운영 관리의 비밀을 파헤쳐 보세요

비즈니스를 운영한다면 어떻게든 운영되어야 합니다. 이것은 새로운 일이 아닙니다. 사실, 재고 목록, 거래, 장부와 같은 역사적인 비즈니스 기록은 기원전 5000년 고대 수메르인들까지 거슬러 올라갑니다. 비즈니스 운영을 문서화하는 것은 거의 문명 그 자체만큼이나 오래되었습니다. 

비즈니스 거래를 천 조각에 기록하던 시대는 이미 지났지만, 운영 관리의 책임과 관행을 배우면 더 효과적인 비즈니스를 만드는 데 도움이 될 것입니다.

운영 관리란?

운영 관리는 조직 내에서 가능한 한 최고 수준의 효율성을 달성하기 위해 비즈니스 전략을 실행하는 것을 말합니다.

운영 관리는 재고 관리, 생산 프로세스, 서비스 운영 및 기타 비즈니스 프로세스와 같은 프로세스를 계획하고, 조직하고, 감독하는 것을 포함합니다. 운영 전략의 목표는 이러한 프로세스를 보다 효율적으로 만들어 비용과 수익의 균형을 맞추고 가능한 한 가장 높은 이익을 창출하는 것입니다. 

운영 관리의 책임

효과적인 운영 관리를 위해서는 다양한 책임이 있습니다. 다음은 운영 관리자가 업무를 수행할 때 맡을 수 있는 몇 가지 책임입니다. 

비즈니스 예측

회사가 잘 운영되면 제품에 대한 수요가 증가하여 비즈니스 운영에 영향을 미칩니다. 따라서 운영 관리자는 시장 수요 변화에 따라 잠재적인 비즈니스를 예측하는 방법을 이해하는 것이 중요합니다. 운영 매니저는 계절적 병목 현상, 제작 일정, 작업 수용량 계획, 일반적인 제작 일정에 영향을 미칠 수 있는 사항을 모니터링할 책임이 있습니다. 

비즈니스의 이러한 변화를 추적하고 분석하는 방법을 배우는 것은 운영 관리의 주요 기본 사항 중 하나입니다. 운영 매니저로서 이러한 변화가 생산 일정과 비즈니스 프로세스에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 이해하는 데 시간을 할애해야 합니다.

공급망 관리

공급망은 제품을 만드는 데 필요한 인력, 비즈니스, 정보의 조직입니다. 제품에 외부 공급원에서 조달한 원자재가 필요한 경우, 이러한 자원이 제품 생산에 직접적인 영향을 미치기 때문에 공급망이 어떻게 작동하는지 이해하는 것이 특히 중요합니다.

공급망이 중단되면 정상적인 비즈니스 운영에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 훌륭한 운영 매니저는 공급망을 모니터링할 뿐만 아니라 병목 현상을 사전에 방지합니다. 이를 위해서는 문제 해결 스킬을 사용하여 공급망 문제를 예방하고 생산 프로세스의 흐름을 유지해야 합니다. 이렇게 하면 공급망 관리 문제에도 불구하고 수익을 유지하는 데 도움이 됩니다.

제품 개발 이해하기

제품 개발이란 최종 소비자를 위한 최종 제품을 설계하고 제작하는 전체 프로세스를 말합니다. 운영 관리자는 제품 자체의 생성에 대한 책임이 없지만, 처음부터 끝까지 제품이 어떻게 만들어지는지 알아야 합니다. 이 책임은 생산 관리라고도 합니다. 회사 구조에 따라 일반적으로 공식적인 운영 매니저 또는 생산 관리를 특별히 담당하는 사람이 맡게 됩니다. 

운영 관리자는 제품이 어떻게 개발되는지 아는 것 외에도 제품이 시장에서 어떻게 성과를 내고 있는지 파악해야 합니다. 이는 제품이 고객의 요구를 충족할 수 있도록 향후 모든 의사 결정에 정보를 제공하는 데 도움이 됩니다.

납품 관리

이러한 맥락에서 인도 관리란 최종 제품을 최종 소비자에게 인도하고 제품이 고객 만족 요건을 충족하도록 하는 것을 말합니다. 이를 위해서는 먼저 품질 관리 프로세스, 일반적인 품질 보증 및 기타 형태의 품질 관리를 이해해야 합니다. 

