경비 보고서 템플릿으로 비용 관리를 개선하는 방법(예시 포함)

회사를 운영하는 데 비용이 든다는 것은 비밀이 아닙니다. 고객에게 최고 수준의 서비스를 제공하기 위해 기업은 종종 디자인 소프트웨어와 커뮤니케이션 툴을 구매합니다. 또한 팀은 업계 지식을 얻고 그룹 역학을 개선하기 위해 스스로에 투자해야 합니다. 내부 비용에는 전문성 개발, 팀 빌딩 휴양지, 특정 직무에 대한 출장이 포함될 수 있습니다. 

일부 비즈니스 비용은 정기적이고 반복적이지만, 모든 회사에는 위에서 언급한 것과 같은 단발성 또는 임시 요구에 대한 다양한 구매가 있습니다. 비용 보고는 환급을 완료하고 전반적인 지출을 추적하는 데 매우 중요합니다. 이 글에서는 비용 보고서 템플릿을 사용하는 방법과 기존 보고서와 디지털 보고서의 차이점을 설명합니다.

경비 보고서란?

비용 보고서는 조직에서 비즈니스 비용을 발생시키는 사람이 제출하는 양식입니다. 예산을 사용하여 경비가 발생하기 전에 경비를 계획하지만, 경비 보고서는 경비가 발생한 후 경비를 추적합니다.

경비 보고서에는 다양한 유형이 있으며, 일부는 내부 경비에 중점을 두고 다른 일부는 외부 경비에 중점을 둡니다. 특정 기간 내에 반복되는 비용을 파악하는 데 사용되는 비용 보고서를 만들 수 있습니다. 하나의 비용 카테고리 내에서 지정된 기간 동안 발생하는 단발성 또는 임시 구매에 대한 비용 보고서를 생성할 수도 있습니다. 비용 범주에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 출장 경비

• 사무실 비용

• 임금 및 복리후생

• 수리 및 유지 보수

경비 보고서에는 지출자에게 환급하고 경비를 추적하는 데 필요한 정보가 표시되어야 합니다. 이러한 구성 요소에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 경비 발생일

• 벤더 또는 제공된 서비스

• 비용을 특정 고객 또는 프로젝트에 할당할 수 있는지 여부

• 지불한 총액(세금, 수수료, 수수료 포함)

• 경비 유형

전통적인 비용 보고 vs 디지털 보고

회사 내의 누구나 비즈니스 비용을 발생시킬 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 월간 구독 및 고객 수수료와 같은 대규모 구매를 담당할 수 있지만, 다른 팀원도 출장 경비와 같이 환급이 필요한 비즈니스 구매를 할 수 있습니다. 

비용 보고는 부서와 프로젝트에 걸쳐 이루어지기 때문에 추적 프로세스는 이해하기 쉽고 접근하기 쉬워야 합니다. 인쇄 가능한 비용 보고서는 간단하지만, 비용 보고서를 프로젝트 관리 소프트웨어와 결합하면 한 곳에서 비용을 제출, 추적, 예산 편성을 할 수 있습니다.

팁: 비용에 항공편, 호텔 또는 고객 출장이 포함된 경우, 비용 보고서와 함께 여행 플래너 템플릿을 사용하면 모든 여행 세부 정보, 예산 및 환급을 하나의 시스템에 정리할 수 있습니다.

비용 보고서 템플릿 사용 방법

대부분의 비용 보고서 템플릿은 간단한 표 형식이며, 회사는 모든 부서에서 사용할 수 있는 표준화된 양식을 제공할 수 있습니다. 보고서 생성을 제외하고, 지출한 금액에 대한 환급을 받을 수 있도록 이러한 보고서를 사용하고 제출하는 방법을 이해해야 합니다. 확실하지 않은 경우, 사내 정책을 참조하고 재무팀에 자세한 정보를 문의하세요.

다음은 비용 보고서를 제출하는 일반적인 절차입니다. 그러나 비용 보고서를 제출하기 전에 항상 내부 재무팀에 문의하여 특정 시스템이나 형식이 마련되어 있지 않은지 확인해야 합니다. 비즈니스 비용의 정확성을 보장하기 위해 재무팀이 최종 승인자로서 모든 비즈니스 비용을 승인하는 것이 일반적입니다.

