Projectafsluiting: 8 stappen om projecten met vertrouwen af te ronden

Groot is de kunst van het beginnen, maar groter is de kunst van het beëindigen.”

Longfellow kon zeker zijn eindes vastnagelen. Als een van Amerika's grootste dichters begreep hij dat geweldige conclusies gedichten een blijvende kracht geven, terwijl een matig einde zelfs het beste schrijven kan ruïneren. En hoewel Longfellow nooit zijn projectmanagementcertificering heeft behaald (we weten niet zeker of dat in de 19e eeuw al bestond), kan hij ons nog steeds het een en ander leren over het afsluiten van een project. 

Projecten, net als gedichten, hebben een goed einde nodig. Zelfs als je je projectplan perfect uitvoert, kan een ongeorganiseerde conclusie al je harde werk tenietdoen. Maar als je sterk eindigt, kun je ervoor zorgen dat je project duidelijke takeaways, vervolgstappen en blijvende kracht heeft. 

Wat is projectafsluiting? 

Projectafsluiting is de laatste fase van een project, wanneer je de losse eindjes aan elkaar knoopt, je resultaten communiceert en debriefing houdt met je Team. De projectafsluitingsfase maakt officieel een einde aan je project en biedt een concreet plan voor de volgende stappen - of dat nu het overdragen van de verantwoordelijkheid voor het project naar een ander team is, het starten van een nieuw project om je werk te verbeteren, of het opnemen van geleerde lessen in toekomstige projecten. 

Je kunt je projectafsluitingsproces aanpassen aan de behoeften van je Team, maar hier zijn enkele belangrijke stappen om op te nemen: 

• Voer de laatste tests uit om er zeker van te zijn dat je projectdeliverable aan de verwachtingen voldoet (zoals het testen van een functie na de lancering om er zeker van te zijn dat deze nog steeds werkt, of het beoordelen van je definitieve deliverable met belanghebbenden). 

• Bekijk je projectplan om losse eindjes aan elkaar te knopen en ervoor te zorgen dat je niets bent vergeten. 

• Voltooi administratieve taken, zoals het bijwerken van documentatie, het voltooien van je projectbudget en het opnieuw toewijzen van middelen. 

• Communiceer notities en volgende stappen aan belanghebbenden.

• Houd een post-mortem vergadering over het project om geleerde lessen te bespreken en je team de kans te geven om feedback te geven en hun processen aan te passen. 

• Verspreid een eindrapport waarin wordt uiteengezet hoe je project heeft gepresteerd ten opzichte van de doelen.

De 5 fasen van projectbeheer

De term 'projectafsluiting' is afkomstig van het door het Project Management Institute (PMI) opgestelde projectbeheermodel van vijf fasen. PMI schetst dit model in hun Guide to the Project Management Body of Knowledge, ook bekend als de PMBOK® Guide. Hun model verdeelt de levenscyclus van een project in deze vijf fasen: 

• Projectinitiatie: Definieer je project in grote lijnen en zorg voor draagvlak.

• Projectplanning: Gedetailleerde doelen stellen en een projectroutekaart maken.

• Projectuitvoering: Start je project met behulp van de informatie uit de eerste twee stappen. 

• Projectprestaties: doeltreffendheid meten aan de hand van belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's). 

• Projectafsluiting: rond de losse eindjes af, debrief met belanghebbenden en rond de volgende stappen af. 

Waarom projectafsluiting belangrijk is 

Het voelt geweldig om je laatste mijlpalen te bereiken of je doel te bereiken, maar dat betekent niet dat je werk klaar is. Nadat je hebt geproost op je succes, zijn er nog enkele belangrijke taken om van je lijst af te vinken voordat je officieel het einde van het project bereikt. Hier lees je hoe projectafsluiting je kan helpen elk vakje aan te vinken en je initiatieven met vertrouwen af te ronden. 

Zorg ervoor dat je werk voltooid is

Het volgen van een vooraf bepaald projectafsluitingsproces zorgt ervoor dat je werk voltooid is en dat je geen taken in je projectplan bent vergeten. Deze laatste fase van het project omvat al die gemakkelijk te missen details, zoals het laatste testen, het herzien van je projectplan en het communiceren van de resultaten aan de belanghebbenden, zodat je projecten kunt afronden in de wetenschap dat je elk vakje hebt aangevinkt. 

Bovendien helpt de afsluitingsfase je om een consensus te bereiken met belanghebbenden dat je werk effectief en voltooid is. Op die manier weet iedereen wat je hebt bereikt en begrijpt iedereen dat het project voorbij is. 

