Uppgiftsfält och taggar
- Hoppa fram till
- Märka uppgifter som slutförda eller ej slutförda
- Slutdatum och sluttider
- Återkommande uppgifter
- Projekt som en uppgift tillhör
- Uppgiftsbeskrivning
- Gillningar
- Taggar
Du hittar och kan ändra alla uppgiftsfält i uppgiftsdetaljfönstret. Klicka på en uppgift för att visa detaljerna i uppgiftsdetaljfönstret.
I den övre delen av uppgiftsdetaljfönstret kan du:
- märka uppgiften som slutförd eller ej slutförd
- ladda upp filer
- skapa en lista med underuppgifter
- kopiera uppgiftens URL
- gilla uppgiften
- få åtkomst till fler alternativ för uppgifter.
I uppgiftsdetaljfönstret kan du också:
- redigera uppgiftsnamn
- tilldela uppgiften
- ställa in slutdatum och sluttid
- identifiera vilket projekt uppgiften tillhör
- lägga till en beskrivning för att ge uppgiften ett sammanhang
- lägga till en kommentar
- lägga till en medarbetare eller ta bort dig själv som en medarbetare till uppgiften.
Uppgiftsnamn
Uppgiftsnamn är ofta en uppmaning till åtgärder för uppgiften.
Du kan ändra namnet på en uppgift på olika sätt:
- Direkt från huvudfönstret.
- I fältet för uppgiftsnamnet i uppgiftsdetaljfönstret.
Märk uppgifter som slutförda eller ej slutförda
Märk en uppgift som slutförd för att visa att den är klar.
Du kan märka en uppgift som slutförd genom att antingen:
- klicka på bocksymbolen i huvudfönstret
- klicka på knappen Märk som slutförd i uppgiftsdetaljfönstret.
Omvänt kan du märka en uppgift som ej slutförd igen om den inte är helt klar.
Om du vill märka en uppgift som ej slutförd igen:
Klicka på knappen Slutförd i uppgiftsdetaljfönstret.
Som standard ser du bara ej slutförda uppgifter i Mina uppgifter och projekt. Du kan ändra vyn för att inkludera även slutförda uppgifter. Du kan märka en slutförd uppgift som ej slutförd från huvudfönstret.
Slutdatum, sluttider och datumintervall för uppgifter
Ange ett slutdatum, en sluttid eller ett datumintervall för att informera dina teamkollegor om när en uppgift ska vara klar.
Lägga till ett slutdatum:
- Gå till Slutdatum och skriv ett datum eller välj från kalendern.
Om du vill ta bort ett slutdatum för att lägga till en mer realistisk tidsram kan du ändra i kalendern. Åtgärden uppdaterar fältet Slutdatum med det nya datumet.
Lägg till start- och sluttid
- Klicka på ikonen Lägg till tid i kalendern.
Härifrån kan du välja både start- och slutdatum i kalenderalternativet.
Om du bara anger en sluttid för en uppgift utan något slutdatum kommer slutdatumet att vara i dag som standard.
Ställa in ett datumintervall:
- Från din kalender kan du ange tidsramar från Startdatum till Slutdatum.
Återkommande eller upprepade uppgifter
Du kan ställa in uppgifter som du behöver utföra regelbundet som återkommande uppgifter.
När du skapar en återkommande uppgift ser du den bara i din kalender nästa gång den ska vara klar. Den återkommande uppgiften har inte alltid ett framtida slutdatum. När du märker en återkommande uppgift som slutförd kommer den att duplicera sig själv inför nästa gång den återkommande uppgiften är inställd på att förfalla.
När du märker en återkommande uppgift som slutförd följer all information med till en ny uppgift med ett nytt slutdatum. Det nya slutdatumet utgår ifrån det intervall som du har ställt in för den återkommande aktiviteten.
Alla fält (förutom kommentarer), inklusive underuppgifter, följer med till den nya uppgiften.
Om du vill ställa in en uppgift som en återkommande uppgift:
- Klicka i fältet Slutdatum.
- Välj Ställ in på upprepning.
- Klicka på de dagar som du vill att uppgiften i fråga ska återkomma.
Härifrån har du möjlighet att ställa in återkommande uppgifter till:
- veckovis
- månadsvis
- årligen
- regelbundet
- anpassat.
Om du ställer in en överordnad uppgift på upprepning ska du inte ställa in dess underuppgifter på upprepning. Om du gör det duplicerar du den återkommande underuppgiften exponentiellt.
Slutdatum för regelbundet återkommande uppgifter utgår ifrån det senaste slutförandedatumet för uppgiften.
Snabbtips för återkommande uppgifter
- Om du vill upprepa en uppgift på vardagar kan du ställa in uppgiften på upprepning Varje vecka och sedan kryssa i rutorna ”M”, ”T”, ”O”, ”T” och ”F”
- Om du vill upprepa en uppgift varje kvartal kan du ställa in den på Varje månad och sedan välja var tredje månad
- Om du vill upprepa en uppgift varje halvår kan du ställa in den på Varje månad och välja var sjätte månad
Du kan också stoppa en återkommande uppgift från att upprepas igen genom att klicka på ta bort upprepningsalternativ.
Alternativt kan du ta bort hela slutdatumet från uppgiften och därigenom förhindra upprepning.
Projekt som en uppgift tillhör
En uppgift kan tillhöra upp till 20 olika projekt samtidigt. Du kan se alla projekt som en uppgift tillhör i fältet projekt i uppgiftsdetaljfönstret.
Du kan se de projekt som är kopplade till en uppgift:
– Under slutdatum i uppgiftsdetaljfönstret. Du kan även se vilket avsnitt den tillhör i ett projekt.
