16 dicas de etiqueta de negócios para todos os profissionais
Resumo
A etiqueta de negócios é um tipo de comportamento que os membros da equipe devem seguir para manter a imagem da empresa e respeitar uns aos outros. Embora a cultura de negócios tenha se tornado mais casual, ainda é fundamental praticar a cortesia comum. Neste artigo, explicaremos o que é etiqueta nos negócios e algumas das regras básicas com as quais você deve se familiarizar.
As pessoas no mundo dos negócios têm expectativas diferentes sobre contato visual, linguagem corporal, código de vestimenta e etiqueta de jantar, entre outras coisas. Embora muitas empresas tenham mudado para uma cultura mais casual, entender a etiqueta de negócios adequada pode ajudar muito. Neste artigo, explicaremos o que é etiqueta de negócios e algumas das regras básicas com as quais você deve se familiarizar.
O que é etiqueta de negócios?
A etiqueta de negócios é um tipo de comportamento que se espera que os membros da equipe sigam para manter a imagem da empresa e respeitar uns aos outros. A etiqueta de negócios pode mudar de cultura para cultura, mas quando todos entendem e seguem um conjunto específico de padrões, isso pode criar um senso de unidade.
A etiqueta empresarial às vezes não é dita, mas, na maioria das vezes, os membros da equipe concordam com as regras básicas para que todos apresentem uma imagem unificada. Quando os membros da equipe seguem a etiqueta de negócios, isso cria uma comunicação eficaz no local de trabalho.
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Os cinco fundamentos da etiqueta Business
Os princípios básicos da etiqueta de negócios variam de cultura para cultura, e pode ser particularmente intimidante entender a etiqueta de negócios se você estiver trabalhando para uma empresa com uma cultura diferente daquela em que cresceu. No entanto, existem algumas constantes universais que podem ajudar você a manter o status quo à medida que aprende a dinâmica de grupo e as normas de equipe específicas da sua empresa.
Estas cinco importantes cortesias de negócios podem ajudar a causar uma boa primeira impressão e demonstrar respeito pelos membros da equipe.
1. Seja pontual
Seja para uma entrevista ou para uma reunião diária, chegar na hora certa em um ambiente de trabalho mostra que você respeita o tempo de todos. Se a pontualidade não é algo que você priorizou no passado, revise algumas dicas de gestão do tempo para se manter organizado e ciente da sua lista de pendências.
Há nuances em ser pontual: algumas culturas operam em um sistema de estar um pouco atrasado para tudo. Mas, na dúvida, chegue na hora certa e ajuste-se a partir daí, se necessário.
2. Reconheça a sua equipe
Reconhecer os outros é uma etiqueta de business adequada para ambientes de trabalho casuais e formais. Quando alguém entrar na sala em um jantar ou reunião de negócios, cumprimente-o adequadamente, seja apertando a mão ou seguindo algum outro costume cultural.
A mesma regra se aplica se você trabalha em casa e participa de reuniões diárias no Zoom. Talvez não seja necessário aparecer na câmera em todas as reuniões de negócios, mas falar e dedicar um tempo para reconhecer os membros da equipe pode mostrar a todos que você está ouvindo e fazer com que os outros se sintam notados.
3. Vista-se adequadamente
Vestir-se adequadamente é subjetivo e dependerá se você trabalha em um escritório ou em casa. Algumas empresas que trabalham no escritório todos os dias esperam que todos se vistam com trajes casuais de negócios, porque grande parte do trabalho envolve tempo de contato com as partes interessadas ou clientes. Outras empresas que trabalham em um ambiente híbrido podem incentivar os membros da equipe a se vestirem casualmente para promover conforto e produtividade.
Se você não tiver certeza sobre o traje Business adequado, peça dicas ao seu gerente ou supervisor. É comum sentir insegurança ao começar em um novo emprego, mas não hesite em enviar um e-mail antes do primeiro dia para ter uma ideia da política do escritório. Outra opção é pensar na sua entrevista e tentar lembrar o que todos estavam vestindo para que você possa se vestir de acordo.
