Inskolning av nyanställda

När en nyanställd börjar kan det vara krångligt (och kräva en hel drös med e-postmeddelanden) att tillhandahålla dem all information de behöver, se till att de fyller i nödvändiga papper och säkerställa en smidig övergång. I allmänhet tar det åtta månader för en nyanställd att nå full produktivitet. Genom att använda en projektmall i Asana kan du spåra introduktionsprocessen från början till slut. Den låter de anställda veta vad som behöver göras och var de kan hitta information, så att de snabbt kan komma igång.

Läs vidare för att skapa ditt eget introduktionsprojekt och ta del av ytterligare resurser direkt nedanför.

Resurser för introduktion av nyanställda	Länk
Asana-skapad mall	Använd mall
Fallstudie	Se hur Dow Jones marknadsföringsteam, The Education Trust-West, och POMT skalar upp snabbt genom att använda Asana när de introducerar nya medarbetare.

Skapa ett introduktionsprojekt

1. Skapa ett projekt som du använder som introduktionsmall. Ge projektet namnet ”[Namn] Introducering av nyanställd”. Gör en kopia av det här projektet för varje nyanställd och uppdatera projektnamnet med deras namn.

2. Organisera projektet genom att lägga till avsnitt såsom ”Förmåner”, ”Pensionsfond”, ”IT”, ”Referenser”.

3. Lägg till uppgifter till varje avsnitt, till exempel ”Registrera dig för förmåner”, ”Registrera dig för vår pensionsfond”, ”Anslut företagets skrivare till din dator”. Ge tydliga instruktioner i uppgiftsbeskrivningen, bifoga nödvändiga filer och använd @omnämningar för att hänvisa till andra uppgifter eller projekt. Tilldela uppgifter såsom ”Beställ dator” till någon på lämplig avdelning.

4. Spara ditt projekt som en mall. Klicka på projektsidhuvudets nedrullningsbara meny och välj Omvandla till mall. Sedan kan du bara enkelt kopiera mallen varje gång en nyanställd ska introduceras. Om en nyanställd har feedback gällande introduktionen kan du uppdatera mallen så att alla får en så bra introduktionsupplevelse som möjligt.

5. Bjud in alla teamkollegor som är involverade i introduktionsprocessen till projektet och tilldela uppgifter till din nya teamkollega.

6. Den nyanställda vet från första början vilka papper som behöver fyllas i och vilka uppgifter som behöver utföras för att introduktionen ska kunna slutföras. Nyanställda kan också ställa frågor direkt i alla uppgifter och uppmuntras att ta nästa steg.

Tips för att hantera introduktionsprojekt

Har du många nyanställda att hålla reda på? Spåra då deras introduktion i en portfolio

Vare sig du är anställande chef eller någon som jobbar med att få nyanställda att komma in i arbetet, kan det vara svårt att följa hur varje introduktion går – särskilt om många börjar samtidigt. I stället för att följa upp dem i enskilda chattar eller hoppas att de kommer till dig med frågor kan du hålla koll på allihop genom att lägga till deras introduktionsprojekt i en portfolio. Det gör det lättare att se alla uppdateringar på ett ställe och att ingripa när du upptäcker problem.

Du kan även skapa teamspecifika introduktionsmallar

Förutom ett HR-projekt för pappersarbete och förmåner kan varje team eller chef skapa en teamspecifik projektmall för introduktion. Skapa en uppgift i mallen där nyanställda kan gå igenom företagets och teamets mål för att hjälpa dem att komma igång snabbare. Teamintroduktionen kan innehålla uppgifter som är unika för den funktionen men inte för hela företaget. Om vissa uppgifter är desamma från varje mall kan du lägga till uppgifter i flera projekt så att arbetet inte dubbleras eller blir förvirrande för kandidaten.

Försäljningsteamet kan till exempel ha ett dokument om försäljningspipelinen och lead-poängen – skapa då en uppgift i mallen för att granska dem och bifoga dokumenten. Andra uppgifter kan vara ”Ta en kaffe med Johan” eller ”Se över den strategiska planen”. Tilldela uppgifterna till lämpliga teammedlemmar och se till att övergången går smidigt för din nya teammedlem.

Använd anpassade fält för att kategorisera introduktionsuppgifter efter prioritet eller typ

Anpassade fält gör viktig information i en uppgift tydlig och lättöverskådlig. Fältnamn och värden kan anpassas och du kan skapa fält med nedrullningsbara menyer, siffror eller text för att samla in specifik information. Om det är en introduktion kan du använda en nedrullningsbar prioritet för att ange hur viktig introduktionsuppgiften är, så att den nyanställde vet vad som behövs tas itu med först.

Du kan också kategorisera uppgifter som ”genomförbara” eller ”referens” så att nyanställda lätt kan hitta information som t.ex. kontorskartor, eller behålla viss information även efter att de har slutfört uppgiften, som senare kan sökas upp och sorteras efter anpassade fält.

Lägg till anpassade fält i ditt projekt genom att klicka på den blå länken Lägg till anpassade fält högst upp i projektet. Där kan du skapa och hantera dina anpassade fält för kostnader eller annan information som du behöver spåra.