엔터프라이즈 프로젝트 관리: 무엇인가요?

프로젝트는 회사의 성공을 위한 빌딩 블록과 같습니다. 프로젝트를 원활하고 효율적으로 운영하기 위해 기업은 프로젝트 관리에 의존합니다. 

여러 프로젝트를 동시에 실행하는 대규모 조직의 경우, 프로젝트 관리를 엔터프라이즈 프로젝트 관리(EPM) 수준으로 확장할 수 있습니다.

기업 프로젝트 매니저는 서로 다른 부서에서 동시에 진행되는 다양한 프로젝트를 감독하여 회사의 기대와 목표를 충족하는지 확인합니다. 

전략적 관점에서 이 관행을 적용하면 수익, 생산성, 프로젝트 관리 관행 개선 측면에서 수익을 창출할 수 있습니다. 

EPM으로 전환하는 것은 중요한 작업이 될 수 있으므로 프로세스를 더 잘 이해할 수 있도록 이 가이드에서는 EPM의 작동 방식, 이점, 다양한 프로젝트 관리 단계에 미치는 영향, 팀 협업을 개선하기 위한 EPM을 구현하는 방법을 설명합니다. 

엔터프라이즈 프로젝트 관리란?

기업 프로젝트 관리는 전사적 규모로 여러 프로젝트를 관리하는 관행입니다. 이를 위해서는 회사 전체의 프로젝트 관리를 간소화하기 위한 표준 프로세스를 개발해야 합니다.  

EPM의 목적은 회사의 목표와 진행 중인 프로젝트를 연결하여 회사가 적절한 시기에 적절한 장소로 리소스를 할당할 수 있도록 하는 것입니다. 

또한 프로젝트 간 상호 의존적인 요소를 관리하고 프로젝트가 일정과 예산에 맞춰 완료되도록 보장하는 것을 의미합니다. 

회사 계층 구조와 팀 구조는 다양하지만, 기업 프로젝트 관리 부서(EPMO)는 전략적 계획 수준에 있어야 합니다. EPM은 기업 프로젝트 매니저 또는 딜리버리 매니저가 감독할 수 있습니다. EPMO는 최고 운영 책임자 또는 최고 프로젝트 책임자와 같은 최고 경영진 리더에게 보고합니다. 

프로젝트 포트폴리오 관리 외에도 EPMO는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 프로젝트 매니저에게 멘토링 제공

• 프로젝트가 높은 수준의 비즈니스 목표에 부합하는지 확인

• 프로젝트 관리 사무소(PMO) 의 작업량을 감독하고 조율합니다

• 프로젝트에서 문제 해결 또는 완화 

• 정기적인 프로젝트 검토 실시

• 프로젝트 관리 팀을 위한 지침과 모범 사례 수립 

• 리소스 관리를 개선합니다

본질적으로 EPM의 목적은 대규모 프로젝트 관리의 품질과 효과를 개선하고 프로젝트가 회사에 가치를 제공하도록 하는 것입니다.

엔터프라이즈 프로젝트 관리의 요소

PMI에 따르면 EPM 모델을 구성하는 요소는 7가지입니다. 일부 프로세스는 기존의 프로젝트 관리에서 유래되었지만 더 큰 규모로 적용되며, 다른 프로세스는 EPMO에만 해당합니다. 

1. 리스크 분석

리스크 분석은 프로젝트에 대한 리스크의 질적 및 양적 영향을 식별하고 평가하여 이를 완화하기 위한 적절한 조치를 취할 수 있도록 하는 것입니다. 

리스크 분석은 프로젝트 포트폴리오와 회사에 대한 경험과 철저한 지식이 필요하기 때문에 복잡할 수 있습니다. 리스크 분석을 보다 쉽게 관리할 수 있도록 다음과 같은 EPM 표준을 적용할 수 있습니다.

• 엔터프라이즈 제품 매니저가 프로젝트 매니저에게 완화 계획에 대한 책임을 묻도록 합니다.

• 예상되는 위험, 현재 위험, 비상 준비금을 측정하기 위한 지표를 수립합니다.

• 비상 대책을 통해 리스크를 완화할 수 있는 프로젝트 추정 기법을 사용합니다.

위험 분석을 EPM 프로세스와 통합하면 관리 팀이 프로젝트의 수익률을 고려하여 허용할 위험의 정도를 결정할 때 더 많은 통제권을 가질 수 있습니다. 

