SOP 템플릿: 무료 표준 운영 절차 템플릿

가장 효율적인 팀에는 모범 사례부터 회사 파일 폴더 이름 지정까지 모든 프로세스가 마련되어 있습니다. 팀은 이러한 프로세스를 정기적으로 수행하고 시간이 지남에 따라 이를 개선합니다. 하지만 모든 사람이 각 프로세스를 동일한 방식으로 수행하고 있는지 어떻게 확신할 수 있을까요? 이럴 때 표준 운영 절차(SOP)가 유용합니다.

SOP는 중요한 회사 프로세스를 문서화하고 팀원들이 작업을 배우거나 다시 배우도록 안내합니다. 팀 또는 회사 차원에서 SOP를 작성할 수 있습니다. SOP가 무엇이며 이를 만드는 방법에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요.

표준 운영 절차(SOP)란?

표준 운영 절차(SOP)는 팀이 특정 프로세스를 어떻게 완료할지 계획하는 일련의 서면 지침입니다. 커뮤니케이션을 간소화하고, 오류를 줄이고, 일관성을 촉진하기 때문에 팀원이 정기적으로 수행하는 작업에 사용됩니다. 

SOP는 일반적으로 더 큰 워크플로 문서화 프로세스의 일부입니다. 워크플로 는 적절한 시기에 알맞은 담당자를 정확한 데이터로 연결하여 팀이 목표를 달성하도록 도와주는 일련의 반복 가능한 엔드 투 엔드 프로세스입니다. 주어진 워크플로 내에서 팀이 정기적으로 수행하는 프로세스가 있을 수 있으며 이러한 프로세스는 SOP의 이점을 누릴 수 있습니다.

워크플로 내에서 각 프로세스에 대한 SOP를 생성하면 팀이 엔드 투 엔드 프로세스를 수행하고 더 빠르게 결과를 제공할 수 있습니다.

SOP 템플릿이란 무엇인가요?

SOP 템플릿은 절차를 빠르게 문서화하고 복제하는 데 사용할 수 있는 미리 만들어진 가이드입니다. 신규 입사자 온보딩, 워크플로 관리, 프로젝트 완료와 같은 작업을 위한 명확하고 일관된 구조를 제공합니다. 표준 운영 절차 템플릿은 재사용이 가능하므로 시간을 절약하고 팀이 매번 동일한 안정적인 단계를 따르도록 도와주어 프로세스를 더 빠르고 쉽게 구현할 수 있습니다.

무료 SOP 템플릿

팀이 목표를 효율적으로 달성하려면 명확하게 정의된 프로세스가 필요합니다. 문제는 모든 팀원이 일관되게 업무를 수행할 수 있도록 팀이 기존 프로세스를 문서화하고 전달하는 방법이 무엇인가 하는 점입니다.

이 무료 표준 운영 절차 템플릿은 팀이 운영 방식에 대한 필수적인 맥락을 제공하고 프로젝트 관리 툴을 효과적으로 활용하여 내부 절차를 문서화할 수 있는 일관된 방법을 제공합니다.

SOP 템플릿을 통합하면 팀에 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 마케팅 SOP: 표준 운영 절차 템플릿을 사용하여 캠페인이나 프로모션 활동을 안내하고, 팀원과 이해관계자가 작업을 실행할 수 있도록 회사 이름과 연락처 세부 정보를 포함한 명확한 지침을 제공합니다.

• 영업 SOP: 영업팀이 이메일, CRM 또는 영업 도구 전반에 걸쳐 전사적인 관행을 따르는 명확한 단계를 제공합니다.

• 인사팀 SOP: HR SOP 템플릿은 온보딩과 같은 작업을 간소화하여 신규 입사자가 효율적으로 적응할 수 있도록 지원합니다.

• 엔지니어링 및 제품 SOP: 더 원활한 워크플로를 위해 타임라인, 품질 관리, 자동화를 포함한 절차로 코딩, 테스트, 출시 단계를 표준화합니다.

• 고객 지원 SOP: 이관, 환불, FAQ에 대한 프로세스를 정의하여 고객 경험 팀이 실시간 지원을 위해 필요한 정보를 확보할 수 있도록 합니다.

아래에서 무료 표준 운영 절차 템플릿을 확인할 수 있습니다. 범위가 작은 간단한 주제에는 이 단계별 SOP 템플릿을 사용하세요.

표준 운영 절차 템플릿 사용 방법

SOP 템플릿을 최대한 활용하려면 지침이 명확하고 체계적이며 적응 가능해야 합니다. 다음은 표준 운영 절차가 효율적이고 사용자 친화적인지 확인하기 위한 몇 가지 주요 팁입니다.

• '표준 운영 절차(SOP) 대상:' 헤더에서 SOP 템플릿이 사용될 특정 작업이나 프로세스를 명확하게 정의하세요. 이 제목은 정확하고 쉽게 식별할 수 있어야 합니다.

• '이 문서는 다음 목적을 위해 작성되었습니다:' 헤더에서 SOP의 주요 목적 또는 목표를 간결하게 설명하세요. 이 절차가 중요한 이유와 워크플로에 어떤 이점이 있는지 설명하세요.

• 번호가 매겨진 목록을 사용하여 절차의 각 단계를 순차적으로 요약하세요. 각 단계가 명확하고 상세하며 모호한 부분이 없도록 해야 합니다.

• 문서 전체에서 일관된 스타일과 언어를 사용하세요. 이는 특히 복잡한 작업의 경우 명확성과 이해도를 유지하는 데 도움이 됩니다. 독자가 이해하지 못하는 전문 용어는 사용하지 마세요. 혼동을 피하기 위해 약어 또는 머리글자어를 풀어서 작성하세요.

• 단계를 문서화한 후에는 완료된 SOP 템플릿을 검토하여 정확성과 완전성을 확인하세요. 작업을 정기적으로 수행하는 사람이 이를 검증하면 도움이 될 수 있습니다.

• 프로세스가 변경되거나 발전함에 따라 표준 운영 절차를 업데이트할 수 있도록 대비해야 합니다. SOP는 현재 관행을 반영해야 하는 살아있는 문서입니다.

이러한 모범 사례를 SOP 템플릿에 통합하면 워크플로의 명확성과 효율이 향상됩니다.

SOP 작성 방법

어떤 SOP 형식을 사용하든 모두 유사한 구성 요소를 가지고 있습니다. SOP에는 팀원이 문서에 쉽게 접근할 수 있도록 명확한 제목이 있어야 합니다. 또한 SOP의 목적과 독자를 안내하는 단계별 지침을 설명하는 섹션을 포함해야 합니다. 아래 단계에 따라 SOP 작성 프로세스를 시작하세요.

1. 최종 사용자를 파악합니다

첫 번째 SOP를 작성할 프로세스를 선택한 후에는 최종 사용자가 누구인지 명확히 해야 합니다. 팀을 위해 이 SOP를 작성하는 경우 다음 질문을 던져보세요.

• 어떤 팀원이 이 SOP를 사용하나요?

• 다른 사람과 관련하여 팀에서 그들의 역할은 무엇인가요?

• 이 문서를 얼마나 자주 사용할까요?

• 이 SOP는 교육 자료 또는 참고 자료로 사용되나요?

• 이 SOP에 여러 용도 또는 최종 사용자가 있나요? 

SOP는 내부적으로 사용하지만 GTM 전략과 유사한 전략을 적용할 수 있습니다. 구매자 페르소나를 만들고 문서의 핵심 메시지를 결정하세요. 판매를 시도하는 것은 아니지만, 독자는 작성한 SOP에서 최대의 가치를 얻어야 합니다.

팁: 하나의 SOP에 여러 명의 최종 사용자가 있을 수 있습니다. 예를 들어, 직무 역할이 서로 다른 팀원은 일반적인 프로젝트 워크플로 SOP를 읽고 해당 워크플로 전반에 걸쳐 서로 다른 역할을 이해할 수 있습니다. 이러한 상황에서 여러 개의 SOP를 만들 필요는 없지만, 이러한 다양한 관점을 고려하고 각 사용자가 해야 할 일을 정확히 이해할 수 있도록 단계를 세분화해야 합니다.

2. 목표를 정의하세요

궁극적으로 최종 사용자가 절차나 프로세스를 수행할 수 있도록 지원하는 것이 좋습니다. 그러나 프로세스가 무엇인지, 과거에 문제를 겪은 적이 있는지 여부에 따라 SOP에 대한 더 큰 목표가 있을 수 있습니다. 

예를 들어, 팀의 유지율이 낮기 때문에 팀원 온보딩을 위한 SOP를 만들 수 있습니다. 퇴사 면담 데이터를 검토한 결과, 온보딩 경험이 좋지 않아 팀을 떠난 사람들이 있다는 것을 알게 되었습니다. 온보딩 SOP의 SMART 목표는 다음과 같습니다.

