Всё, что нужно знать о создании журнала RAID

Управлять проектами просто, когда всё идет гладко. Но так бывает не всегда. Когда возникают трудности, важно документировать изменения, происходящие в проекте. Это поможет вашей команде отслеживать изменения, учиться на этих проблемах и применять эту информацию к следующему проекту.

В этой статье мы объясним, что такое RAID-журнал и почему он является отличным инструментом для управления проектами.

Что такое RAID-журнал?

Журнал RAID — это инструмент управления проектами, который используется для документирования любых проблем, возникающих в ходе реализации проекта. Этот инструмент создаётся на этапе планирования и последовательно используется на протяжении всего проекта для документирования рисков, действий, допущений, проблем, решений и зависимостей по мере выполнения работ. Помимо отслеживания изменений и повышения прозрачности, этот журнал можно использовать во время совещания по итогам проекта, чтобы понять, как предотвратить подобные проблемы и трудности в будущих проектах.

Аббревиатура RAID расшифровывается следующим образом:

Риски

Риски — это любые потенциальные проблемы, которые могут негативно повлиять на проект. Крайне важно заблаговременно выявлять риски проекта до начала его реализации. Это позволит вам найти решения для этих рисков до их возникновения и предоставить команде инструменты, необходимые для понимания того, что делать, если они столкнутся с рисками проекта в процессе работы. Упреждающее управление рисками проекта может предотвратить развитие серьезных проблем на более поздних этапах. 

Этот раздел журнала RAID похож на реестр рисков, который предназначен для выявления, анализа и устранения рисков в упреждающем порядке. Если ваша команда активно использует реестр рисков, вы можете внедрить его в раздел R журнала RAID. Помимо упреждающего управления рисками, вы также можете использовать раздел «Риски» в журнале RAID для документирования любых неожиданных рисков по мере их возникновения. Когда команда выявляет риск, она должна назначить ответственного за управление этой проблемой, если она возникнет позже в проекте.

Действия или допущения

В зависимости от того, как ваша команда настроит журнал RAID, буква A в RAID может означать либо действия, либо допущения. Вы можете использовать оба варианта или выбрать один из них. Если вы не знаете, какой вариант лучше подойдёт вашей команде, выберите:

• Действия, если в проекте много подвижных элементов.

• Допущения, если это долгосрочный проект, требующий тщательного планирования.

Действия или дела — это всё, что нужно сделать в течение всего проекта. У каждого дела всегда должен быть чёткий исполнитель, чтобы все знали, кто за что отвечает. Если у дела есть несколько исполнителей, четко определите, кто за что отвечает. Менеджеры проектов должны регулярно проверять открытые задания или дела, чтобы обеспечить непрерывное движение проекта. 

Допущения — это ожидания вашей команды в отношении того, как будут развиваться события в процессе планирования. В управлении проектами предположения — это факторы, в которых команда уже уверена. Это может быть связано с опытом или знаниями. Хорошим примером допущения в управлении проектами является предположение, что важная часть оборудования будет доставлена вовремя и в сохранности.

Поскольку вы не можете спланировать абсолютно всё, ваша команда должна делать допущения по ходу работы. Крайне важно документировать сделанные вами допущения в едином месте. Это позволит быстро обратиться к списку допущений, если возникнет неожиданное препятствие или непредвиденный риск. Если вы сделали допущение, которое привело к риску или препятствию, ваша команда может быстро определить основную причину проблемы, заранее выяснив, является ли это допущение верным.

Проблемы

Проблемы — это неожиданные события, которые возникают в ходе реализации проекта. Проблемы отличаются от рисков тем, что их возникновение не предполагается. Риски — это потенциальные проблемы, которые вы предвидите, в то время как проблемы возникают неожиданно. Важно отслеживать проблемы по мере их возникновения, чтобы ваша команда могла вернуться к тому, как они были решены. Если в будущем возникнут проблемы, связанные с этой первоначальной проблемой, документация поможет вашей команде определить первопричину. 

Решения или зависимости

Как и буква A в RAID, буква D может означать либо решения, либо зависимости. Если ваш проект имеет более свободную форму, ваша команда может захотеть выделить решения, принятые для достижения вашего решения. Если же в нём много сложных задач, которые зависят друг от друга, то более уместным будет указать зависимости.

Решения — это все конкретные варианты, которые выбираются в процессе работы. Это все окончательные мысли и идеи, которые подталкивают проект к реализации. Важно задокументировать, какое решение было принято, кто его принял и почему. Если ваша команда использует итеративный процесс, такой как кайдзен, эта документация может быть полезна для улучшения будущих проектов. 

Зависимость в управлении проектами — это задание, которое зависит от завершения другого задания. Если в проекте есть важные зависимости, которые могут помешать его продвижению, задокументируйте их в диаграмме RAID. Визуализация зависимостей поможет вашей команде понять, какие задания нужно выполнить в первую очередь, прежде чем переходить к следующему шагу. Часто зависимости можно найти на диаграмме Ганта.

Когда использовать RAID-журнал

Журналы RAID — хороший инструмент для планирования проекта. Их также лучше всего использовать последовательно по мере продвижения проекта, чтобы можно было документировать важные дела, которые необходимо проверить, любые принятые решения или возникающие серьезные проблемы. 