2. 체계적인 추정

프로젝트 추정은 프로젝트 비용, 리소스 또는 기간을 추정하는 것을 포함하는 프로젝트 관리의 핵심 구성 요소입니다. EPM은 프로젝트 매니저를 위한 체계적인 추정의 기준을 설정합니다. 예를 들어, EPMO는 프로젝트 전달을 위한 표준 라이프사이클을 정의하고 프로젝트 매니저가 참조할 수 있도록 이전 프로젝트의 사례를 제공합니다. 

EPMO는 또한 3점 추정 및 델파이 기법과 같은 추정 전략에 대한 교육을 PMO에 제공합니다. 

3. 프로젝트 검토

주기적인 프로젝트 검토는 현재 프로젝트의 진행 상태와 잠재적인 위험을 살펴봅니다. EPMO는 프로젝트 약속, 시작, 진행, 종료의 네 가지 유형의 검토를 수행할 수 있습니다. 이러한 검토의 목적은 프로젝트 표준, 상태, 문제 및 리스크 완화 계획에 대한 업데이트가 필요한지 확인하는 것입니다.

프로젝트 검토를 수행하는 한 가지 방법은 전달, 고객 관리, 팀, 예산 등 프로젝트의 다양한 측면에 중요도 수준(빨간색/노란색/녹색)을 나타내는 색상을 할당하는 것입니다. 이렇게 하면 가장 시급한 문제를 경영진 회의에서 제기하고 해결할 수 있습니다. 

4. 프로젝트 관리 코칭

프로젝트 관리는 적절한 교육과 리소스 없이는 스트레스를 유발할 수 있습니다. EPMO는 프로젝트 매니저가 업무에 필요한 기술 및 관리 기술을 개발할 수 있도록 교육을 제공하여 PMO에 투자합니다. 교육은 사내 또는 외부에서 고용한 프로젝트 관리 전문가가 제공할 수 있습니다.

또한 EPMO는 프로젝트 매니저에게 멘토를 제공하여 프로젝트 계획, 프로젝트 실행, 의사 결정 및 문제 해결을 지원합니다.  

5. 이관된 문제 관리

프로젝트 관리의 이관은 문제를 더 높은 우선순위로 이동시킵니다. 이러한 문제에는 경영진의 개입이 필요할 수 있습니다. 문제 관리 시스템을 개선하기 위해 EPMO는 부서 전체에 적용되는 상신에 대한 공통 규칙과 프로세스를 개발할 책임이 있습니다. 

EPMO는 경영진 회의에서 미해결된 이관 문제 목록을 검토하여 이러한 문제의 일반적인 원인을 파악하고 필요한 부서, 시스템 또는 조직 변경 사항을 제안합니다. 

6. 시간 회계

시간은 프로젝트 라이프사이클에서 핵심적인 요소일 수 있습니다. 건전한 시간 추적 시스템을 사용하면 프로젝트에서 시간이 소요되는 부분을 정확하게 측정할 수 있습니다. EPMO는 각 팀의 타임시트의 데이터를 사용하여 향후 프로젝트 계획 및 추정 가이드라인을 개발할 수 있습니다.

7. 정보 시스템

정보 시스템은 EPM의 중추입니다. 강력한 기업 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로젝트를 계획, 보고, 추적하는 데 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다. 

예를 들어, Asana의 보고서 도구 는 프로젝트의 진행 상태를 실시간으로 추적하는 데 편리하며, 프로젝트 팀과 부서 간에 인사이트를 수집하고 공유할 수 있는 유연성을 제공합니다. 

수집된 프로젝트 데이터는 다음 네 가지 유형의 보고서에서 사용할 수 있습니다.

1. 리소스 활용

2. 리소스 사용

3. 프로젝트 진행 상태

4. 프로젝트 활동

이러한 보고서에서 얻은 인사이트를 통해 팀이 더 나은 업무를 수행할 수 있도록 지원할 수 있습니다.  

엔터프라이즈 프로젝트 관리를 실행하는 방법

팀이 현재 프로젝트를 추적하고 진행 상태와 결과를 효과적으로 모니터링하는 데 어려움을 겪고 있다면 EPM이 잠재적인 해결책이 될 수 있습니다. 

먼저, 회사의 변화를 가져올 수 있는 EPM 시스템을 지원하도록 회사의 구조를 설정해야 합니다. EPM으로 전환하기 전에 경영진은 현재 회사 구조를 분석하고, 운영 관점에서 잠재적인 장벽을 식별하고, 장기적으로 좋은 전략인지 여부를 결정해야 합니다.