4. Respeite os espaços compartilhados
Mesmo que você trabalhe remotamente, pode ir ao escritório ocasionalmente ou compartilhar espaços virtuais com os membros da equipe. Os espaços de escritório que você pode compartilhar com os membros da equipe incluem cozinha, banheiro, sala de impressão e cópia e área de estar. Os espaços virtuais que você pode compartilhar incluem pastas do Google Drive e softwares de gestão de projetos.
A maneira como você trata os espaços compartilhados reflete em você como profissional, por isso é importante rotular as coisas corretamente, manter-se organizado e respeitar os outros que também usam esses espaços. A etiqueta Business se aplica a espaços compartilhados, seja limpando o seu próprio lixo ou seguindo os processos da empresa on-line.
5. Desenvolva a inteligência emocional
Inteligência emocional é a capacidade de reconhecer, regular e compreender as emoções em si mesmo e nos outros. Habilidades eficazes de inteligência emocional podem ajudar você a ter empatia com os membros da equipe e superar desafios. Embora a inteligência emocional não seja uma regra direta de etiqueta nos negócios, ela ajudará você no local de trabalho, independentemente dos conflitos que possam surgir.
Por exemplo, imagine que você está atrasado no trabalho e seu chefe de repente adiciona um projeto grande e urgente à sua lista de tarefas. Com habilidades de inteligência emocional, você pode falar com o seu gerente para entender a prioridade relativa do trabalho. Como você já está atrasado, pode expressar sua preocupação em ficar sobrecarregado e trabalhar com seu gerente para encontrar uma solução sobre qual trabalho você pode despriorizar ou delegar tarefas menos importantes.
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Business etiquette para trabalhadores remotos
Com a transição para equipes cada vez mais virtuais, a definição e a prática da etiqueta nos negócios mudaram. Pessoalmente, você pode precisar de um aperto de mão firme e educado e do traje certo, mas, ao trabalhar remotamente, precisará conhecer o básico da etiqueta de e-mail, telefone e vídeo.
Etiqueta de comunicação por e-mail e equipe
Escrever um e-mail ou comunicar-se com a equipe por meio de ferramentas como o Slack ou a Asana parece bastante simples, mas a comunicação profissional on-line difere da comunicação pessoal. Considere as dicas abaixo para uma etiqueta adequada em e-mails e comunicações on-line.
Revisão: revisar os seus e-mails é uma regra de ouro que não se deve ignorar. Embora o seu e-mail ou plataforma de gestão de projetos possa ter uma ferramenta de revisão integrada, você também deve revisar o seu e-mail antes de enviá-lo, por precaução.
Seja educado e profissional: mesmo que você não esteja falando pessoalmente com o destinatário do e-mail, o seu tom de voz transparecerá nas suas palavras. É importante ser educado e profissional no seu texto. Por exemplo, você pode usar frases otimistas como: "Espero que você... obrigado por... apenas um lembrete amigável... por favor, me avise... aguardo seu contato".
Responda em tempo hábil: sempre que outro membro da equipe ou cliente entrar em contato com você, ele o fará por um motivo. A etiqueta adequada de comunicação por e-mail e com a equipe significa responder às pessoas em tempo hábil, mesmo que isso signifique configurar uma resposta automática para quando você estiver fora do escritório. Embora não seja necessário responder em poucos minutos, tente fazê-lo em um ou dois dias úteis.
Seja breve: manter o texto do seu e-mail breve pode transmitir a sua ideia rapidamente e poupar tempo para o seu leitor. Quando você esconde o objetivo principal da sua mensagem em um e-mail longo, é menos provável que o leitor responda da maneira que você espera.
Lembre-se de que o destinatário pode fazer a diferença no seu e-mail ou conteúdo online. Por exemplo, se você estiver se comunicando com outros membros da equipe por meio da Asana e do Slack, poderá escrever em um tom mais casual, enquanto os e-mails dos clientes devem ser mais formais.
Etiqueta ao telefone
A comunicação Business geralmente ocorre por meio de chamadas telefônicas. Ao falar com clientes ou parceiros de negócios por telefone, considere as seguintes maneiras de manter a etiqueta de negócios.
