Szablon mapy drogowej programu

Podczas podróży mapy używa się, aby wiedzieć, gdzie znajdują się interesujące restauracje, miasta i atrakcje. Na podobnej zasadzie działają mapy drogowe programów, ponieważ pokazują one, gdzie program znajduje się obecnie, dokąd zmierza, a także jakie techniki należy zastosować i działania wykonać, aby osiągnąć wyznaczone cele. Szablon umożliwi wszystkim zespołom przygotowanie własnej mapy drogowej. Dzięki temu, że każda z nich będzie zawierała takie same elementy, łatwiej utworzysz później ogólną mapę drogową dla całej firmy. 

Czym jest mapa drogowa programu?

Mapa drogowa to ogólny zarys konkretnego programu. Menedżerowie programu zazwyczaj używają jej, aby ustrukturyzować program i połączyć go ze strategią biznesową firmy, jej celami oraz znaczącymi kamieniami milowymi, wskazując tym samym, w jaki sposób dany program przyczynia się do realizacji firmowych inicjatyw o dużym wpływie. Mapy drogowe programu pomagają przedstawić informacje o programie, takie jak bieżące działania czy nadchodzące projekty, w formie wizualnej i połączyć je z projektami ogólnofirmowymi. Na tej podstawie menedżerowie programu są w stanie przygotować plany strategiczne, wyznaczyć działania priorytetowe i odpowiednio rozłożyć obowiązki.

Czym jest szablon mapy drogowej programu?

Szablon mapy drogowej programu to, innymi słowy, ogólny zarys danej mapy drogowej. Szablony sprawiają, że mapa drogowa każdego programu wygląda podobnie. Dlatego, jeżeli zajdzie potrzeba, aby sprawdzić informacje na temat innego programu w innym dziale, będzie można z łatwością je znaleźć. 

Przykładowo, jeśli zespół ds. marketingu produktu chce sprawdzić nadchodzące produkty końcowe projektu w zespole inżynieryjnym, wystarczy, że jego członkowie zajrzą do mapy drogowej programu inżynieryjnego. Budowanie mapy drogowej w oparciu o ogólnofirmowy szablon o jednolitej strukturze pozwala każdemu łatwo znaleźć sekcję opisującą produkty końcowe projektu. Szablony mapy drogowej projektu to idealny sposób na uzyskanie dostępu do potrzebnych informacji bez konieczności konsultowania się ze współpracownikami ani przeglądania nieskończonej liczby plików.

Porównanie szablonu mapy drogowej programu z szablonem mapy drogowej projektu i szablonem mapy drogowej produktu

Mapa drogowa projektu, zwana również harmonogramem projektu, przedstawia plan projektu. Zazwyczaj jest on podzielony na fazy o określonym czasie trwania i pokazuje wykonalne sposoby na realizację projektów. Mapa drogowa produktu natomiast przedstawia wizję zespołu produktowego, pokazując ścieżkę rozwoju produktu oraz strategię, czyli to, w jaki sposób zespół planuje wykonanie produktu.

Mapy drogowe programów działają podobnie, ale wskazują one, gdzie znajduje się program i w jakim kierunku zmierza. Kolejną różnicą jest to, że zamiast pojedynczego projektu lub produktu mowa tu o całym programie. Często mapy drogowe projektu, produktu i programu są ze sobą połączone.

Dlaczego warto korzystać z szablonu mapy drogowej programu?

W większych organizacjach mogą istnieć setki, a nawet tysiące różnych programów. Powoduje to, że samo monitorowanie wszystkich związanych z nimi działań jest trudne, nie wspominając o zachowaniu spójnej struktury. W tym właśnie pomoże szablon mapy drogowej programu. Jeśli mapa drogowa każdego programu zostanie utworzona na podstawie tego samego szablonu łatwo będzie upewnić się, że są one spójne. Dzięki temu każdy pracownik danej firmy będzie mógł łatwo uzyskać dostęp do potrzebnej mu mapy drogowej, a także udostępniać ją i przeglądać, a zespoły zyskają uniwersalny sposób określania priorytetów działań.