• 첫 출근일 경험 개선

• 30-60-90 계획 개요 작성

• 향후 1년 동안 유지율 20% 증가

팁: 다른 목표와 마찬가지로 SOP 생성 프로세스에 대한 KPI 또는 OKR을 설정할 수 있습니다. OKR은 다음 해에 생성하려는 SOP의 수에 대한 도전적 목표를 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다. KPI는 각 SOP가 팀 생산성을 향상시키는지 측정하는 데 도움이 될 수 있습니다.  

3. 범위와 형식을 결정합니다

이제 SOP의 기본 아이디어를 가지고 있어야 합니다. 즉, SOP를 작성할 준비가 거의 되었습니다. 이제 정보를 표시할 방식과 문서의 심도 깊이를 결정해야 합니다. 다음 키는 범위와 형식을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 간단한 주제: 작은 범위의 주제에 가장 적합한 단계별 SOP 형식을 사용하세요. 이 SOP는 몇 개의 섹션만 있을 가능성이 높으며, 한 섹션은 SOP의 '이유'를 설명하고 다른 섹션은 작업 지침을 제공합니다. 

• 복잡한 주제: 더 넓은 범위를 허용하는 계층적 SOP 형식을 사용합니다. 이 SOP에는 목차와 제목 및 여러 섹션을 포함해야 합니다. 

• 조건부 주제/승인 프로세스: 유연한 범위 크기를 제공하는 플로차트 SOP 형식을 사용합니다. 이 SOP에는 다양한 결정이나 조건부 항목이 포함될 수 있으며, 따라하기 쉬운 방식으로 작성해야 합니다. 상단에 짧은 '이유' 섹션을 포함할 수도 있습니다.

팁: 주제가 SOP 형식을 이끌어야 하며, 그 반대가 되어서는 안 됩니다. 예를 들어, 온보딩과 같은 복잡한 주제가 있고 이를 순서도로 형식으로 작성하려고 한다면, 읽는 사람은 필요한 모든 세부 정보를 갖지 못하며 교육을 완료하는 데 어려움을 겪을 것입니다. 

4. SOP 초안 작성하기

표준 운영 절차를 작성하려면 프로세스 또는 절차를 섹션과 단계로 세분화해야 합니다. 모든 독자가 SOP를 명확하게 이해할 수 있도록 지침을 자세히 설명하는 것이 중요합니다. 단계가 명확하다고 생각하더라도 혼란을 피하고 오류 가능성을 줄이기 위해 이를 포함해야 합니다. 

예를 들어, 고객 결제를 처리하는 방법에 대한 새로운 SOP를 작성하는 경우 SOP 초안에는 제목, 문서의 목적을 설명하는 섹션 및 다음과 같은 항목에 대한 자세한 지침 목록이 있을 수 있습니다.

• 결제 요청 방법

• 고객 결제 정보 보관을 위한 보안 가이드라인

• 결제 플랫폼을 탐색하는 방법

• 처리된 결제를 기록하는 곳

• 결제가 처리된 후 해야 할 일

SOP 초안을 작성한 후 최종 사용자에게 보여주고 문서에 작업을 완료하는 데 필요한 모든 것이 포함되어 있는지 피드백을 요청할 수 있습니다. 팀에 질문이 있는 경우 필요에 따라 SOP를 개선하세요.  팁: SOP 작성을 완료한 후에는 관련성이 있는지 확인하기 위해 간헐적으로 다시 방문해야 합니다. 프로세스는 지속적인 개선이 필요합니다. SOP를 최신 상태로 유지하면 팀이 최고 수준의 성과를 내는 방법을 알고 있다는 확신을 가질 수 있습니다.

SOP 예시

다음은 플로 차트 SOP의 예입니다. 이 표준 운영 절차는 비용 보고서를 제출하고 환급을 받는 방법을 설명합니다. 플로 차트 위에 SOP의 목적을 설명하는 안내문이 있습니다.

SOP 템플릿을 사용해야 하는 경우

SOP 템플릿은 팀의 많은 비즈니스 프로세스를 개선할 수 있습니다. 처음으로 생성하는 경우, 팀이 처리하는 모든 반복되는 내부 프로세스에 대해 브레인스토밍하는 것부터 시작하세요. 새로운 팀원에게 일반적으로 가르치는 작업에 대해 생각해 보세요. 이렇게 하면 SOP의 이점을 누릴 수 있는 프로세스와 간단하거나 실습, 라이브 교육이 필요한 프로세스와 같이 SOP가 필요하지 않은 프로세스를 식별하는 데 도움이 됩니다.

