaljer, såsom viktiga beslut som fattats, projektuppdateringar och nästa steg. De är också till hjälp för intressenter som vill hålla sig informerade om projektet. I stället för att delta som en åskådare kan de bara läsa mötesanteckningarna efteråt. 

Att vara ansvarig för mötesanteckningar kan kännas skrämmande, men det behöver inte vara det. Här är några tips att tänka på när du (eller din utsedda antecknare) börjar skriva: 

• Använd mötesagendan som utkast för dina anteckningar. På så sätt är allt redan utformat och du behöver inte vidta några extra åtgärder för att organisera informationen.

• Du behöver inte skriva ner allt ordagrant. Fokusera istället på att lyfta fram viktig information som saker att göra, projektuppdateringar och viktiga beslut. 

• För virtuella möten utan presentation kan du prova att dela din skärm så att alla kan se dina anteckningar. På så sätt kan teammedlemmarna säga till om de tycker att du har missat någon viktig information. 

8. I slutet av mötet: Identifiera och tilldela punkter att göra

Har du någonsin avslutat ett möte utan att veta vad som behöver göras härnäst? Du kan undvika den typen av förvirring genom att tilldela konkreta punkter att göra under mötet. Att göra-punkter visar vem som gör vad efter mötet, och de tjänar två viktiga syften: 

1. De håller alla samordnade om nästa steg och ser till att arbetet går framåt.

2. De ger mötet en grund och ser till att alla fokuserar på en konkret handlingsplan snarare än på otydliga idéer. 

För att hålla alla informerade är det bäst att tilldela saker att göra i realtid under själva mötet. Se till att de dokumenteras i mötesanteckningarna så att du har ett konkret register över vem som är ansvarig för vad. Om ditt team använder ett projekthanteringsverktyg som Asana kan du tilldela uppgifter direkt från mötesagendan. 

9. Efter mötet: dela och arkivera mötesanteckningar

Att dela mötesanteckningar med deltagarna är ett utmärkt sätt att sammanfatta allt som diskuterades. Det hjälper intressenter att komma ihåg viktiga beslut och saker att göra, så att alla är samordnade inför nästa möte. Dessutom är delning av mötesanteckningar ett utmärkt sätt att asynkront hålla intressenter som vill hålla sig informerade om projektets förlopp, men som inte nödvändigtvis behöver delta i möten. 

Slutligen bör du se till att spara och arkivera dina mötesanteckningar på en plats som alla enkelt kan komma åt senare. Med Asana kan du till exempel ta, dela och arkivera anteckningar på en central plats. Intressenter kan också kommentera och samarbeta direkt på mötesanteckningar, så att viktiga konversationer sker på samma ställe där arbetet lagras. 

8 tips för effektiv möteshantering

Möteshantering är relativt enkelt, men det kan krävas lite övning för att få det att fungera. Här är åtta tips för att förbättra dina möteshanteringsfärdigheter: 

1. Tillhandahåll en mötesagenda i förväg: Genom att dela din agenda i förväg kan intressenter komma förberedda och redo att dela med sig av idéer. På så sätt behöver du inte slösa tid på att uppdatera alla – i stället kan du dyka rakt ner i viktiga diskussionsämnen. 

2. Håll dig till din agenda: din agenda är den ultimata mötesguiden – den listar allt du behöver diskutera, vilka beslut du behöver fatta och hur lång tid du har för varje ämne. Håll din agenda i fokus under mötet för att förbättra tidsplaneringen och se till att diskussionerna håller sig på rätt spår. Om ytterligare ämnen dyker upp kan du göra en anteckning om att följa upp senare asynkront eller i ett separat möte. 

3. Håll mötena korta: Ju längre mötet är, desto svårare är det för alla att hålla sig fokuserade och engagerade. Låt din agenda bestämma hur långt mötet ska vara och kom ihåg att inte alla möten behöver vara 30 eller 60 minuter långa – de kan vara 15 minuter, 40 minuter eller hur mycket tid du faktiskt behöver. Korta Business-möten är särskilt viktiga för distansteam, eftersom videoträtthet börjar efter cirka 30 minuter. Å andra sidan kan vi vanligtvis hålla fokus i 45 till 60 minuter under möten där alla är på plats. 

4. Bjud in färre personer: Ju färre deltagare, desto effektivare kan mötet bli. Att bjuda in färre personer kan göra mötet mer produktivt och ge deltagarna det utrymme och den tid de behöver för att bidra. Det gör också att andra intressenter slipper slösa tid på ett möte som inte är relevant för dem. När du bestämmer vem du ska bjuda in ska du komma ihåg att framgångsrika möten fokuserar på att fatta beslut snarare än att bara dela information. Om intressenter vill hålla sig informerade kan du skicka dem dina mötesanteckningar efteråt. 

5. Börja i tid: Det är okej att avsätta några minuter som buffert för att ge deltagarna tid att komma fram, men allt utöver det kan påverka mötets produktivitet. Försök att alltid börja i tid, även om någon inte har kommit. Om du brukar ha många sena deltagare kan du prova att inkludera en 5-minuters isbrytare i början av mötet för att ge de sena deltagarna tid att hitta rätt. 

6. Gör det interaktivt: De bästa mötena är fulla av kreativitet och energi. Folk dyker inte bara upp och lyssnar passivt, utan deltar aktivt i diskussionen. För att göra dina möten mer interaktiva kan du be om input direkt och avsätta tid för brainstorming.

7. Avsätt tid för frågor och svar: Det är viktigt att hålla sig till agendan, men du måste också vara flexibel och avsätta tid för relevanta frågor. Istället för att skjuta upp frågestunden till slutet av mötet kan du uppmuntra deltagarna att ställa frågor under hela mötet. På så sätt är det mindre troligt att de glömmer, och du kan svara på varje fråga i sitt sammanhang. 

8. Följ upp direkt efter: Vänta inte, följ upp medan alla har mötet i färskt minne. Det kan vara att dela mötesanteckningar, planera in uppföljningsmöten och tilldela saker att göra. 

Få dina möten att fungera igen

Möten behöver inte vara slöseri med tid. Om det är något du ska ta med dig från den här artikeln, låt det vara detta: ett produktivt möte är alltid bättre än en handfull improduktiva möten. Med lite förhandsplanering kan du få lika mycket (om inte mer) gjort på en bråkdel av tiden – och du får också mer tid till att fokusera. 

Vill du ha fler mötesresurser? Kolla in våra artiklar om standup-möten, sprintåterblickar, sprintplaneringsmöten, kickoff-möten för projekt och utvärderingsmöten efter projekt.