회사가 EPM을 구현할 준비가 되면 다음 단계를 따라 시작하세요.

1. EPM 사용 방법 정의하기

첫 번째 단계는 현재 프로세스를 검토하고 문제를 식별하여 EPM을 어떻게 사용할지 결정하는 것입니다. 다음과 같은 질문을 고려해 보세요.

• EPMO의 책임은 무엇인가요?

• 이러한 조치를 취하는 데 필요한 리소스는 무엇인가요?

• EPM은 회사의 전략적 목표에 어떻게 기여할까요?  

• 새로운 역할을 맡을 사람은 누구인가요?

이러한 각 질문은 성공적인 EPM 프로세스를 구현하는 데 도움이 됩니다.  

2. 이해관계자 참여

다음 단계는 이해관계자 또는 보드 구성원에게 계획을 전달하는 것입니다. EPM으로 전환하는 것의 이점과 실행 방법을 설명하세요. 

3. EPM 프로세스 롤아웃

EPM을 실행하려면 실행 계획의 요구 사항 및 단계 목록을 작성해야 합니다. 이 목록에는 이해관계자가 합의한 현재 팀, 기술 및 교육에 대한 변경 사항이 상세히 설명되어 있습니다. 롤아웃은 시간이 지남에 따라 단계적으로 진행되거나 날짜가 설정될 수 있습니다.

4. EPM 구현 확인

EPM 롤아웃 진행 상태에 대한 주기적인 검토를 수행합니다. 새로운 EPMO의 운영 방식, 다른 PMO와의 연동 방식, 전환이 계속됨에 따라 잠재적인 문제를 파악하세요. 이 시기는 또한 관리 팀에 문제를 제기하고 필요에 따라 롤아웃 계획을 조정할 때이기도 합니다. 

팀이 전환됨에 따라 HR 부서도 새로운 EPM 모델을 지원하기 위해 프로세스를 수정해야 할 수 있습니다. EPMO 팀원에게는 장비, EPM 소프트웨어, 관련 교육과 같은 추가 리소스가 필요할 수 있습니다. 

기업 프로젝트 관리 방법론

회사의 리소스, 프로세스, 목표에 따라 다르므로 EPM에 대한 단 하나의 접근 방식은 없습니다. EPM을 현재 프로젝트 관리 프로세스와 통합할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

프로젝트 선택

프로젝트 아이디어를 평가하고 전반적인 조직 목표를 지원하는 아이디어의 우선순위를 정하는 프로세스입니다. 프로젝트는 승인되어야 하며 조직의 성공에 기여해야 합니다. 그렇지 않으면 회사의 리소스를 낭비할 수 있습니다. 

프로젝트 계획 수립

프로젝트에 뛰어들기 전에 단계가 매핑된 명확한 프로젝트 계획 으로 시작하는 것이 중요합니다. 이는 타임라인이 길거나 여러 부서와 상호작용하는 복잡한 프로젝트에서 특히 중요합니다. 계획을 세울 때 간트 차트 또는 칸반 보드를 사용하여 작업을 세분화하고 일정을 계획하는 것이 도움이 될 수 있습니다. EPMO는 프로젝트 계획 및 예산 예측을 위한 표준을 설정해야 합니다. 

프로젝트 종료

선택한 모든 프로젝트가 성공하거나 예상되는 결과를 제공하는 것은 아닙니다. 기업 프로젝트 매니저는 약속된 수익을 제공할 가능성이 있는 프로젝트와 조기에 종료해야 하는 성과가 저조한 프로젝트를 인식할 수 있어야 합니다. EPMO는 성공한 프로젝트와 실패한 프로젝트 모두에 대한 종료 계획을 수립해야 합니다.

프로젝트 통제

프로젝트 제어는 프로젝트 데이터를 수집하고 진행 상태를 추적하는 프로세스입니다. 활동에는 비용 모니터링, 결과물을 시각화하기 위한 업무 분류 체계 생성, 프로젝트 성과 개선을 위한 전략 수립이 포함될 수 있습니다.

EPM의 도움을 받아 프로젝트 관리 프로세스를 표준화하면 향후 프로젝트 수명 주기를 간소화하여 PMO와 회사 모두에 이점을 제공할 수 있습니다. 

EPMO vs PMO

기업 프로젝트 관리와 기존의 프로젝트 관리는 책임이 겹치지만 목적과 범위는 다릅니다. 다음은 두 시스템의 보다 상세한 비교입니다.

