Uma análise aprofundada dos modelos de maturidade da gestão de projetos

Pense em como você era na escola primária. Você tinha uma maneira madura de ver o mundo? E quando você estava no ensino médio? Como são as suas opiniões e pontos de vista agora que você é adulto e tem mais experiência de vida? 

Esse conceito de maturidade pode ser aplicado a muitas coisas, incluindo Business e gestão de projetos. Quando uma organização começa a desenvolver o trabalho, pode haver pouco ou nenhum processo padrão para a gestão de projetos. À medida que o business cresce, o estilo de gestão de projetos amadurece. Este é o conceito básico por trás do modelo de maturidade da gestão de projetos.

Compreender os componentes do modelo de maturidade da gestão de projetos pode ajudar a analisar a situação atual da sua organização e o grau de maturidade dos seus processos. Em seguida, você pode usar esse conhecimento para desenvolver e melhorar ainda mais os seus processos de gestão de projetos.

O que é um modelo de maturidade de gestão de projetos (PMMM, na sigla em inglês)?

Um modelo de maturidade de gestão de projetos (comumente abreviado como PMMM, na sigla em inglês) é uma matriz que ilustra como o processo de gestão de projetos de uma empresa evolui ao longo do tempo. Assim como uma empresa muda à medida que se expande, é necessário que o seu estilo de gestão de projetos também se ajuste. A ideia é que uma organização não cresce aleatoriamente: quando uma empresa cresce, ela cresce com propósito.

O objetivo do modelo de maturidade da gestão de projetos organizacionais é fornecer à liderança uma diretriz das etapas que podem ser tomadas para melhorar. Quando apresentado visualmente, o PMMM se parece com uma matriz com cinco colunas que indicam os níveis de maturidade e 10 linhas que indicam as áreas de conhecimento.

O PMMM foi criado com base em modelos de negócios já existentes, como o Modelo de Maturidade de Capacidade (CMM). Este foi desenvolvido pelo Instituto de engenharia de software da Universidade Carnegie-Mellon e pelo Modelo de Excelência da Fundação Europeia para a Gestão da Qualidade (EFQM). Ele também incorpora aspectos do Modelo de Maturidade de Risco, que descreve quais aspectos e atividades podem criar um programa de gestão de riscos sustentável e repetível.

Os 5 níveis de maturidade do PMMM

Esses cinco níveis de maturidade da gestão de projetos representam o estágio de maturidade em que uma empresa pode se encontrar. É possível que uma organização esteja em diferentes níveis de maturidade em diferentes áreas de conhecimento. Isso é semelhante a uma rubrica de classificação ou a uma avaliação de desempenho de funcionários. 

Nível 1: processo inicial

Neste nível, a organização tem muito poucos processos de gestão de projetos em vigor. É muito provável que as tarefas sejam realizadas aleatoriamente e seja difícil prever o sucesso futuro, já que tudo é feito de forma ad hoc. 

Diferentes equipes podem usar diferentes processos de gestão de projetos, resultando em falta de responsabilização e coesão entre as equipes. Há muito pouca documentação (se houver), e as métricas só são coletadas conforme necessário. Como as equipes de projeto não estão mensurando métricas, não há como avaliar o sucesso do projeto. 

O processo inicial não é necessariamente um estágio ruim: todas as equipes precisam começar de algum lugar! A principal conclusão desta etapa é estar ciente da falta de processos e documentação, para que você possa trabalhar com a sua equipe para desenvolvê-los.

Nível 2: processo e padrões estruturados

Neste nível, a organização implementa a gestão básica de projetos, mas apenas para projetos individuais. Isso significa que pode haver diferentes metodologias de gestão de projetos em uso em toda a organização. Por exemplo, a equipe de marketing pode organizar os seus projetos de forma diferente da equipe de vendas. Quando as vendas e o marketing precisam colaborar, essa desconexão causa atrito. 

Como não há práticas organizacionais mais amplas de gestão de projetos, o sucesso de todos os projetos depende dos gerentes de projeto individuais e das equipes que trabalham nesses projetos. As métricas são monitoradas apenas da maneira mais básica para garantir o sucesso do projeto atual. 

Se a sua equipe está neste nível, você está no caminho certo! Vocês estão padronizando os processos de gestão de projetos no nível da equipe. Agora, você pode se concentrar na criação de práticas padronizadas em toda a empresa para promover mais colaboração interdisciplinar.

