Como o agrupamento de tarefas pode aumentar a sua produtividade no trabalho

Imagine o seguinte: você abre o seu e-mail na segunda-feira de manhã para ver a sua lista de tarefas. A caixa de entrada do seu e-mail está uma bagunça, as aprovações estão se acumulando e você não tem ideia de por onde começar ou o que fazer primeiro. 

Se você se identifica com isso, saiba que é uma situação muito comum. Uma das maneiras mais comuns de começar o dia é acessar o e-mail e lidar com a primeira correspondência na caixa de entrada. Mas, embora isso seja útil para as pessoas que enviaram e-mails, pode não ser o uso mais eficiente do seu tempo. O agrupamento de tarefas pode ajudar a organizar as tarefas que você precisa concluir da maneira mais eficaz para você, para que possa começar o dia do seu jeito.

O que é agrupamento de tarefas?

O agrupamento de tarefas é uma estratégia de produtividade que envolve agrupar tarefas semelhantes para serem concluídas em um único período. O principal objetivo dessa estratégia é evitar a alternância de contextos, ou seja, saltar mentalmente entre tarefas. O termo alternância de contexto se originou da computação para descrever como um sistema operacional pode executar vários processos ao mesmo tempo. É como clicar em dois aplicativos diferentes no seu telefone e alternar entre eles. O seu cérebro faz um processo semelhante quando se concentra em duas tarefas diferentes. Mas, como somos humanos e não computadores, é preciso tempo e esforço mental para alternar o contexto. O agrupamento de tarefas ajuda a reduzir a quantidade de alternância de contexto que você precisa fazer durante o dia. Em vez de lidar com as pendências à medida que elas surgem, a estratégia de agrupamento de tarefas incentiva a agrupar tarefas semelhantes para que você possa concluir todas as tarefas de um projeto ou fluxo de trabalho semelhante de uma só vez. 

Agrupamento de tarefas ou blocos temporais?

O agrupamento de tarefas usa o conceito de blocos temporais. Embora essas duas estratégias de produtividade sejam semelhantes por natureza, há algumas diferenças entre elas. 

• O agrupamento de tarefas agrupa tarefas de natureza semelhante ou que fazem parte do mesmo projeto em um período de tempo designado. Por exemplo, você pode optar por responder aos seus e-mails em um lote, em vez de quando eles chegarem. 

• O time blocking ou o agrupamento de tarefas envolve o agendamento de blocos de tempo específicos no seu dia para se concentrar no trabalho. Usando o exemplo de e-mail mencionado anteriormente, você pode bloquear uma hora todos os dias dedicada exclusivamente a responder e-mails. 

Você pode levar a sua produtividade um passo adiante e combinar as duas estratégias. Agrupe tarefas semelhantes e atribua um bloco de tempo para concluir essa categoria de tarefas. 

Por que a agregação de tarefas funciona

O agrupamento de tarefas funciona porque permite que o nosso cérebro se concentre em uma tarefa de cada vez, em vez de realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo. A Dra. Sahar Yousef, neurocientista cognitiva e docente da Haas School of Business da Universidade da Califórnia, em Berkeley, afirma que a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo é um mito. Durante o evento Focus & Flow da Asana, a Dra. Yousef afirmou: “O cérebro humano funciona melhor quando se concentra em uma coisa de cada vez. Temos uma certa capacidade cognitiva e uma certa atenção.”

O cérebro humano funciona melhor quando se concentra em uma coisa de cada vez. Temos uma certa capacidade cognitiva e uma certa atenção.”

Para evitar a multitarefa, o agrupamento de tarefas aproveita o nosso foco individual para lidar com um tipo específico de tarefa. Ao trabalhar em um grupo de tarefas agrupadas, você pode evitar pensar ou trabalhar em qualquer outra tarefa que não esteja nesse grupo. Isso ajuda a trabalhar de forma mais eficiente, porque o cérebro leva tempo e energia para alternar entre diferentes tarefas. Pode levar em média 23 minutos para retomar o foco após uma distração, e o agrupamento de tarefas evita essa chamada “taxa de alternância”.

“A parte bonita da atenção e do foco humanos é que eles são recursos preciosos e finitos”, diz o Dr. Yousef. “Não temos uma quantidade infinita de atenção. Temos de ter muito cuidado com a forma como empregamos esse recurso finito.” 

Como agrupar tarefas

O agrupamento de tarefas é uma técnica simples para ajudar você a cumprir a sua lista de pendências e melhorar a gestão do tempo. Aqui estão os passos que você pode seguir para agrupar tarefas com sucesso. 

Categorize as tarefas do dia

Veja tudo o que você precisa fazer no dia e categorize as tarefas em grupos semelhantes. Você pode organizar as tarefas por nível de esforço, por projeto ou pelo tipo de ações necessárias para concluí-las.  

Dica: se você tem dificuldade em alternar entre as coisas que precisa fazer durante o dia, tente usar o método GTD. Essa técnica ajuda a descarregar algumas informações do seu cérebro para uma fonte externa, para que você não precise desperdiçar energia lembrando de tudo o que precisa fazer. 

Bloqueie o tempo no seu calendário 

Depois de agrupar tarefas semelhantes, reserve tempo suficiente para concluí-las de uma só vez. Se necessário, agende esse horário no seu calendário. Isso não apenas ajuda a cumprir o seu compromisso, mas também permite que a equipe saiba quando você está disponível e quando está focado. 

Por exemplo, digamos que você leve cerca de 30 minutos para responder a e-mails e mensagens do Slack. Para usar a técnica de agrupamento de tarefas, basta reservar 30 minutos no início, no meio e no final do dia para realizar essas tarefas. 

