Wat is RAPID-besluitvorming?

Het is normaal om nerveus te zijn als je een grote beslissing moet nemen op het werk. Je weet immers nooit helemaal hoe het zal aflopen. Gelukkig kunnen  datagestuurde besluitvormingsraamwerken helpen om die zenuwen te verminderen door duidelijk rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen voor elke beslissing

Voer RAPID-besluitvorming in, een raamwerk waarmee je teamleden aan specifieke rollen kunt toewijzen. RAPID is vooral handig voor het nemen van grotere beslissingen met veel belanghebbenden, omdat elke belanghebbende weet wat voor soort feedback er van hem of haar wordt verwacht. RAPID is een acroniem voor vijf rollen, die elk verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van het besluitvormingsproces.

Wat is het RAPID-besluitvormingsmodel?

Het RAPID-besluitvormingsmodel, ontwikkeld door Bain & Company, wordt gebruikt om sleutelrollen toe te wijzen aan verschillende mensen tijdens het besluitvormingsproces. RAPID is een acroniem voor de verschillende rollen die elke persoon kan hebben in het besluitvormingsproces. Het staat voor:

• R ecommend (aanbevelen)

• Agree (Akkoord)

• Perform

• Input (inbrengen)

• Decide (Beslissen)

Houd er rekening mee dat de volgorde van het acroniem meestal niet overeenkomt met de volgorde van je besluitvormingsproces. Je wilt bijvoorbeeld eerst input (I) verzamelen voor de meeste beslissingen, ook al staat het op de vierde plaats op de lijst. Het aantal mensen dat bij je RAPID betrokken is, zal ook variëren. In kleinere teams kan dezelfde persoon meer dan één rol hebben. In grotere organisaties is er misschien een volledig tijgerteam voor één rol. 

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten

Wanneer RAPID gebruiken

Ironisch genoeg is het RAPID-raamwerk niet bedoeld als een snel proces. In plaats daarvan is de focus van RAPID om je te helpen belangrijke beslissingen doordacht en nauwkeurig te nemen, zelfs als dat iets langer duurt. Dat gezegd hebbende, RAPID-beslissingen nemen meestal minder tijd in beslag dan een ongeorganiseerd besluitvormingsproces. Door duidelijk rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen aan elke belanghebbende, communiceer je precies wat voor soort feedback belanghebbenden kunnen (en niet kunnen) geven. 

RAPID is een doordacht en constructief proces, maar het is niet voor elk probleem geschikt. Het proces leent zich van nature voor complexere kwesties die veel input van belanghebbenden vereisen.

Over het algemeen heb je RAPID niet nodig voor:

• Eenvoudige problemen.

• Tijdgevoelige beslissingen.

• Beslissingen die door één persoon kunnen worden genomen.

RAPID-besluitvorming versus RACI-tabellen

Zowel RAPID als RACI zijn raamwerken om je te helpen rollen te bepalen, maar het zijn rollen voor verschillende scenario's. RACI-tabellen helpen je bij het bepalen van rollen voor projecten, terwijl RAPID-rollen meestal worden toegewezen voor belangrijke beslissingen.

• RACI-tabellen: worden gebruikt om projectrollen te definiëren om de beslissingsverantwoordelijkheden binnen een specifiek project te verduidelijken. Ze zijn een manier om in het algemeen de rollen en verantwoordelijkheden van je projectteam te identificeren voor elke taak, mijlpaal of projectdeliverable. 

• RAPID: Wordt gebruikt om rollen voor individuen of groepen te definiëren om beslissingen te nemen over complexe problemen. Vaak zijn er veel belanghebbenden bij betrokken en is er veel input nodig wanneer je RAPID gebruikt.

Een RACI-tabel kan bijvoorbeeld bepalen dat een engineer verantwoordelijk is voor productontwikkeling tijdens zijn dagelijkse werkzaamheden. Een RAPID-raamwerk kan dezelfde engineer dan tijdelijk toewijzen aan een wervingscommissie. 

De 5 rollen in RAPID-besluitvorming

RAPID-rollen worden toegewezen aan een enkele persoon of groep mensen die de besluitvorming van een organisatie afhandelen. Eén persoon kan meerdere rollen hebben, of er kunnen meerdere mensen in één rol zijn. RAPID is bedoeld om flexibel te zijn en tegelijkertijd een structuur te bieden die prioriteit geeft aan goede besluitvorming.