Geef duidelijke vervolgstappen

Wanneer je project goed is afgesloten, heb je concrete vervolgstappen: geef het werk aan een ander team, start een nieuw project om je werk te verbeteren of neem belangrijke lessen op in toekomstige initiatieven. 

Op die manier helpt projectafsluiting je om ongewenste scenario's zoals deze te vermijden: 

• Je project heeft geen concrete einddatum en je team is verantwoordelijk voor het voor onbepaalde tijd onderhouden ervan. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een project had om het siteverkeer met 20 procent te verbeteren. Zonder je project goed af te sluiten, kun je verantwoordelijk worden gehouden voor kleine aanpassingen, verbeteringen en testen om het siteverkeer te verbeteren. 

• Je project wordt niet aan het juiste Team overgedragen, dus het blijft gewoon stof liggen verzamelen. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een nieuw project hebt gemaakt om een functie op je website te testen. Om je project goed af te sluiten, moet je aan de belanghebbenden communiceren dat je het doel en de reikwijdte van je project hebt bereikt (d.w.z. om een functie te testen). Vervolgens moet je je testinzichten overdragen aan het juiste productteam om de functie daadwerkelijk te bouwen. 

Geleerde lessen vastleggen

Elk project stelt je team in staat om te leren en te verbeteren, en projectafsluiting zorgt ervoor dat je die lessen vastlegt in plaats van ze achter te laten in je projectnotities. Dat komt omdat een post-mortem vergadering is ingebouwd in het afsluitingsproces, zodat je team de kans krijgt om na te denken over wat er goed ging en wat er de volgende keer beter kan. Het bespreken van de afsluiting van een project met je team belicht vaak problemen waar je misschien niet aan had gedacht, omdat teamleden een perspectief ter plaatse kunnen bieden. Dit betekent dat je je projectbeheer in de loop van de tijd voortdurend kunt verbeteren. Bij elk project heb je de kans om te leren en teamprocessen, communicatie en projectuitvoering te stroomlijnen.

Afgezien van procesverbeteringen, helpt projectafsluiting je ook om belangrijke projectlessen vast te leggen en te delen. In het eindrapport dat je met belanghebbenden deelt, kun je lessen vastleggen die je hebt geleerd van je echte projectgegevens, zoals de resultaten van een A/B-test, de resultaten van een gebruikersonderzoek of de tijdlijn voor het bouwen van een nieuwe App-functie. Op die manier kunnen belanghebbenden van je project leren en die bevindingen in hun eigen werk verwerken. 

Het gebruik van een geleerde-lessensjabloon of een projectdebriefingsjabloon geeft je een begeleid proces om feedback na de actie vast te leggen en deze rechtstreeks aan toekomstige projecten te koppelen.

Hoe weet je wanneer een project klaar is? 

Voordat je je project afsluit, moet je bepalen of het voltooid is. Maar wat betekent dat precies? 

Er zijn een paar manieren om te bepalen of je project is voltooid, maar de grootste indicator is of je de projectdoelstellingen hebt bereikt die je tijdens de planning hebt ingesteld. Ongeacht de methodologie voor het stellen van doelen die je gebruikt, bepalen doelstellingen hoe succes eruitziet voor je project en geven ze je een duidelijk doel om naar te streven. Er zijn verschillende methoden voor het stellen van doelen, waaronder Doelstellingen en Belangrijkste resultaten (OKR's), Key Performance Indicators (KPI's) en slimme doelen. 

Niet elk project bereikt zijn doelen, en dat is oké. Zelfs als je je doelstellingen niet hebt bereikt, kun je zien dat je project klaar is wanneer:

• Je hebt de deliverables voltooid die in je Projectbereik zijn beschreven 

• Je hebt je projecttijdlijn voltooid

• Je hebt je volledige projectbudget gebruikt

8 stappen om een project af te sluiten

Het afsluiten van een project hoeft niet moeilijk te zijn. Terwijl je aan projecten werkt, leer je wat werkt en wat niet werkt voor je Team. Met die kennis kun je je eigen beste praktijken voor het afsluiten van projecten ontwikkelen. 

Als dit de eerste keer is dat je officieel een project afsluit, probeer dan de acht stappen hieronder. Maak aantekeningen over wat werkt en wat niet werkt, zodat je het proces in de toekomst kunt verfijnen.

1. Voer de laatste tests uit

Deze eerste stap is het meest nuttig voor teams die zich richten op het lanceren van nieuwe producten of functies. Voordat je het werk aan je project formeel beëindigt, voer je de laatste tests uit om er zeker van te zijn dat je uiteindelijke deliverable stabiel is en nog steeds presteert zoals verwacht. Dit is belangrijk omdat de prestaties vaak veranderen na de lancering, vooral als je product live is gegaan voor een groot aantal klanten. Vaak kan het moeilijk zijn om te voorspellen hoe een product op schaal zal werken voordat het daadwerkelijk wordt gelanceerd. 

