직원 퇴사 프로세스란? 시작하기 위한 6가지 모범 사례

효과적인 온보딩은 신규 입사자가 회사에서 자신의 자리를 찾도록 돕고 새로운 직장에서의 첫날에 오는 스트레스감을 줄여줍니다. 하지만 퇴사하는 것도 그만큼 혼란스러운 일입니다. 많은 회사가 신규 입사자를 위한 강력한 온보딩 프로세스를 구현하는 반면, 일부 회사는 퇴사 시 직원 오프보딩의 중요성을 간과합니다.

직원 퇴사는 단순한 작별 인사를 위한 컵케이크와 추천서 제공에 그치지 않습니다. 직원 오프보딩이 잘 수행되면 고용주 브랜드를 구축하고, 사기를 높이고, 다른 곳에서는 얻을 수 없는 귀중한 피드백을 얻을 수 있습니다.

직원 오프보딩이란?

직원 오프보딩은 퇴사하는 직원이 퇴사할 때 전환하는 프로세스입니다. 이 프로세스를 통해 퇴사하는 직원과 직속 관리자는 일련의 단계를 거쳐 좋은 조건으로 퇴사하고 모든 미완결된 업무를 마무리할 수 있습니다. 여기에는 조직의 지식을 파악하고, 퇴사 면담을 진행하고, HR 요구 사항을 충족하는 것이 포함될 수 있습니다. 오프보딩은 팀이 한 명 적은 팀원과 함께 일할 수 있도록 준비한다는 추가적인 이점이 있습니다. 여기에는 이전에 처리한 책임을 분배하거나 새로운 사람을 교육하는 것이 포함될 수 있습니다. 

온보딩 vs 오프보딩

온보딩 프로세스는 신규 입사자가 입사 시 새로운 역할과 회사 전체에 적응하는 데 도움이 됩니다. 온보딩은 증정품 가방과 환영 파티와 함께 즐거운 시간이 될 수 있지만, 실용적인 교육, 신규 입사자 체크리스트, 노트북이나 회사 신용카드와 같은 회사 자산의 배포도 포함됩니다.

오프보딩은 이러한 프로세스를 역순으로 진행하여 직원 라이프사이클을 완료합니다. 오프보딩 프로세스에는 온보딩과 동일한 요소 중 상당수가 포함되어야 합니다. 여기에는 동일한 자산을 반환하고 원활한 전환을 위해 HR 및 IT 팀과 연결하는 것이 포함됩니다. 예를 들어, HR 팀과 시간을 정하여 직원의 최종 급여를 정리하고 IT 부서와 협력하여 직원이 모든 회사 장비를 반환하도록 할 수 있습니다.

직원 퇴사 프로세스의 7가지 모범 사례

직원 오프보딩은 관리자와 HR 팀이 공동으로 책임져야 합니다. HR 팀은 퇴사하는 직원이 퇴사하는 데 필요한 모든 법적 절차와 서류를 작성하도록 안내해야 합니다. 하지만 관리자는 팀에서 퇴사하는 과정에서 전반적인 프로세스를 지원할 수 있는 위치에 있습니다. 시간을 들여 사전에 퇴사 프로세스를 조율하면 퇴사하는 직원이 최상의 상태로 퇴사할 수 있습니다. 아래에 나열된 모범 사례를 통합하여 실행 가능하고 반복 가능한 오프보딩을 만드세요.

1. 관리자는 직원의 퇴사 프로세스를 이끌어야 합니다

직원의 매니저는 온보딩과 마찬가지로 오프보딩 프로세스 전반에 걸쳐 참여해야 합니다. 종종 관리자는 오프보딩하는 직원을 가장 잘 아는 사람입니다. 퇴사한다고 해서 그들을 버림받았다고 느끼게 해서는 안 됩니다. 팀원의 퇴사 프로세스를 면밀히 따르고, 처음과 동일한 방식으로 직원의 마지막 날을 지원하세요.

2. 조직의 지식을 포착합니다

직원이 떠나기 전에 직원과 협력하여 워크플로를 살펴보세요. 퇴사하는 직원이 현재 담당하고 있는 업무는 무엇인가요? 어떤 프로세스를 관리하나요? 다음 사항을 포함하여 모든 것이 문서화되고 적절하게 공유되도록 하세요.

• Google 문서나 스프레드시트와 같은 디지털 정보의 소유권 이전.

• 매주 수행하는 모든 작업을 기록합니다.

• 본인이 소유한 프로젝트에서 협업할 사람을 결정합니다.

• 사용하는 문서화되지 않은 프로세스 또는 가이드를 작성합니다.

3. 관리 작업 파악

채용과 마찬가지로 직원 퇴사에는 많은 서류 작업과 관리 작업이 필요합니다. HR 및 법무팀에 문의하여 직원이 퇴사하는 데 필요한 모든 정보를 가지고 있는지 확인하세요. HR 부서에서 팀원에게 완료해야 하는 최종 관리 작업을 안내합니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• IT 부서에 직원의 마지막 근무일을 알리면 특정 소프트웨어에 대한 액세스 권한을 변경할 수 있습니다.

• 최종 급여 지급을 위해 급여 부서에 알림.

• HR과 협력하여 복리후생 종료에 대해 논의합니다.

• 필요한 경우 사직서와 비밀유지계약서 등 모든 서류에 서명받기.

• ID 배지, 노트북 및 기타 회사 자산 반환.

• 퇴사 면담 일정 잡기.

4. 직원 공지 사항 협업

퇴사 사실을 알리기 위해 본인과 해당 직원이 조율한 진술문을 작성하세요. 직원에게 퇴사 사실을 동료에게 알릴 수 있는 기회를 주는 것이 중요합니다.

5. 퇴사 면접 준비하기

일반적으로 HR 부서에서 진행하는 퇴사 면담을 통해 팀, 관리 스타일, 회사 전체에 대한 의미 있는 피드백을 얻을 수 있습니다. 퇴사하는 직원일수록 솔직한 피드백을 제공할 가능성이 높습니다. 퇴직 설문조사는 회사가 직원 유지, 프로세스, 전반적인 직원 경험을 개선하는 방법에 대한 인사이트를 얻을 수 있는 몇 안 되는 기회 중 하나입니다.

퇴사 인터뷰 질문 예시:

• 온보딩/오프보딩 프로세스에 대해 어떻게 생각하시나요?

• 신규 입사자를 지원하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

• 이 직장에서 어떤 성장 기회를 추구하고 싶으셨나요?

• 이곳이 긍정적인 업무 환경인 이유는 무엇인가요? 부정적인 점은 무엇인가요?

• 매니저의 지원을 받았나요? 동료의 지원은 어땠나요?

• 새로운 기회를 찾게 된 동기는 무엇인가요?

• 여기서 가장 좋았던 날이나 성취는 무엇이었나요? 최악의 날은 어땠나요?

6. 임시 계획 수립하기

즉시 퇴사하는 직원을 대체할 신규 입사자가 없는 경우, 업무가 누락되지 않도록 임시 업무 계획이 필요합니다. 퇴사하는 직원에게 일상적인 작업을 문서화하도록 요청하세요. 업무를 검토하면서 수행 중인 업무를 평가하고 불필요한 일을 위한 일을 연기, 위임 또는 삭제할 수도 있습니다. 필요한 경우, 무시할 수 없는 작업을 팀의 다른 멤버에게 일시적으로 배정하세요. 

장기적인 변경이 될 예정이라면 변경 관리를 사용하여 프로세스를 지원하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 이 직책을 다시 채울 계획이 없는 경우 변경 관리 전략을 사용하여 팀을 재구성하고 업무를 재분배할 계획을 세울 수 있습니다. 

7. 대체 직원을 채용합니다

HR 팀과 협력하여 가능한 한 빨리 대체 채용 프로세스를 시작하세요. 그 동안에는 자신이 만든 전환 계획을 사용하여 업무를 계획대로 진행하세요. 이렇게 하면 면접한 첫 번째 지원자를 채용해야 한다는 압박감을 느끼지 않고 해당 직책에 가장 적합한 인재를 찾는 데만 집중할 수 있습니다. 퇴사하는 직원이 퇴사하기 전에 더 긴 이직 기간이 있는 경우, 더 원활한 전환을 위해 퇴사하는 직원이 있는 동안 대체 직원을 채용하는 것이 이상적입니다. 이러한 중첩은 퇴사하는 직원이 새로운 직원에게 지식을 전달하고, 교육하고, 역할을 준비할 수 있는 시간을 남깁니다. 

직원 퇴사 프로세스의 이점은 무엇인가요?

직원 퇴사 프로세스는 직원, 팀, 관리자, 회사 전체 등 영향을 받는 모든 사람에게 도움이 됩니다. 다양한 이점 중 몇 가지는 다음과 같습니다.

• 직원 경험: 첫날부터 마지막 날까지 직원에게 좋은 경험을 제공합니다. 

• 고용주 브랜드 강화: 오프보딩은 직원에게 긍정적인 최종 경험을 남기므로 퇴사 후에도 회사에서 근무하는 것의 이점을 널리 알릴 가능성이 더 높습니다.

• 부메랑 직원 채용: 퇴사한 후 같은 회사로 돌아오는 직원을 부메랑 직원이라고 합니다. 직원이 퇴사하는 이유를 알 수 없습니다. 번아웃을 경험했거나 안식기가 필요할 수 있으며, 잠시 시간을 가진 후 복귀하고 싶어할 수 있습니다. 퇴사 프로세스를 통해 적절한 시기에 다시 직장에 복귀할 때 더 편안함을 느낄 수 있습니다.

• 보안 위험 감소: 컴퓨터를 회수하고, 계정 비밀번호를 변경하고, 회사 소프트웨어에 대한 액세스를 취소하여 보안 침해 방지에 도움이 됩니다.

• 귀중한 피드백 얻기: 직원은 퇴사할 때 더 솔직해지는 경향이 있습니다. 이 시기는 개선할 수 있는 점을 파악하고 팀, 리더십 스타일, 조직에 실질적인 변화를 가져올 수 있는 피드백을 듣기에 좋은 시기입니다.

퇴사 프로세스에 포함되어야 하는 내용은 무엇인가요? 

퇴사 프로세스는 퇴사하는 직원이 여러분과 회사에 대해 갖게 될 마지막 인상입니다. 모든 사람이 마지막 날이 되기 전에 편안함을 느낄 수 있도록 명확한 단계와 함께 사려 깊고 포용적인 태도를 보여야 합니다.

퇴사 프로세스를 성공적으로 수행하기 위해 포함해야 하는 사항은 다음과 같습니다.

• 퇴사 면담

• 직원 퇴사 체크리스트

• 복리후생 옵션 및 급여 관련 질문을 검토하기 위한 HR 오프보딩 미팅

• 신용카드 및 노트북을 포함한 회사 자산 수거 프로세스

최고의 퇴사 프로세스는 무엇일까요? 자동화된 프로세스

업무가 줄어들면 퇴사하는 직원과 관계를 강화하고 팀이 부재 시 필요한 것에 집중하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 자동화는 이러한 작업을 줄여 모든 단계를 단순화하는 트리거와 종속성으로 재사용 가능한 오프보딩 프로세스를 만들 수 있습니다.

프로젝트 관리 툴을 사용하면 다음을 구축할 수 있습니다. 

• 직원이 퇴사할 때마다 반복적으로 사용할 수 있는 오프보딩 템플릿.

• 오프보딩 워크플로 를 통해 모든 팀원이 오프보딩 프로세스에서 자신이 담당하는 업무와 언제 업무를 수행해야 하는지 파악할 수 있습니다. 

효과적인 직원 오프보딩 프로세스 구축

직원 퇴사 프로세스는 직원이 퇴사하는 것에 대해 괜찮은지, 아니면 언젠가 돌아올 수 있다는 희망으로 가득한지 여부의 차이점이 될 수 있습니다. 결국, 그들은 당신을 위해 열심히 일했습니다. 오프보딩은 길고 만족스러운 업무 관계를 맺는 데 있어 마지막 단계입니다.

오프보딩 프로세스를 자동화하면 일을 위한 일에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 이렇게 하면 가장 중요한 일에 집중할 수 있어 모든 단계에서 최상의 직원 경험을 제공할 수 있습니다.