Så här är du produktiv på startsidan: 11 tips för att främja effektivitet

Det finns så många fördelar med att arbeta hemifrån – att ha ett flexibelt arbetsschema och spendera mer tid med nära och kära är bara ett par av dem. Men för distansarbetare kan det ibland vara en utmaning att vara produktiv. 

Hur kan du vara effektiv när dina djur behöver uppmärksamhet eller när tvätten behöver vikas, samtidigt som du njuter av bekvämligheten på startsidan?

För att hjälpa dig att få dina uppgifter gjorda när du arbetar hemifrån har vi sammanställt 11 av de bästa tipsen för att främja produktivitet och effektivitet. Genom att följa dessa bästa praxis kommer du att kunna prestera på topp samtidigt som du njuter av alla fördelar med att arbeta i pyjamas. 

1. Prioritera en egenvårdsrutin på morgonen

Produktivitet är inte något som bara dyker upp mitt på eftermiddagen. Din arbetsdag börjar när du sätter dig ner för att börja, men du kan bestämma dina dagliga avsikter från det ögonblick du vaknar på morgonen. Oavsett om det är att börja din dag med en aromatisk kopp kaffe eller att få tid med ett snabbt träningspass, är det viktigt att skapa en hälsosam rutin för att främja ditt bästa jag och arbete.

En effektiv morgonrutin bör ge dig energi för dagen och inspirera dig att göra ditt allra bästa på det virtuella kontoret. Alla morgonrutiner är unika, men du kan prova följande:

• Att få tid med ett träningspass såsom yoga, cykling eller golvövningar som utfallssteg.

• Laga en hälsosam frukost med ägg eller grönsaker.

• Skriv i en dagbok för att minska stress eller öva på affirmationer. 

Du kan också anlita en ansvarig partner, till exempel en rumskamrat eller familjemedlem, för att se till att du håller dig till din rutin. När du mår bra på morgonen är du bäst rustad för att möta resten av dagen med positivitet och motivation. 

2. Förbered hushållsuppgifter i förväg

När det gäller att vara produktiv under dagen kan dagliga uppgifter som matlagning och städning störa din arbetstid. För att undvika det kan du förbereda dessa uppgifter innan arbetsdagen börjar. 

Till exempel kan du förbereda måltider kvällen innan eller till och med på söndagen innan en vecka med improduktivt arbete, om du kan. På så sätt kan du vara säker på att frukosten eller lunchen inte kommer att hindra dig från att få arbetet gjort. 

Detsamma gäller städning. Om du inte kan arbeta förrän hushållsarbetet är slutfört och disken är skinande ren, städa kvällen innan eller tidigt på morgonen. När du väl har vant dig vid den dagliga rutinen att förbereda dig kommer små hushållssysslor inte att äta upp din arbetsdag, vilket gör dig mer produktiv.

3. Organisera uppgifter och koppla dem till mål

Vi har alla våra egna personliga att göra-listor som vi älskar att bocka av. Men att göra-listor på arbetsplatsen är också ett utmärkt sätt att organisera och prioritera arbetet – för att inte tala om den serotoninboost du får av att markera en uppgift som ”klar”.

När det gäller att vara produktiv kan det hjälpa att skriva ner dagens mål för att prioritera de viktigaste uppgifterna. På så sätt kan du se till att det viktigaste arbetet blir slutfört först. 

Om du inte redan använder en att göra-lista på arbetsplatsen kan du prova följande steg för att komma igång:

1. Samla dina uppgifter för veckan. Samla allt arbete på ett och samma ställe, till exempel i ett projekthanteringsverktyg, så att du har en enda central referenskälla.  

2. Identifiera vilka uppgifter som måste slutföras först. Det är dina viktigaste uppgifter för veckan. De kan vara viktiga eftersom andra uppgifter är beroende av dem, eller för att de bidrar direkt till teamets strategiska mål. När du förstår dina arbetsprioriteringar kan du organisera din att göra-lista mer effektivt för att maximera ditt arbete med stor inverkan. 

3. Prioritera uppgifterna högst upp på listan. Oavsett om du gör dem tidigt på morgonen eller sparar dem till eftermiddagen, se till att du har en överblick över de uppgifter som måste göras under dagen så att du inte missar något. 

4. Bocka av varje slutförd uppgift. Att bocka av saker känns helt enkelt bra. Dessutom får du en tydlig och organiserad översikt över vad du har gjort under dagen och vad som återstår att göra.

Att skriva ner sina uppgifter är bra, men ett verktyg för att göra-listor gör det enkelt att justera deadliner, koppla uppgifter till mål och kommunicera med teammedlemmar – allt på ett och samma ställe. 

4. Minimera störningar för att förhindra distraktioner

En stor utmaning med att lära sig arbeta från startsidan är att lära sig att övervinna nya utmaningar. De vanligaste utmaningarna vi möter på startsidan är distraktioner från hemmalivet. 

Distraktioner kan se ut på många olika sätt. Från barn som springer runt till tv:n som är på i bakgrunden, kan det dagliga livet runt omkring dig påverka din produktivitet.

Som tur är finns det några strategier som hjälper dig att återfå kontrollen. Prova att följa de här tre stegen under hela arbetsdagen:

1. Välj ett rum (om möjligt) där du kan stänga dörren medan du arbetar. 

2. Använd brusreducerande hörlurar för att minimera yttre ljud. 

3. Kommunicera till din familj att du behöver lugn och ro under arbetstid. 

Alla tre metoderna kan hjälpa till att begränsa dagliga distraktioner och se till att du får arbetet gjort i tid.

5. Utse en separat arbetsyta

När det gäller var du arbetar är det viktigt att utse en arbetsyta som passar dina behov. En av de viktigaste övervägandena för arbetsytan är att hitta en plats där du blir minst distraherad. Utöver platsen för din arbetsyta är det viktigt att skapa en plats där du känner dig bekväm med att tillbringa tid varje dag. 

Det är en bra idé att omge dig med de resurser du behöver för att göra ditt arbete. De här resurserna kan inkludera vanliga saker som hörlurar, anteckningsblock och pennor samt:

• En ergonomisk stol som inte skadar ryggen. 

• Inredning som hjälper till att minska stress.

• Ett stående skrivbord för att hålla kroppen rörlig. 

Vi har inte alltid den bästa arbetsytan på startsidan – och det är okej. Oavsett om du arbetar från ett separat rum eller din köksbänk finns det fortfarande åtgärder du kan vidta för att skilja din arbetsyta från resten av hemmet. Att hitta sätt att skilja din arbetsyta från resten av hemmet gör det lättare att växla mellan privatliv och arbete.

Du kan till exempel prova att använda:

• Ett ljus för att markera början på din dag.

• En bordsduk som du associerar med din arbetsyta (som du tar bort när arbetsdagen är över).

Oavsett var du placerar skrivbordet och hur du utformar utrymmet, se till att det är en plats som ger dig energi för dagen och främjar effektiviteten.

6. Stäng av app-aviseringar från 9 till 17

Ett av de enklaste sätten att bli distraherad är att överdrivet ofta kolla personliga och professionella appar. Från Slack till sociala medier kan fem minuter bli 50 på nolltid, så det är viktigt att stänga av aviseringar för att förhindra distraktion.

Även om det kan vara svårt att lämna telefonen ifred hela dagen, finns det några sätt att hindra dig själv från att plocka upp den. Du kan till exempel aktivera distraktionstillstånd som stänger av appaviseringar. Ett annat alternativ är att använda en fysisk låsbox för telefonen. Med en låsbox kan du ställa in en timer för den tid du vill vara fri från distraktioner. Det är särskilt användbart om du skjuter upp en uppgift och inte verkar kunna slutföra den eftersom telefonen är en enkel distraktion. 

Vissa team väljer till och med att låsa vissa sociala mediekanaler från att nås på datorn. Oavsett hur du uppnår det bör du undvika alla sociala medier under arbetstid. 

Du kan möta samma utmaningar med arbetsappar. Aviseringar kan störa flödet och hindra dig från att nå slutdatum. Stäng av appaviseringar under perioder av djupt arbete för att vara produktiv. 

7. Schemalägg tid för att få kontakt med teamet

De dagar då du känner dig frånkopplad från dina teamkollegor kan det vara mycket svårare att motivera ditt distansteam. Därför är det viktigt att kommunicera och samarbeta med dina teammedlemmar så ofta som möjligt.

För att motverka känslan av isolering kan du hålla en öppen dialog med teamet genom att hålla kontakten virtuellt och uppmuntra till samarbete. Ett bra sätt att komma igång är att hålla virtuella kaffemöten där teammedlemmarna lär känna varandra och pratar öppet om arbetet eller sina privatliv. Ett annat sätt är att hålla kontorstider och öppna brainstorming-sessioner för att uppmuntra individuella möten mellan teammedlemmarna. Det skapar en bättre gruppdynamik och bidrar till en sund företagskultur.  

8. Balansera arbete och privatliv

Distansarbetare lär sig på nytt gränserna mellan arbete och privatliv. Utan den tydliga avgränsningen mellan kontoret och startsidan kan det vara svårt att veta när man ska lämna arbetet på skrivbordet och när man ska fokusera på privatlivet. 

Att ignorera dessa gränser kan leda till utbrändhet. Faktum är att 71 % av alla arbetstagare upplevde utbrändhet under 2020. Att känna igen tecknen på att vara överarbetad och prioritera balansen mellan arbete och privatliv är nyckeln. Uppmuntra dina teammedlemmar att lämna arbetet på sina skrivbord i slutet av dagen och njuta av de aktiviteter som gör dem lyckliga i sina privatliv. Det kan vara att umgås med familjen, gå på promenader eller läsa en bra bok. 

Du kan gå ett steg längre genom att uppmuntra teammedlemmarna att dra nytta av sitt flexibla schema genom att erbjuda tidiga slutdagar. Och kom ihåg att använda din egen betalda ledighet för att prioritera din personliga agenda.

9. Hantera din tid effektivt

Att arbeta från startsidan har sina egna gränser – från att arbetstiden blir suddig till virtuella möten under hela dagen. Att hantera din tid effektivt kan förhindra förhalning och se till att du får ditt viktigaste arbete slutförd i tid.  

Det finns några olika tidshanteringstips som kan hjälpa dig att hantera din tid mer effektivt. 

• Prova ät-grodan-metoden för att identifiera utmanande uppgifter direkt på morgonen.

• Använd tidsblock för att dela upp arbetsveckan i hanterbara tidsluckor för att kolla din e-post eller arbeta med projekt. 

• Förhindra förhalning och öka fokus med pomodoro-tekniken.

Det är särskilt viktigt att bekämpa Parkinsons lag, som säger att arbetet utvidgar sig så att det fyller den tid som är tillgänglig för att slutförande. För att undvika det här problemet bör du schemalägga tidsblock för dina dagliga uppgifter för att se till att du får ditt viktiga arbete gjort. 

10. Glöm inte att gå, sträcka på dig och röra på dig

Att sitta inomhus kan vara kvävande ibland, särskilt utan dina teammedlemmar där att prata med. Oavsett om du är ensam på din startsida eller inte är det bra att ta en rask promenad under dagen.

En rask promenad kan rensa tankarna och inspirera dig att återvända till arbetet med ny energi. Även att bara sitta utomhus med din favoritdryck i handen kan vara ganska föryngrande. 

Oavsett hur du väljer att få frisk luft kommer det att leda till bättre arbetslösningar, uppmuntra till en bättre balans mellan arbete och privatliv och hjälpa dig att fokusera på ditt viktigaste arbete när du kommer tillbaka till skrivbordet.

11. Växla mindre mellan olika appar

Det finns mycket att ta itu med under en dag, från att jonglera med videosamtal till att hantera arbetsmiljön. För många appar ökar multitasking och minskar produktiviteten. Faktum är att arbetstagare växlar 25 gånger per dag mellan 10 appar för att utföra sitt arbete, och 1 av 4 förlitar sig på föråldrade verktyg som kalkylblad för att hantera arbetet.

Arbetsrelaterade uppgifter, såsom att söka efter information och svar, leder till mer jobb om jobb. De här uppgifterna är ett problem för produktiviteten och teamen som helhet.  Använd i stället organisatoriska verktyg för att bättre hantera flera projekt och ta dina tidsplaneringsfärdigheter till nästa nivå. 

Genom att samla alla planer och projekt på ett och samma ställe kan du hålla huvudet kallt medan du balanserar ditt hektiska schema och alla distraktioner som följer med att arbeta från startsidan. Organisationsverktyg hjälper dig att hålla koll på prioriteringar, effektivisera arbetsflöden och göra planer tydliga för dina teammedlemmar. 

Öka produktiviteten med verktyg för distansarbete

När det gäller att ha en produktiv dag på startsidan kan familjemedlemmar, otillräckligt kontorsutrymme och ett hektiskt schema göra det svårt att få arbetet gjort. Du vill också hålla din mentala hälsa i fokus och delta i aktiviteter du tycker om på din lediga tid. 

Det handlar om att hitta den perfekta balansen, men det är inte omöjligt att uppnå. Med hjälp av de 11 produktivitetstipsen ovan kan du skapa nya vanor som förbättrar inte bara din produktivitet utan också din allmänna lycka. 

Om du vill ha hjälp med att ansluta ditt distansteam och samtidigt förbättra effektiviteten kan du prova en programvara för distansarbete. Planera projekt, samordna arbete och uppnå dina mål med Asana.