Não ligue sem avisar: todos no mundo Business têm um cronograma a seguir, seja trabalhando em torno de um cronograma rigoroso do projeto ou tentando priorizar uma carga de trabalho pesada. Quando você precisar falar com alguém por telefone, envie um e-mail primeiro para agendar a chamada. Ligar sem avisar pode ser considerado falta de educação, porque o destinatário da chamada pode não estar preparado para falar com você.
Use um tom razoável e clareza: o seu tom de voz é importante nas chamadas telefônicas de trabalho. Você precisará manter um tom educado ao falar com membros da equipe ou clientes e estar ciente do seu volume e clareza também. Se você falar muito alto ou murmurar em uma chamada profissional, o destinatário pode não receber a mensagem da maneira que você espera. O tom e a comunicação também podem variar de acordo com a cultura, portanto, tenha em mente a inteligência cultural ao falar ao telefone.
Responda às mensagens prontamente: assim como nos e-mails de trabalho, é importante responder às mensagens de voz de trabalho prontamente. Você pode receber e-mails de membros da equipe ou clientes pedindo para agendar chamadas telefônicas. Responda a esses e-mails rapidamente com o melhor horário em que você está disponível para falar ao telefone.
Crie uma mensagem de voz profissional: criar uma mensagem de voz profissional para quando você não estiver disponível é uma etiqueta de business adequada, porque permite que as pessoas saibam quem você é, o que faz e que está indisponível. Assim, elas podem deixar mensagens explicando o motivo da ligação.
Etiqueta para vídeos
O vídeo é uma das maneiras mais populares de os trabalhadores remotos se conectarem. Com este método de comunicação, você tem a vantagem de falar com muitos membros da sua equipe em tempo real, o que significa que há alguns princípios básicos de etiqueta de vídeo que você deve conhecer.
Silencie-se: um dos maiores problemas que os membros da equipe enfrentam nas chamadas de vídeo é o ruído de fundo proveniente daqueles que não estão falando. Esse problema tem uma solução simples: silencie o seu microfone quando não estiver falando. Ao silenciar o seu microfone, você garante que os outros possam ter toda a atenção da sala virtual.
Interaja com o corpo: durante uma chamada de vídeo, os outros podem ver como você interage não verbalmente com o palestrante. Se você estiver olhando para baixo ou muito relaxado no seu lugar, pode enviar a mensagem de que não está interessado na conversa. Sentar-se ereto, parecer alerta e usar a comunicação não verbal para mostrar que você está envolvido permite que o orador saiba que você está prestando atenção.
Não interrompa: interromper alguém em uma chamada de vídeo pode ser especialmente perturbador. A tecnologia nem sempre consegue acompanhar várias pessoas tentando falar em uma chamada de vídeo, portanto, as interrupções podem levar a falhas e confusão para todos os envolvidos.
Vista-se adequadamente: as chamadas de vídeo podem mostrar apenas suas roupas da cintura para cima, mas ainda é importante se vestir adequadamente. O seu traje para videochamadas deve seguir o código de vestimenta da sua empresa. Considere também a sua higiene pessoal quando estiver diante da câmera.
Trabalhar em casa faz com que seja menos comum interagir pessoalmente com os membros da equipe e os clientes, mas não se esqueça de que as interações virtuais ainda deixam impressões duradouras. Em caso de dúvida, aborde essas interações com a mesma etiqueta e cuidado que você teria em uma conversa presencial.
Aprimore a comunicação da equipe com a etiqueta Business
A meta da etiqueta nos negócios é apresentar uma imagem unificada da empresa, promover o respeito mútuo pelos membros da equipe e melhorar a comunicação no local de trabalho. Quando as equipes se comunicam com eficácia, fazem um trabalho melhor.
A comunicação eficaz não para por aí. O uso de software pode ajudar a equipe a trabalhar em conjunto para cumprir prazos e atingir metas. Com um software de comunicação em equipe, você pode facilitar a comunicação entre os membros da equipe, garantindo que todos recebam as informações certas no momento certo.
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