Programem marketingu cyfrowego Clas Ohlson w Finlandii kieruje Deneb Petterson. Deneb i jego zespół ds. marketingu online są odpowiedzialni za wzbudzanie zainteresowania produktami firmy i przyciąganie ruchu na stronę internetową poprzez atrakcyjne kampanie cyfrowe, skuteczną strategię w mediach społecznościowych i reklamę online. Aby skutecznie realizować wszystkie te działania i ostatecznie zachęcać do składania zamówień online, konieczna jest ścisła koordynacja wszystkich członków zespołu.

Kiedy Deneb siedem lat temu zaczął kierować zespołem, do planowania i zarządzania pracą używano arkuszy kalkulacyjnych, co uniemożliwiało współpracę w czasie rzeczywistym. Tylko jedna osoba mogła jednocześnie pracować nad plikiem, więc często tworzono wiele wersji tego samego arkusza kalkulacyjnego i nikt nie wiedział, który z nich jest źródłem informacji. Zespół marnował również dużo czasu na ręczną aktualizację arkuszy w miarę postępu prac lub zmiany planów – jeśli w ogóle pamiętał o ich aktualizacji.

Deneb wiedział, że musi istnieć lepszy sposób, aby zespół mógł zarządzać całą pracą i efektywniej współpracować. Na szczęście mniej więcej w tym czasie planował wziąć udział w słynnej konferencji Slush w Helsinkach i miał nadzieję, że znajdzie odpowiedź, nawiązując kontakty z innymi entuzjastami technologii.

Poszukiwanie narzędzia umożliwiającego płynną współpracę

Podczas pobytu na Slush Deneb rozmawiał z innymi specjalistami ds. marketingu cyfrowego i opowiadał o wyzwaniach, z jakimi borykał się jego zespół w zakresie zarządzania kampaniami i kalendarzem publikacji w mediach społecznościowych. Kilka osób poleciło mu przyjrzeć się Asanie. Po przeprowadzeniu rozeznania odkrył, że:

• Wiele osób może jednocześnie współpracować w ramach projektu lub zadania

• Aktualizacje były wprowadzane w czasie rzeczywistym i widoczne dla wszystkich

• Pracę można wyświetlać w wielu układach, w tym w widoku listy i kalendarza

• E-maile można przekierować do narzędzia, aby utworzyć wykonalne zadania, dzięki czemu praca nie zgubi się w skrzynkach odbiorczych

• Aplikacja mobilna zapewniłaby im elastyczność w dostępie do pracy, nawet gdyby byli z dala od biurka

Asana spełniała wszystkie warunki, których szukał Deneb, więc po powrocie do biura przedstawił Asanę swojemu zespołowi. Aby wszyscy mogli zapoznać się z nowym narzędziem i sposobem pracy, zorganizował szkolenia, podczas których przedstawiono działanie Asany. Opracował również wytyczne i zasady dotyczące tego, w jaki sposób zespół powinien organizować swoją pracę, aby wszyscy planowali swoją pracę i zarządzali nią w spójny sposób. Następnie zachęcił ich, aby zaczęli od małych kroków, tworząc jeden ze swoich projektów w Asanie, i był dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Asana zapewnia elastyczność w zarządzaniu pracą w różnych widokach, w zależności od tego, co najbardziej odpowiada projektowi lub procesowi. Na przykład używamy widoku kalendarza do zarządzania naszym programem mediów społecznościowych, dzięki czemu możemy łatwo sprawdzić, kiedy posty zostaną opublikowane.

Przejrzystość poprawia koordynację działań i efektywność między zespołami

Teraz całe fińskie biuro korzysta z Asany do zarządzania swoją pracą. Wszyscy widzą, nad czym pracują poszczególne zespoły, co pomaga im być na bieżąco, ponieważ mają dostęp do tych samych informacji. Niektóre przykłady tego, jak fińskie biuro Clas Ohlson wykorzystuje Asanę, aby działać wydajniej, obejmują:

Planowanie strategiczne: monitorują strategiczne inicjatywy na dany rok w Asanie, dzięki czemu wszyscy w biurze mają wgląd w najważniejsze priorytety regionalne, a także priorytety firmy. Pomaga im to upewnić się, że poświęcają czas na właściwą pracę, i mogą jasno zrozumieć, w jaki sposób ich indywidualne zadania przyczyniają się do realizacji większych celów.

Zarządzanie kampaniami cyfrowymi i kampaniami w mediach społecznościowych: sezonowe kampanie cyfrowe, a także regularne posty w mediach społecznościowych, są ważnymi czynnikami zwiększającymi ruch zarówno w e-commerce, jak i w lokalach stacjonarnych. Zespół marketingowy zaczyna każdą nową kampanię od szablonu projektu, ponieważ za każdym razem wykonuje te same kroki. Dzięki temu mogą od razu przejść do fazy realizacji i przypisać czynności do wykonania za jednym kliknięciem. W miarę postępu kampanii mogą zobaczyć na osiach czasu projektu, kiedy wykonywana jest praca, i zmienić jej przydział, jeśli występują konflikty zależności lub pojemności. Aktualizacje te odbywają się w czasie rzeczywistym, więc każdy ma zawsze dostęp do najnowszych planów kampanii.

Uruchamiamy 11 lub 12 kampanii w każdym z naszych pięciu sezonów, a teraz dzięki szablonom projektów możemy zaoszczędzić bardzo dużo czasu podczas planowania. Ponadto możemy łatwo odwołać się do tego, co zrobiliśmy w przeszłości, jako punktu wyjściowego, ponieważ wszystkie nasze plany są w Asanie.

Spotkania: aby zapewnić efektywne wykorzystanie czasu wszystkich uczestników spotkań, tworzone są agendy, dzięki czemu jasno wiadomo, co będzie omawiane, a członkowie zespołu mają możliwość dodawania tematów w miarę pojawiania się nowych elementów. Aby jeszcze lepiej kontrolować przebieg spotkań, zespół używa pól niestandardowych do śledzenia, ile minut zostanie poświęconych na każdy temat, a czynności do wykonania są zapisywane w czasie rzeczywistym i przypisywane na bieżąco.

Wznieś swoje kampanie cyfrowe i e-commerce na wyższy poziom

Strona internetowa Clas Ohlson jest kluczowym czynnikiem nie tylko w przypadku zakupów e-commerce, ale także w sklepie stacjonarnym. Zespół właśnie uruchomił nową stronę internetową, która zapewni lojalnym klientom jeszcze lepsze doświadczenia. W ten sposób testuje nowe działania marketingowe, które wykorzystują technologię predykcyjną, aby zapewnić bardziej spersonalizowane doświadczenie z ukierunkowanymi rekomendacjami produktów. Aby zapewnić sukces nowej premiery, zespół wykorzystał Asanę do synchronizacji działań.

Teraz, gdy wszyscy zarządzamy swoją pracą w Asanie, jesteśmy na bieżąco i mamy jedno źródło wiedzy na temat naszych kampanii – nie musimy już zgadywać, czy patrzymy na właściwą wersję planu.