Em que consiste a gestão da força de trabalho e como ela pode ajudar a sua equipe?

Quer melhorar a produtividade e o desempenho geral da equipe? A gestão da força de trabalho pode otimizar o fluxo de trabalho e os custos operacionais da sua equipe. Isso leva a uma maior eficiência, melhor engajamento dos funcionários e maior moral da equipe. 

Das principais funções aos benefícios da gestão da força de trabalho, vamos detalhar como implementar efetiva estratégia de gestão da força de trabalho. 

O que é a gestão da força de trabalho?

A gestão da força de trabalho é um conjunto de processos usados para aumentar a produtividade e a eficiência da equipe. De call centers a serviços de saúde, muitos setores têm empregado a gestão da força de trabalho para otimizar com sucesso os seus processos. 

A gestão da força de trabalho abrange todas as atividades necessárias para manter uma força de trabalho produtiva. Este método é composto por uma variedade de técnicas de gestão da força de trabalho, incluindo: 

• Gestão de recursos humanos (GRH)

• Gestão de capital humano (HCM)

• Gestão de desempenho

• Coleta de dados

• Preparação de orçamento e projeção

As tarefas de gestão da força de trabalho muitas vezes se assemelham às da gestão do capital humano (HCM, na sigla em inglês), que é uma estrutura de recrutamento, gestão e desenvolvimento do valor dos funcionários. A principal diferença entre os dois é que a gestão do capital humano visa maximizar o retorno sobre o investimento, enquanto a gestão da força de trabalho visa maximizar o desempenho e a produtividade dos funcionários. 

Quais são as principais funções de uma estratégia de gestão da força de trabalho?

Da contratação de funcionários à projeção, há muitas partes que compõem um processo de gestão da força de trabalho.

Embora um gestor de projetos não possa necessariamente gerir todas essas tarefas, é útil garantir que as principais iniciativas estejam funcionando sem problemas, fazendo parceria com os líderes de departamento e coletando feedback da equipe. Isso é especialmente importante, considerando que quase 70 % dos trabalhadores sentem que estariam mais bem preparados para atingir as metas se tivessem processos mais claros para gerir o trabalho.

Vamos nos aprofundar em cada um dos elementos da gestão da força de trabalho e em como eles funcionam para criar uma solução que você possa implementar na sua equipe. 

Monitoramento de tempo

O monitoramento do tempo pode parecer bastante simples, mas não se trata apenas de bater ponto. Além de ser bom para analisar a eficiência, o monitoramento do tempo também é útil para identificar padrões de horas extras ou de horas não trabalhadas. 

A implementação de um processo de monitoramento de tempo permite:

• Monitorar a carga de trabalho futura

• Contratar um número adequado de membros da equipe

• Delegar tarefas corretamente

O monitoramento eficaz do tempo também pode ajudar a aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo e a criar uma rotina diária produtiva em geral. A melhor maneira de fazer isso é usando ferramentas de gestão do trabalho para monitorar o trabalho em tempo real. 

Com ferramentas eficazes e boas práticas de gestão do tempo, cada membro da equipe tem autonomia para fazer o melhor trabalho possível. 

Agendamento de pessoal

Além do monitoramento do tempo, também é importante prever e programar adequadamente as necessidades de pessoal. Isso ajuda a criar um processo de gestão da força de trabalho bem-sucedido que ofereça equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal. Se você tem vários níveis de pessoal dentro da sua organização ou gerencia uma equipe no mesmo nível, a programação de funcionários pode ser complexa. 

Você precisa de um sistema que leve em conta variáveis como férias, disponibilidade, carga de trabalho e ausências para criar um cronograma que funcione para toda a equipe. 

As responsabilidades de agendamento da gestão da força de trabalho incluem:

• Gerir a programação da equipe

• Resolver problemas de excesso ou falta de pessoal

• Projeção para o crescimento da equipe

Com um sistema de agendamento confiável, as empresas podem ter certeza de que não ficarão com falta de pessoal durante momentos críticos ou com excesso de pessoal quando o ritmo dos negócios diminuir.