1. 템플릿 기준을 충족하는 비용 목록 작성하기

경비 보고의 첫 번째 단계는 보고 자체입니다. 시간 기반 비용 보고서 템플릿을 사용하는 경우, 특정 기간 내에 발생하는 모든 비즈니스 비용을 나열하고 템플릿에서 요청하는 모든 정보를 입력합니다. 카테고리 기반 비용 보고서 템플릿을 사용하는 경우, 보고서를 사용하여 해당 카테고리 내에서 반복되는 비용을 추적합니다. 연례 컨퍼런스 비용 환급이나 회사에서 합의한 기부금과 같은 일회성 비용에 대한 경비 보고서를 제출해야 할 수도 있습니다.

모든 유형의 비용 보고서에 비용을 기재하기 위한 모범 사례는 다음과 같습니다.

• 재무팀이 보고된 정보를 확인할 수 있도록 발생한 모든 비용의 영수증을 보관하세요.

• 발생한 모든 비용을 별도의 라인에 배치합니다.

• 세금과 팁의 소계를 세분화하여 부기 업무를 쉽게 처리하세요.

• 경비의 목적을 설명하고, 고객 계정에 청구할 수 있는 프로젝트 경비인 경우.

• 신용 카드나 현금과 같이 비용에 사용한 결제 수단을 기재합니다. 

• 필요한 경우 추가로 설명을 제공하세요.

팁: 디지털 비용 보고는 하나의 플랫폼에서 비용을 입력하고, 영수증을 업로드하고, 정보를 공유할 수 있기 때문에 이 단계를 덜 복잡하게 만듭니다. 물리적 보고서의 경우, 장기간에 걸쳐 보고서를 추적하고 적절한 사람에게 전달해야 합니다. 

2. 승인을 위해 비용 보고서 제출

완료된 비용 보고서를 승인을 위해 제출합니다. 모든 회사에는 재무 보고서를 승인하는 사람에 대해 고유한 팀 구조가 있습니다. 경비 보고서를 제출하기 전에 재무 팀과 상의하여 최종 경비 승인자를 확인하세요. 

프로젝트 매니저는 이러한 문서를 상위의 부서 매니저에게 제출해야 하거나, 비용 보고서를 재무팀에 직접 제출해야 할 수도 있습니다. 팀원이 비용 보고서를 작성하는 경우, 다음 담당자에게 전달하기 전에 승인을 위해 보고서를 제출할 수 있습니다. 

팁: 비용 보고서는 자주 변경되기 때문에 혼란 속에서 분실될 위험이 항상 있습니다. 팀 멤버는 물리적인 문서를 더 쉽게 분실하거나 잘못된 사람에게 잘못된 시간에 전달할 수 있습니다. 경비 보고서를 제출하기 위한 디지털 시스템을 사용하면 필요한 곳으로 보낼 수 있는 설정을 만들 수 있습니다.

3. 필요한 경우 변경하기

경비 청구서를 철저히 검토했더라도 재무팀에서 승인 도장을 찍기 전에 질문이 있을 수 있습니다. 이는 문제가 발생했다는 의미가 아니라, 비용 환급을 받기 전에 요청된 변경을 수행해야 한다는 의미입니다. 일반적으로 다음과 같은 변경이 필요할 수 있습니다.

• 비용 유형 명확히 하기

• 상세한 가격 내역 제공

처음에 세부 정보를 더 많이 제공할수록 보고서를 제출한 후 수정해야 할 가능성이 줄어듭니다. 목표는 재무팀의 처리 시간을 줄이고 환급을 받고 업무에 복귀할 수 있도록 신속하게 승인을 받는 것입니다.

팁: 실제 비용 보고서를 변경하는 것은 지루할 수 있습니다. 컴퓨터에서 보고서의 원본 파일을 찾아보고, 다시 보낸 보고서의 메모를 비교하고, 새 사본을 인쇄하여 다시 보내기 전에 변경해야 할 수 있습니다. 디지털 보고서를 사용하면 하나의 살아있는 문서에서 모든 변경 사항을 완료된 상태로 확인할 수 있습니다. 

