Uppgiftsfält och taggar

Uppgiftsdetaljfönster

Du hittar och kan ändra alla uppgiftsfält i uppgiftsdetaljfönstret. Klicka på en uppgift för att visa detaljerna i uppgiftsdetaljfönstret.

Märk uppgifter som slutförda eller ej slutförda

Märk en uppgift som slutförd för att visa att den är klar.

Du kan märka en uppgift som ej slutförd igen om den inte är helt klar genom att klicka på bockmärket eller på knappen Slutförd.

Som standard ser du bara ej slutförda uppgifter i Mina uppgifter och projekt. Du kan ändra vyn för att visa slutförda uppgifter. Du kan märka en slutförd uppgift som ej slutförd från huvudfönstret.

Slutdatum, sluttider och datumintervall för uppgifter

Ange ett slutdatum, en sluttid eller ett datumintervall för att informera dina teamkollegor om när en uppgift ska vara klar.

Lägga till ett slutdatum och en sluttid

Startdatum och starttider

Startdatum och starttider är tillgängliga för alla Asana Premium-, Asana Business- och Asana Enterprise-kunder

Startdatum och starttider gör det möjligt för team med komplexa arbetsflöden att effektivt schemalägga uppgifter som sträcker sig över flera dagar eller till och med på minutnivå.

Uppgiftsdatum blir automatiskt dagens datum om:

1. du ställer in en starttid utan ett datum eller en sluttid
2. du ställer in en start- och sluttid utan ett datum
3. du tar bort slutdatumet efter att tidsintervallen ställts in
4. du endast ställer in en starttid eller ett startdatum.

Återkommande eller upprepade uppgifter

Du kan ställa in uppgifter som du behöver utföra regelbundet som återkommande uppgifter.

När du skapar en återkommande uppgift ser du den bara i din kalender nästa gång den ska vara klar. Den återkommande uppgiften har inte alltid ett framtida slutdatum. När du märker en återkommande uppgift som slutförd kommer den att duplicera sig själv inför nästa gång den återkommande uppgiften är inställd på att förfalla. Det nya slutdatumet utgår ifrån det intervall som du har ställt in för den återkommande uppgiften.

Alla fält (förutom kommentarer), inklusive underuppgifter, följer med till den nya uppgiften.

Om du ställer in en överordnad uppgift på upprepning ska du inte ställa in dess underuppgifter på upprepning. Om du gör det duplicerar du den återkommande underuppgiften exponentiellt.

Slutdatum för regelbundet återkommande uppgifter utgår ifrån det senaste slutförandedatumet för uppgiften.

Snabbtips för återkommande uppgifter

• Om du vill upprepa en uppgift på vardagar kan du ställa in uppgiften på upprepning Varje vecka och sedan kryssa i rutorna ”M”, ”T”, ”O”, ”T” och ”F”
• Om du vill upprepa en uppgift varje kvartal kan du ställa in den på Varje månad och sedan välja var tredje månad
• Om du vill upprepa en uppgift varje halvår kan du ställa in den på Varje månad och välja var sjätte månad

Du kan också hindra en återkommande uppgift från att upprepas igen genom att klicka på ta bort upprepningsalternativ. Alternativt kan du ta bort hela slutdatumet från uppgiften och därigenom förhindra upprepning.

Projekt som en uppgift tillhör

En uppgift kan tillhöra upp till 20 olika projekt samtidigt. Du kan se alla projekt som en uppgift tillhör i fältet projekt i uppgiftsdetaljfönstret.

Du ser uppgiften i varje projekt som den är kopplad till. Det här är användbart när en uppgift kan vara relevant för samtidiga mål och när dess slutdatum och slutförande är relevant för flera projekt.

Uppgiften är tillgänglig samtidigt i alla de här projekten. Det här kopierar inte uppgiften – om du slutför uppgiften i ett projekt slutför du den i alla projekt som den är kopplad till.

Tryck på Tab+P på tangentbordet för att öppna projektfältet.

Uppgiftsbeskrivning

Med uppgiftsbeskrivningar kan du beskriva, ge anvisningar eller lägga till något annat sammanhang till en uppgift. Beskrivningsfältet finns i uppgiftsdetaljfönstret för varje uppgift.

Stöd för uppgiftsbeskrivningar rik text and emojis.

Gillningar

Använd gillningar när du snabbt vill bekräfta, godkänna eller berömma ett bidrag.

Du kan också gilla uppgifter via aviseringar i inkorgen.

När du har gillat uppgiften visas det:

1. intill uppgiftsnamnet i huvudfönstret
2. högst upp i uppgiftsdetaljfönstret.

Om du vill ångra att du gillade uppgiften klickar du bara på tummen upp igen.

Du kommer att se ett gilla-alternativ för:

• Uppgifter
• Uppgiftskommentarer
• Uppgiftsbilagor
• Slutförande av uppgift

Du får också en avisering om att någon har gillat via aktivitetsflödet i din inkorg.

Taggar

Med hjälp av taggar kan du ge uppgifter ytterligare sammanhang eller gruppera liknande uppgifter för att underlätta granskningen. Du kan använda en tagg för att spåra statusen för en uppgift eller för att kategorisera dem. Taggar för en viss uppgift visas under projekt.

Klicka på taggens namn om du vill visa en fullständig lista över de uppgifter som är kopplade till den taggen.

Tryck på Tab+T för att fokusera på taggfältet.

Håll muspekaren över taggnamnet och klicka på ikonen X för att ta bort en tagg från en uppgift.

Byt namn på eller radera taggar

Om du klickar på taggnamnet kommer du till en annan sida med en lista över de uppgifter som är kopplade till taggen.

Om någon tar bort en tagg blir alla taggföljare informerade i ett e-postmeddelande med tagg-ID. Om borttagningen var ett misstag går det bra att kontakta oss och uppge tagg-ID för att återställa taggen.

Taggbehörigheter

• Taggar som är kopplade till en privat uppgift är sökbara för den som har fått uppgiften tilldelad till sig och för uppgiftens medarbetare.
• Taggar som är kopplade till uppgifter i ett privat projekt är sökbara för medlemmarna i det projektet.
• Alla taggar är sökbara via API:et.

Använda taggar vs anpassade fält

Taggar och anpassade fält gör att du kan kategorisera, filtrera och ange information i Asana. Vi rekommenderar anpassade fält som standardanvändning i en organisation eftersom de är mer synliga och robusta, medan taggar är mer informella. Här är några scenarier som hjälper dig att bestämma dig:

Använd anpassade fält om du:

• vill lägga till specifika data till all uppgifter i ett projekt
• har standardinformation som är nödvändig för att spåra uppgifter i olika projekt (till exempel prioritetsnivå, tidsåtgång, arbetsfas)
• vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
• behöver sortera eller söka med specifika datafält.

Använd taggar om du:

• behöver en tillfällig taggning, har obegränsade alternativ eller inte vet vad som behöver taggas när du skapar uppgiften
• måste kunna se taggen i Mina uppgifter
• endast behöver märka ett fåtal uppgifter i ett projekt
• vill märka malluppgifter.

Lär dig grunderna inom uppgifthantering i vårt Asana Basics-webbinarium. Registrera dig nu