Управление проектами в Excel: что нужно учитывать

Управление проектами в Excel ограничивает ваши возможности. Что нужно вашей группе, чтобы не выбиваться из графика? Запутавшись в бюджетах проектов и списках задач, вы вскоре поймёте, что электронные таблицы не предназначены для управления проектами.

Выходите за рамки электронных таблиц при управлении проектами

Чтобы успешно управлять группами и выполнять задачи по проекту, вам нужно нечто большее, чем таблица Excel. Лучшие инструменты управления проектами дают следующие возможности:

Хранение всех сведений о проекте в одном месте

В электронных таблицах нельзя раскрывать контекст, вести беседы или прикреплять файлы, поэтому информация о проекте оказывается разбросанной по разным инструментам. Из-за этого всегда есть вероятность упустить что-нибудь из вида в списке дел или потратить впустую время на поиски нужных ресурсов.

Хорошее средство управления проектами объединяет в себе наглядность электронной таблицы и дополнительные функции для совместной работы, поэтому вы можете попрощаться с копанием в старой почте в попытках найти актуальную информацию или файлы.

Быстрое создание и ведение планов

Если вы управляете проектами в электронных таблицах, у вас, вероятно, уходит много времени на построение с нуля календарей и диаграмм Ганта. Даже при наличии шаблона настройка, форматирование и поддержание планов проекта в актуальном состоянии отнимают массу времени.

В отличие от Excel гибкие инструменты, предназначенные для управления работами и проектами, позволяют быстро создавать и обновлять динамические планы проектов.

Управление несколькими проектами и программами

Без единого места для хранения информации по проектам будет трудно определять состояние всей программы или быстро переключаться между проектами. А если вы управляете группой, вам будет ещё сложнее видеть загрузку сотрудников во всех текущих проектах. С помощью более мощного средства управления проектами можно с лёгкостью получать все эти аналитические данные, которые помогут вам в отслеживании хода проектов и управлении ресурсами.

Ведение совместной работы легко и эффективно

В отличие от других средств планирования проектов электронные таблицы не предназначены для совместной работы. Вместо отслеживания всех подвижных элементов, жонглируя сведениями о проектах в таблицах Excel, электронной почте, чатах и документах, можно управлять проектами из единого центра достоверной информации. Средства управления проектами и работами позволяют держать под рукой все беседы по проектам и связанные с планами файлы, поэтому вы никогда ничего не потеряете.

Asana Product Screenshot

Прощай, Excel, привет, Asana

Asana — это программное обеспечение для управления проектами, в котором можно работать с проектами любых типов от маркетинга до инженерных разработок. Тратьте своё время на достижение результатов, а не на создание и обновление электронных таблиц. Наличие продвинутых навыков работы в Excel необязательно.

Подробнее об Asana

Как бы хорошо вы ни справлялись с управлением проектами в Excel, делайте это ещё лучше в Asana

Шаблоны в Excel — это хорошо, но Asana разработана специально для управления проектами.

Используйте подготовленные нами шаблоны или создавайте свои собственные, чтобы тратить меньше времени на переосмысление дорожной карты и уделять больше внимания самой работе.

Вам больше никогда не придётся создавать очередную копию диаграммы Ганта.

Наглядно представляйте хронологии проектов, распределяйте задачи и получайте чёткое представление о том, кто какую работу выполняет и к какому сроку, с помощью вида «Хронология».

Перестаньте создавать календари вручную

Вместо построения календаря в Excel вручную можно просто открывать расписание каждого проекта в виде календаря Asana. Менеджеры проектов могут быстро переключаться между списками и календарями.

В Excel для ведения проектов нет никаких средств обеспечения совместной работы и обмена информацией.

В Asana можно отслеживать задачи и получать уведомления о ходе работы и выполнении, оставлять комментарии прямо в задачах, добавлять сроки выполнения, исполнителей и другие данные.

Библиотека готовых шаблонов Asana помогает во всём от запуска продуктов до спринтов по дизайну.

Используйте подготовленные специалистами Asana шаблоны или создавайте свои собственные, чтобы тратить меньше времени на переосмысление дорожной карты и уделять больше внимания самой работе.

Представление «Хронология» в Asana — это оптимизированная диаграмма Ганта, которая помогает сотрудникам просматривать индивидуальные задачи, хронологии и исполнителей в одном месте.

Наглядно представляйте хронологии проектов, распределяйте задачи и получайте чёткое представление о том, кто какую работу выполняет и к какому сроку, с помощью вида «Хронология».

Планируйте на неделю, месяц или квартал вперёд с помощью вида календаря в Asana.

Вместо создания календаря в Excel вы можете автоматически просматривать каждый проект в виде календаря и быстро переключаться между списками и календарями.

Предоставляйте актуальную информацию, делитесь файлами, задавайте даты и назначайте сотрудников для каждой задачи в рамках проекта.

Отслеживайте задачи и получайте уведомления о ходе работы и выполнении, оставляйте комментарии прямо в задачах, добавляйте сроки выполнения, исполнителей и другие данные.

Asana Product Screenshot
Приложения и интеграции

Как превращать электронные таблицы в проекты Asana

Перейти на новый инструмент порой непросто. К счастью, текущие проекты можно с лёгкостью перенести из Microsoft Excel в Asana с помощью нашего средства импорта файлов CSV.

Подробнее о средстве импорта файлов CSV

Asana доверяют коллективы, которые хотят добиться результата

Asana Product Screenshot

Мы решили попробовать Asana. У нас тут же получилось избавиться от рутины по отправке электронных писем и представлению отчётов на еженедельных совещаниях. Теперь если я хочу знать о состоянии проекта или статусе чего угодно, я просто открываю Asana и мгновенно всё понимаю. Asana делает все наши рабочие процессы намного эффективнее и устраняет всё лишнее при обмене информацией.

Райан Хантер, инженер-программист компании Dropbox

Перенесите процесс планирования своих проектов из электронных таблиц в Asana уже сегодня

Посмотрите сами, почему миллионы людей используют Asana, чтобы делать свою работу лучше.