Asana är gjort för alla typer av team och det finns många sätt att anpassa det för dig och ditt team. Två team kan använda samma funktion på helt olika sätt – det krävs bara lite inlärning och försök för att hitta det som fungerar bäst. Med det sagt älskar vi att erbjuda tips som hjälper dig att komma dit, så vi har samlat våra favoriter för att hjälpa dig att använda Asana som ett proffs.
1. Se din att göra-lista i Mina uppgifter
Vet du inte var uppgiften som din kollega tilldelade dig har tagit vägen? Vill du ta reda på vad du behöver arbeta med i dag? Mina uppgifter är platsen att gå till. Här samlas alla dina tilldelade uppgifter och du kan filtrera efter slutförda uppgifter, uppgifter som förfaller snart och kommande uppgifter. Kontrollera Mina uppgifter under dagen för att försäkra dig om att du är i fas och medveten om nya uppgifter som har kommit in.
De bästa tipsen för att använda Mina uppgifter:
Ge varje uppgift ett slutdatum och prioritera den som I dag, Kommande eller Senare. På så sätt kan du fokusera på dina viktigaste prioriteringar utan att behöva oroa dig för att tappa bort arbete som ska göras senare eller bli distraherad av oreda.
Klicka på filterikonen i det övre högra hörnet i Mina uppgifter för att sortera dina uppgifter efter slutdatum eller slutförande. Att visa dina slutförda uppgifter ger dig en känsla av vad du har åstadkommit (en omedelbar förloppsrapport!)
Använd Kalendervy för att visualisera ditt schema på kort och lång sikt för att förstå din arbetskapacitet. Dra och släpp sedan uppgifter för att ändra slutdatumet.
Få ännu fler uppgiftstips genom att följa med i Använda Asana.
2. @omnämn teamkollegor, uppgifter och projekt
Vill du uppmärksamma en kollega på en uppgift? Länka till annat arbete? Göra det enkelt att dela ett projekt? Skriv bara @ och namnet på personen, uppgiften eller projektet du vill länka till i Asana. För teamkollegor skapar det en avisering (dvs. ”pingar dem”). För uppgifter och projekt länkar det dig till arbetet i Asana. Du behöver inte längre undra om din teamkollega såg ditt meddelande eller skicka ut dussintals referensdokument.
3. Dokumentera processen (och påskynda den) med anpassade mallar
Minns du när en kampanj blev försenad för att en designer inte fick information? Eller den gången ett mejl inte testades eftersom alla antog att någon annan hade gjort det? Att skapa tydliga processer och underhålla dem kan vara tråkigt … tills du utnyttjar kraften i Asana för att hjälpa dig att göra det.
Anpassade mallar i Asana är det enklaste (och snabbaste) sättet att dokumentera och fastställa processer så att du kan komma igång snabbt med nya projekt. Vem som helst kan skapa ett projekt från mallen så att du vet att de alltid följer rätt steg och har den information de behöver för att utföra det framgångsrikt.
De bästa tipsen för anpassade mallar:
Mallar har automatiskt kommentarsåtkomst för att låsa dina steg. På så sätt gör ingen oavsiktliga ändringar.
Alla processer som upprepas kan omvandlas till anpassade mallar. Några av våra favoriter är evenemangsplanering, introduktion av nyanställda och produktlanseringar.
4. Håll sammanhanget tydligt genom att lagra uppgifter i flera projekt
Ibland är arbetet inte begränsat till ett projekt, till exempel ett blogginlägg som du spårar i din redaktionella kalender och för en kommande marknadsföringskampanj. I stället för att duplicera uppgifterna (och arbetet) kan du bara lägga till dem i båda projekten. På så sätt spåras arbete och uppdateringar på samma ställe, men andra intressenter kan se det i det projekt som är mest meningsfullt för dem.
Blogggranskaren kan enkelt komma åt utkastet från projektet för redaktionell kalender och kampanjchefen kan skanna projektet för att se till att innehållet är i fas.
5. Visa varaktigheten för en uppgift med startdatum
Deadliner visar när arbetet ska vara klart, men alltför ofta väntar vi till sista minuten eller låter det falla bort från radarn om vi har för mycket ledtid. Istället kan du använda startdatum för att hjälpa dig att hålla takten i arbetet och se till att projektplaner ger teamkollegor tillräckligt med tid för att slutföra sitt arbete.
6. Färgkoda allt
Asana hjälper till att förhindra att ditt skrivbord täcks av post it-lappar och överstrykningspennor, men det betyder inte att vi har tagit bort färgen. Tvärtom – vi ger dig massor av alternativ för att lägga till färger som hjälper dig att organisera ditt arbete. Du kan ställa in en projektfärg för att ange projekttyp eller för att hålla ordning i sidofältet. Klicka bara på det nedrullningsbara projektsidhuvudet och välj färg. Du kan också ställa in färger för anpassade fält.
Det hjälper teamkollegor att enkelt skumma igenom information genom att titta på färgen. Om du har anpassade fält kan du använda rött för ”pausad”, gult för ”granskning” och grönt för ”slutförd”.
7. Fastställ konventioner för hur ditt team ska använda Asana
Det finns många sätt att använda Asana, och även om vi har många rekommendationer om det ”rätta sättet”, är det som fungerar bäst för ditt team i slutändan det som är ”rätt”. Om du precis har börjat använda Asana kan du ta en titt på vår guide för normer och boka ett möte med ditt team för att diskutera hur ni vill använda Asana för att kommunicera och samarbeta.
Några saker som ni kan komma överens om är:
Vilken information måste finnas i en uppgift innan den tilldelas?
Hur ska ni dela uppdateringar?
Vem skapar och hanterar projekt?
Hur kommer ni att använda e-post och chattprogram tillsammans med Asana?
Kolla in Använda Asana för att komma igång med några tips om kommunikationsnormer för Asana:
Vill du ha fler tips?
För att få fler Asana-tips kan du prenumerera på vår blogg och gå med i vår community för att lära dig av Asana-experter.
