Modelo de planejador de viagens

Imagine que faltam poucos dias para a sua tão esperada viagem. Você reservou os voos, confirmou a acomodação e o aluguel do carro, mas o restante dos detalhes da viagem está espalhado por e-mails, listas de pendências e planilhas incompletas. Um modelo de planejador de viagem ajuda a consolidar todas as partes móveis em um só lugar, para que nada seja deixado ao acaso.

Um modelo de planejador de viagens na Asana permite estruturar detalhes da viagem, itinerários, orçamentos e documentos importantes em um único espaço de trabalho compartilhável. Seja para planejar férias em família, uma viagem de Business ou uma viagem de carro com várias paradas, o modelo serve como um guia passo a passo para organizar tudo. Ele agiliza o processo de planejamento, mantém todas as informações acessíveis e garante que todos os envolvidos possam contribuir para criar experiências de viagem bem-sucedidas.

Quem se beneficia dos modelos de planejador de viagem?

Na Asana, vimos organizadores de viagens reduzirem o tempo de planejamento pela metade quando começaram a trabalhar a partir de um modelo central.

Um modelo de planejador de viagens resolve o problema do planejamento fragmentado de viagens. Em vez de fazer malabarismos com planilhas, listas de verificação impressas e conversas em grupo, você pode acompanhar todos os detalhes da viagem em um único fluxo de trabalho estruturado. Fica fácil atualizar planos, atribuir responsabilidades e acompanhar os orçamentos sem perder de vista o panorama geral.

Os usuários ideais incluem viajantes frequentes, agentes de viagens, coordenadores de eventos e equipes de negócios que gerenciam viagens corporativas. Famílias e amigos que planejam viagens em grupo também podem se beneficiar de ter um espaço compartilhado para a lista de itens a levar, informações locais e documentos essenciais. De viagens casuais de fim de semana a aventuras em vários países, o modelo de planejador de viagens é compatível com qualquer itinerário de viagem, mantendo cada etapa organizada e fácil de acompanhar.

Por que usar o modelo de planejador de viagens da Asana?

Uma agência de viagens relatou que, ao passar a usar um modelo de planejador de viagem da Asana, deixou de perder reservas e de ter problemas de última hora. A equipe pôde atribuir cada reserva, pagamento e documento a um responsável claro com prazos, mantendo todas as etapas da viagem em dia.

O modelo de planejador de viagem da Asana transforma o planejamento de viagens em um processo estruturado e repetível. Ele combina a flexibilidade do planejamento digital com a visibilidade de um espaço de trabalho compartilhado. Todos os envolvidos na viagem podem visualizar o plano em tempo real, contribuir com atualizações e fazer alterações sem criar confusão. O resultado é uma experiência de viagem melhor, desde o primeiro dia de planejamento até o momento em que você volta para casa.

Os organizadores de viagens e as equipes de planejamento usam o modelo de planejamento de viagens da Asana para:

• Organizar detalhes, itinerários e orçamentos da viagem em um local centralizado

• Atribuir a responsabilidade por reservas, documentos e logística

• Acompanhar as atualizações em tempo real para viagens em grupo e viagens de Business

• Compartilhar informações instantaneamente com todos os envolvidos na viagem

• Gerir todo o processo, desde o planejamento até a conclusão pós-viagem

Como usar este modelo de planejador de viagem

Você pode criar o seu próprio modelo de planejador de viagens na Asana seguindo a estrutura mostrada aqui. O layout de exemplo inclui seções para detalhes da viagem, itinerário, orçamento, lista de itens a levar, informações locais e documentos importantes. As guias na parte superior — Lista, Quadro, Cronograma, Painel, Calendário, Fluxo de trabalho, Mensagens e Arquivos — oferecem várias maneiras de visualizar e gerir o mesmo projeto, permitindo que você acompanhe tanto os pequenos detalhes quanto o plano geral da viagem.

Ao criar a sua versão com essas seções e visualizações, você pode personalizar o fluxo para corresponder à sua viagem específica, seja uma viagem de carro, uma viagem de Business ou férias prolongadas. Este guia passo a passo fornece uma estrutura organizada para que você armazene todas as informações de viagem em um único espaço compartilhado. Manter o plano centralizado permite que todos os envolvidos acessem, atualizem e verifiquem as suas responsabilidades antes e durante a viagem.

Etapa 1: adicionar os detalhes da viagem

A seção Detalhes da viagem serve como uma referência rápida para toda a viagem. Inclua o nome, o tipo, as datas e o propósito da viagem, como lazer, Business ou uma combinação de ambos. Também é possível adicionar uma breve descrição das metas da viagem, como participar de uma conferência, explorar regiões específicas ou relaxar em um resort.

Crie tarefas para os principais itens antes da partida, como reservar voos, garantir seguro de viagem e solicitar vistos. Atribua cada tarefa a uma pessoa específica e defina datas de conclusão para não deixar nada para o último minuto. Para viagens em grupo, esta seção também funciona como uma lista de contatos principal para os viajantes, incluindo endereços de e-mail e números de telefone.

Etapa 2: crie o itinerário

A seção Itinerário é a espinha dorsal do seu plano de viagem. Divida a viagem por dia, incluindo horários de transporte, check-ins, passeios, atividades e refeições. Liste os horários exatos de cada segmento e inclua endereços ou pontos de encontro quando relevante.

Mude para a visualização de cronograma para visualizar a sua agenda e detectar quaisquer sobreposições. Ajuste os horários arrastando os itens para novos espaços, facilitando a coordenação do transporte, das acomodações e das atividades. Para viagens mais complexas, agrupe os itens do itinerário por local ou dia para manter a visualização gerenciável.

Etapa 3: acompanhe o orçamento

A seção Orçamento assegura que as despesas permaneçam dentro dos limites. Crie tarefas para cada categoria de custo principal, como transporte, acomodação, refeições e atividades. Inclua estimativas de custos, valores reais e status de pagamento para cada uma.

Atribua a responsabilidade pelo monitoramento de cada despesa para que nenhuma categoria seja negligenciada. Você também pode usar campos personalizados para rotular os pagamentos como “Pendente” ou “Pago”, facilitando a visualização de onde o acompanhamento é necessário. Se a viagem envolver vários viajantes dividindo os custos, adicione subtarefas para a parte de cada pessoa.

Etapa 4: crie a lista de itens a levar

A seção Lista de itens a levar evita que itens essenciais sejam esquecidos. Crie tarefas separadas para roupas, eletrônicos, documentos e qualquer equipamento específico da viagem. Adicione detalhes sobre quantidades, cores ou requisitos especiais para que não haja confusão sobre o que levar.

Para viagens em grupo, atribua itens a indivíduos e anote os itens compartilhados que apenas uma pessoa precisa levar. Marque as tarefas como concluídas quando o item estiver embalado e incentive os viajantes a verificar esta seção um dia antes da partida para confirmar que estão prontos.

Etapa 5: adicionar informações locais

A seção Informações locais ajuda os viajantes a se adaptarem rapidamente ao destino. Inclua números de contato de emergência, endereços de hospitais e embaixadas, detalhes de transporte local e aplicativos ou sites úteis. Você também pode incluir dicas culturais, como frases do dia a dia, diretrizes de etiqueta e costumes locais sobre gorjetas.

Atribua tarefas de pesquisa aos membros da equipe ou aos viajantes e inclua links para fontes confiáveis. Adicionar mapas ou imagens diretamente às tarefas as torna ainda mais úteis quando você chega.

Etapa 6: organizar documentos importantes

A seção Documentos importantes ajuda a manter a documentação da viagem organizada. Crie tarefas para passaportes, passagens, números de confirmação e autorizações. Anexe cópias digitalizadas ou PDFs a cada tarefa para que você possa acessá-los do seu telefone, se necessário.

Atribua cada documento à pessoa responsável por carregá-lo. Se a sua viagem envolver várias passagens de fronteira ou check-ins, crie subtarefas para cada local para facilitar a localização do documento correto no momento certo.

Etapa 7: use as guias para gerir a viagem em tempo real

As abas na parte superior do seu projeto Asana transformam o seu planejador de viagens em um centro de controle ao vivo. Use o painel para monitorar os status das reservas e acompanhar o seu orçamento. As mensagens permitem que você comunique atualizações sem precisar alternar para outro aplicativo. Os arquivos mantêm todos os documentos, passagens e mapas relacionados em um só lugar.

O fluxo de trabalho pode automatizar ações repetitivas, como mover reservas “Pendentes” para “Confirmadas” quando o pagamento for marcado como concluído. Ao usar essas visualizações em conjunto, você pode manter uma supervisão completa desde o primeiro dia de planejamento até o seu retorno para casa.

Recursos de planejamento da Asana

Os recursos da Asana ajudam a adaptar um modelo de planejamento de viagem ao seu fluxo de trabalho específico. Elas fornecem ferramentas para visualizar o cronograma, gerir responsabilidades e centralizar informações. Você pode ver a lista completa de recursos em asana.com/features.

Visualização de cronograma

Veja todo o itinerário da viagem em um layout visual, o que facilita a identificação de lacunas ou sobreposições. Ajuste as atividades arrastando-as, garantindo que o transporte e as acomodações permaneçam em sincronia.

Campos personalizados

Acompanhe detalhes como tipo de viagem, status da reserva ou categoria de despesas. Por exemplo, use um campo “Pago/Não pago” na seção Orçamento para verificar rapidamente o progresso do pagamento.

Visualização de calendário

Visualize todas as tarefas da viagem por data para coordenar atividades e prazos. Esta visualização funciona bem para alinhar as reservas com o cronograma geral.

Anexos

Armazene documentos, mapas e e-mails de confirmação diretamente nas tarefas relacionadas. Os viajantes podem abri-los instantaneamente sem ter que procurar nas caixas de entrada.

Aplicativo móvel

Acesse o planejador de viagens de qualquer lugar, facilitando a verificação do itinerário, o envio de recibos ou a confirmação de reservas em qualquer lugar.

Integrações recomendadas

As integrações conectam o seu modelo de planejador de viagens a outras ferramentas que você usa durante o planejamento de viagens. Elas permitem manter a comunicação, as reservas e os documentos em sincronia sem alternar entre plataformas.

Confira a lista completa de integrações no Diretório de aplicativos da Asana.

Canva

Crie itinerários visuais, guias de destino ou gráficos de lista de itens a levar no Canva e anexe-os ao seu planejador de viagens. A funcionalidade permite a criação de layouts minimalistas que são fáceis de ler e compartilhar. Você também pode criar publicações para redes sociais para destacar os marcos da viagem e, em seguida, vinculá-las diretamente ao seu planejador de viagens para acesso rápido durante a viagem.

Microsoft Teams

Exporte orçamentos de viagem, listas de itens a levar ou itinerários da Asana para o Excel para formatação ou geração de relatórios personalizados. Você também pode importar planilhas existentes para a Asana para criar o seu planejador de viagens a partir de dados já coletados.

Planilhas Google e Documentos Google

Sincronize orçamentos e itinerários de viagem para importação ou exportação rápida, o que é especialmente útil para agentes de viagens que gerenciam vários clientes.

Slack

Receba notificações em tempo real sobre confirmações de reservas ou alterações de itinerário. As notificações instantâneas ajudam os grupos a se coordenarem sem precisar verificar constantemente o plano de viagem.

Dropbox

Armazene documentos de viagem, fotos e vídeos em pastas organizadas. Vincule-os às tarefas correspondentes para que os arquivos sejam sempre fáceis de localizar.

Zoom

Vincule os detalhes da reunião virtual para briefings prévios à viagem ou check-ins remotos durante a viagem. Os viajantes podem participar das sessões diretamente a partir da tarefa.

Perguntas frequentes sobre modelos de planejamento de viagens