Como um modelo de relatório de despesas pode melhorar o controle de custos (com exemplos)

Não é segredo que administrar uma empresa custa dinheiro. Para oferecer serviços de alto nível aos clientes, as empresas geralmente compram softwares de design e ferramentas de comunicação. Além disso, as equipes devem investir em si mesmas para obter conhecimento do setor e melhorar a dinâmica do grupo. Os custos internos podem incluir desenvolvimento profissional, retiros de consolidação de equipe e viagens para funções específicas. 

Embora algumas despesas de negócios sejam regulares e recorrentes, toda empresa também tem uma variedade de compras esporádicas para necessidades pontuais, como as mencionadas acima. O relatório de despesas é crucial para concluir os reembolsos e acompanhar os gastos gerais. Neste artigo, explicaremos como usar um modelo de relatório de despesas e as diferenças entre relatórios tradicionais e digitais.

O que é um relatório de despesas?

Um relatório de despesas é um formulário enviado por qualquer pessoa em uma organização que incorra em despesas de negócios. Você usa um orçamento para planejar as despesas antes que elas ocorram, mas os relatórios de despesas monitoram as despesas depois que elas ocorrem.

Existem vários tipos de relatórios de despesas, alguns voltados para despesas internas e outros para despesas externas. Você pode criar relatórios de despesas para registrar despesas recorrentes dentro de um determinado período. Você também pode criar relatórios de despesas para compras pontuais que ocorrem durante um intervalo de tempo não especificado dentro de uma categoria de despesas. As categorias de despesas podem incluir:

• Despesas de viagem

• Despesas de escritório

• Salários e benefícios

• Reparos e manutenção

Os relatórios de despesas devem exibir as informações necessárias para reembolsar quem fez a despesa e monitorá-la. Esses componentes podem incluir:

• Data da despesa

• Fornecedor ou serviço prestado

• Se a despesa é atribuível a um cliente ou projeto específico

• Valor total pago (incluindo impostos, comissões e taxas)

• Tipo de despesa

Relatórios de despesas tradicionais vs. digitais

Qualquer pessoa dentro de uma empresa pode incorrer em despesas de negócios. Como gestor de projetos, você pode ser responsável por compras maiores, como assinaturas mensais e taxas de clientes, mas outros membros da equipe também podem fazer compras que exigem reembolso, como despesas de viagem. 

Como os relatórios de despesas abrangem todos os departamentos e projetos, o processo de monitoramento deve ser fácil de entender e acessar. Os relatórios de despesas imprimíveis são bastante simples, mas a combinação de relatórios de despesas com um software de gestão de projetos permite enviar, monitorar e orçar os custos em um só lugar.

Dica: se as suas despesas incluem voos, hotéis ou viagens de clientes, usar um modelo de planejador de viagens juntamente com os seus relatórios de despesas mantém todos os detalhes da viagem, orçamentos e reembolsos organizados em um único sistema.

Como usar um modelo de relatório de despesas

A maioria dos modelos de relatório de despesas tem um formato de tabela simples, e a sua empresa pode fornecer um conjunto padronizado de formulários para você usar em todos os departamentos. Além de criar relatórios, você precisará entender como usá-los e enviá-los para receber o reembolso do dinheiro gasto. Em caso de dúvida, consulte as políticas internas da empresa e peça mais informações à equipe financeira.

A seguir, abordaremos as etapas típicas envolvidas no envio de um relatório de despesas. No entanto, antes de enviar um relatório de despesas, você deve sempre verificar com a equipe financeira interna se não há um sistema ou formato específico em vigor. Da mesma forma, a equipe financeira geralmente é a responsável pela aprovação final de qualquer despesa de negócios, garantindo que elas sejam precisas.

1. Liste as despesas que atendem aos critérios do modelo

O primeiro passo no relatório de despesas é o próprio relatório. Se você estiver usando um modelo de relatório de despesas baseado em tempo, deverá listar todas as despesas de negócios incorridas dentro do período específico e preencher todas as informações solicitadas pelo modelo. Se estiver usando um modelo de relatório de despesas baseado em categorias, você usará o relatório para monitorar as despesas recorrentes dessa categoria. Você também pode precisar enviar um relatório de despesas para uma despesa única, como um reembolso de uma taxa de conferência anual ou uma doação que sua empresa concordou em igualar.

Algumas boas práticas para listar despesas em qualquer tipo de relatório de despesas incluem:

• Guarde os recibos de todas as despesas incorridas para que a equipe financeira possa verificar as informações que você relatou.

• Coloque cada despesa incorrida em uma linha separada.

• Divida os subtotais de impostos e gorjetas para facilitar a contabilidade.

• Descreva a finalidade da despesa e se ela foi para um projeto que você pode cobrar de uma conta do cliente.

• Listar o método de pagamento usado para a despesa, como cartão de crédito ou dinheiro. 

• Forneça notas de esclarecimento adicionais quando necessário.

Dica: o relatório de despesas digital torna essa etapa menos complexa porque você pode inserir despesas, carregar recibos e compartilhar suas informações em uma única plataforma. Com relatórios físicos, você precisará acompanhar o seu relatório por um longo período e garantir que ele chegue às mãos das pessoas certas. 

2. Envie o relatório de despesas para aprovações

Depois de concluir o relatório de despesas, você o enviará para aprovações. Cada empresa tem uma estrutura de equipe única em relação a quem aprova os relatórios financeiros. Antes de enviar seu relatório de despesas, verifique com sua equipe financeira para confirmar o aprovador final das despesas. 

Como gestor de projetos, você pode ter que enviar esses documentos a um gerente de departamento acima de você, ou pode enviar relatórios de despesas diretamente à equipe financeira. Se um membro da equipe abaixo de você preencher um relatório de despesas, ele poderá enviá-lo a você para aprovações antes de ir para a próxima pessoa responsável. 

Dica: como os relatórios de despesas mudam de mãos com frequência, há sempre o risco de se perderem no meio do processo. Os membros da equipe podem perder documentos físicos mais facilmente ou passá-los para as pessoas erradas na hora errada. Com um sistema digital para enviar relatórios de despesas, você pode criar configurações para enviá-los para onde precisam ir.

3. Faça alterações se necessário

Mesmo que você tenha revisado minuciosamente o relatório de despesas, a equipe financeira pode ter dúvidas antes de dar o selo de aprovação. Isso não significa que você tenha cometido um erro, mas que precisará fazer as alterações solicitadas antes de receber o reembolso das despesas. Algumas alterações comuns que você pode precisar fazer incluem:

• Esclarecer o tipo de despesa

• Oferecer uma análise detalhada dos preços

Quanto mais detalhes você fornecer no início, menor será a probabilidade de precisar revisar o relatório depois de enviá-lo. A meta é obter aprovações rapidamente para reduzir o tempo de processamento da equipe financeira, receber o reembolso e voltar ao trabalho.

Dica: alterar um relatório de despesas físico pode ser tedioso. Provavelmente, você precisará encontrar o arquivo original do relatório no seu computador, comparar as anotações do relatório enviado de volta e fazer alterações antes de imprimir uma nova cópia e reenviá-la. Com um relatório digital, você pode fazer todas as alterações em um único documento. 

4. Aguarde a equipe financeira relatar as despesas

A esta altura, a equipe financeira já deve ter aprovado as suas despesas. Normalmente, isso conclui o seu envolvimento no processo de relatório de despesas. No entanto, se as despesas em questão estiverem relacionadas ao projeto, talvez seja necessário fazer alguns relatórios adicionais. Certifique-se de incluir essas despesas no orçamento da empresa ou do projeto para garantir que você permaneça dentro do escopo do projeto e em dia com os objetivos de negócios mais amplos. 

Dica: visualizar o plano financeiro de um projeto ou empresa é um desafio sem um software de gestão de projetos. Ao inserir os custos dos seus relatórios de despesas em um sistema de gestão de custos maior, você pode ver onde gastou dinheiro e fazer planos financeiros estratégicos para o futuro. 

5. Recebimento do reembolso

Durante a etapa final, você receberá o reembolso de todas as despesas elegíveis incorridas. Isso conclui o processo de relatório, até que você incorra em novas despesas e comece o processo novamente. 

Dica: o processo de relatório pode ficar agitado, com muitas pessoas incorrendo em despesas e seus ciclos de reembolso começando e terminando em vários momentos ao longo do ano. É por isso que é crucial ter um processo sólido para todos seguirem. Com a automatização de formulários on-line, há menos risco de erros e atrasos. 

Modelo e exemplo de relatório de despesas

O exemplo abaixo mostra um modelo de relatório de despesas preenchido para um membro da equipe no departamento de marketing. Sally Brown listou as suas despesas de negócios para a semana de 15 de janeiro, que enviou à equipe financeira da empresa para aprovações. Este relatório de despesas semanal tem muitos detalhes, incluindo a finalidade de cada despesa e um detalhamento do custo. 

Ao olhar para o relatório de Sally, você pode ver que ela fez uma viagem de negócios para uma conferência de marketing e dirigiu para uma sessão de fotos onde pagou a modelo. 

Você pode baixar uma cópia do modelo de relatório de despesas semanal abaixo. No entanto, antes de usá-lo, certifique-se de que a equipe financeira aprove o formato e o layout. Depois disso, os membros da equipe podem usar este modelo para inserir as despesas, explicar quais foram e enviá-las para reembolso.

Por que os relatórios de despesas são importantes?

Uma pessoa ou grupo de pessoas dentro de uma empresa não pode ser o único responsável por fazer compras de negócios. Nem todos os membros da equipe farão compras para uma empresa, mas ter um processo de relatório de despesas pode garantir que, sempre que alguém precisar enviar uma despesa e receber um reembolso, isso seja possível.

Os relatórios de despesas são importantes porque:

• Monitoram os gastos da equipe e da empresa

• Melhoram o controle de custos, mostrando onde os custos podem ser reduzidos

• Determinam a lucratividade deduzindo as despesas da receita bruta

• Reembolsam os funcionários pelas despesas de negócios

O dinheiro é um dos aspectos mais importantes a se monitorar em uma empresa, e os relatórios de despesas são uma peça do quebra-cabeça da gestão de custos.

Use formulários on-line para relatar despesas e monitorar os orçamentos da empresa

Relatórios de despesas para impressão podem ser úteis quando os membros da equipe precisam de uma maneira rápida de listar as suas compras, mas o uso de formulários on-line levará o monitoramento financeiro da sua empresa a um novo patamar. Se você deseja um sistema flexível que permita fazer alterações, automatizar envios e compartilhar documentos com facilidade, então os relatórios digitais são a melhor opção. Com a Asana, você pode criar um processo de recebimento padrão que facilita a entrada de despesas e a entrega de reembolsos.