Naast het uitvoeren van technische tests, kun je ook de feedback van klanten volgen (vooral op je sociale mediakanalen) om te zien of gebruikers opvallende productfouten tegenkomen. Als je grote problemen tegenkomt, maak dan een vervolgproject om ze op te lossen.

2. Knop de losse eindjes aan elkaar

Vervolgens is het tijd om je projectplan te bekijken en onvolledige taken te markeren. Dit helpt je om losse eindjes aan elkaar te knopen en zorgt ervoor dat je geen kritieke stappen vergeet. Als je projectbeheersoftware zoals Asana gebruikt, is deze stap eenvoudig omdat je alle projecttaken op één plek kunt zien, plus hun vervaldatum, eigenaar en voltooiingsstatus. 

Maak je geen zorgen als je iets bent vergeten. Maak een inventaris van alle onvoltooide taken en beslis of ze binnen of buiten je Projectbereik vallen. Als ze binnen het bereik vallen, maak dan een plan om die overgebleven taken aan te pakken. Als ze buiten het bereik vallen, laat het de belanghebbenden weten en draag die taken over aan het juiste team. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je ontwikkelingsteam net een website-herontwerpproject heeft voltooid en je je realiseert dat je een taak om bannerafbeeldingen op de site bij te werken niet hebt voltooid. Na het raadplegen van je Projectbereikverklaring besluit je dat deze taak buiten het bereik valt omdat je team zich voornamelijk richtte op infrastructuurverbeteringen. Daarom geef je de resterende taak door aan het ontwerpteam, dat de infrastructuur die je hebt gemaakt kan gebruiken om bannerafbeeldingen bij te werken. 

3. Voltooi administratieve taken

Nu je de losse eindjes hebt vastgeknoopt, is het tijd om de administratieve kant van je project aan te pakken. Hoewel administratieve taken per project kunnen verschillen, zijn hier enkele veelvoorkomende taken om te overwegen: 

• Zorg ervoor dat alle projectbestanden en middelen zich op de juiste plaats bevinden en dat belanghebbenden weten waar ze zich bevinden. 

• Werk projectdocumentatie bij, zoals procesdocumentatie, je projectbudget en je projectschema. Vergelijk tijdens dit proces schattingen met de werkelijke resultaten om te zien of je gelijk had. Vergelijk bijvoorbeeld de geschatte en de werkelijke resultaten voor je budget en projecttijdlijn.

• Zorg ervoor dat projectdocumenten zijn ondertekend, zoals leverancierscontracten of overeenkomsten. 

• Sluit alle contracten voor leveringen, onderaannemers, donoren of soortgelijke externe belanghebbenden. 

• Rond de projectfinanciën af. Zorg ervoor dat je laatste betalingen zijn ontvangen of verzonden en stuur je financiële team een update met je definitieve budgetcijfers. 

• Zorg ervoor dat teamleden opnieuw zijn toegewezen aan verschillende projecten. 

• Verkoop of draag apparatuur ​​of andere projectmiddelen over aan verschillende teams als dat nodig is. 

4. Informeer je team over de volgende stappen

Schrijf vervolgens een bericht aan je team om hen op de hoogte te brengen van je afsluitplan. Laat hen weten wat de volgende stappen zijn, zoals hoe je de verantwoordelijkheid voor openstaande projectdeliverables aanpakt of overdraagt. Vertel je team ook over afsluitende evenementen die ze moeten bijwonen, zoals een retrospectief, project post-mortem of een laatste vergadering met belanghebbenden. Als je wilt dat je team feedback geeft tijdens een post-mortem, dan is dit het moment om het hen te laten weten, zodat ze zich kunnen voorbereiden. 

5. Breng belanghebbenden op de hoogte en stuur een eindrapport

Nadat je contact hebt gelegd met je team, is het tijd om te synchroniseren met je belanghebbenden. Dit kan een asynchrone update zijn of een officiële afsluitende vergadering. Zorg ervoor dat je, ongeacht het formaat, de volgende informatie opneemt: 

• Een eindrapport, inclusief een samenvatting van wat je project heeft bereikt, hoe het heeft gepresteerd in vergelijking met de doelen die je hebt gesteld, en eventuele belangrijke successen of mislukkingen. 

• Een lijst met onvolledige items die binnen het bereik vielen, plus hoe je ze zult aanpakken. 

• Een lijst met onvolledige items die buiten het bereik vielen, met een korte uitleg en details over hoe je met het juiste team zult opvolgen. 