일반적인 SOP 문서에는 다음이 포함됩니다.

• 신규 고객을 온보딩하는 방법

• 첫 출근일 단계별 가이드

• 유형 및 위치를 기반으로 한 파일 명명 규칙

• 미팅 및 작업 일정을 위한 팁

• 팀의 표준 프로젝트 워크플로에 대한 지침

• 프로젝트 관리 소프트웨어를 탐색하는 방법

• 성과 검토 프로세스 개요

SOP를 사용하지 않는 경우:

• 일회성 작업

• 개인별 프로세스

• 빠르게 변화하는 이벤트

• 상세한 교육이 필요한 작업

프로세스를 매핑하면 SOP 템플릿이 가장 많은 가치를 창출하는 부분을 파악하는 데 도움이 됩니다.

표준 운영 절차의 이점

SOP는 프런트 엔드에서 생성하는 데 시간이 많이 걸릴 수 있지만, 일상적인 워크플로에서 팀원에게 많은 장기적인 이점을 제공합니다. 또한 회사의 전반적인 효율성을 개선합니다.

SOP의 이점은 다음과 같습니다.

• 일관성 확보: SOP는 팀원이 동일한 방식으로 프로세스를 수행할 수 있도록 도와줍니다.

• 교육 시간 단축: 가이드라인을 작성하면 팀원에게 작업 및 도구에 대한 교육(및 재교육)을 더 쉽게 수행할 수 있습니다.

• 자주 묻는 질문에 대한 빠른 답변 제공: 팀원은 SOP를 사용하여 절차에 대한 질문에 대한 답변을 직접 찾을 수 있습니다.

• 커뮤니케이션 간소화: SOP는 팀원이 내부 작업을 수행하는 방법에 대한 단일 정보 소스를 제공합니다.

• 시간 절약: SOP는 팀원에게 신속한 설명을 제공하여 관련 워크플로에 참여하는 모든 사람의 시간을 절약합니다.

• 업무 오류 줄이기: 팀 멤버는 작업을 수행할 때 SOP를 따르고 정확한 정보를 받고 있음을 알 수 있습니다. 이렇게 하면 추측에 의존하는 일을 방지할 수 있습니다. 

SOP 형식의 유형

올바른 SOP 형식을 선택하는 것은 대상, 목표, 필요한 세부 정보 수준에 따라 달라집니다. 전사적인 프로세스를 지원하거나 특정 팀 워크플로를 명확히 하는 SOP를 만드세요. 일반적인 사용에는 신규 입사자 온보딩, 오프보딩, 휴가 요청, 감사, 결제, 내용 수정 내역, 프로젝트 변경 제출이 포함됩니다.

SOP 형식은 일반적으로 단계별, 계층적, 순서도라는 세 가지 카테고리로 분류됩니다.

단계별 SOP

결제 수령과 같은 간단한 프로세스에 이상적인 이 형식은 작업을 명확한 단계로 나눕니다. 포함 사항:

• 목적 진술

• 브리프 요약

• 명확한 지침(글머리 기호 포함)

• 각 단계의 담당자 명시

계층적 SOP

팀원 온보딩과 같은 복잡한 프로세스를 위해 설계된 이 형식은 정보를 상세한 섹션으로 구성합니다. 포함 사항:

• 목차

• 목적 진술 및 요약

• 체크리스트 또는 표준에 대한 링크가 포함된 자세한 지침

• 담당 팀 또는 이해관계자 식별

플로 차트 SOP

승인과 같은 조건부 단계가 있는 프로세스에 적합합니다. 이 SOP 형식은 시각적 가이드를 제공합니다. 포함 사항:

• 목적 기술서

• 시나리오에 대한 명확한 플로 차트 또는 다이어그램

• 책임 있는 개인의 지정

SOP 템플릿으로 워크플로를 구축하고 확장하세요

SOP는 팀 워크플로를 문서화하는 데 중요한 부분입니다. 워크플로는 운영을 간소화하고 팀이 목표를 달성하도록 지원할 수 있습니다. Asana와 같은 업무 관리 소프트웨어 를 사용하여 더 강력한 프로세스와 성과를 낼 수 있는 워크플로를 구축하세요.

표준 운영 절차 템플릿에 대해 자주 묻는 질문