Dica: uma objeção comum ao uso da técnica de blocos de tempo é que os funcionários querem estar constantemente disponíveis para a equipe. Embora essa seja uma consideração positiva, usar uma técnica de blocos de tempo não significa que você ficará indisponível, mas que os membros da equipe saberão qual é o melhor momento para falar com você e receber toda a sua atenção. Ao criar os blocos de tempo, não se esqueça de levar em conta as reuniões da equipe e os intervalos para refeições! 

Use cores para identificar os blocos de tempo

Embora esta etapa seja totalmente opcional, a codificação por cores dos seus blocos de tempo pode ajudar a entender melhor como você está passando o seu dia. Use uma cor diferente para reuniões, tempo de foco e reuniões individuais para ter uma visão geral do seu dia rapidamente.

Vantagens da agregação de tarefas

Se você está pensando em testar alguns truques de produtividade, veja por que vale a pena dedicar tempo ao agrupamento de tarefas. 

Promove o trabalho focado e a concentração

O trabalho focado é um estado de profunda concentração que permite aprender coisas complexas e produzir trabalhos com qualidade e rapidez. O termo foi criado por Cal Newport, professor de ciência da computação da Georgetown University. No livro “Trabalho focado: como ter sucesso em um mundo distraído”, Newport define o trabalho focado como um estado de concentração livre de distrações, quando o cérebro alcança o potencial máximo de funcionamento. 

O agrupamento de tarefas permite que o cérebro filtre as distrações e se concentre apenas na tarefa em questão, para que você possa trabalhar nela com o potencial máximo do seu cérebro. Isso pode ajudar a entrar no modo de trabalho focado e a permanecer nele.

Redução do burnout

A alternância de contexto não apenas interrompe o seu foco, mas também pode aumentar a chance de burnout. 

A Universidade da Califórnia em Irvine descobriu que trabalhar em um ambiente com interrupções constantes aumenta o estresse e a frustração. A mudança constante de contexto aumenta a quantidade de cortisol que o cérebro produz, o que pode causar exaustão mental e esgotamento. 

Pense no seu dia de trabalho como uma trilha de caminhada. Quando você está focado, consegue permanecer na trilha e seguir em frente. Se você se distrair, pode parar e sair da trilha para olhar uma flor, mas depois ainda terá que voltar à trilha e continuar avançando. O seu cérebro faz a mesma coisa ao alternar entre tarefas, e pode ser difícil ver realmente o quão longe você chegou se estiver continuamente desviando do caminho. 

O mesmo se aplica ao seu trabalho: identificar a quantidade de trabalho que você concluiu quando está constantemente realizando várias tarefas é um desafio. Quando você separa as tarefas em blocos de trabalho, fica claro para você e para os membros da equipe exatamente o que foi concluído. Ver os resultados tangíveis pode ajudar a aumentar a sensação de realização ao longo do dia e mostrar que o trabalho árduo valeu a pena.

Economiza tempo 

Se você está com dificuldade para encaixar todo o seu trabalho em um dia útil, o agrupamento de tarefas pode ajudar a recuperar o atraso e minimizar a procrastinação. Se os prazos forem um problema para você, os blocos de tempo podem ajudar a criar um senso de urgência. Isso pode ajudar a concluir as tarefas mais desafiadoras em vez de adiá-las para mais tarde. Como resultado, você pode desfrutar de mais tempo livre mais tarde. 

Dicas para a agregação de tarefas

Se você não tem o hábito de agrupar tarefas, começar pode ser um pouco complicado. Aqui estão algumas dicas que você pode usar para aproveitar ao máximo a estratégia de agrupamento de tarefas. 

Programe tarefas mentalmente desafiadoras durante o horário de pico

Cada pessoa tem períodos diferentes em que está no seu estado mental de pico. Algumas pessoas conseguem trabalhar melhor no início da manhã, enquanto outras têm mais energia depois do almoço. Seja qual for o seu período, programe as tarefas que exigem mais concentração mental, como brainstorming ou elaboração de estratégias, durante essas horas. 

Minimize as distrações durante as horas de foco

Quando você estiver se concentrando em um conjunto de tarefas, desative as notificações, saia de quaisquer aplicativos externos na Web ou ative o modo não incomodar. Desative as notificações do telefone e saia das redes sociais. Uma pequena notificação na tela é distração suficiente para tirar o seu foco, e você deve evitar isso ao máximo para promover o trabalho focado. 

Se o seu espaço de trabalho físico o distrair, reserve um tempo para organizar a mesa e configurar a estação de trabalho de uma forma que permita trabalhar com mais eficiência.

Comunique as suas horas de foco à equipe

É importante informar à sua equipe quando você estiver em um bloco de foco. Isso pode ser feito definindo um status no Slack, uma resposta automática no seu e-mail ou criando um bloco público no seu calendário. Ao alertar a equipe, ela saberá que não deve incomodar você, a menos que seja uma emergência. Informe-os sobre as diferentes maneiras de entrar em contato com você, como por e-mail, mensagens do Slack ou atribuição de tarefas de forma assíncrona. Também é uma boa ideia dar-lhes alguma indicação de quando podem esperar uma resposta. Por exemplo, você pode definir um status no Slack informando que receberá a mensagem, mas pode demorar para responder. 

Aumente a produtividade com ferramentas de gestão do trabalho

É mais fácil ser produtivo quando se tem as ferramentas certas no fluxo de trabalho. Usar uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a monitorar o trabalho para que você saiba exatamente quem precisa fazer o quê e até quando.