OKR и KPI: различия, примеры и руководство по вариантам использования

На первый взгляд OKR и КПЭ могут показаться просто набором букв, но на самом деле эти сокращения обозначают ценные методы постановки и достижения целей. Для менеджера проектов важно ставить амбициозные цели, чтобы все чувствовали, что перед ними стоят сложные задачи, и были мотивированы. Понимание того, насколько вы продвинулись к этим целям, облегчает выявление проблем и позволяет отмечать успехи.

В этой статье мы рассмотрим различия между целями и ключевыми результатами (OKR) и ключевыми показателями эффективности (КПЭ). Поняв эти способы постановки целей, вы сможете объединить их преимущества для планирования и отслеживания своих бизнес-целей.

Что такое OKR?

OKR (цели и ключевые результаты) — это способ постановки целей, при котором амбициозная цель сочетается с измеримыми ключевыми результатами, позволяющими отслеживать прогресс в её достижении. Организации используют OKR, чтобы согласовывать действия команд в рамках общих целей и обеспечивать понимание каждым сотрудником того, как его работа способствует достижению приоритетов компании.

При постановке OKR заполните следующее предложение:

Я достигну [цели], которая измеряется [ключевым результатом].

Цели — это любые задачи, которые вы хотите выполнить, независимо от того, насколько легко их достичь или насколько они масштабны. Цель может включать в себя такие аспекты, как:

• Повысить уровень удержания клиентов

• Повысить коэффициент конверсии нашего сайта

• Привлечь перспективных клиентов

Ключевые результаты — это измеримые способы достижения цели, и у каждой цели может быть несколько ключевых результатов. В отличие от КПЭ, ключевые результаты не обязательно должны быть количественными. Ключевой результат может включать в себя такие аспекты, как:

• Внедрение программы поощрения лояльности

• Добавить качественный контент на наш сайт

• Обновление нашего программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами

Такой подход к постановке целей является гибким, но OKR компании эффективнее, когда они связаны с OKR других отделов и участников команды. 34% участников команды заявили, что чувствовали бы себя более мотивированными на работе, если бы понимали, как их работа связана с миссией компании. Вам нужны мотивированные участники команды, потому что они будут работать усерднее и быстрее достигать целей.

Что такое KPI?

KPI (ключевой показатель эффективности) — это количественный показатель, который измеряет прогресс в достижении конкретной бизнес-цели. В отличие от OKR, которые стимулируют изменения, КПЭ отслеживают текущую эффективность и состояние операционной деятельности.

Выбранные вами показатели должны быть уникальными для каждой инициативы. Для кампании в социальных сетях и ИТ-проекта требуются разные KPI, поэтому обязательно выбирайте показатели, которые измеряют то, что действительно важно для каждой цели.

Выбирайте КПЭ, которые:

• Связаны с вашими стратегическими целями

• Могут измеряться относительно оценок

• Служат источником информации для планирования ресурсов

• Отслеживают то, что вы можете контролировать и на что можете влиять

Определив KPI, отслеживайте их на протяжении всей реализации инициативы. Это поможет вам понять, всё ли идёт по плану, находится ли проект под угрозой или отстаёт от графика. Использование шаблона KPI может упростить этот процесс за счёт централизации показателей и предоставления вашей команде единого источника достоверной информации.

Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать свои КПЭ и делиться ими с заинтересованными сторонами проекта. Предоставляя актуальную информацию о ходе работ в реальном времени, вы позволяете всем следить за реализацией инициативы, не тратя время на очередное бесконечное совещание по статусу.

Разница между OKR и КПЭ

OKR и КПЭ — это методы управления эффективностью, но они служат разным целям. OKR — это способ постановки целей, которые способствуют изменениям, а КПЭ отслеживают текущую эффективность.

С помощью OKR можно ставить любые цели, но компании часто используют их для более смелых и амбициозных задач. Хотя OKR представляют собой крупные цели, они должны быть менее амбициозными, чем большие дерзкие амбициозные цели (BHAG). Старайтесь, чтобы большинство OKR были рассчитаны максимум на один год, иначе со временем они могут стать более масштабными и сложными.

Компании используют КПЭ для количественной оценки на постоянной основе. Эти показатели полезны для следующих целей:

• Мониторинга состояния бизнеса: отслеживания динамики выручки, удовлетворённости клиентов и операционной эффективности с течением времени.

• Оценки эффективности кампаний: оценки успешности маркетинговых, сбытовых или продуктовых инициатив.

• Раннего выявления проблем: обнаружения областей с низкой эффективностью до того, как они станут критическими.

• Принятие обоснованных решений: использование данных для корректировки стратегии и эффективного распределения ресурсов.