Projeção e orçamento

A análise de dados históricos pode ajudar a prever quando as demandas de mão de obra mudam, para que você possa otimizar a implementação e equilibrar a carga de trabalho. Por exemplo, uma loja de varejo pode precisar de duas vezes mais funcionários trabalhando durante as férias do que na baixa temporada. 

Outras maneiras de usar os processos de gestão de pessoal para projeção incluem:

• Abordar altas taxas de rotatividade

• Contabilizar o “encolhimento” ou o tempo improdutivo gasto 

• Preparar-se para dias ou eventos especiais quando a carga de trabalho é significativamente afetada

• Examinar dados de projetos anteriores para obter estimativas precisas de mão de obra e recursos

Você também pode incorporar o planejamento da força de trabalho ao seu orçamento. Para a maioria das empresas, o capital humano (seus funcionários) é provavelmente a despesa mais cara e mais variável. 

Um processo de gestão da força de trabalho automatiza a programação, as trocas de turnos e a adesão às leis trabalhistas para garantir que você não gaste mais do que o necessário com os custos de mão de obra. De fato, estudos demonstraram que as soluções de gestão da força de trabalho têm o maior retorno sobre o investimento de todos os investimentos em tecnologia de RH. 

Avaliações de funcionários

Embora as avaliações de desempenho possam ser demoradas, elas são importantes para avaliar o desempenho da equipe, a produtividade e a experiência geral dos funcionários. Essas métricas também podem ser valiosas para medir a satisfação do cliente com base no desempenho dos membros da equipe.

A gestão do desempenho da equipe envolve:

• Monitorar as experiências dos funcionários

• Medir a produtividade dos funcionários

• Avaliar a experiência e a satisfação do cliente

Cada equipe tem uma maneira diferente de gerir o desempenho da equipe, embora a realização de avaliações trimestrais seja uma maneira de alcançar esses resultados.  

Folha de pagamento e benefícios

Quer você tenha ou não uma equipe dedicada à folha de pagamento e aos benefícios, essa é outra parte importante de um plano mais amplo de gestão da força de trabalho. Isso inclui o pagamento e os benefícios diários, mas também pode abranger quaisquer incentivos adicionais que você ofereça aos seus funcionários. 

Há diversas tarefas que derivam da folha de pagamento, como:

• Analisar os custos de mão de obra

• Monitorar folgas remuneradas 

• Monitoramento de planilhas de horas

• Oferecer incentivos aos funcionários, como happy hours

Além da mera necessidade de processar os salários, melhorar a folha de pagamento e os benefícios pode ser uma ótima maneira de aprimorar o desempenho e o moral dos funcionários. 

Gestão de treinamentos

Criar um programa de treinamento para funcionários novos e atuais é fundamental para construir uma força de trabalho bem-sucedida. Você não deve apenas criar materiais de treinamento para integrar novos membros, mas também oferecer oportunidades de crescimento e desenvolvimento contínuos. 

Os materiais de treinamento podem incluir:

• Materiais de integração

• Suporte à gestão de ferramentas

• Notícias do setor

• Recursos educacionais externos 

Ao criar um programa de treinamento, é importante organizar documentos e materiais em um espaço compartilhado onde todos os membros da equipe possam encontrar informações facilmente. Isso pode ser feito usando uma ferramenta digital ou até mesmo uma pasta compartilhada. 

Conformidade regulamentar

Um sistema de gestão da força de trabalho pode facilitar o cumprimento das leis trabalhistas e salariais, dos requisitos de horas extras e de outras políticas de funcionários na sua área. Sempre consulte a sua equipe jurídica interna para garantir que o seu processo de gestão da força de trabalho esteja levando em conta todas as considerações necessárias. 

Benefícios da gestão da força de trabalho

A implementação de um processo robusto de gestão da força de trabalho pode ajudar a sua equipe a se sentir capacitada para causar impacto.

Em um mundo perfeito, onde todas as partes de um processo bem-sucedido de gestão da força de trabalho estão em vigor, você veria um impacto positivo em uma ampla gama de tarefas e departamentos. Aqui estão alguns dos principais benefícios da gestão da força de trabalho. 