4. 재무팀이 비용을 보고할 때까지 기다립니다

이 시점에서 재무팀이 경비를 승인했을 것입니다. 일반적으로 이렇게 하면 비용 보고 프로세스에 대한 참여가 종료됩니다. 그러나 문제가 되는 비용이 프로젝트와 관련된 경우 추가 보고를 해야 할 수 있습니다. 이러한 비용을 회사 예산이나 프로젝트 예산에 포함하여 프로젝트 범위 내에서 더 큰 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 하세요. 

팁: 프로젝트 관리 소프트웨어가 없으면 프로젝트 또는 회사의 재무 계획을 시각화하기가 어렵습니다. 경비 보고서의 비용을 더 큰 비용 관리 시스템에 입력하면 어디에 돈을 썼는지 확인하고 미래에 대한 전략적 재무 계획을 세울 수 있습니다. 

5. 환급받기

마지막 단계에서는 발생한 적격 비용에 대해 환급받게 됩니다. 이렇게 하면 보고 프로세스가 완료된 것으로, 새로운 비용이 발생하여 프로세스를 다시 시작할 때까지 기다립니다. 

팁: 보고 프로세스는 바쁠 수 있으며, 많은 사람들이 비용을 발생시키며 환급 주기는 1년 내내 다양한 시기에 시작되고 종료됩니다. 그렇기 때문에 모두가 따라야 할 강력한 프로세스가 필요한 것입니다. 온라인 양식 자동화를 사용하면 실수와 지연이 발생할 위험이 줄어듭니다. 

경비 청구서 템플릿 및 예시

아래 예시는 마케팅 부서의 팀원을 위한 작성된 비용 보고서 템플릿을 보여줍니다. Sally Brown은 1월 15일 주간의 비즈니스 비용을 작성하여 승인을 위해 회사의 재무팀에 제출했습니다. 이 주간 비용 보고서에는 각 비용의 용도와 비용 상세 내역을 포함한 많은 세부 정보가 있습니다. 

Sally의 보고서를 보면, 그녀는 마케팅 컨퍼런스에 출장했고, 모델에게 비용을 지불한 사진 촬영지로 운전해서 갔다는 것을 알 수 있습니다. 

아래에서 주간 비용 보고서 템플릿의 사본을 다운로드할 수 있습니다. 그러나 사용하기 전에 재무팀이 형식과 레이아웃을 승인했는지 확인하세요. 승인되면 팀원은 이 템플릿을 사용하여 비즈니스 비용을 입력하고, 비용을 설명하고, 환급을 위해 제출할 수 있습니다.

비용 보고서가 중요한 이유

회사 내의 한 사람이나 한 그룹이 비즈니스 구매에 대한 전적인 책임을 질 수는 없습니다. 모든 팀원이 회사를 위해 구매하는 것은 아니지만, 비용 보고 프로세스를 갖추면 비용을 제출하고 환급을 받아야 할 때마다 이를 처리할 수 있습니다.

경비 보고서는 다음과 같은 이유로 중요합니다.

• 팀 및 회사 지출 추적

• 비용을 절감할 수 있는 부분을 보여줌으로써 비용 관리를 개선합니다

• 총매출에서 비용을 공제하여 수익성 판단

• 비즈니스 비용에 대해 직원에게 환급

돈은 회사 내에서 모니터링해야 할 가장 중요한 것 중 하나이며, 비용 보고는 더 큰 비용 관리 퍼즐의 한 조각입니다.

온라인 양식을 사용하여 비용을 보고하고 회사 예산을 모니터링하세요

인쇄 가능한 비용 보고서는 팀원들이 구매 내역을 빠르게 나열할 수 있는 방법이 필요할 때 유용할 수 있지만, 온라인 양식을 사용하면 회사의 재무 모니터링을 한 단계 업그레이드할 수 있습니다. 변경 사항을 적용하고, 제출을 자동화하고, 문서를 쉽게 공유할 수 있는 유연한 시스템을 원한다면 디지털 보고서가 좋습니다. Asana를 사용하면 비용을 쉽게 입력하고 환급을 제공할 수 있는 표준 수신 프로세스를 생성할 수 있습니다.