Вот как можно объединить OKR и КПЭ в процессе постановки целей:

1. Поставьте цель. Начните с мозгового штурма и определения чёткой бизнес-цели.

2. Определите ключевые результаты: выявите измеримые результаты, которые указывают на то, что вы достигли своей цели.

3. Назначьте КПЭ: привяжите соответствующие КПЭ, чтобы отслеживать количественный прогресс в достижении каждого ключевого результата.

OKR и КПЭ могут использоваться вместе, но также могут применяться по отдельности. Например, если ваша цель — повысить удовлетворённость клиентов, ваши ключевые результаты могут включать в себя увеличение числа сотрудников службы поддержки и документирование отзывов клиентов. Эти OKR не поддаются количественной оценке и не опираются на KPI.

Примеры OKR

Когда ваша компания ставит перед собой OKR, относящийся к общей картине, вы можете использовать подход «сверху вниз», чтобы сделать цель более достижимой, разбив её на OKR для отдельных подразделений и личные OKR. Создание такой структуры OKR гарантирует, что OKR каждого сотрудника будут соответствовать основной цели.

Например, если OKR вашей SaaS-компании заключается в том, чтобы стать лидером рынка, вы должны разбить его на OKR для отдельных отделов. Команда по разработке продукта может сосредоточиться на модернизации веб-сайта, а отдел маркетинга — на привлечении клиентов. OKR каждого отдела ведут к достижению цели компании.

Задача компании: стать лидером рынка в отрасли SaaS

• Ключевой результат 1: запустить версию 2.0 сайта

• Ключевой результат 2: привлечь 1000 новых клиентов в третьем квартале

Цель команды маркетинга: расширить охват целевой аудитории на всех цифровых платформах

• Ключевой результат 1: запустить платные рекламные кампании в Facebook, LinkedIn и Instagram

• Ключевой результат 2: создать качественный SEO-контент для веб-сайта и социальных сетей

Цель команды по разработке продукта: создать высокопроизводительный сайт

• Ключевой результат 1: устранить ошибки на нынешнем сайте с помощью продуктового бэклога

• Ключевой результат 2 — совместно с дизайнерами обновить макет сайта

В рамках соответствующих отделов участники команды могут создавать индивидуальные OKR, которые способствуют достижению OKR отдела. Эти более мелкие цели могут относиться к таким задачам, как написание кода для сайта или разработка контента.

Примеры KPI

Для того чтобы KPI был эффективным, ему необходимы четыре компонента: измеримая цель, сроки её достижения, источник данных для мониторинга и установленная частота мониторинга.

Часто KPI указываются просто как целевые показатели, например коэффициент использования производственных мощностей или количество новых входящих лидов. Но без всех четырёх компонентов вы не будете знать, зачем отслеживаете этот показатель и как измерять успех.

Ниже приведены примеры KPI, сгруппированные по отделам. Каждый из них включает в себя четыре вышеупомянутых компонента.

Примеры КПЭ отдела продаж:

• Получить 20 новых входящих лидов к концу 4 квартала. Использовать программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы еженедельно отслеживать ход работ.

• Сократить время отклика на обращения лидов в среднем на два дня в 4-м квартале. Используйте программное обеспечение для отчётности, чтобы отслеживать ежедневное время отклика на запросы лидов.

Примеры КПЭ в области маркетинга:

• Сократить стоимость привлечения одного клиента на 0,50 доллара в 4-м квартале. Рассчитывать стоимость привлечения одного клиента при планировании каждого проекта.

• Привлечь 100 новых клиентов в 4-м квартале. Использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы фиксировать текущий статус нашей клиентской базы.

Примеры КПЭ в области управления проектами:

• Поддерживать коэффициент использования способности выше 85% в четвёртом квартале. Используйте функцию «Загрузка» в Asana для отслеживания еженедельного коэффициента использования способности.

• Достичь рентабельности инвестиций (ROI) не менее 10% по каждому проекту в 4-м квартале. Используйте Asana для отслеживания предполагаемого бюджета проекта в сравнении с фактическими затратами по проекту, а затем рассчитайте рентабельность инвестиций.

Что лучше — OKR или КПЭ?

При выборе между OKR и КПЭ не существует правильного или неправильного варианта. Чтобы решить, какой подход подходит вам лучше всего, определитесь со своими целями.

Если вы хотите улучшить нынешний проект или прошлую инициативу, вам лучше всего подойдут KPI. Вы можете настроить эти показатели в соответствии со своими потребностями и отслеживать ход работ в режиме реального времени.

Если у вашей компании есть более масштабные цели, лучше подойдут OKR. Вы можете разбить эти цели на выполнимые задачи, в достижение которых может внести свой вклад каждый участник организации. OKR также помогают вашей команде сохранять мотивацию по мере продвижения к целям.

Важно помнить, что вам не обязательно выбирать что-то одно. Сочетая эти два подхода к постановке и оценке целей, вы можете добиться оптимальных показателей эффективности бизнеса.

Как использовать OKR и КПЭ вместе

OKR и КПЭ лучше всего работают в сочетании друг с другом. OKR задают направление и стимулируют изменения, а KPI отслеживают текущую производительность. Их сочетание даёт полное представление о том, куда вы движетесь и как продвигаетесь к цели.

Вот как эти два подхода работают вместе на практике:

• Используйте KPI, чтобы определять области, для которых требуются OKR: когда KPI указывает на низкую эффективность (например, снижение уровня удовлетворенности клиентов), создайте OKR, чтобы устранить первопричину.

• Отслеживайте прогресс по OKR с помощью KPI: назначьте соответствующие KPI для каждого ключевого результата, чтобы иметь возможность количественно измерять прогресс в течение квартала.

• Превращайте достигнутые OKR в KPI: как только вы достигнете амбициозной цели, преобразуйте её в KPI, чтобы поддерживать новый стандарт.

Сочетая оба подхода, ваша команда получает ясность в отношении того, что нужно изменить (OKR) и что нужно поддерживать (КПЭ).

Распространённые ошибки, которых следует избегать при работе с OKR и КПЭ

Даже опытные команды сталкиваются с трудностями при внедрении этих подходов. Вот самые распространённые подводные камни, которых следует избегать:

Ошибки при использовании OKR

• Постановка слишком большого количества целей: сосредоточьтесь на 3–5 целях в квартал. Больше целей рассеивает внимание и снижает результативность.

• Путаница между ключевыми результатами и задачами: ключевые результаты — это итоги, а не действия. «Повысить показатель открываемости писем на 15%» — это ключевой результат; «Запустить кампанию по электронной почте» — это задача.

• Создание OKR изолированно: OKR работают лучше всего, когда они согласованы во всей организации и связаны с целями на уровне компании.

• Постановка только легких целей: OKR должны подталкивать вашу команду к росту. Если вы достигаете 100% каждый квартал, значит, они недостаточно амбициозны.

Ошибки, связанные с KPI

• Отслеживание слишком большого количества показателей: ограничьте свою систему показателей 15–25 КПЭ. Отслеживать всё — значит не отслеживать ничего.

• Выбор несвязанных KPI: каждый KPI должен быть привязан к стратегической цели. Если вы не можете объяснить, зачем его отслеживаете, удалите его.

• Игнорирование контекста: KPI без указания цели, сроков и источника данных — это просто цифра.

• Использование электронных таблиц: отслеживание вручную приводит к устареванию данных. Используйте специализированное программное обеспечение для централизованного мониторинга.

Лучшие практики постановки OKR и КПЭ

Узнайте, как задавать OKR и KPI, которые приносят значимые результаты:

Передовые методы работы с OKR

• Ограничьте количество целей 3–5 на квартал: это поможет вашей команде сосредоточиться на том, что действительно важно.

• Сделайте ключевые результаты измеримыми: для каждого ключевого результата должна быть чёткая метрика, которая показывает, когда вы его достигли.

• Проводите анализ OKR ежеквартально: регулярные проверки помогают корректировать курс и отмечать прогресс.

• Привлекайте свою команду: люди более привержены целям, в постановке которых они участвовали.

Лучшие практики работы с KPI

• Выбирайте KPI, по которым можно действовать: если показатель KPI снижается, ваша команда должна знать, что с этим делать.

• Ставьте сложные, но достижимые цели: цели должны подталкивать вашу команду к росту, но не деморализовать её.

• Осуществляйте постоянный мониторинг: в отличие от ежеквартальных OKR, отслеживайте KPI еженедельно или ежедневно, в зависимости от показателя.

• Централизуйте работу на одной платформе: используйте программное обеспечение для управления целями, чтобы все могли видеть ход работ в режиме реального времени.

Отслеживайте свои OKR и КПЭ с помощью Asana

OKR и КПЭ помогают измерять успех и вызывать энтузиазм в отношении роста. Эти методы управления эффективностью также могут повысить результативность команды и обеспечить сосредоточенность всех сотрудников на предстоящих задачах.

Когда вы вносите свои инициативы и показатели эффективности в программное обеспечение для управления работой, сотрудники получают чёткое представление о том, как их труд связан с более глобальными целями. Это снижает вероятность внутренних конфликтов и способствует координации команд в вашей организации.

Готовы внести ясность в свои цели и отслеживание эффективности? Начните использовать Asana, чтобы управлять OKR и КПЭ в одном месте.

Часто задаваемые вопросы об OKR и КПЭ