Журнал RAID полезен для быстрого отслеживания отдельных позиций, но этот инструмент не должен быть единственной формой управления проектами. Считайте RAID-журнал журналом инцидентов для управления проектом: если в проекте происходит важное событие, задокументируйте его в RAID-журнале. Используйте RAID-журнал в сочетании с более надежной системой управления проектами, которая позволяет контролировать всю работу, задания и планы вашей команды. 

Преимущества использования RAID-журнала

Журналы RAID — ценный инструмент для управления проектами. Вот несколько причин.

Быстрая каталогизация

Одним из основных преимуществ RAID-журнала является возможность быстрого каталогизирования важной информации в едином централизованном месте. Как только возникает проблема или принимается решение, менеджер проекта может быстро записать это действие в соответствующий раздел RAID-журнала. 

Документация для будущих изменений

Ваша команда должна документировать процессы и решения, принимаемые по мере продвижения проекта. Таким образом, изменения, внесённые в текущий проект, помогут принимать решения по будущим проектам. Таким образом, RAID-журналы помогут вам извлечь уроки и применить свой опыт к будущим задачам.

Создайте шаблон RAID-журнала

Создать шаблон RAID-журнала, соответствующий потребностям вашей команды, несложно. В случае, если к вам приходит новый менеджер проекта или вы обучаете кого-то важным процессам вашей команды, общая концепция RAID-журнала проста. Журналы RAID предназначены для многократного использования. Самый простой способ сделать это — создать шаблон, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей команды, и использовать его для каждого проекта.

Документируйте все решения в одном месте

Журналы RAID предоставляют команде единый центр для поиска информации о проекте. Если участнику команды нужно обсудить проблему с нужным заинтересованным лицом, RAID-журнал поможет ему найти нужного человека. 

Он не только документирует, кто чем владеет, но и служит высокоуровневым обзором процесса проекта. Участники команды могут легко просматривать любые действия, находящиеся в процессе, или недавно принятые решения. Поскольку каждый раздел чётко обозначен, участники команды могут найти наиболее актуальную для них информацию.

Недостатки использования RAID-журнала

Несмотря на то, что RAID-журналы являются полезным инструментом, у них есть свои недостатки.

Журналы RAID являются вспомогательными

Журнал RAID не должен быть единственным источником достоверной информации для управления проектами. Это полезный инструмент для записи важных решений, ключевых зависимостей и любых проблем, возникающих в процессе работы. Однако, если вам нужна более подробная информация о специфике проекта, лучше использовать план проекта или шаблон журнала изменений. 

Помимо журнала RAID, у вашей команды должен быть централизованный инструмент, в котором хранится вся рабочая информация. Таким образом, каждый участник команды, независимо от отдела или должности, сможет получить доступ к необходимой информации о проекте. Лучший способ добиться этого — использовать инструмент управления работой. 

Журналы RAID необходимо регулярно обновлять

Журнал RAID актуален только тогда, когда его обновляет менеджер проекта. Если менеджер проекта не добавляет новую информацию в режиме реального времени, журнал RAID устаревает. Это может быть сложно, если менеджер проекта не может постоянно обновлять журнал. Устаревшая информация может ввести в заблуждение других заинтересованных сторон, поэтому важно поддерживать согласованность во всех формах коммуникации.

Журналы RAID могут быть перегружены 

Если вы будете документировать каждое решение, принятое в журнале RAID, вплоть до мельчайших деталей, он может быстро заполниться, и найти в нём нужную информацию будет сложно. Согласование уровня детализации является важным моментом для вашей команды при ведении журнала RAID. Прежде чем приступить к созданию реестра RAID, убедитесь, что ваша команда понимает, какие решения и проблемы следует включать, а какие нет.

Чтобы избежать беспорядка, ваша команда должна решить, какая информация наиболее важна для документирования в RAID-журнале. В результате в журнале останется только самая важная информация, что облегчит поиск необходимых сведений для заинтересованных сторон проекта. 

Как пользоваться RAID-журналом

Журналы RAID могут быть простыми, как лист бумаги с четырьмя квадратами, посвящёнными каждой части аббревиатуры, но они наиболее эффективны, когда вся команда может получить доступ к информации в одном месте. 

Чтобы создать RAID-журнал, выполните следующие четыре действия:

1. Определите лучший способ представления RAID-журнала. Как упоминалось выше, RAID-журнал может быть простым листом бумаги, разделённым на четыре раздела. Однако это может быть не самый эффективный способ доступа к информации для вашей команды. Вместе с командой решите, хотите ли вы реализовать этот журнал в документе, электронной таблице или другом типе программного обеспечения.

2. Обсудите исходные риски, допущения и зависимости. Проактивный подход позволит вам убедиться, что вся команда осведомлена о потенциальных проблемах и способах их предотвращения.

3. Регулярно обновляйте журнал. Журнал RAID будет точным только в том случае, если его регулярно обновлять. Используйте журнал по мере выполнения проекта и обновляйте соответствующие разделы.

4. Проанализируйте результаты по завершении проекта. Когда ваша команда проводит ретроспективу проекта, используйте журнал RAID, чтобы помочь в беседе о том, как вы можете улучшить свой следующий проект.

Использование программного обеспечения для ведения журнала RAID

Создание RAID-журнала с помощью программного обеспечения для управления работой, такого как Asana, поможет вам упорядочить все элементы журнала. Чётко определив дедлайны, заинтересованные стороны и дела, ваша команда сможет вернуться к выполнению работы, которую она делает лучше всего.