Управление материалами

Многие из нас думают о финансах, когда слышат слово «актив». Но активы могут быть любым объектом (большим или маленьким), которым владеет ваша компания, например офисным помещением или исходным аудиофайлом последнего эпизода подкаста. В любой момент времени у вашей компании может быть множество различных типов активов. Управление всеми этими активами может быть сложным, если у вас нет подходящих инструментов и систем. 

В этом вам поможет шаблон для управления активами.

Что такое управление активами?

Управление активами — это процесс организации, хранения и координации активов вашего бизнеса. Другими словами, это особый вид управления проектами, связанными с активами. Процесс управления активами может включать определение их стоимости, контроль жизненного цикла, поиск способов повышения их ценности или создание инвентаризации. 

Поскольку управление активами включает в себя множество различных компонентов, это, как правило, межфункциональный процесс, охватывающий несколько ролей, отделов и команд. Например, нередко в одном и том же проекте по управлению финансовыми активами участвуют финансовый директор, руководитель команды и отдельный сотрудник.

Виды управления активами

Управление финансовыми активами — это лишь один из видов управления активами. Ниже перечислены другие: 

• Управление цифровыми активами: управление цифровыми файлами, сервисами или продуктами, такими как медиафайлы или блог компании.  

• Управление основными активами: управление основными активами компании (активами, которые не могут быть быстро конвертированы в денежные средства), такими как сантехника в вашем офисе.

• Управление ИТ-активами: управление аппаратным и программным обеспечением компании, например подписками на программное обеспечение Microsoft и облачными хранилищами.

• Управление корпоративными активами: управление физической инфраструктурой, например техникой или обслуживанием транспортных средств компании. 

• Управление финансовыми активами: управление финансовыми активами, такими как акции и инвестиции в недвижимость.

Что такое шаблон для управления активами?

Шаблон управления активами — это схема рабочего процесса управления активами. Он содержит чёткий набор шагов по управлению активами, которым должны следовать участники команды и коллеги, что позволяет избежать путаницы и добиться более стабильных результатов. 

Допустим, вы отвечаете за ежемесячный учёт использования служебных автомобилей. Для начала ключевым шагом в процессе управления активами является анализ показателей того, как часто работник выезжает на автомобиле в течение месяца. Вы можете сохранить эти и другие важные действия в шаблоне. Таким образом, даже если кто-то другой будет управлять активами в ваше отсутствие, он точно будет знать, что делать.

Преимущества использования шаблона управления активами

Независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом, стартапом или крупной компанией, создание шаблона управления активами поможет вам организовать свои активы (и команды, ответственные за них). Это связано с тем, что шаблон управления активами:

• Оптимизирует отслеживание активов: если вы знаете, что у вас есть и где это находится, то вам будет сложнее потерять контроль над активами.

• Координирует межфункциональные усилия: использование шаблона гарантирует, что все команды и отделы будут управлять активами одинаково.

• Обеспечивает прозрачность: заинтересованные стороны могут видеть, как вы управляете активами, что особенно полезно для руководителей высшего звена или при работе с клиентами.

Обратите внимание, что не все шаблоны управления активами одинаковы. Если вы создадите шаблон в инструменте для управления проектами, он станет динамичным. Вы можете легко обновлять, делиться и воспроизводить информацию по мере необходимости. Это даёт вам больше возможностей, чем при использовании простого шаблона в виде таблицы Excel, который приходится обновлять вручную каждый раз, когда меняется стоимость актива или вы приобретаете новый актив.

Кто использует шаблоны для управления активами?

Хотя создать и использовать шаблон управления активами может каждый, некоторые компании, команды и отрасли получат от этого больше пользы, чем другие. 

Ниже перечислены некоторые отрасли и отделы, которым шаблоны управления активами принесут наибольшую пользу, а также примеры их использования.

• ИТ-команды. Когда коллеги запрашивают продукты или услуги у ИТ-отделов, используйте шаблон управления цифровыми активами для сортировки и выполнения этих запросов. Например, если вы распространяете лицензии на программное обеспечение, можно сохранить шаблон управления активами, который автоматически получает новые запросы, назначает их участнику команды для распространения и отправляет новую лицензию на программное обеспечение инициатору запроса.