Nível 3: padrões organizacionais e processos institucionalizados

Nesse nível de maturidade, uma organização deve ter um sistema de gestão de projetos bem definido e padronizado em toda a organização, às vezes chamado de escritório de gestão de projetos (EGP). A gestão está regularmente envolvida na implementação de novos processos, incluindo a implementação de gestão de mudanças, quando necessário, para atualizar ou modificar os processos de gestão de projetos em toda a organização. As métricas são medidas, mas apenas para estabelecer uma linha de base, não para o planejamento estratégico.

A documentação nesta fase é importante, e há processos e informações definidos que indicam claramente como são os processos de business padrão. Se ocorrer uma emergência crítica para o Business, existem planos de contingência claros para evitar que o Business falhe completamente.

Nível 4: processos gerenciados

Neste estágio, a organização exibe todas as características do nível três e as leva um pouco mais adiante. Uma organização no nível de processos gerenciados tem processos e documentação de gestão de projetos claros. Os líderes de projeto incorporam regularmente processos padrão de gestão de projetos em todos os sistemas corporativos. Durante esta fase, a gestão começa a monitorar regularmente as métricas e a analisar o desempenho passado para tomar decisões para projetos futuros.

No nível quatro, a gestão tem uma compreensão clara de como alcançar o sucesso do projeto. Com base em experiências anteriores, documentação e métricas atuais, ela pode tomar decisões informadas para garantir que os projetos futuros sejam bem-sucedidos.

Nível 5: otimização de processos

Quando uma organização atinge esse nível de maturidade em gestão de projetos, ela pode começar a otimizar totalmente os seus processos para melhor atender às suas necessidades. Um dos principais identificadores desta etapa é a melhoria contínua. A melhoria contínua é o processo de adaptação dos processos em um esforço para manter a eficiência e a produtividade. As organizações maduras integram técnicas de melhoria contínua aos seus processos de gestão de projetos.

A equipe não apenas gera relatórios periódicos sobre as métricas, mas também as utiliza para criar um plano estratégico para o futuro. Enquanto as organizações no nível quatro do PMMM revisam as métricas para tomar decisões de negócios importantes, as empresas no nível cinco também melhoram ativamente os processos de negócios.

As dez áreas de conhecimento da gestão de projetos

Se os cinco níveis de maturidade do PMMM são as colunas da matriz, as dez áreas de conhecimento são as linhas. Essas diferentes áreas de conhecimento são identificadas pelo guia do Project Management Institute (PMI), o Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®). Este é o padrão do setor para identificar quais áreas de conhecimento são essenciais para a gestão de projetos. 

• Gestão de integração de projetos: a coordenação das diferentes partes móveis dos projetos. Isso inclui tarefas individuais, recursos, partes interessadas, entregáveis e gestão de portfólio. Esta área de conhecimento identifica como todas essas peças móveis são comunicadas aos outros membros da equipe.

• Gestão do escopo: a maneira como a equipe garante que um projeto se encaixe no escopo do projeto, seja em termos de tempo, orçamento ou recursos.

• Gestão do tempo: semelhante à gestão do escopo do projeto, é como uma equipe de gestão de projetos usa o tempo durante um projeto.

• Gestão de custos: um subconjunto da gestão de escopo, é como uma equipe gerencia os custos de um projeto e se está usando o orçamento de forma eficiente.

• Gestão da qualidade: como as equipes usam os seus processos para produzir produtos de qualidade.

• Gestão de recursos: como as equipes organizam, processam, gerenciam e lideram os membros da equipe durante um projeto.

• Gestão da comunicação: a maneira como as equipes comunicam os projetos tanto internamente a outros funcionários quanto externamente a clientes futuros e atuais. Isso pode incluir comunicação em tempo real e assíncrona, e tudo deve ser documentado em um plano de comunicação.

• Gestão de riscos: como uma equipe mitiga proativamente os riscos do projeto. Isso inclui quaisquer planos de contingência que a equipe tenha em resposta a possíveis riscos. 

• Gestão de aquisições: como uma organização obtém bens ou serviços de fornecedores externos. Isso pode ocorrer no âmbito do projeto ou da empresa. 

• Gestão de partes interessadas: a maneira como a equipe gerencia as expectativas das diferentes partes interessadas e como você comunica as atualizações de status a elas.

