Вспомните, когда вы в последний раз участвовали в проекте. Всё прошло по плану? Скорее всего, ответ будет отрицательным. Все проекты сталкиваются с рисками и препятствиями, даже при идеальном планировании: от нехватки ресурсов и пропущенных дедлайнов до разрастания объёма. 

Это может показаться стрессом, но это не обязательно так. Внедрив стратегии управления рисками, вы сможете подготовить свою команду к любым возможным рискам проекта. 

Введите шаблоны журнала RAID.

Что такое журнал RAID?

Журнал RAID — это инструмент, используемый для организации и снижения рисков проекта путём документирования любых потенциальных рисков, которые могут возникнуть в начале проекта, а затем отслеживания проблем, возникающих после запуска проекта. 

Аббревиатура RAID расшифровывается как риски, допущения, проблемы и зависимости. В зависимости от того, как ваша команда настроит журнал RAID, он также может относиться к рискам, действиям, проблемам и решениям. 

Подробнее о том, что отслеживают журналы RAID и почему они полезны, читайте в нашей статье: Всё, что нужно знать о создании журнала RAID.

Если всё это кажется вам сложным, не волнуйтесь. Шаблон RAID-журнала упрощает анализ и создание журнала, позволяя сосредоточиться на отслеживании и снижении рисков проекта. 

Что такое шаблон RAID-журнала? 

Шаблон журнала RAID — это повторно используемая и дублируемая версия журнала RAID, которая помогает быстро отслеживать все риски и проблемы, с которыми сталкивается ваш проект. 

Использовать шаблон журнала RAID очень просто: в начале каждого нового проекта просто скопируйте шаблон и используйте его в качестве основы для документирования элементов RAID проекта. Так вам не придётся беспокоиться о том, что вы упустите ключевую информацию. Более того, шаблоны журнала RAID стандартизируют анализ и процесс регистрации RAID, поэтому вы можете быть уверены, что каждый участник вашей команды будет отслеживать риски проекта одинаково. 

Преимущества цифрового шаблона RAID-журнала

Когда речь идёт об организации, мониторинге и снижении рисков проекта, возникает множество подвижных элементов. Управление рисками проекта — это непростая задача, включающая в себя выявление потенциальных угроз в начале проекта, тщательный мониторинг хода работ, выявление проблем и их устранение. Вот почему вам нужен инструмент, который позволяет отслеживать риски и координировать действия в реальном времени в одном месте. 

Создав шаблон журнала RAID в инструменте для управления проектами, вы сможете легко координировать действия своей команды по устранению рисков. Кроме того, поскольку ваш цифровой шаблон журнала RAID находится там, где выполняется работа, его легко проверять и обновлять ежедневно, чтобы вы всегда знали, на каком этапе находится ваш проект. 

Возможности, которые даёт цифровой шаблон журнала RAID: 

• Выявлять потенциальные риски в начале проекта, чтобы обеспечить наличие необходимых ресурсов и планов действий в непредвиденных обстоятельствах. 

• Быстро документировать любые проблемы, возникающие по ходу проекта, и отслеживать действия по снижению рисков в едином центре.

• Оповещать участников команды о критических проблемах и решать их в режиме реального времени.

• Назначать задачи исполнителям, чтобы команда чётко понимала ожидания и обязанности.

• Быстро оценивать потенциальное негативное воздействие риска, допущения, проблемы или зависимости и принимать соответствующие решения.

• Легко передавать ключевую информацию о проекте заинтересованным лицам.

Что должно быть в шаблоне RAID-журнала

Шаблон журнала RAID — это единый источник достоверной информации о любых рисках, допущениях (или действиях), проблемах и зависимостях (или решениях), с которыми сталкивается ваш проект.

Чтобы начать разработку шаблона RAID-журнала, разделите его на два раздела: один для рисков, допущений и зависимостей, выявленных на этапе планирования проекта, и другой для проблем, действий, зависимостей и решений, выявленных и принятых после начала проекта. Затем добавьте в шаблон все детали, необходимые для успешного отслеживания и мониторинга рисков проекта, в том числе:

• Категория RAID (риск, допущение/действие, проблема или зависимость/решение)

• описание элемента RAID (например, описание риска проекта);

• Потенциальное влияние элемента RAID на проект

• статус элемента RAID;

• Любые последующие шаги или действия по снижению рисков

• Ответственный за выполнение задачи и дедлайн (если применимо)

Интегрированные функции

• Настраиваемые поля. Нестандартные поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования задач, чтобы знать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Организуйте эффективную совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Вы будете знать, когда ваша работа блокирует работу другого человека, и сможете расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

• Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система регистрации, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения 

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать нужную информацию и делиться ею, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Salesforce. Устраните узкие места, предоставив командам по продажам, сопровождению клиентов и обслуживанию возможность напрямую общаться со своими группами поддержки в Asana. Прикрепляйте вложения и создавайте конкретные, отслеживаемые задания для подготовки продаж. Используйте Service Cloud, чтобы команды внедрения и обслуживания получали помощь от поддерживающих команд прямо в Asana для достижения высокого уровня удовлетворённости клиентов.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий Business и технических команд. 

Как пользоваться шаблоном RAID-журнала

Создав шаблон журнала RAID, вы сможете легко его использовать. Просто выполните следующие пять простых шагов:

1. Создавайте копию шаблона журнала RAID в начале каждого нового проекта.

2. Обсудите исходные риски, допущения и зависимости на этапе планирования проекта и внесите их в журнал. 

3. Обновляйте RAID-журнал по мере возникновения новых проблем в ходе проекта. Отслеживайте любые действия по смягчению последствий, которые необходимо предпринять вашей команде. 

4. Совместно с участниками команды работайте над шаблоном RAID-журнала, назначая даты сдачи и ответственных за выполнение задач.

5. Используйте шаблон журнала RAID в качестве отправной точки для анализа завершенного проекта. 

Вопросы и ответы