• Производство: используйте шаблон для оптимизации системы управления активами, включая отслеживание инвентаризации и координацию производства активов между отделами.

• Кадровая служба: как и в случае с ИТ, команда по управлению персоналом может использовать шаблон для управления цифровыми активами, чтобы координировать профессиональные услуги для работников.

Как пользоваться шаблоном управления активами

Не существует строгого руководства по управлению активами. Активы могут быть самыми разными, и у вашей компании, скорее всего, будут свои предпочтения в отношении управления ими. Это означает, что вам понадобится гибкий и простой в использовании шаблон или, скорее всего, несколько шаблонов.

Но как создавать, сохранять и использовать шаблон для всех этих различных функций? Что, если вам нужны разные шаблоны для управления цифровыми, фиксированными и ИТ-активами? Ответ: используйте программное обеспечение для управления работой, чтобы создать шаблон управления активами. Создав цифровой шаблон, вы можете использовать его для координации всех связанных с активами материалов: подключать планы управления рисками, интегрироваться с системами управления ресурсами и создавать чёткие дорожные карты по использованию и повышению ценности активов.

Можно создавать различные типы шаблонов управления активами, в том числе:

• Шаблоны для отслеживания активов

• Шаблоны инвентаризации активов

• Шаблоны процесса управления активами

• Шаблоны управления активами для конкретных типов активов (например, шаблоны управления цифровыми, корпоративными или финансовыми активами)

Независимо от типа создаваемого шаблона управления активами, в него полезно включить следующие разделы:

• Даты: укажите дату покупки, дату производства или дату распространения. Это поможет отслеживать актив.

• Исполнитель: кто отвечает за этот актив? Это человек, к которому можно обратиться с вопросами или за обновлениями по активу.

• Тип актива: если ваша компания или команда управляет активами разных типов, здесь можно их сегментировать. Некоторые активы могут быть одинаковыми (например, подписка на программное обеспечение может быть как ИТ-активом, так и цифровым активом). Уточнение типа актива в шаблоне позволяет избежать путаницы.

• Приоритет: насколько важно управлять этим активом? Это показывает заинтересова��ным сторонам и участникам команды, какие активы имеют более высокий приоритет для бизнеса. 

• Статус: управляет ли этим активом в настоящее время кто-либо из команды? Позвольте заинтересованным сторонам видеть статус каждого актива, чтобы они не беспокоились о том, правильно ли вы управляете активами.

• Конкретные детали актива: в зависимости от типа актива вы можете указать дополнительные сведения. Например, если активом является ваша недвижимость, можно указать цену покупки, полученный доход и потенциальную прибыль.

Интеграции и приложения, которые можно использовать с шаблоном

Asana предлагает множество функций и интеграций с приложениями, которые можно использовать вместе с шаблоном управления активами.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования задач, чтобы знать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Подтверждения. Иногда вам нужно не просто завершенный результат, а знать, одобрен он или нет. Подтверждения — это особый тип задачи в Asana с опциями «Подтвердить», «Запросить изменения» или «Отклонить». Таким образом, исполнители задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия они должны предпринять и была ли их работа одобрена или нет. 

Рекомендуемые приложения

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Adobe Creative Cloud. Творческие команды работают наиболее эффективно, когда их ничего не отвлекает от своих проектов. С помощью интеграции Asana для Adobe Creative Cloud сотрудники, занимающиеся креативной и дизайнерской работой, могут с лёгкостью получать всю информацию, которая нужна для начала работы, комментарии рецензентов и согласующих, а также сдавать готовые материалы — и всё это не покидая Photoshop, Illustrator или InDesign. Просматривайте новые задачи, делитесь дизайнерскими разработками, внедряйте ссылки для доступа к XD и получайте отзывы, оставленные в Asana, не покидая Adobe Creative Cloud.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

Вопросы и ответы