Uppgiftsfält och taggar
- Hoppa fram till
- Markera uppgifter som slutförda eller ej slutförda
- Slutdatum och sluttider
- Återkommande uppgifter
- Projekt som en uppgift tillhör
- Uppgiftsbeskrivning
- Gillningar
- Taggar
Du hittar och kan ändra alla uppgiftsfält i det högra fönstret. Klicka på en uppgift för att visa detaljerna i det högra fönstretdet högra fönstret.
I den övre delen av det högra fönstret kan du:
- Märka uppgiften som slutfördslutförd eller ej slutförd
- Ladda upp bilagorbilagorEn fil bifogad i en uppgift eller konversation.
- Göra en lista med underuppgifterunderuppgifterUnderuppgifter delar in en uppgift i mindre delar. Underuppgifter har, precis som uppgifter, tilldelade personer, slutdatum, kommentarer och hjärtan.
- Kopiera uppgifts-URL
- GillaGilla uppgiften
- Få åtkomst till fler alternativ för uppgifter
I det högra fönstret kan du även:
- Redigera uppgiftsnamn
- tilldelatilldelaDen person som ansvarar för uppgiften eller underuppgiften. Asana tillåter en ansvarig per uppgift eller underuppgift. uppgiften
- Ställa in slutdatumslutdatumDet datum då en uppgift eller underuppgift ska vara klar. och sluttid
- Identifiera till vilket projekt uppgiften tillhör
- Lägga till en beskrivning för att ge uppgiften ett sammanhang
- Skriva en kommentarkommentar
- Lägga till en medarbetareLägga till en medarbetare eller ta bort dig själv som medarbetare
Uppgiftsnamn
Uppgiftsnamn är ofta en uppmaning till åtgärder för uppgiften.
Du kan ändra namnet på en uppgift antingen:
Märk uppgifter som slutförda eller ej slutförda
Märk en uppgift som slutförd för att visa att den är klar.
Du kan märka en uppgift som slutförd genom att antingen:
- Klicka på bocksymbolen i vänster fönster.
- Klicka på knappen Märk som slutförd i höger fönster.
Omvänt kan du märka en uppgift som ej slutförd igen om den inte är helt klar.
Om du vill märka en uppgift som ej slutförd igen:
Klicka på knappen Slutförd i det högra fönstret
Som standard ser du bara ej slutförda uppgifter i Mina uppgifter och projekt. Du kan ändra vyn för att inkludera även slutförda uppgifter. Du kan märka en slutförd uppgift som ej slutförd från huvudfönstret.
Slutdatum, sluttider och datumintervall för uppgifter
Ange ett slutdatum, en sluttid eller ett datumintervall för att informera dina teamkollegor om när en uppgift ska vara klar.
Lägga till ett slutdatum:
– Gå till Slutdatum och skriv ett datum eller välj från kalendern.
Om du vill ta bort ett slutdatum för att lägga till en mer realistisk tidsram kan du ändra i kalendern. Åtgärden uppdaterar fältet Slutdatum med det nya datumet.
Lägg till start- och sluttid
– Klicka på ikonen lägg till tid i kalendern.
Härifrån kan du välja både start- och slutdatum i kalenderalternativet.
Om du bara anger en sluttid för en uppgift utan något slutdatum kommer slutdatumet att vara i dag som standard.
Ställa in ett datumintervall:
- Från din kalender kan du ange tidsramar från Startdatum till Slutdatum.
Återkommande eller upprepade uppgifter
Du kan ställa in uppgifter som du behöver utföra regelbundet som återkommande uppgifter.
När du skapar en återkommande uppgift ser du den bara i din kalender nästa gång den ska vara klar. Den återkommande uppgiften har inte alltid ett framtida slutdatum. När du märker en återkommande uppgift som slutförd kommer den att duplicera sig själv inför nästa gång den återkommande uppgiften är inställd på att förfalla.
När du märker en återkommande uppgift som slutförd följer all information med till en ny uppgift med ett nytt slutdatum. Det nya slutdatumet utgår ifrån det intervall som du har ställt in för den återkommande aktiviteten.
Alla fält (förutom kommentarer), inklusive underuppgifter, följer med till den nya uppgiften.
Om du vill ställa in en uppgift som en återkommande uppgift:
- Klicka i fältet Slutdatum.
- Välj Ställ in på upprepning.
- Klicka på de dagar som du vill att uppgiften i fråga ska återkomma.
Härifrån har du möjlighet att ställa in återkommande uppgifter till:
- Veckovis
- Månadsvis
- Årligen
- Regelbundet
- Anpassat
Om du anger att en överordnad uppgift ska upprepas ska du inte ange att någon av dess [underuppgifter] (/guide/help/tasks/subtasks) också ska upprepas. Om du gör det kommer den återkommande underuppgiften att dupliceras exponentiellt.
Slutdatum för regelbundet återkommande uppgifter utgår ifrån det senaste slutförandedatumet för uppgiften.
Snabbtips för återkommande uppgifter
- Om du vill upprepa en uppgift på vardagar kan du ställa in uppgiften på upprepning Varje vecka och sedan kryssa i rutorna ”M”, ”T”, ”O”, ”T” och ”F”
- Om du vill upprepa en uppgift varje kvartal kan du ställa in den på Varje månad och sedan välja var tredje månad
- Om du vill upprepa en uppgift varje halvår kan du ställa in den på Varje månad och välja var sjätte månad
Du kan också stoppa en återkommande uppgift från att upprepas igen genom att klicka på ta bort upprepningsalternativ.
Alternativt kan du ta bort hela slutdatumet från uppgiften för att förhindra att uppgiften upprepas igen.
En uppgifts tillhörande projekt
En uppgift kan samtidigt tillhöra upp till 20 olika projekt. Du kan se alla projekt som en uppgift tillhör i fältet projekt i den högra rutan.
