Projectafsluitingssjabloon

Eindes zijn belangrijk, vooral in projectbeheer. Zelfs nadat je je laatste mijlpaal bereikt hebt, moet je nog zorgen dat je werk af is, resultaten delen, en beslissen over volgende stappen. 

Deze belangrijke stappen zijn gemakkelijk over het hoofd te zien bij het nagenieten van een geslaagd project. Maar met een sjabloon voor projectafsluiting kan je team de losse eindjes aan elkaar knopen zonder een slag te missen. 

Wat is een projectafsluitingssjabloon? 

Een projectafsluitingssjabloon is een vooraf opgestelde handleiding die alle stappen uittekent die nodig zijn om projecten met succes af te ronden. Dit sjabloon geeft je team een routekaart die ze voor elk initiatief kunnen volgen, zodat iedereen belangrijke zaken kan aanvinken, zoals het uitvoeren van eindtesten, het afronden van het projectbudget, en het sturen van een eindrapport naar de belanghebbenden. 

Het maken van een sjabloon vergt wat inspanning vooraf, maar het kan je team later veel tijd en moeite besparen. In plaats van aan het eind van elk project opnieuw te beginnen, kun je het sjabloon kopiëren, invullen, en verder gaan. 

De voordelen van een digitaal projectafsluitingssjabloon

Het projectafsluitingsproces omvat een heleboel bewegende delen, van het verkrijgen van goedkeuringen tot het uitvoeren van eindtesten. Met zoveel bij te houden zaken kan een statisch projectafsluitingssjabloon snel verouderd zijn - het vereist voortdurende updates om belanghebbenden op de hoogte te houden van wat er gaande is. 

Een digitaal projectafsluitingssjabloon maken betekent dat je minder tijd hoeft te besteden aan het bijwerken van Excel-trackers en meer tijd kunt besteden aan belangrijk werk. Je sjabloon bevindt zich op dezelfde plaats waar het werk gebeurt - dus in plaats van heen en weer te schakelen tussen verschillende tools, heeft je hele team een single source of truth om de status van het werk bij te houden. 

Met een digitaal projectafsluitingssjabloon kun je: 

• Je hele team helpen om voor elk initiatief hetzelfde proces voor projectafsluiting te volgen.

• Bekijk de realtime status van opdrachten voor projectafsluiting.

• Hou goedkeuringen, mijlpalen, en taken bij op één plaats.

• Heen en weer springen tussen verschillende communicatietools vermijden.

• Je projectafsluitingsproces gemakkelijk delen met belanghebbenden. 

• Het maken van een apart projectafsluitingsrapport of projectafsluitingschecklist vermijden.

• Je projectafsluitingsproces als een tijdlijn, Kanbanbord, lijst, of agenda visualiseren.

• Belangrijke projectdocumenten direct aan taken toevoegen - zoals je projectcharter of projectoverzicht.

Wat op te nemen in je projectafsluitingssjabloon

Je projectafsluitingssjabloon moet alle stappen uiteenzetten die nodig zijn om een initiatief met succes af te ronden. Elk team is anders, maar over het algemeen kun je taken voor projectafsluiting in deze vier emmers verdelen:  

• Beheertaken: Logistieke stappen zoals het herzien van je projectplan, het afronden van je projectbudget en projectbasislijn, het bijwerken van documentatie, en het houden van eenproject-post-mortem-vergadering. 

• Testplan: De stappen die je zult nemen om de resultaten te meten en te delen nadat je project van start is gegaan. Je kunt bijvoorbeeld de resultaten na een week of een maand willen meten. 

• Project-sign-offs: Goedkeuringen die nodig zijn om te bevestigen dat je je project voltooid hebt en dat het aan de vereiste specificaties voldoet. 

• Handoffs: Volg projectdeliverables op en zorg voor de overgebleven actiepunten die je moet toewijzen als je project klaar is. 

Maak in je sjabloon een aparte sectie voor elk van deze vier emmers. Om de taken binnen elke sectie in te vullen, stel je je voor hoe een ideaal proces van projectafsluiting er voor je team uitziet. Welke logistieke taken moet je afwerken om zeker te zijn dat alle losse eindjes aan elkaar geknoopt zijn? Hoe ga je resultaten testen en delen? Wie moet er aftekenen voor je projecten, en welke overgebleven taken moeten aan iemand anders worden toegewezen? 

Om een extra laag details aan te brengen, maak je aangepaste velden om de status van elke taak bij te houden (zoals "niet begonnen," "in uitvoering," of "voltooid"). Je kunt ook mijlpalen aanmaken om belangrijke project verwezenlijkingen bij te houden en Asana's functie goedkeuren gebruiken om belanghebbenden gemakkelijk met een klik op een knop de voltooiing van een project te laten goedkeuren. 

Bedenk bij het maken van je sjabloon dat je niet elk detail hoeft af te werken. Je kunt later altijd taken toevoegen en aanpassen om bij elk toekomstig project te passen. 

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Goedkeuringen. Soms moet je niet alleen een taak afwerken, je moet weten of een deliverable goedgekeurd is of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties om de taak "Goed te keuren," "Wijzigingen vragen," of "Af te wijzen". Zo krijgen de eigenaars van taken duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk goedgekeurd is of niet..

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel. 

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces-, en serviceteams in staat te stellen rechtstreeks met hun ondersteuningsteams te communiceren in Asana. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor pre-sales-behoeften. Verbind met Service Cloud je implementatie- en serviceteams met ondersteunende teams in Asana en lever zo geweldige klantervaringen.

• Hubspot. Maak Asana-taken automatisch aan met HubSpot Workflows. Met HubSpot Workflows kun je alle klantgegevens in HubSpot CRM gebruiken om geautomatiseerde processen te maken. Met deze integratie kun je naadloos werk tussen teams overdragen, bijvoorbeeld wanneer deals of tickets in HubSpot sluiten.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen