Modelo de plano de projeto Agile

Criar um projeto ágil a partir de um modelo de plano de projeto Agile ajuda a sua equipe a poupar tempo e a manter consistência entre diferentes projetos. Você pode desenvolver o seu próprio modelo de forma rápida e simples.

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As estratégias convencionais de gestão de projetos costumam seguir um caminho linear, em cascata. Porém, isso nem sempre funciona para produtos mais dinâmicos, como os desenvolvimentos de software. Em 2001, a metodologia Agile foi criada para ajudar equipes ativas e dinâmicas a fazerem iterações rápidas e a se dedicarem mais à satisfação dos clientes. 

Felizmente, há diversas ferramentas de gestão de projetos para auxiliar no planejamento de novos projetos ágeis. Uma delas é o modelo de plano de projeto Agile. 

O que é um modelo de plano de projeto Agile?

É uma estrutura reutilizável que pode ser personalizada e usada em outros projetos Agile que venham a surgir. O modelo agiliza o processo de planejamento de projeto e fornece meios de tornar consistente a organização dos projetos da sua equipe. 

Os planos de projetos ágeis costumam ser organizados em um quadro Kanban. Neste formato, cada cartão Kanban representa uma única tarefa a concluir, que percorre diferentes estágios representados por colunas do quadro Kanban.

O que é “Agile”?

Agile é uma metodologia bastante utilizada de gestão de projetos que divide projetos grandes em períodos de tempo menores, geralmente chamados de “sprints”. A gestão ágil de projetos consiste em um processo iterativo, ou seja, após cada sprint ou iteração, a sua equipe separa um tempo para ponderar o que precisa melhorar no próximo sprint.

É possível usar o modelo de plano de projeto Agile para qualquer tipo de metodologia ágil, inclusive gestão de projetos Lean, Kanban e Scrum.

Como criar um modelo de plano de projeto Agile

Há duas alternativas comuns para organizar esse tipo de modelo: um quadro estilo Kanban ou um diagrama de Gantt. O quadro Kanban é mais indicado quando se deseja ver os estágios específicos de cada tarefa, enquanto o diagrama de Gantt é melhor para identificar o progresso do projeto de forma mais linear.

Antes de criar o modelo de plano de projeto Agile, observe o processo de planejamento ágil que está em vigor na sua equipe. Identifique os estágios específicos percorridos pelas suas tarefas, quais informações os proprietários dos produtos e os gestores de projetos precisam acessar de forma rápida, e os detalhes de que a equipe necessita para concluir uma tarefa.

Os projetos ágeis geralmente monitoram trabalhos em execução, então considere organizar o modelo por estágios como: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. A seção com tarefas “a fazer” costuma ser chamada de backlog do produto ou apenas backlog. É possível personalizar o estágio “em andamento” para adequá-lo ao fluxo de trabalho específico da sua equipe. Por exemplo, algumas equipes têm etapas diferentes para os processos de definição de escopo, revisão e desenvolvimento. 

O próximo passo no desenvolvimento do modelo de plano de projeto Agile é identificar quais informações devem ser incluídas em cada cartão Kanban, tais como story points, datas de início e conclusão e o responsável pela tarefa. A melhor forma de fazê-lo é usando um modelo de cartão Kanban

Por que usar um modelo digital de plano de projeto Agile?

Esse tipo de modelo traz muitas vantagens, tanto para os proprietários do produto e os gestores de projetos, quanto para a equipe como um todo. A seguir, veja algumas razões para criar um modelo de plano de projeto ágil em uma ferramenta digital de gestão de projetos.

  • Analise o projeto com diferentes visualizações. Se você é responsável pelo produto, talvez seja mais fácil examinar o projeto com uma visualização estilo diagrama de Gantt para identificar rapidamente as dependências dos entregáveis. Para quem está executando as tarefas, a visualização de quadro Kanban pode ser mais proveitosa. 

  • Automatize a geração de relatórios de dados. Algumas ferramentas digitais de gestão de projetos têm funcionalidades para criar gráficos e diagramas automáticos, como o gráfico de burndown. Isso ajuda a poupar tempo dos gestores de projetos e a mostrar às equipes o volume de trabalho a ser realizado pela equipe de desenvolvimento antes do término do sprint.

  • Colabore em tempo real com os membros do projeto. Os dias dos documentos desatualizados e das planilhas estáticas ficaram para trás. Com uma ferramenta digital de gestão de projetos, você pode ver o cronograma, as tarefas e as informações do seu projeto em tempo real.

Recursos integrados

  • Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

  • Relatórios. Os relatórios da Asana traduzem os dados de um projeto em gráficos visuais e facilmente compreensíveis. Ao gerar relatórios de trabalho no próprio local onde ele é realizado, você reduz a redundância de tarefas e a alternância desnecessária entre aplicativos. Como todo o trabalho da equipe está na Asana, é possível acessar dados de qualquer projeto ou equipe para obter um panorama preciso do que está acontecendo, em um único lugar.

  • Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

Aplicativos recomendados

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • GitHub. Sincronize as atualizações de status de pull requests do GitHubb para tarefas Asana, de forma automática. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

  • ServiceNow. Reduza o trabalho manual das equipes de TI que trabalham no ServiceNow com a criação automatizada de tarefas na Asana e o fornecimento de visibilidade entre plataformas, proporcionando contexto e status em tempo real. As equipes de serviço internas que usam o ServiceNow para acompanhar e gerir os tíquetes dos funcionários recebem, com frequência, solicitações que exigem ação externa ao ServiceNow, tais como o atendimento às solicitações de hardware ou a resposta a uma pergunta sobre folha de pagamento. Esta integração facilita a conexão do ServiceNow com as ações e atualizações realizadas na Asana.

Perguntas frequentes

Como faço para criar um modelo de plano de projeto Agile?

Se você nunca criou um modelo de plano de projeto Agile ou ágil, visualize os fluxos de trabalho da sua equipe e considere quais estágios as tarefas precisam percorrer até que sejam consideradas como concluídas. Cada uma dessas etapas precisa estar definida como um estágio no seu modelo. Em seguida, avalie quais informações têm de ser incluídas nos cartões Kanban. Elas podem ser histórias de usuários (user stories) contextuais, estimativas de esforço (story points) e datas de conclusão, por exemplo. Em posse dessas informações, você terá o arcabouço do plano de projeto ágil que poderá ser salvo como um modelo para projetos futuros.

O que é “Agile”?

Agile é uma estrutura de gestão de projetos que divide o trabalho em períodos de tempo menores, geralmente sprints de duas semanas. O objetivo desta metodologia é manter um estilo de trabalho que permita ajustes rápidos à estratégia. Ou seja, caso a equipe precise mudar a sua dinâmica por algum motivo, ela terá meios para adotar uma estratégia diferente. É daí que vem o nome Agile, ou “ágil” em inglês.

Como implementar a metodologia Agile na minha equipe?

Quando estiver com tudo pronto para planejar o primeiro projeto ágil, comece pela meta do projeto. Defina um roteiro de produto (product roadmap) para auxiliar na criação da estratégia que orientará essa meta. Em seguida, dê início ao planejamento de sprints e à implementação das reuniões em pé diárias (standups). Depois do primeiro sprint, conduza uma reunião de retrospectiva e recomece o processo para o ciclo seguinte.

O modelo de plano de projeto Agile é útil para mim?

Com certeza! Com um modelo digital de plano de projeto ágil, fica muito mais fácil criar projetos seguindo a metodologia Agile. Em poucos cliques, você montará a estrutura Agile específica da sua equipe e poderá usá-la no próximo projeto quando quiser. É só adicionar as tarefas ao backlog, e o projeto estará pronto para começar com toda a agilidade de que você precisar.

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