Du ser uppgiften i varje projekt som den är kopplad till. Det här är användbart när en uppgift kan vara relevant för samtidiga mål och när dess slutdatum och slutförande är relevant för flera projekt.
Uppgiften är tillgänglig samtidigt i alla de här projekten. Det här kopierar inte uppgiften – om du slutför uppgiften i ett projekt slutför du den i alla projekt som den är kopplad till.
Lägga till uppgiften i ett annat projekt:
Håll muspekaren över projektnamnet i uppgiftsfönstret och klicka på ikonen +.
Tryck på
Tab+Ppå tangentbordet för att öppna projektfältet.
Ta bort uppgiften från ett projekt:
Håll muspekaren över projektnamnet i uppgiftsfönstret. Klicka på ikonen X bredvid projektet för att ta bort uppgiften från ett projekt.
Uppgiftsbeskrivning
Med uppgiftsbeskrivningar kan du beskriva, ge anvisningar eller lägga till något annat sammanhang till en uppgift. Beskrivningsfältet finns i uppgiftsdetaljfönstret för varje uppgift.
Du kan redigera en uppgiftsbeskrivning genom att klicka på +-ikonen vilket öppnar multival-verktygsfältet. Du kan redigera texten i din beskrivning med hjälp av stycken, rubriker och listor. Du kan även lägga till bilder och bädda in media från till exempel YouTube och Figma.
Gillningar
Använd gillningar när du snabbt vill bekräfta, godkänna eller berömma ett bidrag.
Gilla en uppgift:
Klicka på tummen upp i uppgiftsdetaljfönstret.
Du kan också gilla uppgifter via inkorgsaviseringar.
När du har gillat uppgiften kommer alla att kunna se det:
- intill uppgiftsnamnet i huvudfönstret
- högst upp i uppgiftsdetaljfönstret.
Om du vill ångra att du gillade uppgiften klickar du bara på tummen upp igen.
Du kommer att se ett gilla-alternativ för:
- Uppgifter
- Uppgiftskommentarer
- Uppgiftsbilagor
- Slutförande av uppgift
Du får också en avisering om att någon har gillat via aktivitetsflödet i din inkorg.
Taggar
Med hjälp av taggar kan du ge uppgifter ytterligare sammanhang eller gruppera liknande uppgifter och därigenom underlätta granskningen.
Du kan använda en tagg för att spåra statusen för en uppgift eller för att kategorisera dem.
Taggar för en viss uppgift visas under projekt.
Klicka på taggnamnet om du vill se en fullständig lista över de uppgifter som är kopplade till den taggen.
Lägga till en tagg till en uppgift:
- Klicka på trepunktsikonen högst upp i uppgiftsdetaljfönstret för att visa en nedrullningsbar meny.
- Välj Lägg till taggar.
Tryck på
Tab+Tför att fokusera på taggfältet.
Ta bort en tagg från en uppgift:
Håll muspekaren över taggnamnet och klicka på ikonen X.
Skapa taggar
Du kan helt enkelt välja Lägg till en till tagg från symbolen + vid Taggar, vilket ger dig möjlighet att skapa en ny tagg som kan ge mer sammanhang för dina uppgifter.
Skapa en ny tagg:
- Ange namnet på taggen
- Välj +Skapa tagg för ny tagg
När du anger taggnamnet visas en nedrullningsbar meny med befintliga taggar med liknande namn. Välj en tagg från den nedrullningsbara menyn om du vill lägga till uppgiften till en befintlig tagg.
Byt namn på eller radera taggar
Om du klickar på taggnamnet kommer du till en annan sida med en lista över de uppgifter som är kopplade till taggen.
Byta namn på eller ta bort en tagg:
- Klicka för att visa taggåtgärder via den nedrullningsbara menyn.
- Välj Byt namn på tagg från alternativen för att byta namn.
- Välj Ta bort tagg från alternativen för att ta bort.
Alla taggföljare blir informerade i ett e-postmeddelande med tagg-ID om någon tar bort en tagg. Om borttagningen var ett misstag kan du kontakta oss och uppge tagg-ID för att återställa taggen.
Taggbehörigheter
- Taggar som är kopplade till en privat uppgift är sökbara för den som har fått uppgiften tilldelad till sig och de som följer uppgiften.
- Taggar som är kopplade till uppgifter i ett privat projekt är sökbara för medlemmarna i det projektet.
- Alla taggar är sökbara via API:et.
Taggfärger
Använd taggfärger när du vill göra dina taggar mer distinkta.
Redigera en taggfärg:
- Klicka på taggnamnet i uppgiftsdetaljfönstret (eller huvudfönstret). En lista med uppgifter som är kopplade till taggen visas i huvudfönstret.
- Klicka på den nedrullningsbara menyn i sidhuvudet.
- Välj Ställ in färg Detta ger taggnamnet en färg i huvudfönstret och i uppgiftsdetaljfönstret.
Använda taggar vs anpassade fält
Taggar och anpassade fält gör att du kan kategorisera, filtrera och ange information i Asana. Vi rekommenderar anpassade fält som standardanvändning i en organisation eftersom de är mer synliga och robusta, medan taggar är mer informella. Här är några scenarier som hjälper dig att bestämma dig:
Använd anpassade fält om du:
- vill lägga till specifika data till all uppgifter i ett projekt
- har standardinformation som är nödvändig för att spåra uppgifter i olika projekt (till exempel prioritetsnivå, tidsåtgång, arbetsfas)
- vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
- behöver sortera eller söka med specifika datafält.
Använd taggar om du:
- behöver en tillfällig taggning, har obegränsade alternativ eller inte vet vad som behöver taggas när du skapar uppgiften
- måste kunna se taggen i Mina uppgifter
- endast behöver märka ett fåtal uppgifter i ett projekt
- vill märka malluppgifter.