• Een lijst met snelle vervolgacties die je van plan bent te voltooien als onderdeel van je huidige project of door te geven aan een ander team.

• Een verzoek om feedback. Idealiter kan dit schriftelijke feedback zijn in de vorm van een vragenlijst of enquête. 

6. Houd een post-mortem vergadering over het project

Het houden van een post-mortem vergadering is de beste manier om de geleerde lessen tijdens elk project vast te leggen en te beoordelen. Tijdens een post-mortem hebben teamleden de mogelijkheid om feedback te geven over wat er goed ging, wat er niet goed ging en wat er de volgende keer beter kan. 

Hier zijn enkele tips om te overwegen voordat je je volgende post-mortem houdt: 

• Stuur teamleden ten minste twee dagen voor de post-mortem vergadering een lijst met vragen om over na te denken. Deze vragen kunnen zo eenvoudig zijn als: "Wat ging er goed, wat ging er niet goed en wat hebben we geleerd?" Dit helpt je team om hun gedachten van tevoren te structureren, zodat ze zich voorbereid en klaar voelen om deel te nemen. 

• Deel tijdens de vergadering je scherm (als je kunt) en maak actief aantekeningen om de feedback van elke persoon vast te leggen. Op die manier kan je team zien dat hun inbreng wordt gewaardeerd. 

• Geef elk teamlid de tijd om zijn feedback tijdens de vergadering te delen. Zo zorg je ervoor dat iedereen wordt gehoord. 

• Laat aan het einde van je vergadering tijd over om teamleden te bedanken voor hun inbreng. En wanneer je hun feedback omzet in concrete actiepunten (daar komen we in de volgende stap op terug), stuur je je team een update om hen te laten weten hoe je hun zorgen aanpakt. 

7. Maak een routekaart voor verbeteringen

Nadat je hebt geanalyseerd hoe je project is verlopen, is het tijd om naar de toekomst te kijken. Op dit punt kun je een projectroutekaart gebruiken om te plannen hoe je je uiteindelijke deliverable en beheerprocessen zult verbeteren en herhalen: 

1. Overweeg je definitieve testresultaten van stap één en identificeer eventuele prioritaire problemen die je wilt aanpakken. Als veel klanten bijvoorbeeld klagen over trage laadtijden, kun je prioriteit geven aan een initiatief om de laadsnelheid van de site te verbeteren. 

2. Verzamel de feedback die je hebt ontvangen van belanghebbenden en je projectteam. Zoek naar gemeenschappelijke thema's en markeer alle actiepunten die je wilt aanpakken. Als teamleden bijvoorbeeld hebben gedeeld dat ze niet genoeg tijd hadden om taken te voltooien, kun je een actiepunt instellen om extra buffertijd toe te voegen aan toekomstige projectschema's. 

3. Maak een routekaart om te plannen hoe en wanneer je deze actiepunten zult aanpakken. 

4. Vraag je team om feedback over je routekaart en laat de routekaart goedkeuren door de relevante belanghebbenden. 

Het maken van een routekaart voor toekomstige verbeteringen zorgt ervoor dat je je uiteindelijke deliverables en projectbeheerprocessen blijft verbeteren en herhalen. Bovendien kun je hiermee je huidige project officieel afsluiten en vervolgens eventuele verbeteringen aanpakken in een geheel nieuw initiatief. Op die manier kun je voorkomen dat projecten zich voortzetten totdat de uiteindelijke deliverable 'perfect' is (iets dat sowieso niet echt haalbaar is).

8. Vier het

Last but not least, maak tijd vrij om de prestaties van je team te vieren. Het tonen van waardering is de sleutel tot het opbouwen van een sterke organisatiecultuur en het bevorderen van teamwork op de werkplaats.

Vieringen kunnen vele vormen aannemen, zoals geschenken of kaarten, een bedankbericht, een team happy hour of zelfs een vrije middag. Overweeg de dynamiek van je team en de voorkeuren van elk teamlid en kies de optie waarvan je denkt dat iedereen deze het meest zal waarderen. 

Sluit met vertrouwen

High five - je hebt je project net succesvol afgesloten. Je hebt alle vakjes aangevinkt en alle losse eindjes aan elkaar geknoopt. Nu kun je met een gerust hart doorgaan naar je volgende initiatief, wetende dat alles is geregeld en dat je een concreet plan hebt voor de volgende stappen. 

Als je het afsluitingsproces van je team wilt standaardiseren, overweeg dan om van je projectafsluitingsproces een aangepast projectsjabloon te maken. Met sjablonen kun je een vooraf gedefinieerde reeks stappen maken (zoals een checklist) die je kunt dupliceren en hergebruiken telkens wanneer je een project afrondt.