Vi förklarar varför kampanjhanteringen inte fungerar – och hur du åtgärdar det.

Vi vet alla hur bra marknadsföring ser ut. Från Nikes ”Just Do It”-kampanj till Barbies återkomst 2023 är det tydligt när varumärken gör ett bestående intryck. Men vad vi inte ser är allt kaos bakom kulisserna. Förseningar, budgetöverskridanden och sena kvällar kan hopa sig innan kampanjerna når mållinjen, vilket minskar företagets intäkter. Och i en tid då marknadsförare har tvingats dra åt svångremmen, kan dessa brister vara avgörande för en kampanj. 

Det är ingen hemlighet att kampanjer är komplicerade, med många intressenter och rörliga delar. Men vad är det som gör dem så svåra att genomföra, trots våra goda avsikter? Och ännu bättre, vad kan vi göra åt det? 

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

Titta på webbinariet

1. Det är svårt att samordna mellan olika funktioner och med externa byråer

Marknadsföringskampanjer är tvärfunktionella till sin natur och involverar team som copywriting, design och PR, samt externa byråer för att hjälpa till att fylla i luckorna. Det kräver en hög grad av samordning, men marknadsförare känner inte att bitarna faller på plats. Istället säger 69 % av marknadsförare att det är svårare att samarbeta nu än före pandemin. 

Marknadsföringssamarbetet har fastnat eftersom team och byråer arbetar på olika sätt. Kampanjkrav och tillgångar finns på olika platser, vilket gör överlämningar svåra. Intressenter samlar in feedback under ett möte men har inget sätt att kommunicera ändringar till resten av teamet. Och ett överskott av marknadsföringsappar och verktyg kan bli ohanterligt. Enligt en studie växlade anställda på tre Fortune 500-företag mellan appar och webbplatser ungefär 1 200 gånger varje dag för att utföra sitt arbete, vilket tog upp runt fyra timmar av deras tid per vecka.

Lösningen

• Standardisera hur team arbetar tillsammans. Skapa processer för hur team ska samarbeta kring kampanjplanering, kreativa förfrågningar och mycket mer. Skapa till exempel en steg-för-steg-mall som beskriver viktiga leveranser för att lansera en ny kampanj, inklusive en ungefärlig tidslinje och vem som är ansvarig för varje steg. På så sätt har teamen alltid en tydlig översikt över hur de ska samarbeta. 

• Upprätta tydliga kommunikationsprocesser. Förtydliga hur och när marknadsföringsteam ska kommunicera. Skapa till exempel en kommunikationsplan som anger vilka kanaler som ska användas för vad, när man ska kommunicera personligen eller asynkront och hur man delar viktiga statusuppdateringar med intressenter. Använd sedan samma kommunikationsprocesser i alla kampanjer.

• Skapa en central informationskälla. Enligt forskning från Asanas Work Innovation Lab säger 74 % av kunskapsarbetarna att de föredrar att alla i organisationen använder samma uppsättning grundläggande samarbetstekniker. Marknadsförare är trötta på att växla mellan olika appar och söka efter information på olika ställen. Samla i stället kampanjkrav, tillgångar, tidslinjer och kommunikation i en central referenskälla, till exempel ett arbetshanteringsverktyg. Det förhindrar att arbete glöms bort och hjälper interna och externa team att samarbeta smidigt. 

2. Det finns liten insyn i kampanjens förlopp och resultat

För att driva framgångsrika kampanjer måste du förstå hur de följs upp mot din tidslinje och dina marknadsföringsmål. På så sätt kan du ta bort hinder och justera din strategi medan förändringar fortfarande kan göra skillnad. Men trots vikten av data har marknadsförare  svårt att få tillgång till den information de behöver. Enligt forskning från Work Innovation Lab lägger den genomsnittliga arbetstagaren nästan en och en halv timme (84 minuter) varje arbetsdag på att leta efter information som behövs för att få arbetet gjort. 

Det beror på att marknadsföringsdata är utspridda på många olika platser. Anställda följer upp kampanjleveranser på ett ställe, tidslinjer på ett annat och använder en handfull analys- och CRM-verktyg för att samla in resultatdata. De måste ständigt växla mellan olika verktyg för att hitta rätt information – en uppgift som blir ännu svårare när team inte är konsekventa i hur de dokumenterar arbetet. 

Lösningen

• Dela regelbundna statusuppdateringar. Upprätta en frekvens och håll dig till den, till exempel att skicka ut en uppdatering varje vecka eller månad. Detta säkerställer två saker: (1) att du regelbundet hämtar data och övervakar kampanjresultat och (2) att du håller viktiga intressenter informerade. 

• Effektivisera din teknikstack. När det gäller marknadsföringsverktyg är lagom bäst. Forskning från Work Innovation Lab visar att användning av två dataanalysappar leder till de största produktivitetsvinsterna. Helst bör dina team välja ett verktyg som är specialbyggt för datautforskning och ett som är byggt för dataförbrukning. 

• Centralisera kampanjdata. Forskning från The Work Innovation Lab visar att när alla anställda använder samma programvara för arbetshantering för att rapportera och spåra förlopp är det 60 % mer sannolikt att de känner sig mycket produktiva. Eftersom arbetshanteringsverktyg lagrar all kampanjinformation – inklusive leveranser, tidslinjer och förlopp – är det enkelt att skapa paneler och rapporter. Dessutom kan du integrera programvaran med CRM och rapporteringsappar såsom Salesforce och Tableau för att sammanställa detaljerade kampanjdata.

3. Det är svårt att fördela resurser mellan kampanjer

Alla kampanjer behöver resurser för att fungera smidigt. Men det är svårt att bemanna det mest affärskritiska arbetet vid rätt tidpunkt utan en helhetsbild av vad teamen arbetar med. Den här synligheten är avgörande, men enligt en rapport från 2022 kämpar 41 % av de svarande med synligheten av tillgängliga resurser, och överbelastade resurser är en viktig orsak till projektförseningar. 

Brist på synlighet uppstår när marknadsföringsteam inte dokumenterar exakt vad man arbetar med och vid vilken tidpunkt, i alla kampanjer. Istället förlitar de sig på kommunikation fram och tillbaka med chefer och ledare för att fastställa tillgänglighet, vilket aldrig är en exakt vetenskap. Därför är det svårt att förutse vilka resurser som kommer att finnas tillgängliga för kommande initiativ, och ännu svårare att förstå teamets nuvarande kapacitet. Det här är ett stort problem.Undersökningar visar att de största bidragen till dålig resurshantering är brist på adekvat prognos och kapacitetsplanering. 

Lösningen

• Följ upp hur lång tid arbetet tar. Det är viktigt för att skapa korrekta resursplaner. Använd en tidsspårningsfunktion eller app för att dokumentera tidskrav för olika typer av arbete, till exempel att skriva marknadsföringstext eller filma ett webbseminarium. Med hjälp av den informationen kan du mäta hur kampanjens faktiska tidslinjer ser ut jämfört med dina ursprungliga uppskattningar och fatta bättre resursbeslut för framtida kampanjer. 

• Övervaka teamets arbetsbelastning. För att effektivt fördela resurser måste du enkelt kunna se vad teamen arbetar med, nu och i framtiden. Skapa ett system för att dokumentera vad alla har för sig och vilka nya projekt som finns på agendan. Det är här en programvara för arbetshantering verkligen kan göra skillnad. Eftersom allt arbete dokumenteras på ett ställe ger en arbetshanteringsplattform en fullständig översikt över hur teamen är bemannade och vilka resurser som finns tillgängliga i hela företaget. På så sätt kan du snabbt ändra arbetsbelastningar och prioritera det viktigaste kampanjarbetet. 

4. Det tar för lång tid att införliva kreativ feedback

Kreativa tillgångar är viktiga för varje marknadsföringskampanj. Men med så många intressenter som är involverade i den kreativa processen och så många olika verktyg som används kan gransknings- och återkopplingscykler dra ut på tiden. Det är svårt för teammedlemmar att veta var de kan hitta tillgångar, var feedback samlas in och vilka versioner av kreativa tillgångar de bör granska. Det leder till utmattning och längre tidslinjer. Enligt The Work Innovation Lab rapporterar ungefär två tredjedelar (64 %) av kunskapsarbetarna digital utmattning från att navigera i alltför många samarbetstekniker – och kreativa verktyg är inget undantag. 

Lösningen

• Effektivisera din granskningsprocess. Ingenting saktar ner kreativa processer mer än för många granskare. För att lösa det här kan du försöka att bara inkludera intressenter vars input är absolut nödvändig. När du sedan involverar granskare bör du ange vilken typ av feedback de ska ge. Till exempel bör en PMM-partner inte redigera en landningssida, utan snarare ge övergripande vägledning. 

• Välj ett designverktyg. Enligt The Work Innovation Lab leder användningen av ett enda designverktyg (som Adobe Creative Cloud eller Figma) till de största produktivitetsvinsterna. Om du för närvarande använder mer än ett designverktyg kan du överväga att välja ett som passar alla teamets användningsområden och hålla dig till det. 

• Effektivisera dokumentlagringen. Mer forskning från The Work Innovation Lab tyder på att tre dokumenthanteringsverktyg ger den största produktivitetsökningen. Det beror på att den utbredda användningen och tillgängligheten av verktyg för dokumenthantering, i kombination med deras distinkta men kompletterande funktioner, gör det viktigt att använda flera verktyg för att öka produktiviteten. 

• Integrera appar med programvara för arbetshantering. Flera kreativa verktyg är nödvändiga för olika uppgifter som design och videoproduktion, men du kan få ännu större fördelar genom att integrera dem med en enda arbetshanteringsverktyg. Det här ger intressenter en plats för att granska, samla in feedback och godkänna kreativa tillgångar – i stället för att leta igenom olika dokument och appar. Du kan också se och dokumentera alla kreativa tillgångar på ett ställe, vilket säkerställer varumärkeskonsekvens och hjälper dig att hålla arbetet i fas. 

Effektivisera dina kampanjprocesser

Kampanjer behöver inte vara så krångliga. Se hur Asana kan hjälpa dig att samla ditt marknadsföringsteam för att leverera mer effekt och driva mer intäkter i år.  

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

Titta på webbinariet