납품 관리는 제공하는 제품이 회사의 기준에 부합하는지 확인하기 위해 검토 워크플로를 구현하는 것을 포함합니다. 또한, 운영 관리자는 최종 제품이 안전하고 효율적인 방식으로 최종 소비자에게 전달되도록 합니다. 여기에는 배송 물류 및 포장을 검토하거나 심지어 최종 고객과 협력하여 고객이 제품에 만족하는지 확인하는 것이 포함될 수 있습니다.

운영 매니저의 스킬

운영 관리 전문가에게는 자신의 역할에 따른 다양한 책임을 수행하기 위한 특정 스킬이 필요합니다. 다음은 운영 매니저가 갖추어야 할 몇 가지 스킬입니다. 

조직력

운영 매니저는 전체 생산 프로세스의 프로젝트 매니저입니다. 운영 관리자는 생산 시스템에 포함되는 모든 세부 단계를 속속들이 파악하고 있으며, 이러한 모든 정보를 깔끔하고 체계적으로 관리해야 합니다. 이는 운영 관리자가 이 정보를 여러 부서에 걸쳐 공유할 때 특히나 중요합니다. 업무 관리 툴 을 사용하면 모든 이해관계자를 위해 모든 중요한 정보를 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 업무 관리 툴을 사용하면 특정 소유자에게 작업을 배정하고 마감일을 명확하게 유지하여 팀의 모든 구성원에게 단일 정보 소스를 제공할 수 있습니다.

조율 스킬

운영 관리자는 프로젝트를 한 단계에서 다음 단계로 원활하게 이동시키는 방법을 알아야 합니다. 여기에는 교차 기능 팀과의 조율, 자동화 간소화, 고객 요구 충족이 포함됩니다. 투입 요소(자금, 인력 또는 작업 시간과 같은 자원)가 산출물(생산할 것으로 기대하는 결과물)보다 많을 경우, 운영 관리자는 생산 라인의 어느 지점에서 프로세스를 최적화할 것을 제안할 수 있습니다. 또한, 명확성을 확보하고, 최적화를 추진하며, 지속적인 개선을 지원할 수 있도록 주요 이해관계자와 변경 사항을 조율해야 합니다. 

대인관계 스킬

운영 관리자는 외부 서비스 제공업체부터 회사의 COO에 이르기까지 다양한 사람들과 소통합니다. 직장에서 효과적으로 커뮤니케이션하려면 실시간 업데이트와 비동기식 보고서를 구분하세요. 이렇게 하면 팀원이 읽는 시점에 어떤 정보가 자신에게 가장 중요한지 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 비언어적 커뮤니케이션에 주의를 기울이고 적극적 경청을 통해 각 이해관계자를 정확하게 이해하도록 하세요. 필요한 경우, 일상 업무 중에 해결해야 할 갈등에 직면할 수 있으므로 갈등 해결 스킬을 개발하는 것도 고려해 보세요.  

벤더와 일관된 파트너십을 구축하고 유지하는 것도 중요합니다. 운영 매니저는 함께 일하는 외부 벤더와 정기적으로 소통함으로써 이를 실현할 수 있습니다. 우수한 벤더와 강력한 관계를 구축하면 비즈니스에 경쟁 우위를 제공할 수 있습니다. 원자재 할인이나 주문 우선순위 등 파트너십을 구축하면 장기적으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.

관련 기술의 기본 사항

운영 관리자가 반드시 기술 전문가일 필요는 없지만, 회사가 사용하는 기술의 기본 사항을 알아야 합니다. 팀이 정보 시스템, 재고, 생산 라인 관리 또는 교차 기능 조율을 위해 특정 소프트웨어를 사용하는 경우, 이러한 플랫폼을 사용하는 방법을 숙지해야 합니다.

4가지 운영 관리 이론

운영을 관리하는 정답은 없습니다. 다행히도 기업들은 비즈니스 운영을 보다 원활하게 수행할 수 있도록 다양한 운영 관리 방법론을 개발했습니다. 시작하려면 다음 네 가지 운영 관리 이론을 살펴보세요.

비즈니스 프로세스 재설계(BPR)

비즈니스 프로세스 재설계란 회사 내 워크플로와 프로세스를 분석하고 설계하는 행위를 말합니다. 여기서 목표는 프로세스를 최적화하여 효율성을 높이고, 수익을 개선하며, 낭비를 줄이는 것입니다. 

BPR의 성공 지표는 종종 수익성과 관련이 있습니다. BPR을 효과적으로 실행하려면 명확한 목표를 설정하고 프로세스의 어떤 부분을 개선하고 싶은지 명확히 파악해야 합니다. BPR을 구현한 후에는 이해관계자와 소통하여 그 효과를 평가해야 합니다. 예를 들어, 팀이 하루에 생산하는 제품 수를 늘리는 목표로 BPR을 구현하는 경우, 팀은 BPR을 구현하기 전과 후의 하루에 생산된 제품의 차이를 비교하여 효과를 쉽게 측정할 수 있습니다.

재구성 가능한 제조 시스템

재구성 가능한 제조 시스템은 시장의 갑작스러운 변화에 대응하여 신속하게 변화할 수 있는 모듈식 시스템입니다. 이러한 유형의 시스템을 사용하면 기업이 경쟁에 대응하여 프로세스를 신속하게 수정할 수 있습니다. 

재구성 가능한 제조 시스템의 이점 중 하나는 지속 가능성입니다. 대부분의 경우, 재구성 가능한 제조 시스템은 동일한 카테고리에 속하는 제품을 만듭니다. 코로나19 팬데믹을 예로 들어 보겠습니다. 지속 가능한 의류를 생산하는 섬유 회사는 수요가 증가했을 때 마스크를 생산하도록 시스템을 전환할 수 있었습니다. 

식스 시그마

식스 시그마는 프로세스 개선에 초점을 맞춘 운영 관리 방법론의 한 유형입니다. 식스 시그마의 목표는 프로세스를 통해 개발된 제품의 99.9997% (네, 맞게 읽으셨습니다)가 결함이 없도록 하는 것입니다. 

식스 시그마는 1986년 미국 엔지니어인 Bill Smith 가 Motorola에서 근무하던 시절에 개발했습니다. 이 용어는 통계학, 구체적으로는 통계적 품질 관리 분야에서 유래한 것입니다. 식스 시그마에는 DMAIC와 DMADV라는 두 가지 주요 방법론이 있습니다. 

DMAIC는 기존 프로세스를 최적화하는 데 사용됩니다. DMAIC는 다음을 나타냅니다.

• 시스템을 정의합니다.

• 현재 프로세스의 주요 측면을 측정합니다.

• ​데이터를 ​분석하고 인과 관계를 검증합니다.

• 데이터 분석을 기반으로 현재 프로세스를 개선하거나 최적화합니다.

• 향후 상태 프로세스를 통제합니다.

DMADV는 새로운 제품이나 프로세스 설계를 만드는 데 사용됩니다. DFSS(식스 시그마를 위한 설계)라고도 합니다. DMADV는 다음을 나타냅니다.

• 고객 요구 사항과 일치하는 설계 목표를 정의합니다.

• 품질에 중요한 특정 특성(CTQ)을 측정하고 식별합니다.

• 대안을 개발하고 설계하기 위해 분석합니다.

• 개선된 대안을 설계합니다.

• 설계를 검증하고 시범 가동을 설정합니다.

린(Lean) 제조

린 제조는 제조 프로세스 내에서 낭비를 체계적으로 제거하는 프로세스입니다. 이 방법론은 지속적인 개선의 한 형태입니다. 일본의 카이젠 철학에 기반한 린 프로세스는 무다(Muda), 무라(Mura), 무리(Muri)라는 세 가지 유형의 낭비를 제거하는 것을 목표로 합니다. 

• Muda(낭비): 리소스를 소비하지만 가치를 더하지 않는 관행.  

• Mura(불균형): 과잉 생산으로 인해 발생하며 폐기물을 남김. 

• Muri(무리): 리소스에 지나치게 많은 부담이 가해질 때 발생함. 

이 세 가지 유형의 낭비를 제거함으로써 린 제조 프로세스는 궁극적으로 더 높은 수익을 창출하는 최고 수준의 효율성을 달성하는 것을 목표로 합니다.

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