Szablon mapy drogowej programu można również wykorzystać do:

• Wdrażania programów: jeśli równocześnie rozpoczynasz realizację kilku programów, szablon umożliwi Ci stworzenie mapy drogowej dla każdego z nich. Zapewnia to interesariuszom ogólny ogląd programu, co sprawia, że łatwiej jest uzyskać ich wsparcie i zgromadzić zasoby.

• Pracy w zespołach Agile: programy używające metodologii Agile często stosują mapy drogowe, aby rozplanować pracę. Możesz użyć szablonu, aby upewnić się, że każdy program realizowany z wykorzystaniem metodologii Agile będzie wyglądał podobnie niezależnie od tego, jaki dział nad nim pracuje.

Jak korzystać z szablonu mapy drogowej programu

Teoretycznie możesz utworzyć mapę drogową swojego programu na kartce papieru lub w arkuszu kalkulacyjnym w Excelu. Taki dokument trudno jest jednak przekształcić w szablon wielokrotnego użytku. Tworząc szablon mapy drogowej programu za pomocą cyfrowego oprogramowania do zarządzania projektami, otwiera przed Tobą więcej możliwości. Po utworzeniu szablonu możesz dodać zależności, zmienić osoby odpowiedzialne i łatwo udostępniać go w całej firmie. Szablon można w pełni dostosować do wymagań konkretnych programów i celów biznesowych.

Oto kilka sekcji, dzięki którym rozpoczniesz pracę:

• Zasoby: opisz tu członków zespołu oraz wartości i wizję programu. Ta sekcja powinna przedstawiać krótki przegląd programu i wyjaśniać, w jaki sposób przyczynia się on do realizacji celów firmy.

• Cele i inicjatywy biznesowe: dobrze jest, kiedy ogólna wizja firmy pomaga wyznaczyć kierunek działań. Ogólne cele firmy i inicjatywy biznesowe pozwalają upewnić się, że zawsze koncentrujesz się na projektach o największym wpływie.

• Cele programu: oprócz ogólnych celów firmy wspomnij również o konkretnych celach, które chcesz zrealizować w ramach danego programu.

• Produkty końcowe: tutaj dodaj listę produktów końcowych projektu wraz z planami lub mapami drogowymi projektów, w ramach których zostaną one dostarczone. 

• Sekcje dotyczące konkretnych działów: każdy program będzie obejmował inne elementy. Przykładowo, dla zespołu rozwoju produktu dodaj sekcję opisującą poszczególne fazy programu, które będą ilustrowały proces tworzenia danego produktu.

Aby jeszcze lepiej zwizualizować szablon mapy drogowej programu, wypróbuj różne widoki:

• Tablica Kanban: używaj tego widoku w szablonach mapy drogowej programów Agile, które są podzielone na sprinty i wymagają map „swimlane” (czyli kategoryzacji poziomej), aby oznaczyć działania planowane, w toku i ukończone. Tablicy Kanban możesz używać również w każdym innym programie, który wymaga realizacji konkretnych działań. 

• Wykres Gantta: ten układ doskonale sprawdza się w przypadku mapy drogowej programu na osi czasu. Przykładowo, jeśli mapa drogowa obejmuje okres roku, możesz podzielić szablon na fazy lub kwartały i wyświetlać go w formie wykresu Gantta, aby sprawdzić, które inicjatywy są zaplanowane w konkretnym okresie.

• Sekcje oznaczone konkretnymi kolorami: w zależności od konkretnego przypadku taki system może sprawdzić się, aby łatwo odróżnić od siebie różne inicjatywy. Przykładowo, jeśli Twój szablon mapy drogowej jest przeznaczony do zarządzania produktami w dziale IT, możesz oznaczyć każdą sekcję innym kolorem, aby podkreślić, w jaki sposób dany program przyczynia się do realizacji różnych projektów IT w innych działach. Możesz oznaczyć działania operacyjne jednym kolorem, a prośby i zlecenia wewnętrzne od pracowników – drugim.

Integracje dla szablonów w Asanie

Połącz szablon mapy drogowej programu ze swoimi ulubionymi aplikacjami i używaj naszych wbudowanych integracji, aby zaprojektować idealny, spersonalizowany szablon dla Twojego programu.

Zintegrowane funkcje

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

• Aktualizacje statusu projektów. Zapomnij o przełączaniu się pomiędzy wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji.

Polecane aplikacje

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

Często zadawane pytania