Etablera Asana-normer

Nu när du har introducerat teamet till Asana bör du säkerställa att ni alla är överens om några grundläggande normer. Att fastställa i förväg hur teamet ska använda Asana kommer bädda för långsiktig framgång och hjälpa er att senare få ut mesta möjliga av Asana Premium funktionerna. Att komma överens om vissa normer bidrar också till att alla i teamet känner sig mer bekväma med Asana.

Vi rekommenderar att ni diskuterar teamnormer strax efter att du har introducerat Asana för ditt team. Då har alla haft tid att bekanta sig med Asana men ofta inte hunnit etablera sina användningsmönster ännu. Hör efter vad som fungerar för dem och vilka användningsmönster de föredrar. Håll ett möte kring normer och skapa ett Asana-normprojekt inför mötet:

Varje team har sina unika preferenser, men här är några riktlinjer som hjälper dig att komma igång med att fastställa teamets normer.

Uppgiftsnormer

Skapa uppgifter

Vi rekommenderar att du uppmuntrar alla att skapa uppgifter och tilldela dem till vem som helst i teamet (till och med direktrapporter kan tilldelas i form av uppgifter till chefer). Asana är som kraftfullast när alla kan bidra med sina idéer och föra åtgärdspunkterna framåt.

Namnge uppgifter

Vi rekommenderar att uppgiftsnamnen ska vara specifika och åtgärdsbaserade. I stället för att döpa en uppgift till ”blogginlägg” kan du till exempel skapa en uppgift som heter ”Skriv [titel] blogginlägg” och en som heter ”Publicera [titel] blogginlägg”, så att det inte råder några tvivel om vad som behöver göras.

Du kanske vill fastställa namnkonventioner för ett specifikt projekt om arbetsuppgifterna går igenom ett visst arbetsflöde.

Skriva en bra uppgift

Teamet bör enas om vilka detaljer som krävs för att skapa en bra uppgift. För varje uppgift kan man lägga till en beskrivning, ett slutdatum, en tilldelad person, medarbetare, underuppgifter och kommentarer. Vi rekommenderar att ni inkluderar sammanhang och viktiga detaljer så att den tilldelade personen har allt som krävs för att slutföra uppgiften:

• Länka till relevant arbete i uppgiftsbeskrivningen genom att @omnämna relaterade uppgifter, projekt eller meddelanden.
• Bifoga filer när du hänvisar till ett dokument.
• Fastställ realistiska slutdatum för dina teammedlemmar så snart du har tillräcklig information, och i annat fall kan du fastställa ett slutdatum utifrån din bästa gissning så att det ändå hamnar på radarn.
• Lägg till start- och slutdatum så att det blir tydligt när arbetet måste börja om det ska hinna slutföras innan deadlinen.
• Lägg till teamkollegor som medarbetare så att de kan hålla sig uppdaterade om uppgiftens förlopp.
• Märk en uppgift som beroende av en annan så att teamkollegor börjar med uppgiften först efter att den föregående uppgiften är klar.
• Använd rik text i uppgiftsbeskrivningar för att tydliggöra ditt budskap med formaterad text och listor i punkt- eller nummerform.

Uppdatera uppgifter som har tilldelats till dig

När någon har tilldelat en uppgift till dig innebär det att det nu är du som ansvarar för att arbetet går framåt. Här är några förslag på hur du kan hålla dina kollegor informerade om förloppet:

• Gilla uppgiften så att personen som tilldelade uppgiften vet att du har sett den.
• Om du har frågor eller uppdateringar kan du kommentera direkt i uppgiften.
• Om du ändrar slutdatumet kan du lägga till en kommentar för att förklara varför det flyttades och hålla alla informerade.
• Fäst den mest relevanta kommentaren eller slutsatsen av en diskussion högst upp i konversationen.
• Om du inte har möjlighet att prioritera arbetet kan du tilldela uppgiften tillbaka till den som skapade den eller använda @omnämning för att fråga teamkollegor om de kan ta över uppgiften.
• Om uppgiften har anpassade fält fyller du i dem och håller dem uppdaterade allteftersom arbetet fortskrider.
• Använder ditt team Slack? I så fall kan du enkelt vidta åtgärder för uppgifter direkt från Slack när du vill fortsätta jobba utan verktyg.

Använda underuppgifter

När du tilldelar en underuppgift, bör du se till att kollegan som tilldelats uppgiften får tillräckligt med sammanhang från den överordnade uppgiften eller från beskrivningen av underuppgiften. Undvik att begrava underuppgifter under för många lager. Du kan alltid dra underuppgifter till ditt projekts huvudfönster när du vill omvandla det från en underuppgift till en uppgift.

Namnge malluppgifter

Kopiera ett mallprojekt eller en uppgiftsmall så får du upprepbara, återkommande och förutsägbara arbetsflöden. När du skapar mallar bör namnet på projektet/uppgiften signalera för teammedlemmarna att det är en mall, vilket också gör det lättare att hitta den genom sökning (t.ex. ”Mall” eller ”Duplicera mig”). Beskrivningsfältet i uppgifter och projekt ska ge tydliga instruktioner om hur och när uppgiften eller projektet ska användas.

Projektnormer

Skapa nya projekt

Precis som med uppgifter, kan vem som helst skapa ett projekt. Man kan även utse en person i teamet att göra det så att allt organiseras på ett enhetligt sätt.

