Planering och hantering av evenemang

Skapa ett projekt för evenemangsplanering i Asana

Man kan skapa en evenemangsprojektplan på olika sätt. För att komma igång snabbt:

1. Börja med vår mall för evenemangsplanering och anpassa den efter teamets behov.
2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra evenemangsplaner.

Komma åt alla Asana-mallar

Om du använder den kostnadsfria versionen, föredrar att skapa ditt eget projekt för evenemangsplanering från grunden eller vill få tips för bästa praxis för Asana-projekt kan de här instruktionerna för projektskapande hjälpa dig att komma igång.

Bjud in leverantörer och entreprenörer som gäster till ditt evenemangsprojekt

Du kan börja arbeta med leverantörer via e-post men du kan även bjuda in viktiga leverantörer eller entreprenörer som gäster till ditt evenemangsprojekt. Att göra det enkelt för alla att se deadliner, att göra-listor och bilagor hjälper till att säkerställa att arbetet slutförs i tid. Det gör det också enklare att hålla ordning på viktiga dokument såsom kontrakt eller fakturor.

Tips för att hantera och arbeta med evenemang

Nu när du har skapat projektet för evenemangsplanering hjälper de här tipsen dig att hantera och spåra varje detalj i projektet när arbetet börjar.

1. Lägg upp statusuppdateringar och se projektaktiviteter i Översikt

När teamet börjar arbeta med evenemangsplanen kan ni använda fliken Översikt för att lägga upp uppdateringar och se en löpande lista över projektaktiviteter. I statusuppdateringen kan du dra och släppa höjdpunkter till dina uppdateringar för att dela diagram eller milstolpar. Asana sparar din statusuppdateringsmall om du även fortsättningsvis vill använda samma format.

2. Kartlägg din evenemangsplan (och justera efter behov) med tidslinjen

De flesta evenemangsplaner har viktiga deadliner och beroenden som leder fram till den stora dagen. Tidslinjen hjälper dig att planera dem i din plan innan du börjar arbetet med att säkerställa att alla delar passar ihop för ett sömlöst evenemang.

Skapa en plan med tidslinjen:

1. Använd listvyn för att skapa uppgifter för allt som behöver göras inför evenemanget.
2. Klicka på fliken Tidslinje högst upp i projektet för att växla till tidslinjevyn.
3. Dra och släpp uppgifterna för att schemalägga dem på tidslinjen. Om du identifierar konflikter flyttar du uppgifterna för att omplanera dem.
4. Utöka datumintervallen för uppgifterna så att de tilldelade personerna bättre kan planera in tiden de behöver för att hålla deadlinerna.
5. Om uppgifterna måste slutföras i en viss ordning skapar du beroenden genom att föra muspekaren över en uppgift och sedan dra punkten till en tillhörande uppgift för att ansluta dem.

När arbetet har kommit igång kan tidslinjen även hjälpa dig att snabbt hantera konflikter innan de får din plan att spåra ur. Om det till exempel tar längre tid än väntat att boka en plats för evenemanget kan du flytta de beroende uppgifterna i tidslinjen. De tilldelade personerna aviseras automatiskt när deras slutdatum justerats. Arbetet kan sedan börja vid rätt tidpunkt – utan att orsaka förvirring, extra möten eller panik när det redan är för sent.

3. Håll reda på viktiga e-postmeddelanden (samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg)

Du kan alltid bjuda in leverantörer till ditt evenemangsprojekt, men om du kommunicerar via e-post kan du prova tilläggen Asana för Gmail, Outlook eller någon annan e-postklient. När du får e-postmeddelanden med viktiga dokument eller genomförbart arbete kan du lägga till dem i Asana direkt från din inkorg för att tilldela dem som en uppgift, lägga till dem i ditt evenemangsprojekt och mycket mer. Viktiga planeringsdetaljer och uppgifter kommer inte längre att försvinna bland alla e-postmeddelanden (och du behöver inte lägga en massa tid på att organisera din inkorg).

4. Spara tid på varje evenemangsplanering och missa aldrig några viktiga steg med våra mallar

Alla evenemang är olika, men vanligtvis finns det en grundläggande checklista som de flesta delar. I stället för att ödsla tid på att återskapa den för varje evenemang, eller hålla den i ett dokument som är bortkopplat från själva jobbet, kan du skapa och spara dina evenemangsmallar i Asana.

1. Skapa den grundläggande checklistan för evenemanget i ett projekt. Tilldela inte uppgifterna och lägg inte till några slutdatum om det inte alltid är samma person som slutför samma uppgifter varje gång.
2. Klicka på ... i projektsidhuvudet och välj Spara som en mall.
3. Förhindra att någon redigerar eller ändrar något i mallen genom att göra den till ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter
4. För varje efterföljande evenemang behöver du bara kopiera mallen genom att klicka på den orangea +-knappen, på Projekt och sedan gå till fliken där organisationens sparade mallar finns.
5. När du undan för undan förfinar din checklista för evenemang kan du uppdatera mallen för att säkerställa att du inte upprepar tidigare misstag eller använder inaktuella strategier.

Tips för att hantera arbetet på evenemangsdagen

1. Arbeta när du är på språng och offline med Asana-mobilapparna

Under dagarna före evenemanget och på själva dagen kommer teamet sannolikt att vara på plats för att förbereda det sista, vilket gör det svårt att veta vad som återstår att göra och att snabbt få åtkomst till viktig information. Asanas mobilapp håller teamet anslutet till evenemangsplanen (även om alla är offline på iOS eller Android) före, under och efter evenemanget.

Du kan till exempel lämna feedback direkt på ett evenemangsfoto innan du delar det eller bekräfta att evenemangsagendan skickades till alla deltagarna i tid – allt från mobilen. Det här stärker samarbetet mellan teamkollegor även om de befinner sig på olika platser.

2. Håll realtidskonversationer genomförbara med Slack-integreringen

Många team använder både Asana och Slack för att samordna och kommunicera runt arbetet – särskilt när det är dags för ett evenemang. Med Asana för Slack-integreringen kan teamen använda dem tillsammans i stället för att behöva välja mellan verktygen.

Om en teamkollega ber dig om feedback på en presentation och du är upptagen med ett annat ärende för evenemanget, kan du skapa en Asana-uppgift direkt från en Slack-konversationen så att du inte glömmer något och har tillgång till allt sammanhang.

Tips för att rapportera om evenemangets arbete och förlopp

Klicka här för att läsa mer om hur man skapar rapporter för att analysera evenemangsförloppet. Klicka här för att läsa mer om hur man lägger upp och håller reda på statusuppdateringar för evenemanget.

Bevaka förlopp och hantera personal i flera evenemang med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå evenemangsförlopp och uppskatta teamets kapacitet måste evenemangsplanerare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylark, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med alla evenemangsplaner för att se förlopp i realtid, evenemangsdatum och prioritet på ett och samma ställe.

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera teamets kapacitet i olika evenemang baserat på de uppgifter som de redan har tilldelats i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och evenemangen i fas.

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller vilken insats som krävs för varje uppgift.

Resurser för att planera och hantera evenemang i Asana

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra användare planerar evenemang med Asana? Ta en titt på de här resurserna:

Resurser	Länk
Mall för evenemangsplanering	Använd mallen
Videohandledning	Se hur man använder Asana
Kurs på begäran	Registrera dig för Asana Academy
Fallstudier	Se hur Autodesk, G2 och DMEXCO planerar sina evenemang med Asana
Evenemangsproffsens ultimata guide till produktivitet e-bok	Läs e-boken
Anslut till community	[Delta i en kommande utbildning] (https://events.asana.com) eller [starta en tråd på vårt communityforum] (https://forum.asana.com)