Инвентаризация

Независимо от того, контролируете ли вы запасы в ресторане, отслеживаете канцелярские принадлежности или управляете оборудованием в разных командах, кастомизируемый шаблон управления запасами от Asana даёт вашей команде общую систему для мониторинга того, что у вас есть, где это находится и что требует внимания. Больше не нужно искать обновления в электронных таблицах или письмах.

Этот простой шаблон инвентаризации поможет вам регистрировать элементы, назначать последующие действия, поддерживать согласованность в процессе и, самое главное, масштабировать отслеживание запасов, сводя к минимуму ошибки.

Кому нужен этот шаблон для учёта запасов?

В Asana мы видим, как легко команды теряют контроль над расходными материалами, инструментами или запасами в разных отделах. Без централизованной системы незначительные проблемы, такие как дубликаты заказов или пропущенные точки повторного заказа, быстро перерастают в задержки или дефицит запасов.

Независимо от того, управляете ли вы запасами продуктов питания, пополняете ли полки или отслеживаете товары в торговых точках, этот шаблон инвентаризации поможет вам быть в курсе названия каждого элемента, артикула и цены за единицу по мере их изменения.

Этот шаблон списка дел по инвентаризации подходит для команд и отдельных лиц, которым нужен чёткий и воспроизводимый способ отслеживать то, чем они управляют:

• Владельцы малого бизнеса, отслеживающие уровни запасов, точки повторного заказа и цены в общей системе управления запасами.

• Менеджеры магазинов, отслеживающие запасы, расходные материалы в точках продаж и наличие товаров в онлайн-магазинах и торговых точках.

• Строительные бригады, управляющие сырьём, оборудованием и другими материальными ценностями на конкретных объектах.

• ИТ-команды и команды технических ресурсов, которые занимаются инвентаризацией оборудования, деталями гарантии и записями об оборудовании.

• Некоммерческие организации и школы, управляющие несколькими типами товарно-материальных ценностей в разных местах, от книг и инструментов до пожертвованных товаров.

• Частные лица, организующие домашние элементы в домашнюю инвентаризацию для страхования, перемещения или личного учета.

• Любой, кто отвечает за базовое отслеживание запасов в таких отраслях, как здравоохранение, розничная торговля, логистика или образование.

Зачем использовать шаблон инвентаризации от Asana?

Мы видели, как команды переходят с электронных таблиц на Asana и сразу же чувствуют себя более уверенно в управлении запасами. Вместо того чтобы гадать, когда нужно делать повторный заказ, или рыться в таблицах в поисках деталей затрат, всё находится в одном чётком рабочем пространстве для совместной работы. Результат? Меньше задержек, более быстрое пополнение запасов и более обоснованные решения о том, что и когда заказывать.

Возможности, которые даёт этот шаблон для отслеживания запасов:

• Отслеживать название элемента, артикул, количество и место хранения в одном месте; идеально подходит для контроля запасов и отслеживания активов.

• Добавлять поля для указания стоимости единицы, общей стоимости и статуса, чтобы повысить прозрачность и помочь команде действовать на основе данных, поступающих в реальном времени.

• Использовать точки повторного заказа и настраиваемые правила для автоматического пополнения запасов до того, как их станет слишком мало.

• Добавлять и упорядочивать контакты поставщиков и отслеживать дату последней транзакции, чтобы принимать обоснованные решения о закупках.

• Использовать Asana AI для выявления пробелов, рекомендаций по автоматизации и упрощения повторяющихся задач в рабочем процессе управления запасами.

• Сохраняйте гибкость системы управления запасами с помощью встроенных функций, поддерживающих широкий спектр типов запасов, от канцелярских принадлежностей до ИТ-оборудования.

• Предоставьте участникам команды доступ к общим данным, чтобы устранить разрозненность и принимать более быстрые и обоснованные решения.

Как использовать этот шаблон инвентарной ведомости

1. Дублируйте шаблон списка ТМЦ. Нажмите «Использовать шаблон», чтобы создать свою версию в Asana. Дайте ему название, соответствующее вашей ситуации, например «Складские запасы», «ИТ-оборудование» или «Инвентарь».

2. Зарегистрируйте каждый элемент в виде задачи. Создайте задачи для всех элементов, которые вы отслеживаете. Используйте название задачи для наименования или маркировки продукта и добавьте любые идентификаторы, такие как номера деталей или артикулы, чтобы упростить поиск.

3. Добавьте поля для отслеживания. Настройте проект с помощью полей для количества, места хранения, стоимости за единицу, общей стоимости, порога повторного заказа и статуса элементов. Это даст вам чёткое представление о том, что есть в наличии, где это хранится и что требует внимания.

