Everything you need to know about creating a RAID log

Управление проектами — это просто, когда всё идет гладко. Но так бывает не всегда. Когда возникают трудности, важно документировать изменения, происходящие в проекте. Это поможет вашей команде отслеживать изменения, учиться на этих проблемах и применять эту информацию в следующем проекте.

В этой статье мы объясним, что такое журнал RAID и почему эти журналы являются отличными инструментами для управления проектами.

Что такое журнал RAID?

Журнал RAID — это инструмент управления проектами, который используется для документирования любых проблем, возникающих в ходе реализации проекта. Этот инструмент создаётся на этапе планирования проекта и последовательно используется на протяжении всего проекта для документирования рисков, действий, допущений, проблем, решений и зависимостей по мере развития проекта. Помимо отслеживания изменений и повышения прозрачности, вы можете использовать этот журнал во время совещания по итогам проекта, чтобы понять, как предотвратить подобные проблемы и трудности в будущих проектах.

Аббревиатура RAID расшифровывается следующим образом:

Риски

Риски — это любые потенциальные проблемы, которые могут оказать неблагоприятное воздействие на проект. Очень важно заблаговременно выявлять риски проекта до его начала. Это позволит вам найти решения для этих рисков до их возникновения и предоставить команде инструменты, необходимые для понимания того, что делать, если они столкнутся с рисками проекта в процессе работы. Упреждающее внедрение управления рисками проекта может предот предотвратить развитие серьезных проблем на более поздних этапах проекта. 

Этот раздел журнала RAID аналогичен реестру рисков, который предназначен для выявления, анализа и устранения рисков на упреждение. Если ваша команда активно использует реестр рисков, вы можете внедрить его в разделе R журнала RAID. Помимо упреждающего управления рисками, в разделе «Риски» журнала RAID можно также документировать любые непредвиденные риски по мере их возникновения. Когда команда выявляет риск, она должна назначить конкретного ответственного за решение этой проблемы, если она возникнет позже в проекте.

Действия или допущения

В зависимости от того, как ваша команда настраивает журнал RAID, буква A в RAID может означать «действия» (actions) или «допущения» (assumptions). Вы можете использовать оба этих варианта в журнале RAID или выбрать один из них. Если вам интересно, какой тип лучше всего подходит для вашей команды, выберите:

• Действия, если в вашем проекте много подвижных элементов.

• допущения, если это долгосрочный проект, требующий много предусмотрительности.

Действия (или поручения) — это всё, что необходимо сделать в течение всего проекта. Поручения всегда должны иметь чётко определённого исполнителя, чтобы все знали, кто отвечает за каждый конкретный пункт. Если у поручения несколько исполнителей, четко определите, кто за что отвечает. Руководители проектов должны регулярно проверять открытые задачи или поручения, чтобы убедиться, что проект продолжает двигаться. 

Допущения — это то, что, по мнению вашей команды, будет происходить определённым образом в процессе планирования. В управлении проектами предположения — это факторы, в которых команда уже уверена. Это может быть связано с опытом или знаниями. Хороший пример допущения в управлении проектами — это предположение, что важная часть оборудования будет доставлена вовремя и в сохранности.

Поскольку вы не можете спланировать абсолютно всё, участники вашей команды должны делать допущения по ходу дела. Очень важно документировать все допущения в едином месте. Таким образом, если возникнет неожиданное препятствие или непредвиденный риск для проекта, вы сможете быстро обратиться к списку допущений. Если вы сделали допущение, которое привело к риску или препятствию, ваша команда может быстро определить основную причину проблемы, заранее выяснив, верно ли это допущение.

Проблемы

Проблемы — это неожиданные события, возникшие в ходе реализации проекта. Проблемы отличаются от рисков тем, что вы не ожидаете их возникновения. Риски — это потенциальные проблемы, которые вы ожидаете, в то время как проблемы возникают неожиданно. Важно отслеживать проблемы по мере их возникновения, чтобы ваша команда могла вернуться к тому, как они были решены. Если в будущем возникнут проблемы, связанные с этой первоначальной проблемой, документация поможет вашей команде определить основную причину. 

Решения или зависимости

Как и буква A в RAID, буква D может означать как решения, так и зависимости. Если проект имеет более свободную форму, ваша группа может захотеть выделить решения, принятые для достижения результата. Если в вашем проекте много сложных задач, которые зависят друг от друга, то более уместным выбором будут зависимости.

Решения — это все конкретные выборы, которые делаются на этом пути. Это все окончательные мысли и идеи, которые подталкивают проект к реализации. Важно задокументировать, какое решение было принято, кто его принял и почему. Если ваша команда использует итеративный процесс, например кайдзен, эта документация может быть полезна для улучшения будущих проектов. 

Зависимость в управлении проектами — это задача, которая зависит от выполнения другой задачи. Если в проекте есть существенные зависимости, которые могут помешать его продвижению, задокументируйте их в диаграмме RAID. Визуализация зависимостей поможет участникам вашей команды понять, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь, прежде чем переходить к следующему шагу. Зависимости часто можно найти на диаграмме Ганта.

Когда использовать журнал RAID

Журналы RAID — это хорошие инструменты, которые можно использовать, когда вы начинаете планировать свой проект. Их также лучше всего использовать последовательно по мере продвижения проекта, чтобы можно было документировать важные действия, которые необходимо проверить, любые принятые решения или возникающие серьезные проблемы. 