Skapa ett bra projekt

• Fastställ vilka typer av arbetsflöden som kommer att använda listor, och vilka som använda tavlor.
• Skapa ett deskriptivt projektnamn i enlighet med era namgivningsnormer för varje större arbetsflöde, initiativ eller möte.
• Ange en projektbeskrivning med mål så att teammedlemmarna påminns om vad varje projekt syftar till.
• Utforma projektöversikten så att dina teamkollegor alltid kan hitta projektbeskrivningen och se projektroller. Var noga med att kontrollera fliken Översikt för att följa statusuppdateringar i takt med att arbetet går vidare.
• Organisera ditt projekt genom att lägga till avsnitt för att tydligt avgränsa olika faser och kategorier.
• Konfigurera anpassade fält så att du kan spåra all nödvändig information om varje uppgift som skapas i projektet.
• Skapa en anpassad mall eller använd en Asana-skapad mall för att standardisera era gemensamma arbetsflöden och projekt så att varje projekt kan sätta igång snabbt. Därigenom slipper du uppfinna hjulet på nytt för varje projekt samtidigt som du vet att ni inte har missat något steg.

Hantera ett projekt

När du skapar ett projekt blir du projektägare som standard. Du kan ändra projektägaren i förloppsvyn. Projektägaren eller en särskilt utsedd teamkollega bör hålla projektet organiserat och skicka statusuppdateringar varje vecka.

• När nya uppgifter skapas eller arbetet fortskrider bör du vara noga med att uppgifterna har en tilldelad person och ett slutdatum, att de flyttas till lämpliga avsnitt eller kolumner och att anpassade fält uppdateras vid behov.
• Spara tid i projekthanteringen och hjälp teamkollegor att följa rätt steg genom att lägga till projektregler. Regler automatiserar manuellt arbete, som till exempel att uppdatera Asana-fält eller tilldela uppgifter.
• Om uppgifter blir försenade eller inte har ett fastställt slutdatum, kan du kontakta den tilldelade personen och se till att arbetet kommer tillbaka på rätt spår.
• Sätt upp uppgiftsmilstolpar i ditt projekt så att du säkerställer att ni når viktiga mål och synliggör viktiga framstegsmått på ett visuellt sätt.
• Använd tidslinjen för att utforma projektplanen och göra justeringar allt eftersom ni närmar er målet. Du kan enkelt se uppgiftsanknytningar och justera projektschemat med hjälp av den Gantt-liknande vyn.
• Om du hanterar flera projekt kan du lägga till dem i en portfolio och därigenom organisera och bevaka dem efter initiativ. Portfolior gör det lättare att övervaka hur det går för alla projekt.

Skicka statusuppdateringar

Projektägaren eller en utsedd teammedlem bör skicka regelbundna uppdateringar av projektstatusen från projektets förloppsvy.

• Statusuppdateringar ger ditt team och tvärfunktionella team tydlighet kring hur projektet fortskrider.
• Indikera hur projektet fortskrider genom att ställa in en färg för statusuppdateringen till grönt, gult eller rött.
• Teamkollegor kan svara på statusuppdateringar när de har frågor och feedback eller när de vill skapa en uppföljningsuppgift.
• Projektägaren kommer att få påminnelseuppgifter om att uppdatera projektstatusen varje vecka.

Lägg till projekt i en portfolio för att se alla statusuppdateringar, deadliner och framsteg på ett och samma ställe (eller om du vill kontakta projektägarna för att få en uppdatering).

E-postnormer

Använda teammeddelanden

Vi rekommenderar att du använder meddelanden för all intern teamkommunikation i stället för e-post. Påminn dina teamkollegor om att använda Asana istället för e-post när det behövs.

Använda e-postaviseringar

Asana skickar e-postaviseringar vid ny aktivitet, så att teamkollegor som inte använder Asana hela tiden hålls informerade. Personer som använder Asana hela tiden föredrar vanligtvis att använda Inkorg (och inte e-post) för att hålla sig uppdaterade.

Vi rekommenderar att du låter e-postaviseringarna vara aktiverade tills du och dina teamkollegor har vant er vid att regelbundet kolla Asana. Du kan aktivera och inaktivera dem i Mina inställningar.

Minska e-postanvändningen inom teamet

För att lyckas bättre rekommenderar vi att team slutar skicka förfrågningar och projektbehov via e-post och i stället använder Asana. E-postmeddelanden är bra för att nå någon utanför din organisation eller göra en introduktion, men de är inte byggda för att planera, hantera och prioritera arbete. Det är vad Asana är till för.

Med Asana för Gmail-tillägget och Asana för Outlook-appen kan du snabbt omvandla e-postmeddelanden till åtgärder direkt från din inkorg. Att använda dessa e-postintegreringar kan vara ett enkelt sätt att få ditt team att vänja sig vid att flytta från e-post till Asana utan att de måste lära sig något nytt eller ändra sitt arbetssätt.

Upprätthålla era normer

Genom att fastställa normer tillsammans med ditt team hjäper ni till att hålla Asana organiserat för alla, skapa tydlighet och i slutändan få alla att bidra på det mest effektiva sättet. Låt ett par teamkollegor hjälpa till att upprätthålla normerna så att andra inte känner sig rädda för att ”förstöra något” och kan få användbara tips om de fortfarande inte riktigt förstår hur det fungerar.

Skapa ett ”säkert projekt” i Asana där man kan prova för att lära sig om funktioner och hur de interagerar utan att behöva oroa sig för att det verkliga arbetet ska påverkas.

När du väl har fastställt normer för ditt team kan du spara dem i ett projekt så att alla, inklusive framtida nya teamkollegor, kan ta del av dem. På så sätt hålls alla samordnade och vem som helst kan hänvisa till teamnormerna efter att ni har beslutat om dem tillsammans.

Prova att använda Asana vid nästa teammöte och ta dig tid att upprepa teamets Asana-normer.