Deze structuur is opgebouwd rond de vijf rollen van RAPID:

1. Aanbevelen (R)

De aanbeveler is vergelijkbaar met een teamleider omdat hij veel invloed heeft op hoe het proces plaatsvindt. De aanbeveler is verantwoordelijk voor het voorstel en een groot deel van het werk dat nodig is voor de besluitvorming. Vanwege hun invloed kan de aanbevelende rol worden vervuld door een individu of een taskforce. 

Stel bijvoorbeeld dat je probeert te beslissen of je je software al dan niet wilt bijwerken. De aanbeveler is verantwoordelijk voor het maken van een voorstel voor de nieuwe software en het coördineren tussen de andere rollen om relevante informatie te verzamelen. 

2. Akkoord (A)

Wie in de rol van instemmende belandt, heeft nogal wat autoriteit. Het is hun taak om de aanbeveler te helpen tot de best mogelijke beslissing te komen. Hoewel de meningen van alle belanghebbenden tijdens het RAPID-besluitvormingsproces in overweging kunnen worden genomen, moet je de input van de instemmende partij in de uiteindelijke beslissing overwegen. Je hoeft niet voor elke beslissing een akkoordrol toe te wijzen, alleen voor de meer gespecialiseerde beslissingen. 

In het bovenstaande voorbeeld kan de instemmende de softwareontwikkelaar zijn die je de exacte code laat zien die je moet gebruiken voor een foutloze functie. Het is niet onderhandelbaar - als je geen bugs in de software wilt, moet je rekening houden met de input van je ontwikkelaar.

3. Uitvoeren (P)

De uitvoerende rol is verantwoordelijk voor het implementeren van welke beslissing dan ook. Dit is de laatste stap van het besluitvormingsproces, maar je moet deze nog wel van tevoren toewijzen. Op deze manier wordt de uitvoerder op de hoogte gehouden van alle details, wat belangrijk is bij complexe processen. Door de uitvoerder alvast te betrekken voordat hij nodig is, kun je sneller van idee naar implementatie gaan.

Als we verder gaan met het voorbeeld, is de uitvoerder waarschijnlijk de softwareontwikkelaar die je nieuwe software daadwerkelijk maakt. Of het kan de projectmanager zijn die verantwoordelijk is voor een ontwikkelingsteam, dat op zijn beurt de software ontwerpt.

4. Input (I)

Hoewel het verder naar beneden in het acroniem is, is de inputrol normaal gesproken de eerste RAPID-rol die je toewijst. Er zijn meestal meerdere mensen verantwoordelijk voor input, waaronder bekwame experts, belanghebbenden en degenen die door de beslissing worden beïnvloed. De inputrol is verantwoordelijk voor het verstrekken van alle informatie en advies om tijdens het besluitvormingsproces te overwegen. Hoewel vergelijkbaar met de instemmende, heeft de input-rol niet het laatste woord. In plaats daarvan presenteren ze alleen informatie.

Een projectmanager kan bijvoorbeeld deel uitmaken van het inputteam en verschillende analyses uitvoeren, zoals een kosten-batenanalyse, om de beslisser te helpen bepalen of dit een levensvatbaar project is. In dit geval kan een softwareontwikkelaar ook deel uitmaken van het inputteam om relevante technische informatie te verstrekken over wat er nodig is om nieuwe software te maken.

5. Beslissen (Decide) (D)

De beslissingsrol is de persoon die de uiteindelijke beslissing neemt. Om een beslissing van hoge kwaliteit te nemen, moeten ze alle kanten van het verhaal begrijpen, eventuele afwegingen maken en de gevolgen kennen die de beslissing zal hebben voor alle betrokkenen. De beslisser moet rekening houden met de informatie en meningen van de instemmende partij, hoewel deze niet noodzakelijkerwijs dezelfde mening hoeft te hebben. 

Om ons voorbeeld af te ronden, zou de besluitvormer waarschijnlijk van een ander team komen (niet software), zodat hij alle relevante gegevens objectief kan beoordelen voordat hij beslist of hij de nieuwe software wil maken. Merk op dat de beslisser niet in leiderschap hoeft te zijn. Het is zelfs nuttig om iemand die geen teamleider of bedrijfsleider is aan te wijzen voor de beslissingsrol om vooringenomenheid in je besluitvorming te verminderen.

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten

Voorbeeld van RAPID in actie

Laten we eens kijken hoe je RAPID kunt gebruiken in je dagelijkse werk. Stel bijvoorbeeld dat je in het team zit dat verantwoordelijk is voor de productprijzen. Prijsstelling is een enorme beslissing die van invloed is op de omzet, groei en het onvermijdelijke succes van je bedrijfsmodel. Als je producten te hoog prijst, kun je klanten verliezen. Maar als ze te laag zijn, laat je geld liggen.