Maior produtividade

A produtividade está no seu auge quando o trabalho é delegado e comunicado corretamente. Com a projeção da carga de trabalho, o monitoramento do tempo, a remuneração justa e a comunicação do desempenho, a gestão da força de trabalho pode ajudar a aumentar a produtividade da equipe. 

Com o aumento da produtividade, a sua equipe não só verá uma melhoria na quantidade de trabalho que está sendo criado, mas também na qualidade do trabalho. Isso é vantajoso tanto para as organizações quanto para os membros individuais da equipe. 

Comunicação eficaz

Um processo eficiente de gestão da força de trabalho pode melhorar a comunicação e a autossuficiência, especialmente ao trabalhar com várias equipes. Embora uma pessoa possa ser responsável pela maioria das tarefas de gestão da força de trabalho, incentive as principais partes interessadas da sua organização a compartilhar suas observações e feedback para processos mais eficazes. 

Com uma estratégia de gestão de força de trabalho que conecta tarefas, fluxos de trabalho e sistemas, você pode otimizar os canais de comunicação e reduzir a carga da sua equipe de comunicação interna. A comunicação eficaz não só ajudará a melhorar a colaboração da equipe, mas também pode ajudar a manter o trabalho no caminho certo e a atender aos padrões de qualidade. 

Melhoria da motivação

O moral da equipe pode ser afetado por uma série de variáveis, tanto negativas quanto positivas. Seja por causa da carga de trabalho, do salário e dos benefícios, do agendamento ou de todos esses fatores, o moral pode fortalecer ou enfraquecer uma equipe produtiva. 

Felizmente, há medidas que você pode tomar para melhorar o moral com a ajuda de um plano de gestão da força de trabalho. Tanto a curiosidade quanto a empatia criam uma dinâmica envolvente entre os gestores e os membros da equipe. Esses atributos atributos simples, mas poderosos, que podem ajudar a melhorar o ambiente de trabalho geral da equipe e contribuir para elevar o moral. 

Maximização de recursos

Com o aumento da produtividade e a melhoria da comunicação e do monitoramento, você poderá maximizar a utilização dos recursos. Isso não apenas aumentará a quantidade de trabalho que você pode criar, mas também reduzirá os custos de mão de obra.

Os recursos podem ser qualquer coisa, desde um produto tangível até algo intangível como o tempo, ambos inestimáveis e que não devem ser desperdiçados.

Redução de despesas

A automatização do monitoramento do tempo, do agendamento e dos cálculos da folha de pagamento não só poupa horas de trabalho aos gerentes e ao departamento de folha de pagamento, como também elimina erros humanos dispendiosos e riscos de conformidade. O tempo gasto nessas tarefas tediosas pode ser usado para meios mais produtivos. 

Os processos de gestão da força de trabalho também fornecem às organizações os dados necessários para ajustar os níveis de pessoal. Use um modelo de plano de alocação de pessoal para prever as mudanças na carga de trabalho. Em seguida, alinhe a capacidade da sua equipe com a demanda para reduzir os custos de mão de obra e evitar horas extras não planejadas.

Trabalho de qualidade

No fim das contas, a qualidade que você oferece resulta no que você recebe de volta. Portanto, se a sua qualidade não estiver à altura, você não verá um fluxo de receita significativo. É por isso que melhorar a qualidade é uma parte essencial da gestão da força de trabalho.

Quer você acredite que a qualidade do seu trabalho é a melhor possível ou não, sempre há espaço para melhorias. As otimizações de processos podem ser qualquer coisa, desde mudanças no produto até o desenvolvimento do site e muito mais. As possibilidades são realmente ilimitadas.

A gestão da força de trabalho funcionará para você?

Um processo de gestão da força de trabalho é um conjunto de técnicas para ajudar a melhorar os processos internos, automatizar sempre que possível e criar um ambiente de trabalho mais agradável. Não é todo dia que você encontra cada um desses elementos em uma organização, mas, com um pouco de ajuda, você pode garantir que a sua organização atenda a esses requisitos e muito mais.