Журнал RAID полезен для быстрого создания позиций, но этот инструмент не должен быть вашей единственной формой управления проектами. Рассматривайте журнал RAID как журнал инцидентов для управления проектами: если в проекте происходит важное событие, задокументируйте его в журнале RAID. Журнал RAID следует использовать в сочетании с более надёжной системой управления проектами, которая позволяет отслеживать всю работу, задачи и планы вашей команды. 

Преимущества использования журнала RAID

Журналы RAID — полезный инструмент в наборе средств для управления проектами. Вот несколько причин, почему.

Быстрая каталогизация

Одним из основных преимуществ использования журнала RAID является возможность быстро каталогизировать важную информацию в одном месте. Как только возникает проблема или принимается решение, руководитель проекта может быстро записать это действие в соответствующем разделе журнала RAID. 

Документирование будущих изменений

Ваша команда должна документировать процессы и решения, принимаемые по мере продвижения проекта. Таким образом, изменения, внесённые в текущий проект, помогут принимать решения по будущим проектам. Таким образом, журналы RAID помогут вам извлечь пользу из полученного опыта для решения будущих задач.

Создайте шаблон журнала RAID

Создать шаблон журнала RAID, соответствующий потребностям вашей команды, несложно. Если к вам присоединился новый руководитель проекта или вы обучаете кого-то важным процессам, используемым в вашей команде, общая концепция журнала RAID проста. Журналы RAID предназначены для многократного использования. Самый простой способ сделать это — создать шаблон, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей команды, и использовать его для каждого проекта.

Документируйте все решения в одном месте

Журналы RAID предоставляют вашей команде единый источник информации, связанной с проектом. Если участнику команды нужно обсудить проблему с заинтересованным лицом, журнал RAID поможет ему найти нужного человека. 

В нём не только указано, кто чем владеет, но и представлен общий обзор процесса проекта. Участники группы могут легко ознакомиться с любыми действиями, которые выполняются в настоящее время, или решениями, которые были приняты недавно. Поскольку каждый раздел имеет четкую маркировку, участники команды могут найти информацию, которая наиболее актуальна для них.

Недостатки использования журнала RAID

Хотя журналы RAID — это полезный инструмент, у него есть некоторые недостатки.

Журналы RAID являются вспомогательными

Журнал RAID не должен быть единственным источником достоверной информации, когда речь идёт об управлении проектами. Это полезный инструмент для фиксации основных решений, ключевых зависимостей и любых проблем, возникающих в процессе работы. Однако, если вам нужна более подробная информация о специфике проекта, лучше использовать что-то вроде плана проекта. 

Помимо журнала RAID, убедитесь, что у вашей команды также есть централизованный инструмент, в котором хранится вся информация о вашей работе. Это позволит каждому участнику группы, независимо от отдела или должности, получать доступ к нужной информации о проекте. Лучший способ добиться этого — использовать инструмент управления работой. 

Журналы RAID необходимо регулярно обновлять

Журнал RAID актуален только тогда, когда его обновляет руководитель проекта. Если руководитель проекта не добавляет новую информацию в режиме реального времени, журнал RAID устаревает. Это может быть сложно, если менеджер проекта не может последовательно обновлять журнал. Устаревшая информация может ввести в заблуждение других заинтересованных лиц, поэтому важно обеспечить согласованность сообщений во всех формах коммуникации.

Журналы RAID могут быть перегружены информацией 

Если вы будете документировать в журнале RAID каждое принятое решение вплоть до самого незначительного, журнал быстро заполнится, и найти нужную информацию будет сложно. Согласование уровня детализации — важный момент для вашей команды при ведении журнала RAID. Прежде чем приступить к созданию журнала RAID, убедитесь, что ваша команда чётко понимает, какие решения и проблемы должны или не должны быть включены.

Чтобы избежать беспорядка, ваша команда должна решить, какую информацию важнее всего документировать в журнале RAID. В результате в журнале остаётся только самая важная информация, что облегчает поиск необходимых сведений для заинтересованных сторон проекта. 

Как пользоваться журналом RAID

Журнал RAID может быть простым листом бумаги с четырьмя квадрантами, посвященными каждой части аббревиатуры, но он наиболее эффективен, когда все участники команды могут получить доступ к информации в одном месте. 

Чтобы создать журнал RAID, выполните следующие четыре действия:

1. Определите, как лучше всего представить журнал RAID. Как упоминалось выше, журнал RAID может быть простым листом бумаги, разделённым на четыре части. Однако это может быть не самым эффективным способом доступа к этой информации для вашей команды. Решите вместе с командой, хотите ли вы внедрить этот журнал в документ, электронную таблицу или другой тип программного обеспечения.

2. Обсудите первоначальные риски, допущения и зависимости. Действуя на опережение, вы можете убедиться, что все участники вашей команды знают о потенциальных проблемах и о том, как их предотвратить.

3. Регулярно обновляйте журнал. Журнал RAID точен только в том случае, если он регулярно обновляется. Используйте журнал по ходу проекта и обновляйте соответствующие разделы.

4. Проанализируйте результаты по завершении проекта. Когда ваша команда проводит ретроспективное совещание по проекту, используйте журнал RAID, чтобы обсудить, как можно улучшить свой следующий проект.

Использование программного обеспечения для журнала RAID

Создание журнала RAID с помощью программного обеспечения для управления работой, такого как Asana, поможет вам упорядочить все элементы журнала. Чётко определив сроки, заинтересованные стороны и поручения, ваша команда сможет вернуться к выполнению работы, которую она делает лучше всего.