Discover how today’s most successful IT leaders stand out from the rest. Read the report
Управление проектами в Excel: что нужно учитывать
Управление проектами в Excel ограничивает ваши возможности. Что нужно вашей группе, чтобы не выбиваться из графика? Запутавшись в бюджетах проектов и списках задач, вы вскоре поймёте, что электронные таблицы не предназначены для управления проектами.
Выходите за рамки электронных таблиц при управлении проектами
Чтобы успешно управлять группами и выполнять задачи по проекту, вам нужно нечто большее, чем таблица Excel. Лучшие инструменты управления проектами дают следующие возможности:
Хранение всех сведений о проекте в одном месте
В электронных таблицах нельзя раскрывать контекст, вести беседы или прикреплять файлы, поэтому информация о проекте оказывается разбросанной по разным инструментам. Из-за этого всегда есть вероятность упустить что-нибудь из вида в списке дел или потратить впустую время на поиски нужных ресурсов.
Хорошее средство управления проектами объединяет в себе наглядность электронной таблицы и дополнительные функции для совместной работы, поэтому вы можете попрощаться с копанием в старой почте в попытках найти актуальную информацию или файлы.
Быстрое создание и ведение планов
Если вы управляете проектами в электронных таблицах, у вас, вероятно, уходит много времени на построение с нуля календарей и диаграмм Ганта. Даже при наличии шаблона настройка, форматирование и поддержание планов проекта в актуальном состоянии отнимают массу времени.
В отличие от Excel гибкие инструменты, предназначенные для управления работами и проектами, позволяют быстро создавать и обновлять динамические планы проектов.
Управление несколькими проектами и программами
Без единого места для хранения информации по проектам будет трудно определять состояние всей программы или быстро переключаться между проектами. А если вы управляете группой, вам будет ещё сложнее видеть загрузку сотрудников во всех текущих проектах. С помощью более мощного средства управления проектами можно с лёгкостью получать все эти аналитические данные, которые помогут вам в отслеживании хода проектов и управлении ресурсами.
Ведение совместной работы легко и эффективно
В отличие от других средств планирования проектов электронные таблицы не предназначены для совместной работы. Вместо отслеживания всех подвижных элементов, жонглируя сведениями о проектах в таблицах Excel, электронной почте, чатах и документах, можно управлять проектами из единого центра достоверной информации. Средства управления проектами и работами позволяют держать под рукой все беседы по проектам и связанные с планами файлы, поэтому вы никогда ничего не потеряете.
Прощай, Excel, привет, Asana
Asana — это программное обеспечение для управления проектами, в котором можно работать с проектами любых типов от маркетинга до инженерных разработок. Тратьте своё время на достижение результатов, а не на создание и обновление электронных таблиц. Наличие продвинутых навыков работы в Excel необязательно.
Подробнее об AsanaКак бы хорошо вы ни справлялись с управлением проектами в Excel, делайте это ещё лучше в Asana
Шаблоны в Excel — это хорошо, но Asana разработана специально для управления проектами.
Используйте подготовленные нами шаблоны или создавайте свои собственные, чтобы тратить меньше времени на переосмысление дорожной карты и уделять больше внимания самой работе.
Вам больше никогда не придётся создавать очередную копию диаграммы Ганта.
Наглядно представляйте хронологии проектов, распределяйте задачи и получайте чёткое представление о том, кто какую работу выполняет и к какому сроку, с помощью вида «Хронология».
Перестаньте создавать календари вручную
Вместо построения календаря в Excel вручную можно просто открывать расписание каждого проекта в виде календаря Asana. Менеджеры проектов могут быстро переключаться между списками и календарями.
В Excel для ведения проектов нет никаких средств обеспечения совместной работы и обмена информацией.
В Asana можно отслеживать задачи и получать уведомления о ходе работы и выполнении, оставлять комментарии прямо в задачах, добавлять сроки выполнения, исполнителей и другие данные.
Как превращать электронные таблицы в проекты Asana
Перейти на новый инструмент порой непросто. К счастью, текущие проекты можно с лёгкостью перенести из Microsoft Excel в Asana с помощью нашего средства импорта файлов CSV.
Подробнее о средстве импорта файлов CSVAsana доверяют коллективы, которые хотят добиться результата
Мы решили попробовать Asana. У нас тут же получилось избавиться от рутины по отправке электронных писем и представлению отчётов на еженедельных совещаниях. Теперь если я хочу знать о состоянии проекта или статусе чего угодно, я просто открываю Asana и мгновенно всё понимаю. Asana делает все наши рабочие процессы намного эффективнее и устраняет всё лишнее при обмене информацией.
—Райан Хантер, инженер-программист компании Dropbox
Перенесите процесс планирования своих проектов из электронных таблиц в Asana уже сегодня
Посмотрите сами, почему миллионы людей используют Asana, чтобы делать свою работу лучше.