4. Записывайте информацию о поставщиках и историю заказов. В описании задачи укажите названия поставщиков, контактные данные и ссылки на заказы. Добавьте поле или комментарий, чтобы отслеживать, когда элемент был заказан или получен в последний раз.

5. Организуйте данные по типу или местоположению. Используйте разделы, чтобы группировать элементы по категориям (например, инструменты, мебель, расходные материалы) или по месту хранения (например, помещение A, главный шкаф или складской отсек 3). Так вам будет проще найти то, что нужно.

6. Назначайте задачи по контролю и пополнению запасов. Если что-то нужно переупорядочить или проверить, назначьте это соответствующему человеку и установите дату сдачи. К задаче также можно прикрепить квитанции, счета или гарантийные документы.

7. Выберите представление, которое подходит для вашего рабочего процесса. Используйте вид «Список» для простого журнала элементов, вид «Доска» для отслеживания статуса элементов или вид «Хронология» для мониторинга запланированных проверок или циклов замены. На панели задач можно отображать сводные данные, например общую стоимость товаров или элементы с пометками.

8. Оптимизируйте процесс с помощью встроенных инструментов. Используйте правила для автоматизации напоминаний о низком уровне запасов. Храните файлы и заметки поставщиков в одном месте, используя вкладки «Файлы» и «Сообщения». Asana помогает сократить количество электронных таблиц и обеспечить бесперебойную работу процесса.

Функции Asana для улучшения управления запасами

• Настраиваемые поля. Добавляйте структурированные данные к каждому элементу запасов, например цену за единицу, уровень запасов, серийный номер или дату окончания гарантии. С помощью этих полей можно сортировать и фильтровать задачи, чтобы быстро определить, что требует внимания.

• Вид «Хронология»: просматривайте активность по запасам с течением времени. Независимо от того, отслеживаете ли вы циклы пополнения запасов, сроки действия гарантии или сезонные элементы, представление в виде хронологии поможет вам планировать и избегать неожиданных проблем.

• Правила: используйте автоматизацию, чтобы опережать проблемы с запасами. Например, можно запустить назначение задачи или уведомление Slack, когда уровень запасов упадёт ниже определённого порога.

• Размещение задач в нескольких проектах: отслеживайте задачи по запасам в нескольких проектах (например, в проектах отделов операционной деятельности, ИТ или финансов), не дублируя их. Это простой способ улучшить координацию между командами.

• Формы: дайте участникам команды возможность отправлять запросы на пополнение запасов или сообщать об отсутствующих элементах с помощью стандартизированной формы. Каждая запись становится задачей в шаблоне инвентаризации, что упрощает отслеживание.

• Подтверждения: оптимизируйте процесс повторного заказа с помощью встроенных подтверждений. Добавьте этап подтверждения к любой задаче по инвентаризации, чтобы руководители команд или финансовые менеджеры могли быстро проверить и подтвердить её.

• Обновления статуса. Делитесь краткими обновлениями о циклах инвентаризации, ходе пополнения запасов или предстоящих проверках в одном месте. Эти обновления связаны с вашим проектом, поэтому все остаются в курсе, не отслеживая электронные письма.

Рекомендуемые интеграции

• Tableau: преобразуйте данные о запасах в динамические панели задач. С помощью интеграции Asana и Tableau можно визуализировать такие тенденции, как дефицит запасов, частота пополнения запасов и стоимость элементов с течением времени. 

• Microsoft Excel: экспортируйте список товарных запасов в Excel для автономного доступа или для совместного использования с участниками команды за пределами вашей организации. Отлично подходит для печати, продвинутого ввода данных или синхронизации с другими инструментами Microsoft. 

• Google Таблицы: синхронизируйте список товарных запасов с электронной таблицей, чтобы создавать настраиваемые отчёты или печатные списки дел. Идеально подходит для команд, которым нужно привычное представление данных в виде таблицы в дополнение к системе, работающей в реальном времени. 

• Gmail: преобразуйте электронные письма поставщиков или подтверждения повторных заказов в отслеживаемые задачи. Не нужно ничего копировать и вставлять: просто нажмите, чтобы отправить электронное письмо прямо в систему управления запасами. 

• Slack: автоматизируйте оповещения о низком уровне запасов и Подтверждения повторных заказов с помощью сообщений Slack. Вы также можете преобразовывать обсуждения в Slack в задачи, чтобы неформальные обновления были связаны с рабочим процессом управления запасами. 

• Dropbox: прикрепляйте контракты с поставщиками, гарантии или руководства к любым элементам инвентаря. Благодаря интеграции с Dropbox каждый документ хранится вместе с соответствующим ему элементом. 

Часто задаваемые вопросы о шаблонах для управления запасами