Crisisbeheersplansjabloon

Heeft je team een actieplan opgesteld voor het geval zich een ernstige noodsituatie voordoet? Maak een crisisbeheersplansjabloon zodat je nooit onvoorbereid bent.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

dependency iconAfhankelijkhedenproof iconProofingmessage-group iconBerichtenapps iconApp

Recommended apps

Microsoft Teams-pictogram
Microsoft Teams
Slack-logo
Slack
Google Workspace-logo
Google Workspace
Pictogram Vimeo
Vimeo

Delen
facebooktwitterlinkedin

Bij het plannen van noodprocedures is het belangrijk te doen alsof deze situaties zich zeker zullen voordoen, in plaats van te hopen dat dat niet het geval zal zijn. Deze proactieve houding ten opzichte van noodplannen zal je team veilig houden. De beste manier om te beginnen met het plannen van deze noodsituaties? Door een crisisbeheersplansjabloon te maken.

Wat is een crisisbeheersplansjabloon?

Een sjabloon voor een crisisbeheersplan is een herhaalbaar raamwerk dat je crisisbeheerteam gebruikt om een volledig responsplan te ontwikkelen voor onverwachte noodsituaties, zoals een natuurramp of grote situaties die de bedrijfsvoering kunnen beïnvloeden. Bij een crisis kunnen er wat verhoogde emoties en hogere stressniveaus zijn. Het gebruik van een sjabloon voor een crisisbeheersplan zorgt ervoor dat je plan belangrijke details bevat. Als alle informatie op dezelfde plaats bestaat, weet iedereen wat hij moet doen als en wanneer een crisis zich voordoet. 

Een van de grote voordelen van het gebruik van een sjabloon voor je crisisbeheersingsplan is dat je het kunt aanpassen aan de behoeften van je specifieke team of situatie, ongeacht het soort crisis. Niet elke crisis is hetzelfde, en het is belangrijk dat je je plan aanpast aan de betreffende noodsituatie. Er zijn twee manieren waarop je je crisisbeheersingsplan kunt opstellen: je kunt een sjabloon voor een crisisbeheersingsplan maken, of je kunt een basissjabloon gebruiken om veel verschillende specifieke plannen te maken voor unieke situaties.

Wat is het verschil tussen incidentbeheer en crisisbeheer?

Hoewel incidentbeheer en crisisbeheer beide worden gebruikt voor risicobeperking, zijn het toch enigszins verschillende praktijken. Incidentbeheer is specifiek bedoeld voor kortere termijn noodsituaties. Crisisbeheer is bedoeld voor grotere crisisscenario's die een bedrijf op lange termijn kunnen beïnvloeden. Je team zou bijvoorbeeld incidentbeheer kunnen gebruiken om een cyberaanval op te lossen. De strategie voor hoe om te gaan met een onverwachte aardbeving tijdens werktijd is iets wat een crisisbeheersplan zou behandelen.

Een sjabloon voor incidentbeheer maken

Een crisisbeheerplan ontwerpen

De beste manier om te beginnen met het ontwikkelen van een crisisbeheersplan is het maken van een sjabloon voor een crisisbeheersplan. Heb je eenmaal het basis raamwerk, dan kun je vervolgens de 4 P's gebruiken om je crisisbeheerstrategie uit te stippelen. 

De 4 P's van crisisbeheer staan voor de Engelse termen:

  • Prevent: Acties die je kunt ondernemen om een mogelijke crisis te voorkomen. 

  • Plan: Dit is het gedetailleerde, stapsgewijze actieplan dat je ontwikkelt om ervoor te zorgen dat iedereen in je team veilig en efficiënt met de crisissituatie omgaat. 

  • Practice: Dit is het oefenen van het plan dat je ontwikkelt in een veilige omgeving. Het oefenen van je plan biedt je team de gelegenheid om eventuele problemen in een veilige omgeving op te lossen, in plaats van ze tijdens een crisis uit te zoeken. 

  • Perform: Dit is de situatie waarin je je hele plan samenstelt. In het beste geval hoef je dit plan nooit uit te voeren omdat je nooit een onverwachte crisis tegenkomt. Maar als je al deze hulpmiddelen voorbereid hebt, rust je je team uit met een veilige strategie in geval van nood.

