Управление знаниями

Институциональные знания бесценны, но мы не всегда относимся к ним так. Обычно проще просто делать свою работу, не записывая, как мы это делаем. К тому же, кто вообще читает документацию по процессам? 

Участники команды не будут использовать их каждый день. Но когда они действительно нужны, их отсутствие может нанести команде значительный вред. Проактивное фиксирование знаний предотвращает появление пробелов в будущем. Правда в том, что без общего источника информации, процессов и руководств нашим коллегам труднее выполнять свою работу. 

Управление знаниями помогает упорядочить информацию для команды, отделов и конкретных задач. Чтобы это работало, каждый должен управлять знаниями одинаково. Это позволяет всем командам, особенно межфункциональным, легко находить то, что им нужно. Именно здесь на помощь приходит шаблон управления знаниями.

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями — это процесс поиска, организации, хранения и распространения информации. Системы управления знаниями позволяют в полной мере использовать все индивидуальные знания, которыми обладают сотрудники вашей компании. Это упрощает обмен знаниями, позволяя выявлять повторяющиеся ошибки и искать уже разработанные решения.

После организации в базу знаний вы можете легко увидеть, как вы делали что-то в прошлом, что сработало, что не сработало, и любые соответствующие показатели. Это полезно для стратегического планирования — использования того, что вы уже знаете, для планирования будущего. Например, можно использовать исторические данные из базы знаний, чтобы повлиять на создание будущей дорожной карты. 

Процессы управления знаниями должны быть хорошо структурированы и скоординированы, чтобы работать, что намного проще сделать, когда вы их шаблонизируете.

Шаблоны управления знаниями

Шаблоны управления знаниями позволяют собирать и просматривать важную информацию. Создав шаблон и отформатировав процесс управления знаниями, вы можете быть уверены, что независимо от того, кто будет его контролировать, информация будет организована одинаково. Это снижает риск того, что участник команды упустит важную информацию, которую вы хотите включить, и гарантирует, что ваша команда будет поддерживать согласованный рабочий процесс.

Например, если у вас есть процесс управления знаниями для бюджетов и планирования компании, вы можете сохранить его как шаблон. Таким образом, когда участник команды будет использовать шаблон управления знаниями для предстоящего квартала, он не забудет включить важную информацию или шаги. Преподаватели и инструкторы могут использовать аналогичный подход, применяя готовый шаблон плана урока для организации целей, сроков и материалов в едином, воспроизводимом формате.

Не забудьте включить элементы, выходящие за рамки самого бюджета, например процесс менеджмента изменений на случай перерасхода или статью с инструкциями по устранению неполадок в системе управления бюджетом.

Зачем нужен шаблон управления знаниями?

Шаблон управления знаниями может пригодиться практически каждой команде, но особенно это касается крупных организаций и команд. Это связано с тем, что в корпорациях за процессы часто отвечают разные люди и команды. Создание шаблонов для этих процессов гарантирует, что все эти разные люди будут работать одинаково, что обеспечит вам стабильные результаты. 

Шаблон управления знаниями задаёт формат вашего процесса. Таким образом, независимо от того, кто контролирует процесс, вы можете лаконично фиксировать и хранить информацию в разных отделах или даже в масштабах всей компании. Шаблон управления знаниями служит пошаговым руководством, в котором описаны необходимые элементы для успешного процесса. Например, если вам нужны определённые статьи из базы знаний, включённые в каждый раздел часто задаваемых вопросов по ИТ, вы можете включить их в свой шаблон. 

В целом, создание шаблона упрощает обмен знаниями, позволяя вам видеть, как выполняется работа, что работает (чтобы вы могли позаимствовать или скопировать эти методы) и что можно улучшить. Кроме того, управление знаниями по своей сути является межфункциональным процессом: вы создаёте базу знаний, чтобы помочь другим командам и отдельным сотрудникам получить доступ к вашей информации. Цифровые шаблоны управления знаниями, встроенные в программное обеспечение для управления проектами, имеют дополнительные преимущества: их проще распространять, использовать и получать к ним доступ в разных командах.

Как создать шаблон управления знаниями

Шаблон управления знаниями знакомит пользователей с процессом управления знаниями. Это делает его процессом самообслуживания: если пользователи хотят узнать, как создать базу знаний, все инструкции и пошаговые указания уже есть в шаблоне. 

Чтобы создать шаблон, создайте разделы для каждой области знаний, которую вы хотите включить. Например, можно создать разделы для следующих областей:

• Соответствующие документы с ресурсами: если вы используете платформу управления проектами, можно создавать задачи для каждого ресурса и прикреплять документ непосредственно к каждой задаче. Это сократит время и усилия, которые люди тратят на поиск нужной информации.

• Процессы, специфичные для команды: например, можно указать ссылку на процесс обратной связи с клиентами или перечислить его для службы поддержки. Это может стать центральным источником достоверной информации для всех процессов вашей команды.

• Разделы с часто задаваемыми вопросами: здесь можно ответить на все распространённые вопросы, чтобы вашей команде не приходилось отвечать на одни и те же вопросы снова и снова. Это особенно полезно для ИТ-команд и других групп, которые часто работают с другими командами и отделами.

• Раздел с контактными данными. Укажите участников команды, ответственных за конкретные задачи, чтобы знать, к кому обращаться по соответствующим вопросам.

Управление знаниями с помощью Asana

Управление знаниями требует координации. Вот почему многие люди используют инструмент для управления проектами, чтобы систематизировать информацию и иметь возможность быстро и легко делиться ею с кем угодно и когда угодно.

Возможности, которые даёт Asana:

• Назначить задачи по каждому разделу лицу, ответственному за принятие решений. Например, если шаблон управления знаниями предназначен для команды разработчиков, можно создать раздел для адаптации новых сотрудников и назначить соответствующие задачи специалистам по кадрам, руководителям и наставникам.

• Координировать работу разных команд, легко добавляя участников в общие проекты и портфели.

• После того как вы определили разделы, можно создавать связанные задачи и подзадачи с указаниями и процессами.

• Создайте шаблон один раз и используйте его всегда, просто нажимая кнопку «Дублировать».

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Организуйте эффективную совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий, то есть «когда происходит X, делай Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, настраивать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила высвобождают время вашей команды для квалифицированной и стратегической работы.

• Подзадачи. Иногда объём работы слишком велик, чтобы его можно было охватить одной задачей. Если в задаче несколько исполнителей, неопределённая дата сдачи или несколько заинтересованных лиц, которые должны её проверить и утвердить, прежде чем она будет опубликована, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач. 

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Vimeo. С помощью текста вы можете донести основную мысль, но в написанных словах всегда не хватает тона, эмоций и выражения. С помощью видеосообщений в Asana на основе Vimeo вы можете предоставить команде весь необходимый контекст, не назначая для этого очередную встречу. Записывайте короткие видео с собой, вашим экраном или и с тем, и с другим, и добавляйте видео в задачи, проекты, сообщения или комментарии, чтобы сделать их предельно ясными. Asana автоматически создает расшифровку записи, так что её можно прочитать и искать в ней ключевые слова. Оставляйте обратную связь, задавайте вопросы и назначайте задачи — и всё это не покидая Asana.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

Вопросы и ответы