운영 관리의 7가지 기능 및 이를 마스터하는 데 필요한 스킬

운영 관리는 조직 내에서 프로세스가 원활하게 진행되도록 합니다. 회사를 공항이라고 생각해 보세요. 각 팀은 프로젝트와 아이디어를 가지고 서로 다른 방향으로 이륙하는 비행기입니다. 운영 관리자는 모든 사람이 모든 것을 계획대로 진행할 수 있도록 하는 항공 교통 관제사입니다. 

항공 교통 관제사는 날씨, 비행 움직임, 조종사 커뮤니케이션 등을 모니터링합니다. 마찬가지로 운영 관리의 7가지 기능이 있습니다. 

• 운영 계획

• 재무 

• 제품 디자인

• 품질 관리

• 예측

• 전략

• 공급망 관리

운영팀은 조직의 거의 모든 측면에 관여합니다. 예를 들어, 프로젝트 매니저가 새로운 팀원을 채용하려는 경우, 운영팀은 먼저 비용 편익 분석을 수행합니다. 생산 팀이 신제품을 만들고자 할 때 운영 팀은 고객 수요를 평가하는 것부터 시작합니다. 

일부 기능은 다른 기능보다 더 많은 시간을 할애하여 관리해야 할 수 있습니다. 예를 들어, 회사가 물리적 제품을 제공하지 않는 경우 공급망 관리에 크게 집중하지 않을 것입니다. 그러나 모든 운영 기능을 이해하는 것은 모든 산업 분야에서 일할 수 있는 최고의 방법입니다. 

1. 운영 계획 수립

운영 계획은 운영 관리의 기본 기능입니다. 이 기능 내의 업무에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 상품의 일일 생산 모니터링

• 재고 관리 및 통제

• 팀원의 성과와 웰빙을 지속적으로 모니터링

• 생산 계획

운영 관리의 역할은 운영 효율성을 유지하는 것입니다. 병목 현상을 제거하고 운영 전략을 개선하기 위해 항상 새로운 발전을 모색하세요.

필요한 스킬: 지략

기지가 있다면 비즈니스 프로세스를 유지하는 것이 더 쉬워질 것입니다. 운영 관리자는 팀을 관리하고 회사의 안녕을 최우선으로 생각해야 합니다. 이러한 변화를 처리하려면 신속하게 대응해야 합니다. 필요한 도구가 없는 상황에서 신속하게 사고하고 해결책을 제시하는 데 필요한 것을 사용하는 것이 중요합니다. 

2. 재무

모든 회사가 비용을 줄이고 이익을 늘리기 위해 노력하기 때문에 재무는 운영 관리의 필수적이고 보편적인 기능입니다. 운영 관리자는 회사 리더가 중요한 결정을 내릴 때 예산을 고려하도록 합니다. 작업에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 생산 목표 달성을 위한 예산 수립

• 투자 기회 찾기

• 예산 할당 및 리소스 관리

운영팀의 재무 업무가 재무 부서의 업무와 어떻게 다른지 궁금하실 수 있습니다. 재무 부서는 수익에서 급여에 이르기까지 모든 것을 처리합니다. 한편, 재무 참여는 생산 프로세스와 관련된 것으로 제한해야 합니다.

필요한 스킬: 재무 계획

재무 계획은 비즈니스에 전략적 목표와 목적을 달성할 수 있는 예산이 있는지 판단할 때 이루어집니다. 회사 리더를 재무적 성공으로 이끌려면 미리 계획을 세워야 합니다.

낮은 가격으로 고품질의 공급업체를 찾아 생산 비용을 낮게 유지하세요. 고객의 예산 내에서 최고의 제품을 만들고자 합니다.

3. 제품 디자인

제품 디자이너는 팀의 크리에이티브 담당자일 수 있지만, 운영팀은 시장에서 정보를 수집하는 눈과 귀입니다. 고객의 니즈와 마케팅 트렌드를 파악한 후에는 디자이너가 강력한 제품을 만들 수 있도록 알게 된 내용을 전달합니다. 

팀이 이 기능에서 수행할 수 있는 구체적인 작업은 다음과 같습니다.

• 시장 조사를 이해하기 쉬운 결과로 통합

• 제품 디자인 팀에 결과 전달

• 디자이너가 제품을 고안하는 데 도움이 되는 디자인 방향 제시

운영 팀이 없으면 제품 디자인 팀은 무엇을 만들어야 할지 파악하기 어려울 것입니다. 시장은 항상 변화하고 있으며, 성공적인 완제품을 만들기 위해서는 광범위한 연구가 필요합니다.

필요한 스킬: 데이터 해석

데이터를 해석하는 능력은 운영 관리의 이 기능에 필요한 핵심 스킬입니다. 운영 관리자는 데이터를 이해할 수 있는 지침으로 전환해야 합니다. 목표는 제품이 시장에 출시된 다른 제품과 어떻게 일치하거나 이를 능가하는지 명확하게 전달하는 것이어야 합니다. 

계획을 수립한 후에는 하나의 플랫폼이나 툴을 사용하여 팀 간 커뮤니케이션을 간소화하세요. 실행 과제, 정보, 피드백을 추적할 수 있는 중앙 집중식 프로젝트 계획을 수립하세요. 그런 다음 프로젝트 관리 툴에서 공유하여 모든 사람이 액세스하고 실시간으로 변경 사항을 볼 수 있도록 합니다.

4. 품질 관리

품질 관리는 제품 디자인과 함께 진행됩니다. 제작 팀이 제품을 만든 후 운영 팀은 제품이 품질 기준을 충족하는지 확인합니다. 제품을 공개하기 전에 결함이 없는지 확인하기 위해 제품을 테스트해야 합니다. 품질 관리를 위한 작업에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 잠재적인 문제를 식별하기 위해 리스크 분석 수행

• 제품이 품질 기준을 충족하는지 검사

• 제품 품질을 관리하기 위한 테스트 생성

• 제품의 결함이나 결함을 문서화

품질 관리의 수준과 기준은 산업별로 다르며, 품질 관리 프로세스에서 팀이 가장 먼저 해야 할 일은 시장 조사를 수행하여 해당 산업에서 품질 기준이 어떻게 되어야 하는지 결정하는 것입니다. 품질 표준을 작성한 후에는 이를 향후 품질 관리를 위한 벤치마킹으로 사용하세요.

필요한 스킬: 갈등 관리

모든 제품이 생산 프로세스를 거친 후 최고 품질을 갖는 것은 아닙니다. 표준에 맞는 고품질 제품을 만들기 위해 여러 차례의 디자인을 거치고 다시 설계 단계로 돌아가야 할 수도 있습니다. 

이러한 유형의 피드백은 궁극적으로 제품을 최고의 버전으로 만들 수 있지만, 그 순간에는 듣기 어려울 수 있습니다. 운영 관리의 이 기능을 훌륭하게 수행하려면 강력한 갈등 관리 전략을 수립해야 합니다. 이렇게 하면 불확실성의 시기를 극복하고 고객을 놀라게 하는 제품을 만들 수 있습니다.

5. 예측

예측은 단순히 날씨를 예측하는 용어가 아닙니다. 운영팀은 예측을 사용하여 제품에 대한 수요를 예측합니다. 팀은 다음과 같은 가상의 질문에 답변을 시도하여 예측을 마스터할 수 있습니다.

• 앞으로 이 제품에 대한 수요는 어떻게 될까요?

• 이 제품에 대해 어떤 마케팅 및 프로모션을 계획해야 하나요?

• 이 제품에 대해 어떤 영업 이니셔티브를 계획해야 하나요?

• 재고에 필요한 보관 비용을 추정할 수 있나요?

• 소싱 및 원자재 비용을 결정할 수 있나요?

필요한 스킬: 데이터 기반 의사 결정

데이터 기반 의사 결정은 운영 관리의 많은 기능에 유용합니다. 정확한 예측을 내릴 수 있는 유일한 방법은 예측을 사실에 기반으로 하는 것입니다. 먼저 과거 트렌드를 분석하여 제품 수요를 예측합니다. 그런 다음 부서 리더에게 예측 결과를 전달하여 그에 따라 향후 계획을 조정할 수 있도록 합니다.

6. 전략

전략은 운영 계획, 모니터링 및 분석을 포함할 수 있는 운영 관리의 광범위한 기능입니다. 전략적 관리의 목표는 생산 관련 의사 결정이 비즈니스 목표에 부합하도록 하는 것입니다. 회사의 비즈니스 목표에는 다음이 포함될 수 있습니다. 

• 고객 만족 우선

• 생산 시스템 개선 

• 경쟁력을 유지하면서 비용 관리

운영 관리자의 업무는 회사의 비즈니스 목표를 달성할 수 있는 방법을 찾는 것입니다. 위의 예시에 사용할 수 있는 몇 가지 전략은 다음과 같습니다.

• 재고 분석: 고객 만족도를 우선시하려면 재고 분석부터 시작해야 합니다. 이를 통해 항상 고객 수요를 충족할 수 있으므로 고객 만족도를 높일 수 있습니다. 

• 팀 간 협업: 팀 간 협업을 강화하면 커뮤니케이션이 증가하여 오류의 여지가 줄어들어 생산 시스템이 개선됩니다.

• 친환경 프로세스 우선: 보다 환경 친화적인 프로세스로 전환하면 장기적으로 비용을 절약하고 고객이 브랜드에 투자할 수 있습니다.

필요한 스킬: 비판적 사고

비판적 사고는 사려 깊은 아이디어를 도출하고 이를 근본적인 요점에 다시 연결하는 방법이기 때문에 운영 관리의 전략적 기능에 중요합니다. 개념을 논리적으로 생각해 보면 강력한 전략을 개발할 수 있습니다. 리서치와 데이터를 사용하여 아이디어를 뒷받침하고, 학습한 내용을 사용하여 팀을 위해 잘 뒷받침되는 결정을 내릴 수 있습니다. 

7. 공급망 관리

회사가 제품이나 서비스를 생산하는 경우, 소싱, 생산, 배송을 위한 공급망 관리가 필요합니다. 별도의 공급망 부서가 있을 수 있지만, 내부 생산과 관련된 공급망 문제는 운영 관리자가 처리해야 합니다. 공급망은 다음과 같이 순환하는 방식으로 흐름과 연결되어야 합니다.

1. 원자재

2. 공급업체

3. 생산/제조업체

4. 유통업체

5. 소매업체

6. 소비자

소비자 수요를 분석하면 더 많은 원자재를 조달하고 다시 공급망을 따라 내려가기 때문에 공급망은 순환적입니다. 

반드시 이 각 단계를 따라야 하는 것은 아닙니다. 예를 들어, 소규모 회사에서 근무하는 경우 제품이나 서비스를 소비자에게 직접 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 유통 및 소매 비용이 절감되지만 공급망은 그대로 유지해야 합니다. 공급망의 한 단계에서 병목 현상이 발생하면 다른 모든 단계에 큰 혼란을 야기할 수 있습니다.

필요한 스킬: 문제 해결

운영 관리자는 조직하고, 계획하고, 위임해야 합니다. 그러나 기술을 한 단계 더 발전시키려면 훌륭한 문제 해결사이기도 해야 합니다. 공부하고 툴박스에 보관할 수 있는 문제 해결 전략이 많습니다. 팀원들은 상황이 어려워질 때 신속한 해결책을 제시하는 것을 높이 평가할 것입니다. 

운영 관리의 중요성

운영 관리의 기능은 제조업이든 기술 산업이든 모든 비즈니스에 매우 중요합니다. 기술 회사는 재무와 전략을 더 중요하게 생각하고 제조 회사는 공급망에 더 집중할 수 있지만, 이 7가지 기능은 내부 팀을 운영하는 방법에 대한 전체적인 그림을 그립니다.

회사는 생산 프로세스를 통해 많은 결정을 내리고 운영 팀은 종종 부서 간 합리적인 의견을 제시하는 역할을 합니다. 운영 관리가 없으면 부서가 회사의 목표에 맞게 결정을 내리고, 충돌을 피하고, 운영을 원활하게 유지하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 특히, 운영 관리는 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 팀 멤버의 동기 부여: 운영팀은 직장을 체계적으로 유지하고 직장 환경을 개선하여 팀 멤버의 동기를 부여합니다. 팀원들은 업무 환경이 원활할 때 더 열심히 일합니다.

• 리소스 활용: 운영 관리자의 또 다른 업무는 회사의 리소스를 현명하게 활용하는 예산을 수립하는 것입니다. 가능할 때마다 비용을 절감하고, 프로젝트 요구에 맞게 리소스를 늘리고, 리소스가 낭비되지 않도록 하세요.

• 협업 강화: 의사 결정을 개선하여 조직 내에서 팀 협업을 강화할 수 있습니다. 올바른 결정을 내리면 팀 간에 신뢰가 형성되어 고객에게 최고 품질의 제품을 제공할 수 있습니다. 

• 목표 달성을 돕습니다: 중요한 결정을 위한 체크 포인트 역할을 수행하여 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 부서 리더가 변경 사항이나 이니셔티브를 고려할 때, 운영 관리자는 아이디어가 회사의 목표에 부합하는지 평가합니다.

• 생산성 향상: 제품의 전달 프로세스를 더욱 효율적으로 만들어 생산성을 높입니다. 생산성을 개선하면 조직의 팀 멤버가 업무를 더 빨리 완료할 수 있습니다.

다른 부서와 관련하여 운영팀 이해하기

운영 부서는 회사 규모와 제품에 따라 다양한 역할을 수행할 수 있습니다. 소규모 회사라면 재무 계획과 같이 운영팀과 일부 업무를 공유할 수 있습니다. 그러나 대규모 제조업체에서는 운영과 인적 관계 사이에 명확한 경계가 있는 경우가 많습니다. 이러한 환경에서는 공급망 관리 팀과 협력하여 작업할 가능성이 높습니다.

공급망 관리가 별도의 부서인 경우에도 운영 관리의 주요 기능 중 하나인 이유는 무엇인지 궁금할 수 있습니다. 이 두 프로세스는 일반적으로 밀접하게 연결되어 있지만, 팀은 약간 다른 우선순위에 집중합니다.  전통적으로 운영 관리는 생산의 내부 부분을 다루는 반면, 공급망 관리는 외부 부분을 다룹니다. 

Asana로 팀의 효율성 높이기

운영 관리의 목표는 더 현명한 결정을 내리고 생산을 간소화하는 것입니다. 일일 프로젝트를 계획대로 진행하거나, 제품 품질을 모니터링하거나, 비즈니스 전략을 개발하는 등 Asana는 모든 작업을 수행하는 데 필요한 높은 수준의 관점을 제공할 수 있습니다.