Wat moet je crisisbeheersplansjabloon omvatten?

Een crisisbeheersplan is niet bedoeld om elk detail te behandelen, maar moet fungeren als een blauwdruk die zo nodig kan worden bijgewerkt. Hier zijn een paar dingen die een sjabloon voor een crisisbeheersplan moet hebben, ongeacht het type crisis dat je beheert. 

  • Activatieprotocol: Dit is het geheel van factoren dat moet gebeuren voordat het team besluit het crisisreactieplan te starten. Zie de activatieprotocollen als een set van afhankelijkheden die moeten plaatsvinden voordat je reactieplan begint. 

  • Risicoanalyse: Dit is onderzoek waarin alle mogelijke risico's worden geschetst waarmee je bedrijf te maken kan krijgen. Afhankelijk van de potentiële crisis waarvoor je plannen maakt, kan een risicoanalyse je helpen om te bepalen hoe groot de kans is dat deze gebeurtenis zich voordoet. Een goed voorbeeld van dit soort onderzoek is een risicobeheersplan of een risicoregister.

  • Contactenlijst voor noodgevallen: Deze bevat relevante contactinformatie voor zowel leden van het crisisbeheersteam binnen je organisatie, maar ook met lokale hulpverleners zoals de brandweer, het antigifcentrum of andere belangrijke instanties.

  • Reactieprocedures: Dit zijn de stappen die je team neemt tijdens een crisis zodra aan het activeringsprotocol is voldaan.

  • Communicatiestrategie: Dit is het communicatieplan dat je team ontwikkelt om vast te leggen hoe je gaat communiceren tijdens een noodsituatie. Dit omvat zowel interne communicatie als externe communicatie naar externe belanghebbenden toe.

Geïntegreerde functies

  • Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

  • Proofing. Met proofing kun je makkelijk specifieke, uitvoerbare feedback achterlaten op afbeeldingen. Maak aantekeningen rechtstreeks op afbeeldingen en PDF's zodat je teamleden exact weet wat ze moeten doen om hun werk te voltooien. Houd daarna deze feedback bij in subtaken zodat er geen actiepunten over het hoofd worden gezien. Uiteindelijk maakt proofing het proces van creatieve feedback geven en ontvangen, vlotter en minder frustrerend.

  • Berichten. Moet je informatie delen die niet uitvoerbaar is? Probeer dan Berichten in Asana. Met Berichten kun je binnen Asana communiceren over niet-uitvoerbaar werk. Je kunt berichten sturen naar gelijk welke combinatie van individuen, teams en projecten, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Door te linken naar taken, projecten en doelen in Asana maak je het eenvoudig voor de ontvangers van je bericht om de context te begrijpen en in te zoomen op de details.

  • Mobiel. Asana is beschikbaar voor iOS en Android, waardoor je makkelijk je takenlijst kunt bekijken onderweg. Bekijk nieuwe inboxmeldingen, stuur berichten en open projecttaken, zodat je steeds op de hoogte blijft over projectinformatie.

Aanbevolen apps

  • Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

  • Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

Veelgestelde vragen

Hoe schrijf je een crisisbeheersplan?

De beste manier om te beginnen met het schrijven van een crisisbeheersplan is het gebruik van een sjabloon. Daarmee krijg je de basis van een crisisbeheersplan, en je kunt dan snel de strategie van je team invullen om je voor te bereiden op een mogelijke crisis. Doe dit door gebruik te maken van een gezamenlijke werkbeheerstool, zodat elk teamlid in je crisisreactie-specialistenteam in realtime kan samenwerken.

Wat moet er in een sjabloon voor een crisisbeheersplan staan?

Je sjabloon voor een crisisbeheersplan moet een risicoanalyse, een activatieprotocol, contactpersonen voor noodgevallen, reactieprocedures en een communicatiestrategie bevatten. De beste manier om ervoor te zorgen dat al deze informatie in je plan staat, is het gebruik maken van een sjabloon voor een crisisbeheersplan.

Wat zijn de 4 P's van het crisisbeheersmodel?

De vier P's van het crisisbeheersingsmodel staan voor prevent, plan, practice en perform.

Een crisisbeheersjabloon maken met Asana

Bekijk hoe een crisisbeheersplansjabloon je team kan helpen voorbereid te blijven.

Maak je sjabloon