Videokonferensutmattning: fyra tips för att bekämpa videoutmattning

Klockan är 15:00 på en torsdag, ditt huvud bultar, dina ögon gör ont och du har ett möte till innan dagen är över – men du känner att du inte orkar längre. Efter flera möten i rad hela dagen känner du dig utmattad och trött. 

Om det här låter som du kan du uppleva utmattning efter videokonferenser.

Vad är videokonferensutmattning?

Videokonferensutmattning är den utmattning som du känner efter att ha haft för många videokonferenser under en kort tidsperiod. Termen kallas också ofta ”Zoom-trötthet” eller ”Zoom-utmattning”, men det här fenomenet är inte begränsat till Zoom-plattformen – det kan hända med alla videokonferensprogram. 

Videokonferensutmattning har en mängd olika symptom. Några av dessa symtom är:

• Ögontrötthet

• Glömska

• Svårigheter att koncentrera sig

• Irritabilitet

• Allmän trötthet

• Mental trötthet

• Huvudvärk

• Muskelspänningar

• Sömnlöshet

Många av dessa symtom överlappar med symtom på utbrändhet. Det finns för närvarande ingen officiell studie som kopplar videokonferensutmattning till utbrändhet, men det är intressant hur symtomen överlappar varandra.

ZEF-skalan

Ett team av forskare vid Stanford University undersöker för närvarande effekterna av videokonferenser med hjälp av ZEF-skalan (Zoom Exhaustion & Fatigue). Undersökningen tar hänsyn till saker som hur mycket tid du spenderar i möten, demografisk information och de symtom du upplever. Målet med forskningen är att påverka hur vi använder videoprogramvara i framtiden för att bättre fokusera på vårt välbefinnande. 

Varför är videokonferenser så utmattande?

Jeremy Bailenson, professor i kommunikation och grundare av Stanford Virtual Human Interaction Lab, tittar på fyra viktiga anledningar till att vi upplever utmattning vid videokonferenser. Här är några anledningar till varför videokonferenser kan kännas så utmattande, men också några enkla sätt att förhindra utmattningen.

1. Videokonferenser kräver mer hjärnkraft

En anledning till att videokonferenser är så utmattande är att de väcker samma känslor som vi känner när vi befinner oss i en intensiv situation. Det beror på hur nära den andra personens ansikte visas på videoskärmen. Det är inte vanligt att vara så fysiskt nära en person under en normal konversation.

De enda gångerna som en annan person är så nära oss i verkliga livet är under intima stunder eller intensiva konflikter – som båda utlöser en reaktion i vår hjärna för att hålla oss hypervaksamma. På grund av den här reaktionen måste vår hjärna arbeta hårdare för att bearbeta den information som delas under konferenssamtalet jämfört med en vanlig konversation ansikte mot ansikte. 

Så här kan du motverka det:

Flytta skärmen längre bort från ansiktet när du har videosamtal för att imitera det avstånd du skulle ha när du har en normal konversation med någon. Använd ett externt tangentbord och en mus i stället för att ständigt arbeta på din bärbara dator, så att du fortfarande kan komma åt din dator utan att ha skärmen så nära ditt ansikte.

2. Multitasking använder samma mentala bränsle som vi behöver för att fokusera

Att arbeta hemifrån kan hjälpa vissa människor att fokusera, men det är distraherande för andra. Om du är i ett konferenssamtal kanske du kollar din e-post, försöker hindra din hund från att skälla, oroar dig för hur du framstår eller tänker på andra uppgifter som du behöver slutföra under dagen. Enligt Asanas undersökning Arbetets anatomi 2022 multitaskar mer än hälften av arbetstagarna under möten. Alla dessa saker distraherar från den huvudsakliga uppgiften – videokonferensen som du ska vara uppmärksam på. 

Dr Sahar Yousef, kognitiv neuroforskare och föreläsare vid Haas School of Business, University of California, Berkeley, säger:

Den mänskliga hjärnan fungerar bäst när den fokuserar på en sak i taget. Vi har en viss kognitiv kapacitet och en viss uppmärksamhet.”

Så här kan man motverka det:

Även om det är lättare sagt än gjort, är lösningen på problemet att fokusera på en sak i taget. Om du är i ett videosamtal bör du försöka vara i en lugn miljö utan distraktioner. Låt dig inte frestas att kolla dina sms, din e-post eller öppna några Slack-meddelanden. Stäng av aviseringar när du går in i möten. På så sätt blir du inte frestad att multitaska under samtalet. 

3. Att ständigt titta på sig själv är onaturligt

I det normala vardagslivet stirrar du inte på dig själv när du har en konversation med andra människor. Visst, du kan titta på dig själv i spegeln för att fixa håret snabbt, eller se dig själv i reflektion i ett fönster, men att titta på ditt eget ansikte när du försöker skapa en social kontakt med någon annan är inte normen. Denna extra stimulans gör oss hypermedvetna om våra egna ansiktsuttryck, vårt kroppsspråk och andra icke-verbala signaler. När vi fokuserar på hur vi presenterar oss i en videochatt är det mindre sannolikt att vi fokuserar på själva mötet. 

Så här motverkar du det:

I de flesta videokonferensprogram finns det ett alternativ för att stänga av din egen vy utan att stänga av kameran. Det hjälper dig att flytta uppmärksamheten från dig själv till den som talar i videosamtalet. 

Ett annat alternativ är att hålla mötet offline och ringa ett gammaldags telefonsamtal. Om du inte behöver dela en skärm och du bara diskuterar saker muntligt, skadar det inte att ha ett ljudsamtal. Det kan hjälpa till att minska stressen över att ha möten i följd där du måste vara närvarande på video. 

4. Videokonferenser hindrar icke-verbal kommunikation

När vi kommunicerar ansikte mot ansikte sker det mycket icke-verbal kommunikation. Faktum är att ungefär hälften av kommunikationen är icke-verbal när vi kommunicerar personligen. Saker som handrörelser, ansiktsuttryck, kroppsspråk och timing är alla sätt som människor kommunicerar på. Men med videomöten kan det förekomma fördröjningar eller avbrott i den visuella kommunikationen.

”Vi har länge förlitat oss på informellt kroppsspråk som ett sätt att bygga upp en gemensam förståelse”, säger Erica Dhawan, författare till Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance. ”Vi växte upp med att lära oss de grundläggande reglerna för kroppsspråk, men inte det digitala kroppsspråket.”

Den här lilla luckan i den icke-verbala kommunikationen kan orsaka missförstånd. När du kommunicerar via virtuella möten är det viktigt att vara mycket tydlig med avsikt och intonation, eftersom du inte kan använda normala icke-verbala signaler såsom ögonkontakt och kroppsspråk. 

Läs mer: Framtidens arbete beror på vårt ”digitala” kroppsspråk

Så här kan du hantera det:

Om ditt team har en hybridmodell kan du försöka hålla några möten på plats i kombination med Zoom-möten. Det kan hjälpa ditt team att få kontakt på en närmare, mer personlig nivå, samtidigt som det fortfarande finns flexibilitet för Zoom-samtal på andra dagar.

Om teamet arbetar helt på distans kan du erbjuda möjligheter för teamet att träffas personligen med några månaders mellanrum. Det kan bidra till att skapa en social kontakt för dina teammedlemmar personligen, i motsats till bara genom videosamtal.