Szablon procesu rekrutacji Urzędu Miasta Providence

Pozyskiwanie talentów wymaga wysiłku, zwłaszcza gdy proces rekrutacji składa się z wielu etapów i obejmuje wielu kandydatów i interesariuszy. Jeśli poświęcasz dużo czasu i energii na poszukiwanie nowych pracowników, warto usprawnić ten proces, aby Twój zespół spędzał mniej czasu na wyszukiwaniu informacji, a więcej na pozyskiwaniu odpowiednich osób do pracy.

Dlatego nawiązaliśmy współpracę z Urzędem Miasta Providence, aby stworzyć niestandardowy szablon procesu rekrutacji. Dowiedz się, jak to pionierskie miasto korzysta z Asany do śledzenia kandydatów, od przeglądu życiorysów po wdrażanie nowych pracowników, i używaj tego szablonu, aby usprawnić pracę swojego zespołu i zapewnić kandydatom pozytywne wrażenia z procesu rekrutacji.

Dlaczego warto korzystać z szablonu procesu rekrutacji Urzędu Miasta Providence?

Szablon procesu rekrutacji to struktura ułatwiająca organizację procesów rekrutacji i zatrudniania. Zapewnia system do współpracy z interesariuszami i śledzenia kandydatów na każdym etapie procesu – od publikacji ogłoszeń o pracę po wdrażanie nowych pracowników.

Usprawnij międzyfunkcyjne przepływy pracy

Rekrutacja jest procesem opartym na współpracy międzyfunkcyjnej, w który zazwyczaj zaangażowani są rekruterzy, dział zasobów ludzkich, menedżerowie ds. rekrutacji i komisja rekrutacyjna. Koordynacja wszystkich jej elementów może być trudna, ponieważ informacje muszą być udostępniane różnym interesariuszom na różnych etapach procesu. Szablon Urzędu Miasta Providence pomaga Twojemu zespołowi przezwyciężyć ten problem dzięki ustrukturyzowanemu przepływowi pracy. Ułatwia on współpracę interesariuszy z różnych działów oraz określa komu i kiedy należy udostępniać poszczególne informacje.

Zapewnij kandydatom pozytywne wrażenia z procesu rekrutacji

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydaci również oceniają Twoją firmę. Dzięki temu szablonowi procesu rekrutacji możesz upewnić się, że Twój zespół wykonuje wszystkie odpowiednie kroki, zapewniając kandydatom pozytywne wrażenia z procesu rekrutacji. Pierwszy kontakt? Gotowe. E-mail uzupełniający? Gotowe. Wstępna rozmowa telefoniczna? Przeprowadzona.

Śledź kandydatów i współpracuj z interesariuszami w jednym miejscu

Szablon Urzędu Miasta Providence zapewnia ogólny przegląd wszystkich kandydatów, w tym ich statusu w procesie rekrutacji. Dzięki tym informacjom Twój zespół może zaplanować zasoby i ocenić, czy na dane stanowisko potrzeba więcej kandydatów, a także upewnić się, że wykwalifikowani kandydaci przejdą przez kolejne etapy rekrutacji.

Oprócz śledzenia kandydatów ten szablon ułatwia również współpracę z interesariuszami w trakcie całego procesu. Przypisuj zadania, ustawiaj daty wykonania, wysyłaj prośby o zatwierdzenie i dodawaj komentarze – wszystko w jednym systemie dokumentacji. Dzięki temu Twój zespół nie musi tracić czasu na wyszukiwanie informacji, przełączanie się między narzędziami lub uzyskiwanie aktualizacji statusu. Wszyscy zawsze mają pełny wgląd w proces rekrutacji.

Śledzimy w Asanie wszystkie etapy procesu rekrutacji, aby upewnić się, że każdy członek zespołu ma wgląd w te same informacje, kiedy kandydaci przesuwają się pomiędzy poszczególnymi etapami przepływu pracy, od przeglądu CV, aż po zaoferowanie pracy. Gwarantuje to kandydatom pozytywne doświadczenia i pozwala nam szybciej zatrudnić nowych pracowników.”

Jak korzystać z szablonu procesu rekrutacji

Każda firma ma unikalny proces rekrutacji. Ten szablon zapewnia strukturę do stworzenia i personalizacji własnego przepływu pracy. Oto kilka sprawdzonych wskazówek, które warto wykorzystać podczas tworzenia szablonu:

• Określ najważniejsze informacje, których Twój zespół potrzebuje, aby śledzić kandydatów. Być może musisz śledzić status kandydatów, stanowiska, referencje lub kierowników ds. rekrutacji odpowiedzialnych za dane stanowisko? Asana umożliwia tworzenie oznaczonych kolorami niestandardowych tagów dla każdej kategorii informacji, które chcesz śledzić. 

• Sporządź listę wszystkich etapów w procesie rekrutacji w Twojej firmie. Może być to np. uzyskiwanie zatwierdzeń ze strony działów, publikowanie ofert pracy, przeglądanie CV, przeprowadzanie rozmów telefonicznych itp. Każdy etap w procesie rekrutacji może stanowić inną sekcję w szablonie, dzięki czemu możesz w wizualny sposób śledzić, jak stanowiska i kandydaci przechodzą z jednego etapu do następnego.

• Określ, kto powinien być na bieżąco z informacjami i na jakim etapie. Zastanów się nad przebiegiem procesu rekrutacji. Skonfiguruj automatyzacje, aby płynnie i we właściwym czasie informować odpowiednich interesariuszy, gdy ogłoszenia o pracę i kandydaci przechodzą przez różne etapy. Na przykład, automatycznie wysyłaj wiadomość do menedżera ds. rekrutacji po zatwierdzeniu stanowiska lub przypisuj zadania przygotowawcze osobom przeprowadzającym rozmowy kwalifikacyjne przed przybyciem kandydata. 

• Skonsoliduj wytyczne dla menedżerów ds. rekrutacji, rekruterów i osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne. Do jakich informacji interesariusze potrzebują dostępu w trakcie procesu rekrutacji? Dodaj te informacje do zadań w swoim szablonie. Może to obejmować wymagania dotyczące opisu stanowiska, wytyczne dotyczące rozmów kwalifikacyjnych, rubryki oceny kandydatów i nie tylko.

Zintegrowane funkcje

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Konstruktor przepływów pracy. Wizualizuj przepływ pracy swojego zespołu i uprość współpracę między zespołami dzięki konstruktorowi przepływów pracy. Jest to niewymagające kodowania narzędzie typu „wskaż i kliknij”, które pomaga wizualizować i tworzyć zaawansowane zautomatyzowane przepływy pracy. Z łatwością twórz efektywne procesy, łączące zespoły na wszystkich poziomach Twojej organizacji. Ponadto usprawnij realizację zadań i synchronizuj działania zespołu, integrując ulubione aplikacje biznesowe, takie jak Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom i nie tylko z przepływami pracy. 

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Często zadawane pytania