전통적인 프로젝트 관리

Project Management Institute(PMI)의 Paul Dinsmore에 따르면 프로젝트 관리는 프로젝트를 '효과적이고 효율적으로' 수행하는 방법에 대한 질문을 중심으로 합니다. 

• 운영 방식: PMO(프로젝트 관리 조직) 는 회사의 상위 목표에 반드시 초점을 맞추지 않고도 요구 사항을 충족하기 위해 프로젝트를 계획, 관리, 실행할 책임이 있습니다. PMO는 전술적 및 운영 수준에서 운영되며 EPMO에 보고합니다. 

• 역할에 필요한 사항: 프로젝트 매니저는 리더십, 커뮤니케이션, 문제 해결에 능통해야 합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 로드맵, 계획, 작업 관리에 능통해야 합니다. 또한 애자일, 스크럼, 워터폴과 같은 다양한 관리 스타일에 익숙해야 합니다.  

엔터프라이즈 프로젝트 관리(EPM)

Dinsmore에 따르면 EPM은 비즈니스를 "빠르게 변화하는 다중 프로젝트 환경에서 더 적응적이고, 더 반응적이며, 더 수익성이 높게 만드는 방법"에 더 초점을 맞추고 있습니다.

• 운영 방식: EPMO는 PMO와 유사한 책임을 가지며, 프로젝트 포트폴리오를 회사 전체의 목표에 맞게 조정하는 작업이 추가됩니다. EPMO는 전략적 차원에서도 운영됩니다. 

• 역할에 필요한 사항: 기업 프로젝트 매니저는 세부 정보에 주의를 기울이고, 서로 다른 프로젝트의 종속성 균형을 유지할 수 있어야 하며, 회사와 업계에 대해 깊이 이해하고 있어야 합니다. 이 직무에는 추가적인 기술 스킬을 위한 전문 교육이 필요할 수 있습니다. 

차이점에 관계없이 PMO와 EPMO는 협력하여 회사 전체에서 실행되는 프로젝트에 가시성을 제공할 수 있습니다. 

기업 프로젝트 관리의 이점

EPM을 회사에 도입하는 가장 큰 장점은 회사의 전략적 목표에 더 잘 부합하도록 현재 프로젝트 관리 관행을 크게 개선할 수 있다는 것입니다. 

EPM이 회원님과 팀에 어떻게 도움이 될 수 있는지 자세히 설명해 드리겠습니다. 

필요한 리소스를 갖추고 있습니다

EPMO는 프로젝트에 필요한 리소스를 확보할 수 있도록 리소스 할당을 담당합니다. EPMO는 잠재력이 있지만 자금이 부족한 프로젝트를 인식하고 주의를 끌 수 있습니다. 반대로, 성과가 저조한 프로젝트를 식별하고 손실을 줄이기 위해 필요한 변경 사항을 추천할 수 있습니다.  

팀에 추가적인 지원 제공

역할의 범위를 초과하는 문제가 발생하면 EPMO에 지원을 요청할 수 있습니다. 문제를 해결하는 방법에 대한 지침을 제공하거나 필요한 경우 리더십 팀에 개입을 요청할 수 있습니다. EPMO는 또한 전문적인 성장을 지원하기 위해 멘토링과 교육을 제공할 수 있습니다.   

프로젝트 성공률 개선

팀이 매주 중복 작업에 소요하는 시간이 30% 증가합니다. EPM은 팀의 시간 기록 데이터를 분석하고 프로젝트 워크플로를 간소화하여 시간을 잘 활용할 수 있는 방법을 파악함으로써 이러한 문제를 해결하고 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다.

전반적인 프로젝트 관리 표준 개선

EPM은 보고, 리스크 관리 프로세스, 프로젝트 및 작업 관리를 일원화하기 위한 일관된 프레임워크를 수립하는 것을 포함합니다. 이 가이드라인을 따르면 프로젝트를 조율하고 EPMO에 보고할 때 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다. 

프로젝트 관리를 엔터프라이즈 수준으로 끌어올리세요

EPM으로 전환하는 것은 구조 조정이 수반될 수 있기 때문에 회사에 큰 변화이지만, 장기적으로는 보드 전반에 걸쳐 프로젝트 관리를 개선할 것입니다. 

새로운 프로젝트 관리 프로세스를 정의할 때는 프로젝트 관리 소프트웨어 와 같은 EPM 툴을 활용하여 보다 편리하게 프로젝트를 계획하고 보고하세요. 

회사 전체 수준에서 프로젝트를 관리하는 것은 많은 작업을 수반할 수 있습니다. .