Om die sweet spot te vinden, kun je RAPID gebruiken om een groep mensen op te bouwen die gegevens en alternatieve perspectieven zullen gebruiken om je te helpen beslissen hoe je je product moet prijzen. Het gebruik van RAPID in dit scenario zorgt ervoor dat verschillende teams, experts en belanghebbenden allemaal deel uitmaken van de beslissing. Aan de andere kant, als je probeert te beslissen hoe je je product moet prijzen zonder RAPID te gebruiken, kun je een willekeurig aantal krijgen dat de winst niet maximaliseert of, erger nog, potentiële klanten afschrikt.

Voordelen van het gebruik van RAPID

Het mooie van het gebruik van RAPID voor besluitvorming is dat het een verscheidenheid aan belanghebbenden bij cruciale beslissingen betrekt. In plaats van alleen op de raad van bestuur of je CEO te vertrouwen om de volgende stap te bepalen, kan iedereen op elk niveau inspraak hebben. 

Bovendien helpt het RAPID-raamwerk je om:

• Meer mensen betrekken bij beslissingen die rechtstreeks op hen van invloed zijn. Dit is een meer krachtige manier van leiden dan beslissingen nemen zonder de inbreng van je team. 

• De transparantie in het besluitvormingsproces te vergroten. Als je het ergens niet mee eens bent, weet je met wie je moet praten en hoe je wijzigingen kunt aanbrengen.

• Macht in een organisatie te verdelen, zodat het niet altijd degenen aan de top zijn die beslissingen nemen.

• Verschillende perspectieven op te nemen om verschillende kansen of uitdagingen te herkennen. Hoe inclusiever je RAPID is, hoe meer perspectieven (en uiteindelijk oplossingen) je krijgt.

• Iedereen in de organisatie in staat stellen om beslissingen te nemen, waardoor ze zich meer verantwoordelijkheid voelen voor hun werk, rollen en de hele organisatie. 

• Creëer verantwoordelijkheid voor beslissingen voor de verantwoordelijkheid tussen teams en individuen, zodat iedereen voelt hoe ze de keuzes van het bedrijf beïnvloeden.

Waar je op moet letten

RAPID-besluitvorming is een nuttig, krachtig hulpmiddel, maar het kan een uitdaging zijn om toe te passen. Zoals bij elke grootschalige verandering, kun je bij het eerste gebruik van RAPID wat weerstand krijgen. Het van tevoren kennen en plannen van deze potentiële uitdagingen kan de overgang vergemakkelijken.

Dit is waar je op moet letten:

• Machtsdynamiek. RAPID benadrukt dat bepaalde mensen meer macht kunnen hebben dan anderen, wat conflicten kan veroorzaken. Dit is niet noodzakelijk een slechte zaak - soms moet de macht worden herverdeeld. Maar het kan ongemakkelijk zijn. Als er conflicten ontstaan wanneer je RAPID implementeert, probeer dan strategieën voor conflictoplossing te oefenen die de oorzaak van de problemen aanpakken en (hopelijk) het team uiteindelijk sterker maken. 

• Comfortabele controle. De rol van beslisser kan leuk zijn om te hebben. Soms zijn mensen terughoudend om die controle op te geven en de besluitvorming aan iemand anders over te dragen. Misschien zijn ze bang dat ze de enigen zijn die de juiste beslissingen kunnen nemen, of misschien zijn ze gewoon gewend om die positie te bekleden. Maar in RAPID is het logischer om de besluitvorming over te dragen aan degenen die deze normaal gesproken niet hebben om minder bevooroordeelde resultaten te krijgen.

• Te veel afhankelijkheid van leiderschap. Het is gemakkelijk om terug te vallen op leiders om beslissingen te nemen. RAPID moedigt je aan om de persoon die de beslissende rol heeft te variëren, zodat het niet altijd een C-suite executive of een bord van bestuur is. Maar eerst moet je de gewoonte doorbreken om aan te nemen dat leiders de enigen zijn die beslissingen kunnen nemen.

RAPID-beslissingen boven snelle resultaten

Als je wilt beslissen welk shirt je wilt dragen, kun je beter je ogen sluiten en wijzen. Maar wanneer je beslissingen neemt over die grote vragen die een langdurige impact zullen hebben op je bedrijf, team of werk, kan RAPID je helpen een betere beslissing van hogere kwaliteit te nemen dan je misschien alleen zou doen. 

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten