운영 계획을 올바르게 세우는 방법

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2021년 4월 26일
facebooktwitterlinkedin
운영 계획 수립 Asana 기사 배너 이미지
지금 Asana 체험하기

전략적 계획을 수립했다면 이제 무엇을 해야 할까요? 전략적 계획은 향후 3년~5년간의 장기 전략을 구상하는 훌륭한 수단입니다. 하지만 전략적 계획을 실천하고 달성하려면 필요한 계획 문서가 더 있습니다.

이러한 계획 문서 중에는 해마다 수립해야 하는 것도 있습니다. 예를 들어 연간 목표와 핵심 결과가 여기에 속하는데, 시간이 지남에 따라 자연스럽게 그 규모가 커지기 때문입니다. 하지만 장기적인 목표 달성을 향해 계획대로 진행하고 실행하려면 운영 계획이 필요합니다.

운영 계획 수립이란?

운영 계획 수립은 전략적 계획을 팀이 매주 또는 매일 실행해야 하는 과제를 나타내는 상세한 지도로 전환하는 프로세스라고 할 수 있습니다. 운영 계획에는 전략적 계획을 실행하기 위해 각 팀이나 부서가 완수해야 하는 실행 과제와 마일스톤이 포함됩니다.

운영팀을 위해 Asana를 사용해 보세요

운영 계획 수립 프로세스에서는 다음 분기, 반기 또는 회계 연도에 각 팀이나 팀원이 맡을 책무를 정합니다. 운영 계획이 얼마나 상세할지와 그 기간은 여러분이 속한 조직의 일반적인 진행 속도에 따라 달라집니다. 가속화된 로드맵에 따라 업무를 빠르게 진행하는 팀이라면 다음 분기나 반기에 대해 운영 계획을 세워보세요. 하지만 장기적 관점을 따르는 경향이 있는 조직이라면 전체 회계 연도에 대한 운영 계획을 세우는 것이 좋습니다.

운영 계획 수립 vs. 전략적 계획 수립

전략적 계획은 향후 3년~5년간의 장기 전략에 대한 비즈니스 수준의 계획입니다. 운영 계획은 그 범위와 기간이 모두 전략적 계획보다 작습니다. 전략적 목적을 달성하기 위해 매일 실행해야 하는 사항을 기술하는 것이 운영 계획 수립의 목표이기 때문입니다.

참고: 전략적 계획 수립이 처음이세요? 여기서부터 시작하세요.

전략적 계획과 달리 운영 계획은 실행에 초점을 맞춰야 합니다. 장기적인 전략적 계획을 달성하려면 매일 그리고 주별로 어떤 것을 실행해야 할까요? 팀이 목표를 향해 나아가고 있다는 것을 확인하려면 주요 성과 지표(KPI) 중 구체적으로 어떤 것을 정기적으로 추적해야 할까요? 이러한 세부 사항을 운영 계획에 담아야 합니다.

참고: 운영 관리의 7가지 기능 및 이를 마스터하는 데 필요한 스킬

누가 운영 계획을 세워야 하나요?

누가 어떤 업무를 언제까지 끝낼 것인지 정확히 담으려면 운영 계획이 매우 상세해야 합니다. 이러한 이유로 운영 계획은 기간과 범위가 모두 전략적 계획보다 작아야 합니다. 회사 전체를 대상으로 하기보다는 부서나 팀 수준에서 운영 계획을 세우세요. 규모가 더 큰 회사에서는 특정한 이니셔티브에 대해 상세 업무 계획과 유사하게 운영 계획을 세울 수도 있습니다.

예를 들어, 회사를 지원하기 위해 IT 부서가 매일 수행해야 할 작업을 설명한 운영 계획을 세울 수 있습니다. IT 부서의 운영 계획에는 IT팀의 구성원이 IT 요청 프로젝트 수신함, 프로그램의 예산 편성 세부 정보, IT팀의 신입 직원 온보딩 및 교육 방식을 얼마나 자주 확인할 것인지 그리고 팀 회의는 얼마나 자주 할 것인지에 관한 내용을 기술할 수 있습니다.

누가 운영 계획을 수립해야 할지 결정할 때는 다음과 같은 세 가지 수준을 고려해야 합니다.

  • 범위: 운영 계획은 각 활동의 담당자, 내용, 수행 시기를 기술해야 하며 하나의 팀 또는 이니셔티브에 대한 내용을 집중적으로 다룹니다.

  • 기간: 조직의 실행 속도에 따라 운영 계획의 기간은 분기, 반기 또는 회계 연도가 될 수 있습니다. 

  • 이해관계자: 실무에 참여하는 사람이 운영 계획 수립에 참여해야 합니다. 그래야만 계획에 어떤 업무를 포함해야 할지 정확하게 계획하고 예측할 수 있습니다.

운영 계획 수립의 이점

전략적 계획은 공동의 목적을 주안점에 두고 팀이 나아갈 방향을 선제적으로 조정할 수 있는 훌륭한 수단입니다. 장기적인 목표를 정의하면 어디를 향해 가야 할지 정확히 정할 수 있습니다.

운영 계획은 이러한 전략적 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. Asana가 조사한 바에 따르면 자신이 맡은 업무가 회사의 목표와 어떻게 연결되는지 명확하게 이해하는 직원은 26%에 불과한 것으로 나타났습니다. 꼼꼼한 운영 계획을 수립함으로써 어떤 단기 목표를 달성해야 장기 목표를 향해 계획대로 나아갈 수 있는지 정확히 파악할 수 있습니다. 운영 계획은 또한 목표 달성을 향해 현재 실행 중이거나 실행해야 하는 일을 심사숙고하는 데에도 도움이 됩니다.

특히 운영 계획은 다음과 같은 이점이 있습니다.

  • 주별 그리고 일별로 팀이 수행할 일이 명확해집니다.

  • 장기적인 목표를 달성하기 위해 팀원이 수행해야 하는 일상적인 운영 업무에 대한 포괄적인 가이드를 제공합니다.

  • 일일 예상치에 대한 벤치마크를 설정하여 계획에서 벗어나지 않도록 합니다.

운영 계획 수립을 위한 5단계

운영 계획 수립 프로세스에서는 새로운 계획을 수립하거나 새로운 목표를 구상하지는 않습니다. 대신 운영 계획을 수립하기 위해 현재 팀이 수행 중인 모든 것, 그리고 전략적 목적을 달성하기 위해 일별 또는 주별로 해야 하는 모든 것을 평가하는 것입니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

1. 전략적 계획을 세우는 것부터 시작합니다

아직 전략적 계획을 세우지 않았다면 먼저 이것부터 시작하세요. 일상적인 세부 사항을 다루기 전에 장기적인 비전과 목표를 먼저 세워야 합니다. 전략적 계획을 세우기 위한 4가지 단계는 다음과 같습니다.

  1. 현재 상황을 파악합니다

  2. 전략을 개발합니다

  3. 전략적 계획을 세웁니다

  4. 전략적 계획을 공유, 모니터링, 관리합니다

더 자세히 알아보려면 전략적 계획 수립에 관한 기사를 읽어보세요.

2. 범위를 좁힙니다

꼼꼼한 운영 계획을 세우려면 범위를 팀, 부서 또는 핵심 분야로 좁힐 필요가 있습니다. 운영 계획의 범위는 회사의 규모에 따라 달라집니다.

예를 들어, 전략적 계획을 회사 내의 다양한 부서를 위한 실행 계획으로 세분화한다고 가정해보겠습니다. 마케팅팀은 디자인, 제품 마케팅, 소셜 미디어, 콘텐츠 제작, 웹 프로모션과 같은 여러 기능을 담당하고 있습니다. 이와 같은 각 팀의 구체적이고 일상적인 기능을 포함하려면 더 작은 팀을 대상으로 운영 실행 계획을 세워야 합니다.

3. 핵심 이해관계자를 식별합니다

운영 계획을 세우기 전에 운영 계획 수립 프로세스에 누가 참여할지를 정하세요. 운영 계획을 세우는 팀원은 계획에 기술된 실행 사항들과 상대적으로 밀접한 관계에 있는 사람이어야 합니다.

예시를 계속 이어 나가서, 디자인팀의 운영 계획은 디자인팀의 팀장과 팀 리더(팀 규모에 따라 달라짐)가 수립해야 합니다. 이들이 운영 계획을 세운 후에는 최종 승인을 받을 수 있도록 마케팅 팀장과 계획을 공유해야 합니다.

4. 계획을 세웁니다

운영 계획은 일정 기간 내에 목표를 달성하기 위해 팀이 무엇을 실행해야 하는지 설명합니다. 운영 계획을 세울 때는 다음 사항을 포함하세요.

  • 팀의 목표

  • 운영 계획대로 실행할 경우 완성될 결과물

  • 원하는 결과 또는 품질 기준

  • 인력 배정 및 운영 예산을 비롯한 리소스 요건

  • 진행 상태를 모니터링하고 보고하는 방법

운영 계획에 포함되어야 하는 세부 사항을 전부 파악하기가 힘들다면 다음을 자문해 보세요.

  1. 무엇을 달성해야 하는가? 이 정보는 전략적 계획이나 연간 목표에서 찾을 수 있습니다.

  2. 목표를 달성하기 위해 완수해야 하는 일일 작업은 무엇인가? 일일 작업은 현재 처리 중인 것일 수도 있고 새로 시작해야 하는 업무일 수도 있습니다.

  3. 그러한 일일 작업을 누가 담당해야 하는가? 각 작업에 작업 소유자 한 명을 배정하여 누구에게 문의하고 업데이트를 요청해야 할지에 대해 혼란이 생기지 않도록 합니다.

  4. 무엇을 성공 지표로 삼을 것인가? 아직 정한 것이 없다면 SMART 프레임워크를 따라 목표를 설정하세요. 

참고: 예시와 팁을 통해 살펴보는 더 좋은 SMART 목표 작성하기

디자인팀 예시를 계속 이어가겠습니다. 디자인팀이 운영 계획 수립에 사용할 수 있는 프레임워크는 다음과 같습니다.

마케팅팀의 전략적 계획 중 일부는 시장에서 매체 점유율을 높이는 것으로, 이는 제작한 마케팅 자료가 더 많은 사람에게 노출되고 잠재 고객의 참여가 늘어나게 됨을 뜻합니다. 이러한 목표 달성을 지원하기 위해 디자인팀은 다음을 수행할 것입니다.

  • 소셜 미디어팀이 사용할 프로모션 자료를 추가로 제작합니다

  • 잠재 고객의 유입이 증가하도록 웹사이트 홈페이지를 개선합니다

다음 연도에 이러한 두 가지 목표를 이루기 위해 디자인팀은 다음을 수행할 것입니다.

  • 팀원 두 명을 새로 고용하여 소셜 미디어 활동에 주력하도록 합니다

  • 마케팅 부서 내의 웹 개발팀과 협력하여 인터랙티브한 홈페이지를 만듭니다

진행 상태를 추적하고 이를 보고하기 위해 디자인팀은 Asana를 핵심 성과 지표를 기록할 일원화된 단일 정보 소스로 사용하려 합니다. 핵심 성과 지표에는 다음이 포함됩니다.

  • 만들고 있는 디자인

  • 소셜 미디어에서 획득한 잠재 고객의 참여 수준

  • 웹사이트 업데이트의 진행 상태

하지만 이는 디자인팀의 운영 계획 수립에 사용하는 프레임워크일 뿐입니다. Asana와 같은 업무 관리 툴로 운영 계획을 실행에 옮기세요. 목표 달성을 위해 팀이 수행해야 할 모든 업무를 명확히 공유할 수 있습니다. 업무 관리 툴을 사용하면 모든 작업을 처음부터 끝까지 실시간으로 추적할 수 있습니다.

5. 운영 계획을 공유하고 업데이트합니다

운영 계획을 수립했다면 핵심 이해관계자와 이를 공유하여 팀에서 가장 중요한 목표가 무엇이고 이를 달성하기 위해 실행해야 하는 일일 작업이 무엇인지 파악할 수 있도록 합니다. Asana와 같이 진행 상태를 실시간으로 파악할 수 있는 공유 툴에서 계획을 관리하고 업데이트하세요.

프로젝트 계획 수립의 모든 요소가 그렇듯, 시간이 지나면서 계획을 수정해야 하는 경우가 생길 수밖에 없습니다. 운영 계획을 적극적으로 모니터링하고 진행 상태를 보고하여 핵심 이해관계자와 팀원이 목표 대비 진행 상태에 관한 최신 정보를 파악할 수 있도록 하세요. 진행 상태 업데이트 보고서를 작성하여 매월 진행 상태를 보고하는 것도 좋습니다.

참고: 효과적인 프로젝트 상태 보고서를 작성하는 방법

운영 계획 수립을 시작하세요

운영 계획은 장기적인 목표 달성을 향해 진행하는 데 도움이 됩니다. 하지만 이러한 계획이 효과가 있으려면 한곳에서 액세스 가능한 툴을 사용하여 업무를 추적해야 합니다. 사일로화된 정보와 목표는 누구에게도 도움이 되지 않습니다. 대신, 업무 관리 툴에서 실행 과제와 목표를 추적하세요.

운영팀을 위해 Asana를 사용해 보세요

관련 리소스

기사

Heuristics, explained: Our brain’s mental shortcuts