Como passar de um nível para outro

Se você deseja mover os processos de gestão de projetos da sua equipe do nível atual para o próximo, é importante entender que o modelo de maturidade da gestão de projetos não é um conjunto rígido de regras. São mais diretrizes e características de como deve ser um bom processo de gestão de projetos. 

Infelizmente, não há uma maneira padrão de garantir que a sua empresa possa passar de um nível para outro. Há muitos fatores diferentes que influenciam a capacidade da sua organização de avançar de nível, incluindo o setor em que você atua, a cultura da empresa e as metas de crescimento.

Se você acha que a sua equipe está com dificuldade para passar de um nível para o outro, dê uma olhada nas 10 áreas de conhecimento para ver como a sua equipe está progredindo. Para cada área de conhecimento, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Você estabeleceu as práticas recomendadas de gestão de projetos? Caso contrário, você pode estar no nível um para esta área de conhecimento.

• Há documentação sobre como a organização coordena cada área de conhecimento específica? Caso contrário, essa área de conhecimento pode estar presa no nível dois.

• Você padronizou as práticas em todas as equipes da sua organização? Caso contrário, é provável que você esteja no nível três para esta área de conhecimento.

• Você monitora métricas e avalia o sucesso do projeto com base em práticas padronizadas? Caso contrário, esta área de conhecimento pode estar no nível quatro.

• Você reavalia continuamente o desempenho da sua equipe em cada área de conhecimento? Se não, concentrar-se na melhoria contínua pode ajudar a alcançar o nível cinco nesta área de conhecimento.

Ao fazer essas perguntas, você pode identificar em quais processos precisará se concentrar para aumentar a maturidade da gestão de projetos da sua organização. Por exemplo, se você está atualmente no nível um, sabe que o ato de criar um processo de gestão de projetos é suficiente para levá-lo ao próximo nível.

Benefícios de usar o modelo de maturidade da gestão de projetos

Se você quiser ver uma melhoria no desempenho do seu Business, otimizar os processos de gestão de projetos é um bom passo a ser dado. A seguir, apresentamos algumas razões pelas quais isso é benéfico para a sua organização.

Incentiva a escalabilidade

Um dos principais benefícios de usar o modelo de maturidade da gestão de projetos para analisar os seus processos atuais de gestão de projetos é criar uma base sólida para o crescimento. Estabelecer processos claros de gestão de projetos ajuda a dar à sua equipe a estrutura necessária para medir claramente o desempenho e o sucesso do projeto. 

À medida que a equipe começa a crescer, use o PMMM para reavaliar se o estilo de gestão de projetos da organização funcionará ou não para o tamanho da equipe. É por isso que a melhoria contínua é um aspecto fundamental do nível cinco: ela dá à equipe a capacidade de encontrar o que funciona melhor para ela à medida que muda e cresce. 

Minimiza falhas de comunicação

Quando a sua organização estabelece uma forma padrão de gestão de projetos, todos na equipe têm todas as ferramentas e linguagem compartilhadas necessárias para se comunicar de forma eficaz. Por exemplo, se a sua equipe usa uma infinidade de aplicativos como Slack, Dropbox, Google Drive e e-mail, pode ser difícil saber qual é a verdadeira fonte de informações. Mas, se você usar uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana como parte do seu processo de gestão de projetos, poderá estabelecer um núcleo central de referência e minimizar a falta de comunicação. A Asana ajuda a coordenar planos, projetos e processos num local centralizado. Além disso, você pode criar modelos para padronizar os processos em toda a organização.

Quando tudo está padronizado e todos estão usando os mesmos processos, a equipe não precisa se preocupar tanto com arquivos e documentos ausentes. Cada membro da equipe sabe exatamente onde encontrar as informações de que precisa.

Aumenta o desempenho do Business

Quando a equipe dispõe de uma estrutura padronizada para gerir o trabalho, não precisa se preocupar com a forma de se comunicar. Eles podem se concentrar apenas no que é importante: fazer o trabalho. Isso economiza tempo e capacidade mental. A sua equipe pode se concentrar no trabalho significativo que ajuda a empresa a crescer, em vez de se ocupar com a organização para o trabalho, como decifrar conversas por e-mail e buscar aprovações. 

Eleve a gestão de projetos com a Asana

Uma das maneiras mais fáceis de começar a aprimorar os processos de gestão de projetos da sua equipe é estabelecer um núcleo de referência. Usar ferramentas de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a levar a gestão de projetos a um novo patamar.