De projekt som är kopplade till en uppgift visas:
– Under slutdatumet i den högra fönstret. Du kan också se vilket avsnitt det tillhör i ett projekt.
Du ser uppgiften i varje projekt som den är kopplad till. Det här är användbart när en uppgift kan vara relevant för samtidiga mål och när dess slutdatum och slutförande är relevant för flera projekt.
Uppgiften är tillgänglig samtidigt i alla de här projekten. Det här kopierar inte uppgiften – om du slutför uppgiften i ett projekt slutför du den i alla projekt som den är kopplad till.
Lägga till uppgiften i ett annat projekt:
Håll muspekaren över projektnamnet i uppgiftsfönstret och klicka på ikonen +.
Tryck på
Tab+Ppå tangentbordet för att öppna projektfältet.
Ta bort uppgiften från ett projekt:
Håll muspekaren över projektnamnet i uppgiftsfönstret. Klicka på ikonen X bredvid projektet för att ta bort uppgiften från ett projekt.
Uppgiftsbeskrivning
Med uppgiftsbeskrivningar kan du beskriva, ge anvisningar eller lägga till något annat sammanhang till en uppgift.
Beskrivningsfältet finns i det högra fönstret för varje uppgift. Klicka på fältet för att börja redigera det.
Gillningar
Klicka på ”Gilla” när du snabbt vill bekräfta, godkänna eller berömma ett bidrag.
Gilla en uppgift:
Klicka på tummen upp i det högra fönstret.
Du kan också gilla uppgifter via inkorgsaviseringar.
När du har gillat uppgiften kommer alla att kunna se det:
Om du vill ångra att du gillade uppgiften klickar du bara på tummen upp igen.
Du kommer att se ett gilla-alternativ för:
- Uppgifter
- uppgiftskommentareruppgiftskommentarerKommentera en uppgift eller en konversation för att erbjuda hjälp, svara på frågor och hjälpa till att föra arbetet framåt.
- UppgiftsbilagorUppgiftsbilagor
- Slutförande av uppgift
Du får också en avisering om att någon har gillat via aktivitetsflödet i din inkorg.
Taggar
Med hjälp av taggar kan du ge uppgifter ytterligare sammanhang eller gruppera liknande uppgifter och därigenom underlätta granskningen.
Du kan använda en tagg för att spåra statusen för en uppgift eller för att kategorisera dem.
Taggar för en viss uppgift visas under Projekt.
Klicka på taggnamnet om du vill se en fullständig lista över de uppgifter som är kopplade till den taggen.
Lägga till en tagg till en uppgift:
- Klicka på trepunktsikonen högst upp i det högra fönstret för att visa en nedrullningsbar meny
- Välj Lägg till taggar
Tryck på
Tab+Tför att fokusera på taggfältet.
Ta bort en tagg från en uppgift:
Håll muspekaren över taggnamnet och klicka på ikonen X.
Skapa taggar
Du kan helt enkelt välja Lägg till en till tagg från symbolen + vid Taggar, vilket ger dig möjlighet att skapa en ny tagg som kan ge mer sammanhang för dina uppgifter.
Skapa en ny tagg:
- Ange namnet på taggen
- Välj +Skapa tagg för ny tagg
När du anger taggnamnet visas en nedrullningsbar meny med befintliga taggar med liknande namn. Välj en tagg från den nedrullningsbara menyn om du vill lägga till uppgiften till en befintlig tagg.
Byn namn på eller radera taggar
Om du klickar på taggnamnet kommer du till en annan sida med en lista över de uppgifter som är kopplade till taggen.
Byta namn på eller ta bort en tagg:
- Klicka för att visa taggåtgärder via den nedrullningsbara menyn
- Välj Byt namn på tagg från alternativen för att byta namn
- Välj Radera tagg från alternativen för att radera
Alla taggföljare blir informerade i ett e-postmeddelande med tagg-ID om någon tar bort en tagg. Om borttagningen var ett misstag kan du kontakta oss och uppge tagg-ID för att återställa taggen.
Taggbehörigheter
- Taggar som är kopplade till en privat uppgift är sökbara för den som har fått uppgiften tilldelad till sig och de som följer uppgiften
- Taggar som är kopplade till uppgifter i ett privat projekt är sökbara för medlemmarna i det projektet
- Alla taggar är sökbara via API:et
Taggfärger
Använd taggfärger när du vill göra dina taggar mer distinkta.
Redigera en taggfärg:
- Klicka på taggnamnet i det högra fönstret (eller huvudfönstret) för att öppna en lista med uppgifter som är kopplade till taggen.
- Klicka på den nedrullningsbara pilen från sidhuvudet
- Välj Ställ in färg Detta ger taggnamnet en färg i huvudfönstret och det högra fönstret
Användning av taggar vs anpassade fält
Taggar och anpassade fält gör att du kan kategorisera, filtrera och ange information i Asana. Vi rekommenderar starkt anpassade fält som standardanvändning i en organisation eftersom de är mer synliga och robusta, medan taggar är mer informella. Här är några scenarier som hjälper dig att bestämma dig:
Använd anpassade fält om du:
- vill lägga till specifika data till all uppgifter i ett projekt
- har standardinformation som är nödvändig för att spåra uppgifter i olika projekt (till exempel prioritetsnivå, tidsåtgång, arbetsfas)
- vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
- behöver sortera eller söka med specifika datafält
Använd taggar om du:
- behöver en tillfällig taggning, har obegränsade alternativ eller inte vet vad som behöver taggas när du skapar uppgiften
- måste kunna se taggen i Mina uppgifter
- endast behöver märka ett fåtal uppgifter i ett projekt
- vill märka malluppgifter
