Список замечаний

Перечень замечаний — это распространённый инструмент для управления проектами, который возник в строительной отрасли. Идея заключается в том, что генеральный подрядчик просматривает окончательную сборку и проверяет, есть ли какие-либо последние штрихи, которые необходимо исправить перед закрытием проекта. Каждый такой элемент заносился в список, и генеральный подрядчик делал отметку о его завершении.  

Теперь нет необходимости в бумажном списке или дыроколе. Создание цифрового шаблона перечня недоработок — лучший способ обеспечить организованность и своевременность работы команды на заключительных этапах проекта. С помощью цифрового шаблона перечня замечаний ваша команда сможет получать доступ к одной и той же информации в режиме реального времени, поэтому завершение проекта будет простым делом.

Что такое шаблон перечня незавершённых работ?

Шаблон перечня недоработок — это дублируемый фреймворк, позволяющий добавлять любые задачи, необходимые для завершения последнего этапа проекта. Хотя он часто используется в управлении строительными проектами, шаблон перечня замечаний можно использовать для любого типа рабочего процесса. 

Шаблон перечня недоработок помогает команде оставаться организованной и гарантирует, что финальные штрихи вашего проекта будут выполнены с ожидаемым качеством. Создайте современный перечень незавершённых работ, используя цифровой инструмент для управления проектами, а не бумажный лист, чтобы участники команды могли одновременно обновлять задачи. Перечни незавершённых работ лучше всего использовать, когда все знают, кто за какие элементы отвечает, и эта информация обновляется в режиме реального времени. Это помогает поддерживать ответственность тех, кто отвечает за конкретные задачи, и предотвращает случайное обращение заинтересованных сторон и других сотрудников к старой или устаревшей информации.

Когда использовать шаблон перечня замечаний

Шаблоны перечня недоработок — отличный инструмент для любой команды, а не только для строительной отрасли. Вот несколько ситуаций, в которых рекомендуется использовать шаблон перечня замечаний:

• В качестве окончательного контрольного списка: перечни недоработок — это хороший способ проверки качества в конце проекта. Используйте шаблон, чтобы ваша команда проверяла все необходимые детали, независимо от того, над каким проектом она работает. 

• Обеспечение единообразия конечного продукта: если ваша команда создаёт несколько копий одного и того же продукта, шаблон перечня замечаний поможет обеспечить единообразие. Каждый продукт будет проходить один и тот же рабочий процесс, что гарантирует, что все конечные продукты будут одинаковыми с небольшими вариациями. 

• Тестирование новых процессов или рабочих процессов: строительные команды часто используют перечни незавершённых работ, потому что их окончательная проверка проекта каждый раз проходит одинаково. Если ваша команда вносит изменения в процесс контроля качества, использование перечня замечаний — отличная отправная точка для настройки рабочего процесса. Если вы обнаружите, что новый процесс не работает, вы можете легко вернуться к стандартному рабочему процессу.

Какую информацию необходимо включить в шаблон перечня замечаний?

Шаблоны перечня замечаний помогают обеспечить передачу нужной информации нужным людям. Ниже приведена наиболее распространённая информация, которую можно найти в шаблоне перечня замечаний.

• Местоположение задачи: в строительстве это часто обозначается как конкретное помещение или участок здания, где находится задача. В других проектах это может быть часть проекта, над которой вы работаете, или этап проекта, на котором находится задача.

• Детали или описание задачи: это краткое описание того, какую работу необходимо выполнить для завершения задачи. Лучшая практика — начинать названия задач с глагола, чтобы команда точно знала, что нужно делать.

• Приоритет задачи: это важность отдельного задания по сравнению с другими. Это особенно полезно, если есть зависимости между задачами. Таким образом, сначала будет завершено нужное задание. 

• Ответственный участник команды: это назначенный участник команды, которому назначено  это задание. Если у кого-то есть вопросы по этой задаче, именно к нему следует обращаться.

• Дата сдачи задачи: это дата (или дедлайн), к которой задача должна быть завершена. 

• Статус задачи: эта информация указывает, находится ли задача в процессе выполнения. Наиболее распространенные статусы: «Не начато», «В процессе» и «Завершено». Хотя это наиболее распространённые статусы, ваша команда может использовать более подробные статусы, чтобы указать положение задачи в рабочем процессе.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте эффективную совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Вы будете знать, когда ваша работа блокирует работу другого человека, и сможете расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

• Подтверждения. Иногда вам нужно не просто завершенный результат, а знать, одобрен он или нет. Подтверждения — это особый тип задачи в Asana с опциями «Подтвердить», «Запросить изменения» или «Отклонить». Таким образом, исполнители задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия они должны предпринять и была ли их работа одобрена или нет. 

• Обновления текущего статуса проекта. Забудьте о необходимости переключаться между несколькими инструментами, чтобы найти информацию о статусе проекта, или сидеть на очередном совещании, которое можно было бы провести по электронной почте. Обновления текущего статуса проекта в Asana не только просты в использовании, но и напрямую связаны с работой вашей команды. Это упрощает доступ к дополнительным сведениям о проекте, включая план проекта, план обмена информацией, цели и важные этапы проекта, ожидаемые результаты и многое другое. В конечном итоге отчёты о статусе проекта сокращают объём ручной работы, централизуют информацию и держат всех в курсе событий.

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Zendesk. С помощью интеграции Asana и Zendesk пользователи могут легко и быстро создавать задачи Asana прямо из Zendesk-заявок. Добавляйте нужную информацию, прикрепляйте файлы и привязывайте существующие задания, чтобы отслеживать работу, необходимую для закрытия тикета. Интеграция также обеспечивает непрерывную видимость в обеих системах, поэтому все остаются в курсе, независимо от того, какой инструмент они используют.

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий производственной и технической команд.

Вопросы и ответы